A busca por um entendimento claro do sucesso (futuro) de um projeto deve ser o ponto de partida essencial de qualquer iniciativa.
Um fator crucial para alcançar esse objetivo é a elaboração de um escopo de projeto bem definido. Contudo, a criação desse documento não é uma tarefa simples.
O escopo de um projeto não se limita a uma mera descrição dos objetivos e metas, uma lista de entregas, tarefas obrigatórias, custos detalhados, recursos necessários ou prazos a cumprir.
Frequentemente, ele também especifica o que o projeto não irá entregar. Embora possa parecer contraditório, já que o projeto não deveria exceder seu escopo, alguns preferem ressaltar esses limites para garantir maior clareza.
O documento de escopo estabelece os acordos entre todas as partes interessadas, servindo como referência durante toda a execução do projeto. Vamos explorar como podemos construir um documento tão crucial.
Desenvolvendo o Escopo
Antes de tudo, é preciso ter uma metodologia para gerar ideias e conteúdo que formarão o alicerce do escopo do projeto. Existem diversas técnicas que podem ser utilizadas, e algumas delas são apresentadas a seguir.
#1. Brainstorming
Apesar de ser um método amplamente conhecido, uma sessão de brainstorming bem-conduzida ainda se mostra tão eficaz quanto há duas décadas.
O objetivo é reunir um grupo de stakeholders e gerar o máximo de ideias possível. Em seguida, analise-as, aprimore o que for necessário, priorize os resultados e chegue a um consenso sobre as declarações que definirão os requisitos do projeto.
O moderador da discussão desempenha um papel crucial, pois ele guia o debate para atingir os objetivos, mantendo a liberdade na geração de ideias.
Você também pode criar grupos focais para o mesmo propósito, mas com diferentes grupos de partes interessadas. Isso é útil quando as partes interessadas possuem áreas de especialização distintas.
#2. Entrevistas
Outra abordagem é realizar entrevistas individuais com cada parte interessada. Isso pode reduzir o caos, mas exige do entrevistador a capacidade de obter informações relevantes.
#3. Pesquisas
Um método menos eficaz, mas ainda válido, é a aplicação de pesquisas detalhadas com opções de respostas predefinidas. Embora isso possa limitar a autenticidade das respostas, pode ser útil se você já tiver um bom conhecimento das opções.
#4. Benchmarking
Pesquise e colete informações sobre escopos de projetos semelhantes. A análise de melhores práticas e desafios pode simplificar o processo. Embora não seja uma abordagem inovadora, pode ser adequada se esse for o objetivo.
#5. Prototipagem
Esta é uma técnica interessante que, talvez, não seja utilizada com a frequência ideal. Consiste em criar uma simulação do projeto final para identificar requisitos e problemas potenciais. Isso proporciona informações tangíveis antes mesmo do início do projeto.
#6. Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)
A EAP é uma técnica para estruturar as tarefas de um projeto. A dificuldade é que ela exige que todas as tarefas sejam conhecidas e planejadas antecipadamente.
Como isso raramente ocorre, a EAP é frequentemente atualizada e revisada durante a execução do projeto. Ainda assim, ela pode ser uma forma válida de definir o escopo, listando todas as tarefas esperadas do projeto.
Por que o escopo do projeto é importante?
O escopo de um projeto estabelece os limites e define as expectativas sobre o que será entregue. Eis algumas razões para a sua importância:
#1. Clareza
É essencial ter uma compreensão clara do resultado do projeto. Sem essa visão, não é possível definir o que constitui um resultado bem-sucedido.
#2. Definindo Expectativas
O escopo define expectativas para a equipe, as partes interessadas e os usuários. Ele minimiza conflitos e mal-entendidos, definindo procedimentos em situações inesperadas.
#3. Diretriz
Um bom escopo de projeto estabelece diretrizes para decisões, garantindo que elas estejam alinhadas com os objetivos do projeto.
As diretrizes ajudam o projeto a permanecer dentro dos limites estabelecidos, evitando que ele se expanda além do planejado.
#4. Gestão de recursos
O escopo do projeto auxilia na gestão de recursos ao identificar as tarefas e entregas necessárias para a conclusão do projeto, garantindo a alocação adequada de recursos.
Componentes do Escopo do Projeto
Após entender como desenvolver um escopo e sua importância, é fundamental conhecer seus componentes essenciais:
- Objetivos do projeto
- Descrevem os objetivos gerais, o propósito do projeto e o que ele deve alcançar.
- Entregáveis
- Listagem de documentos, serviços ou produtos completos que representam o resultado do projeto.
- Conquistas
- Pontos de verificação importantes no cronograma do projeto que indicam o progresso. O alcance desses marcos garante que o projeto esteja no caminho certo.
- Limites do escopo
- Definição explícita do que está e do que está fora do escopo do projeto, especialmente itens que poderiam ser interpretados como parte do projeto por alguns stakeholders.
- Premissas
- Registro de suposições feitas sobre o projeto, como prazos, marcos, orçamentos ou alocação de recursos. Também podem incluir suposições sobre entregas específicas.
- Restrições
- Lista de restrições que podem impactar o andamento do projeto.
- Riscos
- Identificação de riscos potenciais e estratégias para mitigá-los.
- Partes interessadas
- Identificação das partes interessadas, suas funções e responsabilidades.
- Critérios de Aceitação
- Definição de quando uma entrega é considerada bem-sucedida ou concluída.
