Conhecer as partes interessadas, seus interesses e como elas podem influenciar um projeto é essencial para seu sucesso, e é por isso que os mapas de partes interessadas estão se tornando populares atualmente.
As empresas às vezes enfrentam riscos inesperados em seus projetos e dificuldades ao gerenciar seus principais atores e seus impactos nos projetos. Além disso, as barreiras de comunicação podem dificultar a colaboração se não forem tratadas adequadamente. Portanto, seria melhor se você encontrasse uma maneira de avaliar esses riscos e impactos usando canais de comunicação integrados.
Dito isso, o mapa de partes interessadas certo pode ajudá-lo a gerenciar suas partes interessadas de maneira eficaz, avaliar seus interesses e influências e reduzir os silos em seus projetos para que você possa avançar para a conclusão bem-sucedida.
Felizmente, você não precisa desenhar esses mapas manualmente porque muitas ferramentas de software estão disponíveis para atender a essa finalidade.
Neste artigo, discutirei mapas de partes interessadas, como eles podem ajudá-lo e algumas das ferramentas de mapeamento de partes interessadas para ajudá-lo a criar mapas incríveis.
Vamos começar!
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O que é um Mapa de Partes Interessadas?
Um mapa das partes interessadas é um design que representa o relacionamento das partes interessadas com um projeto ou organização.
Esse mapa também pode mostrar como esse relacionamento evolui ao longo de um período de tempo. Olhando para isso, você pode aprender os impactos das partes interessadas em um projeto e organização e o resultado de uma organização ou projeto nas partes interessadas. Você vê, ele funciona nos dois sentidos.
Um mapa das partes interessadas é desenhado como um gráfico que consiste em dois eixos. O eixo x representa o nível de influência das partes interessadas, enquanto o eixo y representa seu nível de interesse. O quadrante ocupado pelo stakeholder determina a frequência, intensidade e engajamento.
O mapa representa as pessoas envolvidas em um projeto e afetadas por ele, fornecendo uma visão clara dos grupos de interessados, interesses e motivos.
Portanto, ao criar um mapa das partes interessadas, certifique-se de algumas coisas:
- O mapa deve ser orientado a detalhes que possa apresentar uma visão geral completa de todas as partes interessadas envolvidas
- Deve ser fácil de compreender, porque nem todos podem entender se você o tornar complexo.
- Deve transmitir informações de forma clara e rápida para permitir que o pessoal envolvido tome decisões rapidamente.
- Organize as partes interessadas em diferentes grupos com base no nível de influência, sua natureza e interesses compartilhados.
Por que o Mapeamento das Partes Interessadas é importante?
Aqui estão os benefícios de criar mapas de partes interessadas para sua organização e projetos:
Para identificar os principais participantes facilmente: Os mapas das partes interessadas ajudam a identificar os participantes do projeto, incluindo aqueles que são os principais responsáveis pelo sucesso do projeto.
Você pode vê-los rapidamente e entender quem informar, monitorar ou direcionar em diferentes estágios de um projeto. Isso garantirá que o projeto seja concluído com sucesso no tempo estipulado com o mínimo de ruído.
Para tomar melhores decisões rapidamente: Olhando para o mapa das partes interessadas, você terá todas as informações essenciais sobre as partes interessadas. Assim, você pode tomar melhores decisões rapidamente e aproveitar todo o seu potencial, envolvendo-os nos lugares certos.
Mesmo que algo dê errado, você pode resolvê-lo com uma tomada de decisão rápida para salvar sua organização de possíveis riscos e danos.
Navegação eficaz do plano: O mapa ajudará você a analisar o poder e o interesse de seus stakeholders. Dessa forma, você pode definir estratégias com base nesse insight e navegar no plano de acordo. Isso ajudará sua equipe a seguir o plano e garantir que o projeto seja concluído com sucesso dentro do prazo.
Produtividade aprimorada: se você puder identificar e avaliar as partes interessadas do projeto, poderá criar um plano de engajamento produtivo. Ele direcionará o esforço, o tempo e os recursos de sua equipe para os lugares certos e garantirá que seu trabalho seja conduzido da maneira que deve ser, mantendo sua reputação corporativa.
Melhor comunicação: como você pode categorizar as partes interessadas com base em seus interesses, níveis e outros fatores, você pode atribuir funções de acordo. Isso fará com que todos fiquem alinhados com a mesma estratégia e fluxo de responsabilidades.
Assim, eles podem se comunicar uns com os outros de forma eficaz e com a organização sem confusão ou desinformação.
Onde os Mapas das Partes Interessadas são usados?
Você pode usar mapas de partes interessadas em vários casos de uso, incluindo:
- Se você planeja lançar um produto ou serviço, pode mapear os stakeholders e traçar estratégias fortes.
- Quando você está entrando em um novo mercado ou localização geográfica, a realização de pesquisas de mercado é crucial. Os mapas das partes interessadas podem ajudá-lo nisso.
