Você está navegando na internet em busca de uma ferramenta de gerenciamento de projetos mais adequada para sua equipe e negócio?
Talvez você se encontre em uma encruzilhada entre escolher a abordagem visualmente intuitiva e totalmente Kanban do Trello ou as qualidades orientadas à página, minimalistas e centradas no banco de dados do Notion.
Então você está no lugar certo! Tenho uma sólida experiência em teste e revisão de software e hoje compararei as populares ferramentas de gerenciamento de projetos e trabalho Trello e Notion.
Leia este guia definitivo até o final enquanto avalio os pontos fortes e fracos do Trello versus Notion, capacitando você a fazer uma escolha informada e confiante.
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O que é Trello?
Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos moderna, dinâmica e visual adequada para indivíduos, empresas, agências e empresas. Ele oferece uma abordagem visual e sem código para rastreamento, planejamento, atribuição de tarefas e comentários de tarefas e projetos, e freelancers ou trabalhadores temporários adoram usá-lo por esses motivos.
Você pode criar quadros, listas e cartões para representar vários aspectos de sua vida pessoal ou profissional e gerenciar tarefas facilmente com a interface de arrastar e soltar.
Do ponto de vista empresarial e de agência, o Trello se destaca como uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos e coordenação de equipes. Seus quadros compartilhados, atribuições de tarefas e comunicação na plataforma ajudam empresas e agências a gerenciar projetos e força de trabalho em locais de trabalho remotos, locais e híbridos.
Leia também: Trello vs. monday.com: comparando as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos
Trello como ferramenta de gerenciamento de projetos (PM)
O gerenciamento de projetos, como aqueles que usam gráficos de Gantt enfadonhos no Excel, não deve ser a escolha definitiva para você. Você merece mais, e aí vem o Trello como uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos.
Se você precisa apenas gerenciar tarefas domésticas ou uma empresa que emprega milhares de funcionários, o Trello oferece tudo o que você precisa: simplicidade, interface de usuário intuitiva, recursos de ferramentas PM de última geração e preço acessível.
Encontre abaixo os recursos do PM que tornam o Trello uma ferramenta obrigatória para todos:
- Os modelos Trello PM ajudam você a iniciar projetos sem perder tempo com planejamento.
- Você pode automatizar quadros Kanban ou outras visualizações de projeto com botões, comandos e regras usando a automação Butler.
- Faça do Trello a única ferramenta para você e seus funcionários vinculando outros aplicativos usando Power-Ups.
- Explore maneiras únicas de se tornar produtivo e lucrativo em projetos usando Integrações Trello.
- Sete visualizações diferentes de tarefas e subtarefas:
- Quadros Kanban de arrastar e soltar
- Visualização da linha do tempo para melhor compreensão do progresso do projeto
- Visualização de calendário para agendar, reprogramar e estimar a utilização semanal ou mensal da força de trabalho
- Visualização de tabela para o público em geral com acesso a mais informações sobre as tarefas
- A visualização do painel oferece uma visão panorâmica de um ou mais projetos no Trello
- Visualizações do espaço de trabalho para visualizar projetos de diferentes departamentos ou equipes
- Visualizações de mapas para obter uma perspectiva de tarefas e projetos de um ponto de vista regional
Como funciona o Trello?
Sua jornada de gerenciamento de projetos no Trello começa com a criação de um novo espaço de trabalho. Dentro de um espaço de trabalho do Trello, você pode criar quadros e, dentro desses quadros do Trello, você pode adicionar quantas listas e cartões desejar. No entanto, você também pode adicionar Trello Boards diretamente, mas deve escolher um espaço de trabalho pai de qualquer maneira.
Você encontrará os botões de navegação do Trello na barra de ferramentas superior esquerda e também no painel esquerdo. Depois de criar um novo espaço de trabalho, o Trello muda a visualização para o espaço de trabalho recém-criado. Para encontrar os existentes ou explorar modelos pré-configurados do Trello, você pode clicar em opções como Workspaces, Recent, Starred e Templates na barra de ferramentas do Trello.
Quando estiver dentro de um espaço de trabalho, você poderá usar o painel de navegação esquerdo para percorrer os quadros Kanban do projeto, ver quem está trabalhando em um projeto na guia Membros ou alternar para visualizações alternativas do projeto, como Tabela ou Calendário.
