A administração de projetos requer abordagens eficazes para cada etapa, desde o planejamento e execução até a entrega final. Um software de gerenciamento de projetos é crucial para organizar e lidar com vários aspectos de um projeto em todas as fases do seu ciclo de vida.
O processo geral não é fácil; exige esforço de cada membro da equipe para trabalhar de forma eficiente e gerar um projeto de qualidade no prazo. Para isso, gestores e líderes de projeto investem grande esforço em coordenar todas as atividades.
Mesmo um pequeno erro ou mal-entendido pode levar toda a equipe a sofrer as consequências em termos de qualidade e prazos, afetando também a imagem e a cultura da empresa.
A utilização de uma ferramenta de gestão de projetos pode evitar esses riscos e ineficiências, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo e com a satisfação do cliente.
Vamos explorar o que são essas ferramentas e como elas podem auxiliar no processo.
O que é um Software de Gestão de Projetos?
Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia no planejamento, alocação de recursos, programação de tarefas e melhoria da coordenação entre os membros da equipe. Ele também permite que gestores, usuários e stakeholders acompanhem orçamentos e custos, documentação, gestão de qualidade e administração adequada do projeto.
Uma ferramenta de gestão de projetos foi concebida especificamente para aumentar a produtividade da equipe e garantir que os projetos sejam entregues no prazo e com alta qualidade. Algumas das funcionalidades comuns do software de gerenciamento de projetos incluem:
- Planejamento de projetos
- Programação de tarefas
- Alocação de recursos
- Acompanhamento do progresso
- Criação de roteiros
- Rastreamento de erros
- Gestão de orçamento
- Proteção da segurança e privacidade dos dados
- Planejamento de lançamento
- Elaboração de relatórios e análises
Por que é Necessário um Software de Gestão de Projetos?
Organizações com muitos projetos e equipes grandes podem enfrentar dificuldades para executar seus projetos com sucesso. Diversas tarefas precisam de atenção, como idealização, planejamento, implementação e entrega. Cada etapa é essencial para entregar um projeto de alta qualidade e satisfazer os clientes, impulsionando assim os negócios.
Fazer tudo manualmente demanda muito tempo, dinheiro e esforço. Existe o risco de perder prazos ou comprometer a qualidade devido a uma gestão ineficaz do projeto.
O software de gestão de projetos ajuda a simplificar o processo geral de execução de um projeto. Ele permite otimizar cada etapa, possibilitando entregar projetos no prazo sem comprometer a qualidade. Isso fortalece a relação com os clientes e aumenta a confiança, além de ajudar a manter uma imagem de marca sólida.
Aqui estão alguns dos benefícios do uso de uma ferramenta de gestão de projetos:
Otimiza o Fluxo de Trabalho
Com uma ferramenta de gestão de projetos, você pode otimizar seu fluxo de trabalho ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Isso evita a necessidade de executar tarefas manuais e repetitivas, que são inconvenientes e demoradas. A ferramenta automatiza vários processos.
É possível atribuir tarefas facilmente, programar atividades de forma eficiente, monitorar a execução, acompanhar o progresso, integrar ferramentas já utilizadas e aproveitar outras funcionalidades para concluir projetos com sucesso em prazos mais curtos e com qualidade superior.
Centraliza Todas as Informações
Quando o trabalho real começa em um projeto, há a possibilidade de desinformação ou má gestão. Como resultado, os funcionários podem se sentir sobrecarregados com o volume de trabalho, o número de arquivos e o objetivo final do projeto pode parecer muito distante.
No entanto, com uma ferramenta de gestão de projetos eficiente que oferece um painel centralizado, todos os membros da equipe podem trabalhar em sincronia, compartilhando informações por meio da ferramenta. Assim, a equipe trabalha sem interrupções, confusão ou esgotamento.
Promove um Fluxo de Comunicação Suave
Falhas na comunicação podem levar a ineficiências no projeto. Podem surgir desinformações ou conflitos, o que ninguém deseja no meio do trabalho (ou em qualquer momento). A troca de informações por e-mail é lenta e, às vezes, não se obtém respostas quando há urgência.
