Um software de gerenciamento de gastos traz controle, visibilidade, conformidade e documentação para ajudar as empresas a reduzir custos, evitar gastos desnecessários e pagar fornecedores ou funcionários em dia.
As empresas atribuem um orçamento para várias atividades, como seguros, equipamentos de capital e reabastecimento de estoque. No entanto, vazamentos de orçamento prejudicam as margens de lucro da sua empresa quando os gastos permanecem sem supervisão.
Além disso, quando o negócio cresce, esses problemas também aumentarão em volume, desafiando a lucratividade do seu negócio. Portanto, empresas de todos os portes usam uma ferramenta de gerenciamento de gastos para ficar de olho no dinheiro que sai e mantê-lo dentro do orçamento da empresa.
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O que é gerenciamento de gastos?
O gerenciamento de gastos é o processo de gerenciamento de todas as compras de negócios e pagamentos de fornecedores. O objetivo principal é contabilizar cada dólar que sai da conta da empresa e obter o melhor valor.
As políticas de gerenciamento de gastos devem automatizar e integrar todas as atividades vinculadas a gastos, desde a origem até a liquidação do fornecedor. Essa prática granular deve garantir que a aquisição ocorra conforme o planejado pelas partes interessadas do negócio. Além disso, impõe o pagamento a fornecedores, contratados e outros terceiros por meio do processo de conformidade do contrato.
Importância do gerenciamento de gastos
As atividades padrão de gerenciamento de gastos oferecem as seguintes vantagens:
- Eficiência nos negócios automatizando os processos de controle de gastos e despesas que são propensos a erros e tediosos se delegados aos funcionários.
- Reduza riscos e custos, pois a ferramenta informa sobre o produto que está sendo adquirido, o nome do fornecedor e o custo associado à aquisição.
- Uma melhor colaboração entre recursos de negócios e terceiros é possível quando você segue um processo padrão de gerenciamento de gastos junto com um aplicativo digital.
- Melhorias sustentáveis de produtividade liberando os funcionários do trabalho mundano e permitindo que eles concluam tarefas que geram receita para sua empresa.
As ferramentas a seguir são as melhores ferramentas de gerenciamento de gastos que permitem que você gerencie todos os gastos e obtenha o melhor valor pelo dinheiro gasto:
Base Aérea
Base Aérea é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de gastos para diferentes tipos de negócios, como empresas em estágio inicial, pequenas empresas, empresas de médio porte, empresas pré-IPO e empresas. Ele oferece várias soluções avançadas de controle de gastos, auditoria e supervisão.
Por exemplo, o módulo de gerenciamento de recibos oferece cumprimento de conformidade, anexo de recibo sem esforço, e-mails dedicados, compartilhamento de recibos de outro dispositivo etc. notificação de fraude, compartilhamento criptografado de detalhes do cartão virtual, etc.
Gabarito
Gabarito tem muitos recursos úteis e intuitivos, incluindo integrações e reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Com esta ferramenta, sua empresa pode automatizar todas as despesas recorrentes. Além disso, é poderoso o suficiente para combinar as declarações de despesas com a respectiva fatura e economizar tempo.
O Spendesk também é uma ferramenta flexível para que as empresas possam personalizá-lo de acordo com suas abordagens de gerenciamento de gastos. Por exemplo, você atribui cartões de débito para gastos específicos a funcionários individuais. Além disso, você também pode atribuir cartões de crédito virtuais para fins de uso único.
Além disso, oferece notificações push para validação de pagamentos, integração de ferramentas de contabilidade, uma visão geral pontual de despesas e um painel abrangente de visão geral de gastos.
Coupa
Coupa é outra ferramenta popular para gerenciamento de gastos de negócios (BSM) com acesso à nuvem. Ele pode gerenciar gastos em várias verticais de negócios, como pagamentos, cadeias de suprimentos, compras, tesouraria etc. Existem três pilhas de ferramentas para gerenciamento conveniente de gastos.
A primeira pilha de ferramentas é o Applications. Essa pilha abrange todos os módulos essenciais, como compras, faturas, despesas, pagamentos, gerenciamento de contratos, fornecimento estratégico, análise de gastos, etc.
