A colaboração em documentos é uma das funcionalidades mais úteis oferecidas pelo Google Documentos, Planilhas e Apresentações. No entanto, após a conclusão de um projeto, pode ser necessário restringir as permissões de outras pessoas antes de finalizar e fechar o arquivo.
Finalizar um documento indica que a última revisão foi efetuada e nenhuma alteração adicional é necessária. Ao trabalhar em conjunto com outros, é importante evitar que revisões indesejadas sejam feitas ao produto final. Felizmente, é simples limitar – ou mesmo interromper completamente – o compartilhamento de um documento a qualquer momento.
Abra o seu navegador e acesse o Google Drive. Localize o arquivo que você deseja finalizar, clique com o botão direito do mouse e selecione “Compartilhar” para acessar as configurações de compartilhamento do documento.
Se você não tiver certeza se um arquivo está compartilhado ou não, procure o ícone que se assemelha a duas silhuetas humanas.
Se o compartilhamento via link estiver ativado e você desejar mantê-lo, mas permitindo que as pessoas apenas visualizem o arquivo, clique no menu suspenso e escolha “Qualquer pessoa com o link pode visualizar”.
Caso deseje desativar o compartilhamento por link, clique no menu suspenso e selecione a opção “DESATIVADO – Somente pessoas específicas podem acessar”.
Em seguida, pressione o botão “Avançado”.
Na seção “Quem tem acesso”, clique no menu suspenso ao lado do nome de cada colaborador e selecione “Pode visualizar” para alterar as permissões para somente visualização.
Se você for o proprietário do arquivo, você pode restringir o acesso ainda mais através de duas configurações localizadas na parte inferior da janela. A primeira opção impede que outros editores – caso ainda existam – alterem as permissões de acesso ou adicionem novas pessoas.
A segunda opção desabilita o download, impressão e cópia do arquivo para pessoas com acesso para visualização ou comentário, transformando o arquivo em um documento estritamente de leitura.
Clique no botão “Salvar alterações”.
Para finalizar, clique em “Concluído” para fechar as configurações de compartilhamento.
Para que todos saibam que o arquivo atingiu a etapa final do processo, é recomendável adicionar a palavra “Final” ao nome. Isso indica para qualquer pessoa que acessar o arquivo após a restrição das permissões que o documento não necessita de mais nenhuma edição.
Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo e escolha o botão “Renomear”.
Adicione o termo “[FINAL]” no início ou no final do nome do arquivo e clique em “OK”.
Pronto! Você finalizou com sucesso seu arquivo do Google e limitou quem pode editá-lo ou visualizá-lo.