Para a maioria de nós, a vida é uma batalha para fazer mais com menos. O tempo é uma moeda finita. Garantir que estamos aproveitando bem esse tempo é a chave para a produtividade.
Existem inúmeras ferramentas de e-mail no mercado. A maioria deles se concentra em uma peça do quebra-cabeça: a produtividade. Portanto, atingir o desempenho máximo geralmente requer o uso de vários recursos.
SaneBox é diferente. É uma ferramenta de gerenciamento de e-mail que ajuda a organizar sua caixa de entrada, mas faz muito mais. Além disso, ao contrário de muitas das ferramentas que constituem o status quo, funciona com quase todos os provedores de e-mail.
Usei muitas ferramentas de e-mail diferentes ao longo dos anos. Para ser justo, a maioria deles é muito boa no que faz. Mas também é justo salientar que eles não fazem o suficiente. É por isso que a SaneBox chamou minha atenção.
Neste artigo, analisarei o SaneBox e mostrarei como controlar seu e-mail pode ajudá-lo a ser mais produtivo pelo resto do dia.
Vamos começar!
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O que é SaneBox?
Para entender por que o SaneBox é tão útil, é importante observar que ele é mais do que uma única ferramenta. Na verdade, é um conjunto de ferramentas reunidas em um único produto. Se você tiver uma conta de e-mail IMAP ou Exchange, poderá usá-la, o que significa que funciona com praticamente qualquer provedor de e-mail.
A SaneBox existe há mais de uma década, chegando ao público pela primeira vez em 2010. Isso quer dizer que a empresa tem poder de permanência e já existe há tempo suficiente para saber como fazer o trabalho corretamente.
Basicamente, SaneBox é um sistema de pastas. A inteligência artificial dentro do SaneBox aprende quais e-mails você considera importantes e os exibe para você. O resultado final é que você tem uma caixa de entrada mais limpa e pode gastar menos tempo dentro do seu e-mail.
Você não precisa pensar na SaneBox, na maior parte. Ele existe em segundo plano, fazendo seu trabalho, esperando que você o oriente caso algo acabe onde não deveria.
O sistema de filtragem inteligente aprende seus hábitos e depois classifica os e-mails nas pastas apropriadas. Sua caixa de entrada se torna um terreno sagrado, onde residem apenas os e-mails mais importantes.
Recursos do SaneBox
#1. Pastas poderosas
Pode parecer estranho chamar as pastas de poderosas, mas elas são o músculo que faz o SaneBox funcionar. O cérebro, se quisermos chamá-lo assim, é o algoritmo e a inteligência que ajuda a SaneBox a decidir para onde as coisas devem ir.
Ao começar a usar o SaneBox, você terá a opção de configurar algumas pastas diferentes. Dito isto, existem três principais que a SaneBox criará a cada utilização:
À medida que o e-mail chega ao seu endereço, a SaneBox decide qual pasta seria melhor para ele. Se uma mensagem acabar no lugar errado, você pode arrastá-la para o lugar certo e o SaneBox aprenderá suas preferências. Você pode optar por usar ou não qualquer uma das pastas predefinidas e pode alterná-las conforme achar necessário.
Ao longo do dia, você descobrirá que há menos e-mails chegando à sua caixa de entrada. Isto é uma coisa boa! No entanto, isso significa que você precisará prestar atenção ao SaneLater e ao SaneNews de vez em quando. Essa necessidade nos leva ao nosso próximo recurso.
Ah, mas voltaremos às pastas no devido tempo.
#2. O resumo da SaneBox
Com tanta filtragem acontecendo nos bastidores, faz sentido que você tenha pastas que acabem com muitas mensagens. É fácil esquecê-los (longe da vista, longe da mente, certo?). Mas os e-mails no SaneLater ainda são importantes. Portanto, você precisa reservar um tempo para revisá-los.
É aí que entra o SaneBox Digest. Todos os dias, no horário que você definir, você receberá um e-mail informando quantas mensagens estão nas pastas SaneLater e SaneNews. Se você optar por usar SaneCC ou pastas personalizadas (falaremos sobre isso em breve), você verá contagens para elas também.
Seu resumo contém links para cada um dos e-mails para que você possa lê-los se desejar. Você também pode excluir, arquivar, suspender ou movê-los para a caixa de entrada. Há um recurso Selecionar tudo com ações limitadas caso você queira resolver as coisas rapidamente.
#3. Lembretes
Os lembretes do SaneBox são poderosos, para dizer o mínimo. Isso é verdade em parte devido à forma como você pode usá-los. Por exemplo, digamos que você queira um lembrete para levar o lixo para fora toda quinta-feira de manhã. Você poderia enviar um e-mail “[email protected]” com o assunto “Retire o lixo”. Você receberia um e-mail semanal na quinta-feira, lembrando-o de arrastar a lixeira para o meio-fio.
O processamento de linguagem natural do tempo é provavelmente a minha parte favorita. Eu gosto de como posso fazer “[email protected]”, e receberei um lembrete em uma hora. Ou “every.10th” me dá um lembrete no dia 10 de cada mês.
Mas é mais do que apenas lembretes. Você também pode encaminhar mensagens que serão importantes posteriormente. Digamos que você comprou alguns ingressos para um show, mas o show só dura oito semanas. Basta encaminhar seu e-mail para “oito semanas” ou “5 de julho” ou qualquer outro designador que compense esse intervalo de tempo. Quando esse horário chegar, você receberá esses ingressos de volta em sua caixa de entrada.