Uma ferramenta de gestão de projetos ajuda a promover um bom fluxo de comunicação dentro da equipe, permitindo que todos comentem diretamente no projeto, tenham discussões construtivas e forneçam feedback rapidamente, garantindo a segurança dos dados.
Aumenta a Transparência da Equipe
Manter a transparência dentro da equipe gera confiança e abre caminho para uma melhor colaboração. Se as tarefas, processos e o progresso não são claros para todos, isso gera dúvidas e sobrecarga devido à necessidade de monitorar os processos em cada etapa.
Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível aumentar a transparência e todos os envolvidos no projeto estarão cientes do status e dos processos. Isso os ajudará a entender seus próximos passos e organizar as tarefas de forma eficaz.
Aumenta a Eficiência de Custos
Processos manuais e repetitivos consomem não apenas tempo, mas também esforço e dinheiro. Ao usar um único software para planejar e organizar tarefas, colaborar com pessoas e acompanhar o progresso com informações centralizadas, você economiza tempo e dinheiro.
Vantagens das Ferramentas de Gestão de Projetos Auto-Hospedadas 👍
Ao iniciar a busca pelo melhor software de gestão de projetos, você encontrará inúmeras opções. É essencial selecionar o software com base no tamanho da sua equipe, orçamento e requisitos. Nesse momento, pode optar por um software de gestão de projetos auto-hospedado ou baseado em SaaS.
As vantagens associadas ao primeiro são que o código-fonte é disponibilizado gratuitamente para todos e você pode modificá-lo e redistribuí-lo de acordo com suas necessidades. Ferramentas de gestão de projetos de código aberto e gratuitas permitem manipular o código para otimizar o software, adicionando mais recursos, corrigindo erros, etc.
A seguir, apresentamos algumas ferramentas de gestão de projetos gratuitas e de código aberto que você pode considerar.
OpenProject
OpenProject é um software de gestão de projetos de código aberto, ágil, eficiente, clássico e híbrido. Você terá acesso para proteger sua privacidade com os mais altos padrões de privacidade e segurança de dados. Instalá-lo em sua infraestrutura permite que você tenha total controle e propriedade sobre seus dados.
O uso desta ferramenta fornecerá informações sobre todos os seus dados e seu armazenamento sem qualquer influência externa. Além disso, ela permitirá que sua equipe trabalhe de forma mais produtiva, agradável e simples. A equipe também poderá acompanhar seu trabalho para obter melhores resultados, enquanto organiza tarefas e as distribui para qualquer membro rapidamente.
O OpenProject centraliza tudo, permitindo uma melhor comunicação. Otimize a criatividade e a experiência dos colegas de equipe por meio de cronogramas compartilhados para visualizar e criar planos de projeto.
Analise as atividades detalhadas para desenvolver um plano e informar a todos como proceder e quando entregar o projeto, compreendendo o escopo. Equipes ágeis também medirão, aprenderão e construirão para entregar um trabalho melhor e mais rápido a cada iteração.
O OpenProject fornece as ferramentas necessárias para implementar metodologias como Kanban e Scrum e desenvolvimento ágil de produtos. É uma grande comunidade para desenvolvedores, entusiastas de código aberto, empresas, etc., onde todos podem encontrar a configuração ideal, escolhendo entre instalações e opções de hospedagem flexíveis.
A empresa oferece suporte profissional premium e recursos de segurança para o OpenProject auto-hospedado. O preço é calculado de acordo com o número de usuários. Você pode escolher as opções de suporte e o período de assinatura para obter o seu aplicativo a partir de US$ 405 por ano para 5 usuários.
Se você precisa de hospedagem para o OpenProject, pode experimentar a Plataforma Kamatera.
Focalboard
Está procurando uma alternativa ao Notion, Asana e Trello?
Você pode optar pelo Focalboard, que é um software de gestão de projetos de código aberto e auto-hospedado. Ele ajuda a organizar, gerenciar, rastrear e definir o trabalho das equipes, utilizando a visualização de quadro Kanban. Possui duas edições:
- Focalboard Personal Desktop: É um aplicativo de desktop para projetos e tarefas pessoais. É um inquilino único que é executado em um servidor local para obter desempenho e velocidade ideais.
- Focalboard Personal Server: É um servidor auto-hospedado para facilitar a colaboração com a equipe.
