Ter uma boa compreensão de como é o sucesso (futuro) de um projeto agora deve ser sempre o objetivo final do início de cada projeto.
Uma coisa que certamente pode levar você até lá é um escopo de projeto bem definido. Criar um, entretanto, não é uma atividade trivial.
O escopo do projeto não é apenas uma descrição dos objetivos e marcos do projeto, uma lista de entregas, tarefas obrigatórias a serem realizadas, custos detalhados enumerados, recursos necessários ou prazos comprometidos a serem cumpridos.
Muitas vezes, também descreve especificamente o que o projeto não irá entregar. Isso pode parecer um pouco complicado, pois eu diria que um projeto não deve entregar além do que está no escopo. De qualquer forma, algumas pessoas gostam de destacar isso apenas por uma questão de segurança pessoal adicional.
É a documentação que estabelece os acordos entre todas as partes interessadas, e a expectativa é que todos os consultem durante toda a duração do projeto. Então, vamos dar uma olhada em como podemos abordar a construção de tal documento.
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Desenvolvendo o Escopo
Antes que qualquer coisa exista, você precisa ter uma abordagem para gerar uma boa quantidade de ideias e conteúdo que formarão o potencial escopo do projeto futuro. Existem várias técnicas que você pode usar para isso e aqui está uma lista de algumas delas.
#1. Debate
É um método tão antigo que provavelmente todos já ouviram falar dele, mas ainda assim, ver uma boa sessão de brainstorming, na realidade, é uma surpresa tão grande quanto era há 20 anos.
A intenção é reunir um grupo de stakeholders e gerar o máximo de ideias possível. Em seguida, analise-os mais uma vez, aprimore o que for necessário, priorize os resultados e, finalmente, chegue a um acordo sobre o conjunto final de declarações que formam os requisitos do projeto.
O moderador dessa discussão é uma peça muito importante para o sucesso, pois a discussão sempre seguirá em frente e direto ao objetivo, preservando ainda a liberdade de geração de ideias.
Você também pode criar grupos focais e fazer basicamente o mesmo, mas com mais grupos de partes interessadas do que apenas um. Talvez as partes interessadas tenham poucas áreas de competências distintas, e então isso pode fazer sentido.
#2. Entrevistas
Outra abordagem pode ser organizar sessões individuais dedicadas, nas quais você entrevista as partes interessadas, uma após a outra, separadamente. Isso pode eliminar algum caos ao longo do caminho, mas também exige que o entrevistador crie grandes expectativas.
#3. pesquisas
Um método menos eficaz, mas ainda possível, é a realização de pesquisas detalhadas com opções de respostas predefinidas. Isso removerá uma boa quantidade de autenticidade das partes interessadas. Mas ei, talvez você conheça as opções melhor do que eles, e então isso fará algum sentido novamente.
#4. avaliação comparativa
Você pode pesquisar e coletar resultados de escopo de projetos de vários projetos semelhantes àquele que você está prestes a iniciar. Assim, a recolha de melhores práticas e potenciais desafios pode simplificar todo o processo. Você também não envolverá nada particularmente inovador, mas se esse for o seu objetivo final, que assim seja.
#5. Prototipagem
Este é um método muito interessante, que provavelmente não é usado com frequência suficiente. Trata-se de criar uma maquete do projeto final e identificar os requisitos e até possíveis problemas diretamente deste protótipo (já funcional). Isso lhe dará uma sensação de informação que você pode literalmente tocar antes mesmo de o projeto começar.
#6. Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)
A EAP é uma técnica tradicional de como estruturar as tarefas futuras do projeto. O problema com isso é que você precisa conhecer e antecipar todas as tarefas que precisará durante o projeto logo no início.
Naturalmente, isso raramente acontece e, portanto, a EAP é atualizada, retrabalhada ou refatorada durante o projeto. Então, meio que perde o propósito de origem. Ainda assim, é uma forma válida de definir o escopo do projeto listando todas as tarefas esperadas que o projeto realizará.
Por que o escopo do projeto é importante?
O escopo do projeto define os limites do projeto e define as expectativas sobre o que o projeto irá entregar. Aqui estão alguns motivos mais específicos pelos quais o escopo do projeto é importante:
#1. Clareza
Uma compreensão clara de como será a entrega é essencial. Sem esta visão, ninguém pode dizer claramente como será o bem.
#2. Definindo Expectativas
O escopo define as expectativas para a equipe, partes interessadas e usuários. Remove ou (pelo menos) minimiza conflitos ou mal-entendidos futuros. Define o que fazer em uma situação de canto (que ninguém presume que vai acontecer, mas é claro que vai acontecer).
#3. Diretriz
Um bom escopo de projeto definirá as diretrizes para decisões. O objetivo final é que cada decisão esteja alinhada com os objetivos do projeto.