Template para Criação do Escopo do Projeto
Reunir todos esses elementos permite criar um modelo para elaborar um escopo de projeto eficaz, que orientará todo o ciclo de vida do projeto. Aqui está um passo a passo para criar a declaração de escopo para um projeto de software, aplicativo ou desenvolvimento web:
➡️ Defina os objetivos do projeto usando uma das técnicas de desenvolvimento descritas acima. Comece com os objetivos gerais e avance para os requisitos específicos, incluindo uma descrição do resultado final do software ou site.
➡️ Identifique as entregas do projeto, como produtos, documentos, serviços ou atividades importantes que serão avaliadas pelo sucesso. Isso pode incluir uma lista de recursos e funcionalidades do software ou site.
➡️ Defina os limites do projeto, especificando o que está e o que não está incluído no escopo. Isso inclui uma descrição clara das limitações e exclusões.
➡️ Identifique as premissas do projeto, como aquelas relacionadas a recursos, cronogramas ou orçamentos.
➡️ Defina as restrições do projeto que podem impactar seu desenvolvimento. Pode incluir questões semelhantes à seção de premissas, mas sob o ponto de vista de limitações.
➡️ Identifique os riscos do projeto e as estratégias para superá-los. Os riscos são problemas potenciais, por isso é importante resolvê-los antes que se tornem reais.
➡️ Liste as partes interessadas envolvidas no projeto, incluindo suas funções e responsabilidades.
➡️ Defina os critérios de aceitação do projeto, que determinam quando o projeto é considerado concluído e bem-sucedido. Isso inclui uma descrição abrangente do resultado final esperado.
Melhores práticas para criar um escopo de projeto
Ao seguir este modelo, considere as experiências anteriores para criar o escopo perfeito para o seu próximo projeto.
Apesar de inúmeros projetos já terem sido concluídos, ainda há uma grande quantidade que falham. Embora existam muitos motivos, um deles é a falta de clareza na definição do escopo do projeto. Veja algumas práticas recomendadas para criar um escopo confiável:
#1. Envolva as partes interessadas
Envolva as partes interessadas o mais cedo e com a maior frequência possível. Quanto mais fatos e menos suposições, melhor para o projeto. Ignorar as ideias e desejos dos principais interessados pode causar problemas significativos durante a execução do projeto.
Esses problemas podem surgir durante a fase de critérios de aceitação, que é o pior momento para resolver problemas dentro do prazo do projeto.
#2. Atenha-se aos modelos e processos
Quanto menos processos sólidos, maior a probabilidade de ocorrer caos e imprevisibilidade. Os processos dão estrutura ao projeto e os modelos definem as expectativas de forma e resultados, aumentando a aceitação.
#3. Seja específico e mensurável
Use linguagem clara e compreensível por todas as partes interessadas. Comunique-se com fatos específicos, não com emoções ou afirmações confusas. Não formule a declaração de forma que ela possa servir como uma “válvula de escape” caso algo não corra conforme o planejado. Seja aberto, honesto e mensurável para todas as partes, o que garante um bom relacionamento.
#4. Abordagem colaborativa
Use uma abordagem colaborativa sempre que precisar tomar decisões. Envolva o máximo possível de pessoas, mesmo que seja apenas para expressar opiniões. Considere todos os pontos de vista ao formular as conclusões. Busque o entendimento, antes que as partes interessadas precisem buscá-lo por conta própria.
#5. Revise e atualize com frequência
Revise e atualize o escopo o mais cedo possível no cronograma do projeto. Quanto mais tarde as mudanças ocorrerem, mais difícil será resolver as implicações que elas trarão. Esperar que os problemas potenciais desapareçam por si só nunca foi uma boa estratégia; portanto, faça o oposto.
Benefícios de um bom escopo de projeto
Seguindo os conselhos, criando modelos, processos sólidos, envolvendo os interessados e construindo um escopo de projeto bem estruturado, você poderá notar benefícios no mundo real.
Você pode esperar grandes melhorias no planejamento do projeto. Como você investiu tempo nos planos, estará mais bem preparado para qualquer atividade de planejamento durante o projeto.
Também poderá observar uma melhor comunicação entre todas as partes interessadas, não apenas dentro da equipe. Todos estarão na mesma página, com objetivos claros em mente. Se as pessoas descrevem o sucesso com as mesmas palavras, você está alinhado.
A redução de riscos não planejados é outra consequência de um bom escopo de projeto. Quanto mais esforço for dedicado à definição e mitigação de riscos dentro do escopo, menor a probabilidade de cenários inesperados. Você estará melhor posicionado para ajustar dinamicamente o plano do projeto, caso necessário.
Há também a melhoria na gestão de recursos. Um bom plano resulta na alocação ideal das pessoas certas para as fases certas dos projetos. Isso é um resultado natural de um bom planejamento de projetos.
As partes interessadas ficarão satisfeitas e o nível de satisfação será alto. As pessoas vão gostar de trabalhar no projeto e investir mais tempo criativo, por sentirem que é a coisa certa a se fazer. Um escopo mal definido leva à opinião de que nada importa, pois nada está funcionando bem.
Finalmente, os resultados do projeto ganharão em qualidade, pois são o resultado das atividades realizadas durante o cronograma do projeto. Se as atividades tiverem um bom plano e descrição, é mais provável que os resultados também o sigam.
Conclusão
Aí está. Um plano concreto sobre como abordar a criação de um escopo de projeto. Não é tudo o que você precisa para ter sucesso, mas esperamos que forneça orientações importantes para seguir o caminho certo.
Em seguida, verifique os modelos de termos de abertura de projeto para um início tranquilo do seu projeto.