Clique em “adicionar novos quadros” para escolher as tarefas do projeto entre os diferentes modelos.
Altere a data de criação, prioridade, configurações de classificação, configurações de filtro e agrupe por configurações de acordo com sua preferência. Você também pode arrastar cartões de uma coluna para outra para alterar a propriedade do grupo. Além disso, edite os cartões sempre que quiser conhecer o conjunto de propriedades e conteúdos e a lista de comentários.
As visualizações de tabela permitem ver os cartões em um único local, onde pode passar o mouse sobre o título para abrir um. Além disso, cada quadro tem modelos de cartão e modelos de quadro para personalizar cada quadro de acordo com sua equipe. Obtenha um Personal Desktop em seu Mac e Windows ou Personal Server no Ubuntu.
Restya
Obtenha a plataforma de gestão de projetos de código aberto Restya para gerenciar tarefas, bate-papo, pendências, etc. Restya é um quadro kanban similar ao Trello, que oferecerá a categoria avançada Extend Restyaboard e inúmeras opções, como scripts, estilos de usuário, widgets, integrações, etc.
Eles têm o aplicativo MyRestyaboards compatível com os sistemas operacionais iPadOS e iOS. Ele rastreia vários quadros Restya e você pode importar facilmente os quadros existentes do Asana, que é usado na gestão de projetos e trabalhos.
É uma solução de gestão de projetos baseada na nuvem, onde você também pode importar seu trabalho instantaneamente do Kantree, uma ferramenta flexível que ajuda a organizar, colaborar, gerenciar e planejar projetos. Além disso, pode transferir facilmente placas do Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello e Wekan para o Restya Board.
Um quadro separado gerencia cada projeto e você pode criar vários quadros e gerenciá-los simultaneamente. Use modelos existentes para lançamentos instantâneos e rápidos e duplique um único quadro várias vezes com nomes diferentes. Além disso, as teclas de atalho do teclado permitem realizar algumas ações, como excluir e adicionar membros, abrir cartões, votar, etc.
Crie uma plataforma digital com projetos e descrições classificadas. Nesta plataforma, você terá uma interface interativa, melhor visibilidade da organização e a opção de editar, adicionar um membro, remover um membro, alterar permissões, classificar e excluir.
Visualize quadros simples ou aplique filtros para ver uma lista de quadros e definir sua visibilidade como pública ou privada. Você também pode ver os cartões em formato de grade ou uma exibição de lista. O Restya fornece uma visualização de calendário com variações de cores para torná-lo distinto e destacado.
Recursos adicionais que você terá são visualização de Gantt, visualização de relatório, convite de membros, visualização de lista de membros, edição do modo de visibilidade, alteração do plano de fundo, modificação de texturas e padrões, opção de plano de fundo personalizado, assinatura automática, acompanhamento de produtividade e muito mais.
ERPNext
Atualize seu estilo de trabalho diário por meio do software de gestão de projetos de código aberto ERPNext. Ele permite que você organize suas tarefas, agende, planeje e analise os projetos, colaborando com sua equipe para acelerar o trabalho.
O ERPNext pode acompanhar os prazos do seu projeto com uma visão clara do plano. Você pode gerenciar tudo a partir de um único espaço de trabalho e simplificar os projetos com uma abordagem orientada a tarefas.
O ERPNext oferece colaboração fácil, permitindo que você divida o projeto em pequenas tarefas e as atribua aos seus colegas de equipe. Você também terá acesso ao progresso do seu projeto e sua eficiência por meio de prioridades e escopo claro, marcos e cronogramas estimados.
Além disso, o ERPNext permite compartilhar e fazer upload de arquivos multimídia como imagens, documentos e vídeos. Obtenha uma comunicação suave com todos, com a ajuda de respostas automáticas aos e-mails recebidos.
Obtenha informações precisas e atuais sempre que precisar para se manter atualizado sobre despesas e orçamentos, planejar melhor cada projeto e ver como o orçamento foi gasto. Ele também permite que você crie software para projetos de código aberto.