- Você pode criar mapas de partes interessadas ao implementar suas estratégias de marketing, como uma campanha publicitária, programa de fidelidade, etc.
Como criar um Mapa de Partes Interessadas?
A tecnologia moderna facilitou a elaboração de mapas das partes interessadas. Você pode encontrar muitas ferramentas de partes interessadas para criar mapas incríveis com facilidade.
Mas a questão é, como você faz isso?
Deve haver algumas estratégias para começar antes de começar a criar o mapa.
Então, aqui está como criar um mapa das partes interessadas em três etapas simples:
#1. Identifique suas partes interessadas
A primeira coisa que você deve fazer é identificar seus principais interessados. Para isso, comece organizando-os em três categorias – líderes, colaboradores e stakeholders indiretos.
- Líderes: coloque líderes e tomadores de decisão nesta categoria que determinam o ciclo de vida do seu projeto. Eles estão diretamente associados ao projeto e têm a maior influência na organização ou técnica do projeto.
- Colaboradores: coloque colaboradores, como gerentes de projeto, suas equipes e departamentos principais. Também inclui partes interessadas externas, como clientes, autoridades de autorização e fornecedores.
- Partes interessadas indiretas: coloque espectadores que observam o desenvolvimento do projeto à distância. Eles podem ou não estar interessados no projeto ou talvez se envolver com ele mais tarde.
#2. Realizar análise das partes interessadas
Avalie o nível de engajamento de cada parte interessada no projeto. Descubra seus interesses no projeto e possíveis impactos e influências. Pense em como eles podem sofrer ou se beneficiar com o projeto e contribua para isso. Além disso, não se esqueça de analisar seus motivos e usar esses insights para criar os grupos e traçar estratégias.
#3. Tome uma atitude
Por fim, adote uma abordagem adequada para criar o mapa com base no interesse ou poder de seus stakeholders. Além disso, faça planos de comunicação eficazes.
Depois de conhecer o conceito e como criar um mapa de partes interessadas, use uma ferramenta de mapeamento de partes interessadas para criar um mapa que possa representar as melhores informações sobre suas partes interessadas.
Aqui estão alguns dos melhores que você pode considerar:
Miró
Saiba quem influencia os projetos de trabalho e obtenha seu apoio com a ajuda de Miro’s criador de mapas das partes interessadas. Ele ajuda você a criar e colaborar com seus mapas com facilidade e centralizar todas as suas comunicações para o esforço da equipe multifuncional.
Seu editor de arrastar e soltar suave faz com que o design pareça uma moleza. Capacite sua equipe para fazer um brainstorming usando uma tela infinita, modelos pré-criados, poderosas funcionalidades de plataforma e um poderoso conjunto de widgets. O Miro fornece um kit de ferramentas completo para histórias de clientes, mapas de jornada, planejamento de sprint ou roteiro, retros, wireframing e muito mais.
Além dos modelos pré-construídos, você também pode criar estruturas e modelos inteligentes por conta própria. Trabalhe como quiser e descubra sua criatividade utilizando uma tela infinita. Use post-its, formas, caneta de forma livre, desenho inteligente, setas e muito mais.
Envolva-se melhor com equipes remotas e distribuídas durante brainstorming, workshops, processos e tomada de decisões usando espaços de trabalho que oferecem colaboração síncrona e assíncrona como se toda a equipe estivesse próxima. Visualize os cursores dos colaboradores e acompanhe como os membros de sua equipe interagem com os quadros.
Você pode compartilhar facilmente seus mapas e documentos diretamente do painel. Além disso, obtenha avaliações, comentários e aprovações usando várias opções de comunicação com bate-papo, comentários e vídeo incorporado. Crie um hub para facilitar o trabalho multifuncional usando ferramentas diferentes.
Padronize os processos e dimensione-os em toda a empresa para uma transformação digital completa, independentemente de os membros da sua equipe estarem localizados em todo o mundo. O Miro cuida da segurança oferecendo criptografia SSL, log de auditoria, SSO, filtragem de domínio, gerenciamento avançado de usuários e muito mais. O Miro é compatível com PCI, GDPR e SOC-2. Ele também se integra a mais de 20 serviços, como Slack, Teams e Dropbox.
Moqups
Moqups é um bom local para criar mapas de partes interessadas com modelos fantásticos que podem ajudá-lo a priorizar, identificar e entender as principais partes interessadas de todos os seus projetos de forma eficaz.
Você pode analisar o mapa para garantir um início perfeito para seus projetos e garantir o envolvimento dos principais atores desde o início. O uso desses modelos ajudará sua equipe a envolver figuras cruciais desde os estágios iniciais de desenvolvimento e chegar mais perto do sucesso do seu projeto.
Ele também fornece uma base sólida para estratégia de engajamento e comunicação em nível de equipe. Os mapas criados no Moqups ajudam você a priorizar as partes interessadas, garantindo que os recursos sejam distribuídos com base em suas funções.