A segunda pilha é a plataforma BSM que se concentra na privacidade do usuário, perfil, segurança de dados e integrações. Inclui um núcleo conectado, acesso à nuvem, integrações, interface gráfica do usuário (GUI), etc.
E por último, a 3ª pilha é a comunidade empresarial Coupa. Ele oferece recursos como uma rede de negócios aberta, vantagem Coupa e IA da comunidade.
Embolsar
Embolsar oferece ferramentas completas para gestão de gastos de startups a grandes empresas multinacionais. Suas soluções incluem gestão de despesas, contas a pagar, automação de compras, sistema de pagamento simplificado, auditoria, gestão de viagens e dashboards de dados.
A Emburse oferece cartões virtuais que podem ser emitidos diretamente em sua plataforma, por meio de uma ferramenta chamada Emburse Spend. Os cartões virtuais da Emburse integram-se perfeitamente ao software usado pelas equipes de contabilidade e AP, incluindo Emburse Chrome River, Emburse Certify ou um dos outros produtos oferecidos. Produtos como o Emburse Go ajudam os gerentes de viagens a ficar de olho em seus viajantes e despesas.
A melhor coisa é a abordagem modular do Emburse para gerenciamento de gastos de negócios, dependendo do tamanho da empresa. O Emburse Tallie funciona bem para pequenas e médias empresas. O Emburse Certify funciona bem para empresas sediadas nos EUA. O Emburse Chrome River funciona bem para grandes empresas com operações, independentemente da sede do escritório. Grandes empresas como Microsoft, Nike e Estee Lauder usam o software da Emburse.”
Pagamentos de malha
Pagamentos de malha é mais um software que você pode usar e parar de gastar com vazamentos. Em primeiro lugar, sua funcionalidade Spend Insights traz informações de dados valiosas exatamente quando você precisa delas. Sempre que você visualiza um item de gasto, seu aplicativo móvel mostra automaticamente oportunidades de economia no futuro, previsão de gastos na taxa atual etc.
Em segundo lugar, seu módulo de Controles de Gastos recebe alertas de solicitação de pagamento em tempo real, permite limitar gastos, cancelar assinaturas de uma interface central e bloquear pagamentos de fornecedores com um único clique. Outros recursos notáveis são a otimização de gastos, relatórios em tempo real e fluxo de trabalho de pagamento automatizado.
Rampa
Rampa dividiu seu sistema de gerenciamento de gastos de negócios em 4 mega módulos: Iniciar, Dimensionar, Agilizar e Salvar. O módulo Iniciar oferece acesso a ferramentas para gerenciar vários cartões, pagamentos de contas (ACH/cheques/cartões), rastreamento de despesas em tempo real e contabilidade precisa de gastos.
O módulo Scale permite que você aplique políticas de negócios em relação a gastos e despesas. Por exemplo, você pode usar políticas de despesas para definir regras e controles de gastos para impor essas diretrizes de gastos.
O módulo Streamline oferece vários fluxos de trabalho (integração, colaboração e contabilidade) para automatizar o gerenciamento de gastos e integrá-lo (mais de 1.000 integrações) a outras ferramentas de negócios. Por fim, o módulo Save existe para atender às suas necessidades de correspondência de recibos, categorização de despesas, inteligência de preços, insights de economia etc.
Brex
Brex tem tudo a ver com acelerar as finanças das operações de negócios e cumprir as políticas da empresa para gastos e despesas. Ao permitir que o funcionário envie despesas precisas e a equipe de contabilidade audite as despesas sem esforço, a Brex desenvolve uma cultura de disciplina financeira entre a empresa e seus recursos humanos.
Atualmente, o Brex oferece várias soluções de gerenciamento de despesas da empresa, como cartões de crédito, contas comerciais, rastreamento de despesas, integrações, etc. Também está trazendo o recurso de gerenciamento de gastos para a assinatura do Brex Empower.