Taskcafe
Taskcafe é uma ferramenta de gestão de projetos de código aberto que ajuda a gerenciar diferentes tarefas por meio de uma interface de quadro Kanban, definindo datas de vencimento e adicionando listas de verificação e rótulos. Depois de entrar na visualização “Minhas tarefas”, você verá todas as tarefas atribuídas.
Você também terá opções como projetos pessoais, comentários de tarefas, atividades de tarefas, etc. Se você está procurando uma alternativa ao NextCloud, Trello, etc., pode optar pelo Taskcafe, que se ajustará ao seu fluxo de trabalho e ajudará você a gerenciar todos os projetos facilmente. Ele está em fase de desenvolvimento alfa e possui diversos recursos úteis e exclusivos.
Orangescrum
Obtenha uma ferramenta de gestão de projetos de código aberto, escalável e segura – Orangescrum – para gerenciar projetos ágeis e simples para suas equipes. Ele auxilia na criação de estratégias, planejamento adequado e execução para que a sua equipe termine no prazo e conclua um projeto com sucesso.
O Orangescrum ajuda a planejar tudo estrategicamente para alcançar maior eficiência e obter ótimos resultados. Além de criar planos de projeto, você também pode monitorá-los e entregá-los sem problemas. Ele também auxilia na colaboração em tempo real e na utilização mínima de recursos ao atribuir funções aos colegas de equipe.
Orangescrum integra seu fluxo de trabalho com o planejamento visual de projetos para aumentar as taxas de sucesso. Obtenha informações sobre o desempenho e as iniciativas do portfólio por meio de dados em tempo real nos seus painéis. Além disso, pode gerenciar atividades financeiras e orçamentos, monitorando as despesas do projeto e os custos dos recursos para obter margens de lucro mais altas.
Proteja seus dados com controle de acesso baseado em função (RBAC) e Single Sign-On. Também pode baixar o Orangescrum em dispositivos Android ou iOS para gerenciar o mesmo trabalho remotamente. Além disso, centralize as informações do seu projeto para fácil acesso de qualquer lugar.
Se você é uma startup e quer acompanhar o trabalho, escolha o plano inicial por apenas US$ 9/mês para 10 usuários e aproveite vantagens como tarefas ilimitadas, projetos, gráfico de Gantt, status, lembrete de tarefas, armazenamento de 5 GB e 5 usuários convidados.
Taiga
Entregue o seu projeto conforme prometido dentro do orçamento com Taiga – uma ferramenta de gestão de projetos rica em recursos e simplicidade, com sua interface intuitiva para equipes ágeis multifuncionais. Ela permite que você colabore com sua equipe para definir as entregas e utilizar seu conhecimento.
Comece a alinhar as tarefas e priorizar as entregas para garantir que cada membro conclua o trabalho no prazo. Como a comunicação é essencial em todo o processo de gestão, o Taiga ajuda você a interagir rapidamente com seus colegas de equipe para compartilhar o progresso das tarefas. Além disso, permite que os colegas de equipe vejam as atividades em andamento e verifiquem as tarefas concluídas.
Com o Taiga, você pode promover maior transparência com sua equipe sobre o status atual e a alocação de recursos, e entender melhor o esforço necessário para concluir o projeto. Possui uma interface fácil de usar para ajudar a melhorar a forma de trabalhar e executar as tarefas.
Você pode alterar os fluxos de trabalho e adicionar mais recursos sem configurações complexas. O Taiga também oferece confiabilidade, independência, adaptabilidade, flexibilidade, segurança, desempenho e estabilidade para ajudar você a entregar projetos excelentes.
Inscreva-se gratuitamente para obter até 5 projetos privados, projetos públicos ilimitados e até 300 MB de armazenamento. Se quiser ter mais benefícios, escolha o plano de US$ 5/usuário/mês.
Twake
Twake é um espaço de trabalho digital aberto que permite aumentar a produtividade da sua organização. Ele ajuda você a se comunicar com sua equipe de forma transparente, convidar usuários externos, compartilhar arquivos, colaborar em documentos e iniciar videoconferências.
O Twake oferece a liberdade de gerenciar todo o projeto, criar novas tarefas, mover cada tarefa à medida que progride, atribuir trabalho e prazos aos colegas de equipe. Seu gerenciador de arquivos com recurso “arrastar e soltar” permite que você acesse facilmente os documentos armazenados e compartilhados.
