Se você é um usuário frequente do Google Agenda, seja para compromissos escolares ou profissionais, o recurso Time Insights pode ser uma ferramenta valiosa para otimizar sua gestão de tempo. Disponível para usuários com contas Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Education Fundamentals e Google Workspace para organizações sem fins lucrativos, essa funcionalidade permite visualizar como você distribui seu tempo ao longo do dia.
Essa análise pode revelar áreas onde você pode aumentar sua produtividade, o que tem implicações importantes na forma como você gerencia seu tempo. Vamos explorar como utilizar o Time Insights em todo seu potencial.
Como Aproveitar o Time Insights no Google Agenda
O Google Agenda permite que você crie e ajuste metas para administrar seu tempo e suas tarefas de maneira eficaz. Similarmente, o Time Insights auxilia na definição de objetivos, monitorando o tempo gasto em eventos do seu calendário e mostrando quanto tempo é dedicado a diversas atividades, como reuniões, projetos em equipe e encontros individuais. Veja como acessar esse recurso:
- Abra o Google Agenda no seu computador.
- No menu lateral esquerdo, localize e clique em “Time Insights”.
- Você verá três painéis principais: “Distribuição do Tempo”, “Tempo em Reuniões” e “Pessoas com Quem Você se Encontra”.
O painel “Distribuição do Tempo” apresenta como seu tempo é alocado durante a semana, detalhado por dia e hora. Essa análise inclui tempo de foco programado, reuniões individuais, reuniões com mais de três participantes (incluindo você), reuniões com respostas pendentes e períodos dentro do seu horário de trabalho sem compromissos ou fora do escritório.
Crédito da imagem: Google Workspace. YouTube.
A seção “Tempo em Reuniões” exibe a quantidade média de tempo gasto em reuniões e com quem. Essa média é calculada com base em dados das três semanas anteriores, se você estiver usando a visualização de dia, semana ou cinco dias no Google Agenda. Para a visualização mensal, a média é calculada com base nas atividades de reunião dos últimos três meses.
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O painel “Pessoas com Quem Você se Encontra” mostra com quem você se reúne com mais frequência, as cinco pessoas com quem você passa mais tempo e permite fixar até 10 contatos importantes para monitorar o tempo de reunião. O Time Insights registra reuniões com até 15 participantes, excluindo recusos e confirmações de presença diferentes de “Sim”.
Além de possibilitar a definição do horário de trabalho no Google Agenda, essa ferramenta ajuda a compreender a dinâmica de suas reuniões com pessoas específicas através do Time Insights. O Time Insights também permite alterar a visualização do seu calendário para analisar a distribuição do seu tempo em diferentes períodos. Você pode ativar ou desativar o Time Insights no seu computador.
Como Programar Tempo de Foco com o Time Insights no Google Agenda
Embora o monitoramento da sua programação seja fundamental, reservar tempo para foco é igualmente importante. Felizmente, você pode agendar períodos de foco com o Time Insights. Veja como:
- Vá para o seu Google Agenda e clique em “Mais insights” abaixo da aba “Time Insights”.
Crédito da imagem: Google Workspace. YouTube. - Clique no botão “Agendar tempo de foco” na seção “Tempo de foco”.
Crédito da imagem: Google Workspace. YouTube. - Selecione a data para o seu período de foco.
Crédito da imagem: Google Workspace. YouTube. - Escolha o horário ideal.
Crédito da imagem: Google Workspace. YouTube. - Adicione uma descrição para o seu tempo de foco, se desejar.
- Clique no botão “Salvar”.
- Confirme se o tempo de foco programado está visível no seu calendário.
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O Time Insights considera para análise eventos onde você confirmou presença com pelo menos um convidado, marcou o evento como “Ocupado” na sua agenda, ou eventos com duração de menos de oito horas. Eventos onde você é o único participante ou para os quais você não confirmou presença com um “Sim” não são incluídos nos cálculos do Time Insights.
Aumente sua Produtividade com o Time Insights do Google Agenda
O Time Insights do Google Agenda é particularmente útil para quem busca entender como o tempo é distribuído em reuniões. Essa ferramenta fornece informações para que você possa otimizar seu tempo, oferecendo uma análise visual e detalhada de como você usa suas horas.
Seja você um planejador de tempo rigoroso ou apenas curioso sobre a dinâmica de suas reuniões diárias, o Time Insights oferece uma nova perspectiva sobre seus hábitos de tempo. Explore essa funcionalidade nas configurações do Google Agenda e descubra mais sobre seus padrões de reunião.