O Microsoft Teams destaca-se como uma plataforma robusta para encontros virtuais, embora muitos a vejam inicialmente apenas como uma ferramenta de videochamada. A verdadeira necessidade de uma solução como o Teams torna-se evidente quando as limitações das ferramentas mais simples de videochamada começam a surgir.
Recursos Notáveis do Microsoft Teams para Reuniões
Se a reputação do Microsoft Teams chegou até você, mas ainda pairam dúvidas sobre suas vantagens sobre outras plataformas de reunião online, a lista a seguir detalha o que o torna uma opção superior.
1. Planejamento e Distribuição de Convites para Reuniões
Enquanto reuniões improvisadas podem ser facilmente realizadas em diversas plataformas, o agendamento formal representa um desafio. Agendar uma reunião online vai além de simplesmente definir a data e hora; é crucial fornecer um link de acesso direto para os participantes.
Ainda que seja possível compartilhar o link no momento do início da reunião, este processo pode ser demorado e inconveniente. O Microsoft Teams simplifica isso, permitindo a criação e envio de convites com links de acesso. Esses convites podem ser atualizados e facilitam o ingresso dos participantes, bastando apenas um clique.
2. Utilização de Salas de Apoio
As salas de apoio são uma adição recente ao Microsoft Teams. Estas salas são criadas a partir de uma reunião principal já em andamento, permitindo que subconjuntos de participantes se encontrem em espaços virtuais separados.
Esta funcionalidade permite que todos permaneçam conectados à reunião principal, enquanto desenvolvem discussões paralelas em grupos menores. Os participantes podem transitar entre diferentes salas e retornar à reunião geral conforme necessário.
Imagine uma reunião em um local físico, onde os participantes se separam em grupos menores para discutir assuntos específicos, retornando ao grupo principal para compartilhar as conclusões. As salas de apoio simulam esta experiência virtualmente.
3. Modo de Apresentação: Compartilhamento de Tela com Controle Interativo
O compartilhamento de tela é uma funcionalidade comum em muitas ferramentas de videochamada, inclusive em dispositivos móveis. Contudo, em algumas reuniões, apenas compartilhar a tela não é suficiente.
O Microsoft Teams oferece um modo de apresentação avançado que permite exibir apresentações do PowerPoint, com acesso às notas do apresentador e controle sobre quais slides são visíveis e navegáveis pelos participantes.
Adicionalmente, o compartilhamento de tela permite que os participantes solicitem e controlem remotamente a tela ou aplicativo de outro usuário. O apresentador também pode voluntariamente ceder o controle a outro participante através do recurso “Conceder Acesso”.
4. Personalização Visual: Fundos Virtuais e Desfoque
Para quem não possui um escritório em casa ou deseja eliminar distrações visuais durante videochamadas, o desfoque ou a personalização do fundo são soluções eficazes.
O Microsoft Teams oferece este recurso nativamente e com excelente precisão. Ele detecta a pessoa em primeiro plano, isolando-a do fundo para desfocá-lo ou substituí-lo por completo. Este recurso está disponível nos aplicativos de desktop, mas não na versão web do Microsoft Teams.
5. Registro e Transcrição de Reuniões
Reuniões presenciais são geralmente pautadas por agendas e atas. Com reuniões virtuais, não há razão para abandonar estas ferramentas que podem ser úteis posteriormente.
O Microsoft Teams não só permite a gravação de reuniões, mas também gera transcrições automáticas. Embora este recurso específico necessite de uma licença corporativa, a precisão da transcrição é notável, eliminando a necessidade de criação manual.
Considerações Finais
Esta lista apresenta apenas alguns dos recursos do Microsoft Teams para reuniões. Além das reuniões, o aplicativo também oferece funcionalidades de agendamento de turnos, soluções abrangentes para chamadas e um ambiente de colaboração eficiente. Embora existam outras ferramentas de reunião com recursos similares, estas geralmente focam-se exclusivamente nas reuniões, oferecendo poucas funcionalidades adicionais além da videoconferência.