Detecte e evite riscos nocivos que outras partes interessadas possam representar e que não se sintam ouvidas. Além disso, você pode vincular seus mapas de partes interessadas a outros recursos visuais, como wireframes, tabelas, gráficos e maquetes. Você também pode criar seu fluxo de trabalho e continuar removendo os obstáculos em aplicativos de finalidade única.
Smaply
O software de mapeamento de partes interessadas da Smaply ajuda você a entender melhor as perspectivas de seus stakeholders e gerenciar suas expectativas facilmente. Também permite visualizar o ecossistema de seus produtos e encontrar interconexões.
Crie mapas no Smaply para saber quais stakeholders influenciam seu trabalho e as conexões entre eles. Veja como seus stakeholders importantes estão conectados, analise sua influência em seu produto/serviço e aproveite os insights para aprimorar suas ofertas.
Organize as partes interessadas em diferentes categorias, como importante, essencial ou interessante e qual delas é internacional, nacional ou local. Além disso, use filtros para ver relações específicas para entender as funções das partes interessadas. Você também pode aproveitar esses insights para alinhar sua comunicação com os interesses das partes interessadas.
Os mapas de alta resolução da Smaply funcionam muito bem para suas oficinas. Decida as partes interessadas nas quais você deve se concentrar e crie diferentes tipos de mapas para outros produtos. Conecte as partes interessadas a um mapa de jornada e veja como elas podem influenciar as jornadas do usuário.
Você pode adicionar partes interessadas, vinculá-las pelo recurso de arrastar e soltar e movê-las no mapa. Imprima seu mapa e aproveite-o no próximo workshop.
Lucidchart
Pule para Lucidchart – uma excelente ferramenta para projetar – para criar um mapa de stakeholders. Ele fornece vários modelos para identificar as partes interessadas e os relacionamentos entre elas. Você também pode usá-lo para aprender seu interesse em um projeto específico.
Conheça o nível de engajamento necessário para cada parte interessada em um projeto. Abra os modelos de mapa para ver um mapa abrangente personalizável para seu caso de uso. O Lucidchart mantém seus dados protegidos, protegidos e privados. Ele usa conexão criptografada de 256 bits por meio de TLS 1.2 junto com criptografia AES-256 em repouso para proteção de dados.
Os serviços de gerenciamento de chaves da Amazon fornecem as chaves criptográficas que protegem o Lucidchart. Não se preocupe com a conformidade, pois o Lucidchart está em conformidade com GDPR, CCPA, PCI e SOC 2 e é certificado pelo Privacy Shield Suíça-EUA e UE-EUA. Você pode integrá-lo ao Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip e muito mais.
Mural
Obtenha centenas de modelos de mapeamento de partes interessadas pré-fabricados Mural e comece a analisar seus principais atores em seu projeto. É útil para sua equipe ou para as partes interessadas do lado do cliente minimizar a confusão de responsabilidades na transição de desconhecidos para colaboradores principais.
O Mural facilita a colaboração visual em um ambiente dinâmico e compartilhado. Com uma curva de aprendizado quase plana, você pode começar a usar a ferramenta com facilidade. Sua interface de usuário é intuitiva, mas direta, com recursos poderosos fáceis de usar para qualquer pessoa com qualquer conjunto de habilidades.
Use post-its e texto para adicionar pensamentos, comentários e ideias sem esforço. Você também pode criar diagramas usando uma ampla variedade de conectores e formas para facilitar fluxos de trabalho complexos. Eles também fornecem uma extensa galeria de ícones que você pode pesquisar e criar sua história visual.
O Mural oferece estruturas para permitir que você organize suas ideias e conteúdo de maneiras impactantes para liberar insights. Arraste e solte visuais como imagens e GIFs e aprimore as sessões de colaboração. Você também pode escrever e fazer esboços à mão livre para maximizar sua criatividade.
Programe atividades e mantenha o foco usando um cronômetro e garanta que todos vejam as mesmas coisas simultaneamente. Oriente os participantes pelas instruções e oculte ou mostre as próximas etapas. Você também pode usar o super bloqueio para garantir que os objetos permaneçam no lugar ou movê-los com facilitadores.
Comemore com confete, concentre-se em momentos positivos e use o modo privado para evitar o pensamento de grupo com colaboradores individuais ocultos. O Mural oferece várias maneiras de se comunicar com sua equipe e compartilhar diagramas com hiperlinks simples. Ele também suporta comentários e chat de texto para colaborar nos diagramas.
Crie fluxos de trabalho poderosos integrando o Mural a vários serviços, como Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira e muito mais. Eles seguem práticas de ponta, como os melhores protocolos da categoria, padrões globais e práticas versáteis de segurança para segurança.
Conclusão
Se você planeja lançar um produto/serviço ou se preparar para entrar em um novo mercado, conhecer seus stakeholders e gerenciá-los pode concluir seus objetivos com sucesso.
Portanto, desenhe mapas com a ajuda de ferramentas de mapeamento de partes interessadas para representar todas as partes interessadas e utilizar seus recursos e seus potenciais de forma eficaz.