As directrizes também ajudarão o projecto a manter-se dentro dos limites originais e a não se expandir para além deles.
#4. Gestão de recursos
O escopo do projeto gerencia recursos identificando as tarefas e entregas necessárias para concluir o projeto. Isto, por sua vez, ajuda a garantir a alocação adequada de recursos.
Componentes do Escopo do Projeto
Agora que sabemos como começar a desenvolver o escopo e por que precisamos dele, é importante entender quais são os componentes que um bom escopo de projeto deve conter.
- Eles descrevem os objetivos gerais e o propósito do projeto e o que exatamente o projeto deve alcançar.
- Lista de documentos, serviços ou produtos completos que fazem parte do resultado esperado do projeto.
- Mesmo que o cronograma do projeto seja para um prazo específico, há destaques ou pontos de verificação importantes no cronograma do projeto, que declararão o progresso correto de todo o projeto. A sua definição precisa garante que, se os marcos forem alcançados, o projeto estará no caminho certo.
- Esta é uma definição explícita do que está dentro do escopo e do que está potencialmente fora do escopo. É justo incluir na lista os que não estão no âmbito, especialmente aqueles itens que, de outra forma, algumas partes interessadas poderiam presumir que ainda estão no âmbito.
- Documente quaisquer suposições feitas sobre o projeto. Isso pode incluir, por exemplo, cronogramas, marcos, previsões orçamentárias ou alocação de recursos durante o período do projeto. Também pode incluir suposições relacionadas ao conteúdo sobre entregas específicas.
- Se houver alguma restrição que possa impactar o andamento do projeto, liste-a aqui.
- Você deve identificar quaisquer riscos potenciais que possam comprometer ou impactar amplamente o projeto caso se tornem problemas reais. Ainda mais importante é definir estratégias sobre como o projeto pode mitigar esses riscos.
- Nesta seção, você deseja identificar todas as principais partes interessadas que participam do projeto, juntamente com suas funções e responsabilidades.
- Esta é uma seção crítica que define quando exatamente a entrega é considerada bem-sucedida ou concluída. O que exatamente deve ser cumprido para marcar o projeto como concluído?
Template para Criação do Escopo do Projeto
Reunir tudo isso formará um modelo de como criar com sucesso um escopo de projeto que definirá toda a vida útil de um projeto. Aqui está um método passo a passo para criar uma declaração de escopo de projeto para um projeto de software, aplicativo ou desenvolvimento web:
➡️ Defina os objetivos do projeto utilizando uma das técnicas de desenvolvimento descritas acima. Comece definindo os objetivos gerais e depois converta para requisitos específicos. Isto deve incluir uma definição do que o software ou site deve alcançar como resultado final.
➡️ Identifique as entregas do projeto, como produtos, documentos, serviços ou qualquer atividade importante durante o projeto que esteja sujeita à medida de sucesso. Isso pode incluir uma lista de todos os recursos e funcionalidades do software ou site.
➡️ Defina os limites do projeto, incluindo o que está incluído e o que não está incluído no escopo do projeto. Isto deve incluir uma descrição clara das limitações e exclusões do projeto.
➡️ Identifique as suposições do projeto que são válidas para o projeto, como suposições sobre recursos, cronogramas ou orçamentos.
➡️ Defina as restrições do projeto que podem impactar o projeto. Isto pode até incluir áreas semelhantes à secção de pressupostos, mas desta vez do ponto de vista da limitação (e se isto ou aquilo acontecer em vez do que foi acordado anteriormente).
➡️ Identifique os riscos do projeto e estratégias para superá-los. Os riscos são basicamente problemas ainda não desenvolvidos, por isso é bom resolvê-los antes que se tornem problemas reais.
➡️ Liste as partes interessadas envolvidas no projeto, incluindo suas funções e responsabilidades.
➡️ Defina os critérios de aceitação do projeto que devem ser atendidos para que o projeto seja considerado concluído e bem-sucedido. Esta é basicamente uma descrição abrangente do que significa ter um resultado bem-sucedido para o projeto.
Melhores práticas para criar um escopo de projeto
Ao seguir este modelo e construir o escopo perfeito para o seu próximo projeto, é sempre bom considerar algumas experiências do passado.
No final já foram muitos projetos entregues, e com razão; você poderia presumir que este tópico já foi bastante explorado e que cada nova definição de projeto, portanto, deve ser um sucesso.
É interessante saber que isso está longe de ser verdade. Ainda assim, ainda hoje, há uma enorme quantidade de projetos que não são bem-sucedidos. Pode haver muitas razões para isso, mas uma delas certamente é a falta de brilho na definição do escopo do projeto. Então, aqui estão algumas práticas recomendadas para criar um escopo de projeto confiável.