#4. SaneBlackHole
OK, este requer um pouco de explicação. Mas é um recurso tão útil que eu queria ter certeza de destacá-lo.
Pense no SaneBlackHole como um botão de cancelamento de inscrição para e-mails que não possuem um. Aquele vendedor que envia e-mails para você a cada dois dias? Mande-o para o BlackHole.
Não é um filtro de spam, mas sim uma forma de garantir que você não verá mensagens de pessoas ou serviços irritantes. Depois de mover algo para o BlackHole, todos os e-mails atuais e futuros desse endereço serão armazenados lá.
O armazenamento é o diferencial. SaneBox mantém e-mails na pasta BlackHole por sete dias. Dessa forma, você ainda poderá lê-los se precisar, mas não precisa se preocupar em sobrecarregar sua caixa de entrada ou pasta SaneLater.
#5. Pastas personalizadas
Recebo muitos e-mails. Também uso meu e-mail como uma espécie de sistema de arquivo que me ajuda a acompanhar projetos, planos pessoais e muito mais. Minhas pastas personalizadas são uma maneira fácil de ficar por dentro de tudo. Gosto especialmente da minha pasta “Projetos”, onde e-mails sobre projetos em andamento podem ficar todos em um só lugar.
Eu sabia que o SaneBox era inteligente, mas não percebi o quão inteligente era até começar a usar as pastas personalizadas. SaneBox faz um ótimo trabalho ao descobrir o que deve acontecer sem ficar excessivamente zeloso. Se uma mensagem for sobre um projeto, mas for importante, ela ainda irá para minha caixa de entrada como deveria. Fiquei um pouco nervoso com mensagens perdidas quando comecei a usar o SaneBox. Mas com o tempo, aprendi a confiar nele e isso não me decepcionou.
#6. Não perturbe
Embora muitos clientes de e-mail tenham uma função DND, a SaneBox lida com isso de uma maneira diferente. Você pode optar por permitir exceções, receber seu resumo por e-mail e até mesmo enviar uma mensagem, se desejar. Qualquer e-mail que você receber durante o período Não perturbe vai para uma pasta SaneDoNotDisturb para leitura posterior.
#7. Limpeza profunda de e-mail
Se você for como eu, você tem aquele endereço de e-mail que usa há muito tempo. Para mim, é uma conta do Gmail que criei em 2004. Tornou-se meu endereço confiável de “vale tudo aqui”. Como tal, coletou muitas coisas não utilizadas ao longo dos anos.
SaneBox possui um recurso Deep Clean que considero especialmente útil para liberar espaço. Eu sabia que qualquer coisa com mais de cinco anos não era mais muito valiosa para mim. Então eu disse à SaneBox para procurar e-mails grandes que sejam mais antigos do que isso.
Demorou um pouco para o sistema fazer seu trabalho, mas o resultado final foi surpreendente. Produziu uma lista de remetentes, permitindo-me escolher quais não eram mais importantes. Também me permite filtrar por tamanho, data e tipo de e-mail. Isso tornou mais fácil para mim me livrar de enormes apegos dos quais eu não tinha necessidade. Em vez de eu dar mais dinheiro ao Google para armazenamento, o Deep Clean liberou centenas de megabytes de espaço.
#8. Extras úteis
Existem tantos recursos dentro do SaneBox que é difícil dedicar tempo a cada um deles. Mas algumas das ferramentas são tão úteis que ainda merecem menção. Por exemplo, posso conectar um serviço de hospedagem em nuvem ao meu SaneBox. Dessa forma, quando recebo um anexo grande, ele é movido para meu Dropbox em vez de ficar no armazenamento do Gmail.
Existe uma função chamada SaneConnect, para conexões profissionais. Digitar um domínio mostrará todos que você contatou dessa empresa. Ele também oferece uma função de pesquisa de título e informa há quanto tempo você falou com eles pela última vez. Isto tem sido especialmente útil ao voltar e encontrar conexões de projetos anteriores.
A ferramenta Organizar permite organizar rapidamente seu e-mail antigo. Arquive, marque como lido, adie, mova uma vez ou treine e jogue no lixo vários e-mails de uma vez. O pessoal da SaneBox até criou atalhos de teclado para facilitar a vida ao processar muitas mensagens.
Segurança SaneBox
Eu me perguntei sobre privacidade quando se tratava da SaneBox. Mas a empresa faz um bom trabalho explicando as coisas no site deles:
“O corpo dos seus e-mails nunca é baixado para nossos servidores e, portanto, nosso software não consegue vê-los.”
SaneBox também fala sobre suas conexões estarem isoladas da internet pública. Basicamente, significa que o SaneBox não aceitará conexões de entrada. Assim, quando você se conecta ao SaneBox, apenas o SaneBox poderá ler os cabeçalhos dos seus e-mails.
Preços SaneBox
O programa de preços do SaneBox é interessante. Ele é dividido por quantas contas você deseja conectar e quantos recursos deseja usar. Por exemplo, uma única conta e dois recursos custam apenas US$ 4 por mês quando você paga por dois anos. Há até um teste gratuito de duas semanas, só para ver se você gosta do serviço.
Palavras finais
Descobri que todos os recursos são úteis o suficiente para justificar o pagamento pelo acesso a eles. No entanto, o nível intermediário “Almoço” provavelmente será suficiente para a maioria dos usuários.
Ferramentas que possuem uma infinidade de recursos geralmente fazem um trabalho medíocre em todos eles. Esse não é o caso aqui, e a empresa faz um bom trabalho em não sobrecarregar o serviço com extras inúteis. Eu recomendo SaneBox.