Dia De Trabalho
Dia De Trabalho, a renomada ferramenta de gestão de capital humano, também passou a oferecer formas simples e estratégicas de gerenciar os gastos do negócio. Ele vem com uma interface gráfica de usuário intuitiva, simples e leve para gerenciamento de gastos a partir de uma plataforma centralizada.
Sua interface do usuário possui 3 guias básicas: Origem a pagar, Inventário e KPIs. O módulo Source to Pay fornece informações valiosas sobre gastos de fornecedores, gastos gerenciados versus não gerenciados, desempenho de fornecedores, processamento de faturas etc. qualquer dispositivo e em qualquer lugar com conexão à internet.
PayEm
PayEm tem tudo a ver com automação avançada na vertical de gerenciamento de gastos do seu negócio. Ele traz assinaturas de fornecedores e assinaturas SaaS para funcionários em um só lugar. Assim, você não precisa comprar software separado para diferentes cabeças de gastos.
No PayEm, você pode criar e emitir cartões de crédito virtuais para diferentes fornecedores terceirizados e atribuir um ponto de contato para gerenciamento de gastos. Você também pode aplicar a mesma estratégia às assinaturas de software.
Além disso, você obtém a autoridade máxima de controle de gastos no PayEm. Assim, você pode parar de gastar demais em assinaturas de software removendo aplicativos desnecessários ou contas de ex-funcionários dos aplicativos existentes.
Pagamento em equipe
Pagamento em equipeO aplicativo baseado em nuvem da ‘s coloca as equipes financeiras no banco do motorista para que possam visualizar todos os gastos de diferentes verticais do seu negócio. As partes interessadas da empresa também obtêm uma visão em tempo real dos gastos diários e podem fazer limitações de gastos rápidos, se necessário.
Ele também oferece uma interface de usuário conversacional para que os funcionários possam obter assistência em tempo real da equipe financeira para conhecer o processo de compra ou obter aprovações de transações. Além disso, você não precisa esperar a fatura do próximo mês para entender como seus funcionários estão gastando. Você obterá dados em tempo real sobre os gastos atuais.
JAGGAER UM
JAGGAER UM também é um nome popular para atividades Source-to-Pay que reúne todos os gastos de diferentes verticais em um só lugar para facilitar a supervisão dos gastos da empresa. Seu aplicativo cuidadosamente projetado permite que você gerencie despesas diretas e indiretas a partir de uma ferramenta simples.
Ele oferece análises e insights de dados altamente avançados, combinando IA e Robotic Process Automation (RPA). Assim, você pode obter dados acionáveis para reestruturar o processo de gerenciamento de gastos, como criar um catálogo de compras para todo o negócio.
Página Real
Página Real ajuda você a se tornar econômico e produtivo ao gerenciar fornecedores, faturas e compras nesta ferramenta. Não é apenas uma mera ferramenta de rastreamento de gastos.
Ele reúne dados de gastos e ganhos de todos os portfólios de negócios da sua empresa e oferece insights de dados para compras inteligentes. Além disso, ele ajuda você a automatizar todos os pedidos de compra (POs) e seus processos de aprovação com alimentação de dados em tempo real para um painel central para supervisão e análise de gastos.
Despesa Concorrente
Despesa Concorrente é uma oferta de gerenciamento de gastos da SAP, a renomada desenvolvedora de software ERP de operações de negócios. O produto ajuda você a integrar e automatizar o gerenciamento de gastos de negócios, vinculando várias transações Source-to-Pay.
A ferramenta é benéfica tanto para o empregado quanto para o empregador. Por exemplo, os funcionários de campo podem enviar seus comprovantes de despesas de um celular. O programa inteligente da Concur verificará automaticamente a despesa e enviará uma notificação para que você possa aprovar o gasto mais rapidamente.
Palavras finais
Ao utilizar um software de gerenciamento de gastos, você pode tapar os buracos que drenam dinheiro sem saber e amortecer sua empresa para obter margem de lucro. Você também pode precisar de um dos melhores rastreadores de despesas se sua empresa precisar reembolsar pagamentos recorrentes feitos por funcionários ou fornecedores.