#1. Envolva as partes interessadas
Envolva todas as partes interessadas o mais cedo e tanto quanto possível. Quanto menos suposições e mais fatos reais, melhor para o projeto. Deixar de lado as ideias e desejos das principais partes interessadas tem o potencial de levar a problemas significativos durante a duração do projeto.
A maioria deles virá à tona durante a fase de critérios de aceitação do projeto, que é o pior momento para resolver os problemas dentro dos prazos originais do projeto.
#2. Atenha-se aos modelos e processos
Quanto menos processos sólidos, maior a aceitação do caos e da imprevisibilidade. Os processos darão uma estrutura ao projeto. Os modelos definirão implicitamente as expectativas do formulário e os resultados terão maior probabilidade de serem aceitos mais cedo.
#3. Seja específico e mensurável
Use uma linguagem bem conhecida e familiar a todas as partes interessadas. Comunique-se com fatos específicos, não com emoções ou declarações confusas. Não formule a declaração de forma que possa cobrir as costas de alguém caso algo não corra de acordo com o desejo. Se a formulação for aberta, honesta e mensurável para todas as partes, esta é a melhor garantia de um bom relacionamento que você pode obter.
#4. Abordagem colaborativa
Sempre que uma decisão for necessária, use uma abordagem colaborativa. Envolver o maior número possível de partes e partes interessadas, até mesmo para expressarem os seus pontos de vista. Então, você pode pegá-los e considerá-los ao formular as conclusões. A visão e os pontos de vista de todos são importantes de uma forma ou de outra. Portanto, busque o entendimento antes que as partes interessadas possam entendê-lo.
#5. Revise e atualize com frequência
Faça as revisões e atualizações do escopo o mais cedo possível dentro do cronograma do projeto. Quanto mais tarde essas mudanças ocorrerem, mais difícil será resolver as implicações que elas trarão para a mesa. Esperar com os problemas potenciais para ver se eles desaparecerão por si mesmos nunca provou ser a estratégia certa, então faça exatamente o oposto em todas as situações aplicáveis.
Benefícios de um bom escopo de projeto
Então, você seguiu todos os bons conselhos acima, criou um modelo e processos sólidos, envolveu todas as partes interessadas e formou um escopo de projeto estruturado com precisão. Se você perguntar agora quais serão os benefícios de todo esse bom esforço e trabalho, então aqui estão alguns dos benefícios do mundo real que você poderá notar mais cedo ou mais tarde.
Em primeiro lugar, você pode esperar grandes melhorias no planejamento do projeto. Como você já investiu um tempo considerável nos planos (por exemplo, com a definição da EAP), você estará mais bem preparado para qualquer atividade de planejamento durante o projeto.
Você também poderá observar uma comunicação melhor em todo o espectro de partes e partes interessadas, não apenas dentro de sua equipe interna. Simplificando, todos estão na mesma página e têm objetivos claros em mente, que são iguais para todos. Se as pessoas descrevem o sucesso com as mesmas palavras, isso significa que você está sincronizado com o portfólio.
A redução de riscos não planejados é outro grande efeito colateral de um bom escopo de projeto. Quanto mais esforço for colocado na definição dos riscos e na sua mitigação dentro do escopo do projeto, menor será a probabilidade de ocorrer outro cenário de risco inesperado. Você também está em melhor posição para executar dinamicamente as alterações no plano do projeto caso a situação atual assim o exija.
Depois, há a melhoria na gestão de recursos. Um bom plano resulta na alocação ideal das pessoas certas para as fases certas dos projetos. Isto não é magia, mas um resultado natural e implícito de um bom planeamento de projetos.
Outro efeito colateral direto é que as partes interessadas ficarão felizes e a medição da satisfação atingirá números elevados. As pessoas vão gostar de trabalhar no projeto e provavelmente investirão mais tempo criativo no projeto porque sentirão que esta é a coisa certa a fazer. Fará muito sentido. Obviamente, uma má definição do escopo do projeto leva diretamente à opinião de que nada importa porque, de qualquer forma, não está funcionando bem.
Por último, os resultados do seu projeto ganharão em qualidade. Os resultados são resultado direto das atividades que você executa durante o cronograma do projeto. Se as atividades tiverem um bom plano e descrição, é muito mais provável que os resultados sigam o exemplo.
Conclusão
Aí está. Um plano concreto sobre como abordar a criação de um escopo de projeto. Obviamente, não é tudo o que você precisa para ter sucesso nesta tarefa, mas esperamos que traga algumas orientações importantes que lhe mostrarão o caminho certo.
A seguir, verifique os principais modelos de termo de abertura do projeto para um início tranquilo do seu projeto.