Colaborar em arquivos é um dos melhores recursos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google. No entanto, ao concluir o documento, pode ser necessário limitar as permissões de outra pessoa antes de finalizá-lo e fechá-lo.
Quando você finaliza um documento, significa que a última edição foi feita e não há mais nada a acrescentar. Portanto, ao colaborar com outras pessoas, você pode evitar que façam quaisquer revisões adicionais no produto final. Felizmente, é fácil limitar – ou parar completamente – o compartilhamento de um documento a qualquer momento.
Abra seu navegador e abra Google Drive. Localize o arquivo que deseja finalizar, clique com o botão direito nele e selecione “Compartilhar” para abrir as configurações de compartilhamento para este documento.
Se você não tem certeza se um arquivo é compartilhado ou não, procure o ícone que se parece com a silhueta de duas pessoas.
Se o compartilhamento de link estiver ativado e você quiser mantê-lo enquanto permite que as pessoas visualizem o arquivo, clique no menu suspenso e clique em “Qualquer pessoa com o link pode visualizar”.
Se o compartilhamento de link estiver ativado e você quiser desativá-lo, clique no menu suspenso e, em seguida, clique na opção “DESATIVADO – Somente pessoas específicas podem acessar”.
Em seguida, clique no botão “Avançado”.
Na seção “Quem tem acesso”, clique no menu suspenso ao lado do nome de um colaborador e selecione “Pode visualizar” para alterar suas permissões para somente visualização.
Se você for o proprietário do arquivo, poderá restringir o acesso ao arquivo ainda mais com duas configurações na parte inferior da janela. A primeira opção evita que outros editores – se ainda existirem – alterem o acesso ou adicionem novas pessoas.
A segunda opção desativa o download, impressão e cópia do arquivo para as pessoas que podem ver ou comentar, tornando o arquivo estritamente somente leitura.
Clique no botão “Salvar alterações”.
Ao terminar, clique em “Concluído” para fechar as configurações de compartilhamento.
Por fim, para que todos saibam que o arquivo atingiu o estágio final do processo, você deve colocar a palavra “Final” no nome. Isso informa a qualquer pessoa que acessar o arquivo depois de restringir todas as permissões que o documento não requer mais edições.
Clique com o botão direito no arquivo e selecione o botão “Renomear”.
Modelo “[FINAL]”No início ou no final do nome do arquivo e clique no botão“ OK ”.
É isso. Você finalizou com êxito seu arquivo do Google e limitou quem pode editar ou visualizar o documento.