Você pode gerenciar rótulos e versões sem esforço e editar seus arquivos também. Quando necessário, crie novos eventos de equipe, anexe links de vídeo para reuniões, configure notificações para os membros, anexe tarefas e arquivos relevantes e defina prazos.
Além disso, instale os aplicativos que você precisa no seu fluxo de trabalho perfeitamente com o Twake. Cada aplicativo é independente de arquivos, calendários e discussões. Você pode trabalhar com o mesmo documento em qualquer formato, como Google Doc, Libre Office, MS Office, etc.
O banco de dados do Twake é criptografado e, portanto, seus arquivos são seguros. Além disso, você tem o poder de decidir quem pode acessar os arquivos. Todos os seus dados e arquivos são armazenados com segurança na França. Ele está em conformidade com o GDPR e permite transferências seguras via criptografia HTTPS/SSL.
Comece a usar esta plataforma de gestão de projetos gratuitamente com recursos limitados ou escolha planos avançados para aproveitar mais benefícios.
Wekan
Outro software de gestão de projetos gratuito e de código aberto nesta lista é o Wekan, que usa o quadro Kanban. O quadro Kanban é uma ferramenta imbatível para manter o trabalho organizado, como manter uma lista de tarefas, trabalhar em equipe, planejar férias e visualizar o status atual do projeto.
O Wekan ajuda você a aumentar a produtividade, liberando tempo para se concentrar nos itens mais importantes. Ele oferece uma opção de instalação com um clique no seu computador ou servidor. O Wekan é usado em muitos países e está disponível em 63 idiomas diferentes.
Esta ferramenta possui uma interface de usuário em tempo real que permite gerenciar tudo. Além disso, também suporta várias plataformas. Para ter o Wekan em seu computador, você precisa de requisitos básicos.
É necessário ter Linux Snap ou Sandstorm/Windows/Mac de 64 bits, CPUs com MongoDB e Node.js, 1 GB de RAM mínimo livre para o Wekan, servidor com 4 GB de RAM e espaço em disco suficiente.
ProjectLibre
Se você está procurando uma ferramenta para resolver seu trabalho de gestão, o ProjectLibre é uma excelente opção!
É uma alternativa de código aberto ao Microsoft Project e suporta Mac, Windows e Linux, podendo abrir arquivos do MS Project. Ele também oferece opções de gerenciamento de vários projetos para equipes.
O ProjectLibre pode ser traduzido para 29 idiomas e você pode alternar o idioma no menu suspenso. Ele oferece recursos e vantagens como gráficos de Gantt, gráficos PERT, diagramas de rede, gráficos RBS/WBS, análise de valor agregado, histogramas de recursos, etc.
Leantime
Como o nome sugere, o Leantime oferece gestão de projetos “enxuta”, ideal para inovadores e startups. Ele foi projetado para funcionar perfeitamente desde a idealização do projeto até a entrega final. Esta ferramenta de código aberto é escrita em PHP e JavaScript e usa o banco de dados MySQL.
Sua lista de recursos inclui quadros Kanban para gestão de tarefas, visualizações de calendário e tabela, gráficos de Gantt para gestão de marcos e Lean Canvas para quadros de pesquisa. Além disso, oferece gestão de quadro de horários, painéis de projetos, retrospectivas, relatórios, autenticação de dois fatores e várias funções de usuário.
Você pode integrar o Leantime com Slack, Zulip e Mattermost; e exportar tarefas, marcos e planilhas de horas para CSV. Ele usa um sistema de arquivos local ou AWS S3 para armazenamento de arquivos, e esta ferramenta está disponível em inglês, russo, espanhol e holandês.
Conclusão 👩🏫
O software de gestão de projetos ajuda a acelerar seu fluxo de trabalho, promover uma melhor comunicação e economizar tempo e dinheiro. Esperamos que as ferramentas de gestão de projetos gratuitas e de código aberto discutidas acima ajudem você a obter essas vantagens para concluir cada projeto com sucesso.
Em alternativa, se você ainda não estiver pronto para a implementação auto-hospedada, pode experimentar soluções de gestão de projetos gerenciados, como o Monday.