Benefícios do Trello no PM
O Trello praticamente não tem curva de aprendizado como uma ferramenta de PM, e esse é o principal benefício deste magnífico software de gerenciamento de trabalho.
Outros benefícios importantes são mencionados abaixo:
- Você pode proteger documentos profissionais e comerciais online graças à estratégia de criptografia multidirecional do aplicativo Trello. Ele criptografa dados em repouso e durante o trânsito.
- Esteja você trabalhando em um PC desktop, Chrome Book ou smartphone, existem aplicativos dedicados e todos os aplicativos sincronizam dados entre eles. Assim, você pode pausar o trabalho no aplicativo Trello para Android e retomar o trabalho no seu PC Windows a qualquer hora e em qualquer lugar.
- Há uma avaliação gratuita, então você pode experimentá-lo antes de comprá-lo.
- O Trello é altamente adaptável e pode ser usado para diversos tipos de projetos, desde tarefas pessoais até projetos empresariais complexos.
Limitações do Trello como ferramenta PM
- Um cronograma de projeto baseado em gráfico de Gantt integrado não está disponível no Trello. Você pode, no entanto, instalar um Trello Power-Up para criar um.
- Você não pode configurar sequências de tarefas automáticas ou visualizar facilmente dependências entre tarefas.
- Os recursos de relatórios do Trello são básicos em comparação com ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos.
Leia também: Trello vs. ClickUp: Escolhendo o melhor software de gerenciamento de projetos
O que é noção?
Noção é uma ferramenta de produtividade baseada em blocos. Você pode usá-lo bem ao criar wikis de organização, roteiros de desenvolvimento de produtos, páginas de objetivos e resultados principais (OKR), notas de reuniões ou um planejador de férias.
Sendo um editor de conteúdo baseado em blocos, o Notion permite adicionar quase tudo ao seu quadro de gerenciamento de projetos. Por exemplo, você pode adicionar blocos para textos, números, títulos, tabelas, citações, textos explicativos, imagens, etc.
A melhor coisa sobre o Notion é que você pode publicar seu trabalho como um site público para que qualquer pessoa possa acessá-lo com segurança, sem modificar o conteúdo. Então, se você pretende lançar projetos de crowdfunding ou de interesse público, o Notion oferece uma plataforma para criar os painéis do projeto e publicar o projeto como um site.
O Notion é mais adequado para indivíduos e empresas. Você também pode desenvolver visualizações e fluxos de trabalho personalizados no Notion utilizando sua abordagem de desenvolvimento de baixo código. Esse recurso é útil quando você pretende criar uma experiência única para seus clientes ou clientes.
Noção como ferramenta de gerenciamento de projetos (PM)
Notion é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de serviço completo. Você pode obter todos os tipos de recursos para uma ferramenta PM, como Blocks in Notion. Sejam visualizações do projeto, classificação e filtro, dependências do projeto, subgrupos, banco de dados e propriedades do projeto, você tem tudo o que precisa.
Como o Notion é uma ferramenta de produtividade minimalista e de baixo código, pode ser um pouco complicado começar a gerenciar projetos nele logo no primeiro dia. Aí vem o recurso Notion Template em seu socorro. Você encontrará centenas de modelos relevantes gratuitamente em Notion Templates. Ou você pode acessar a Internet e procurar modelos premium e pagos feitos por desenvolvedores especialistas do Notion.
Como funciona a noção?
O Notion funciona como uma mídia flexível de criação de conteúdo que usa um sistema baseado em blocos. Você pode criar painéis de projeto organizando e personalizando esses blocos. Os blocos podem representar vários tipos de informações, como texto, bancos de dados, calendários, visualizações e muito mais.
O Notion se adapta às suas necessidades específicas, como mudar um quadro Kanban de gerenciamento de projetos para um banco de dados ou vice-versa com apenas alguns cliques.
Para necessidades de negócios remotos, oferece espaços de trabalho colaborativos onde você pode convidar membros internos e externos. Pelo contrário, você pode usá-lo apenas como um espaço de trabalho de produtividade pessoal para gerenciar tarefas domésticas, profissionais e hobbies.
Você pode começar a gerenciar projetos adicionando uma página em branco no Notion. Em seguida, você pode preencher outros campos como tabelas, quadros, calendários, galerias e muito mais na tela do editor de blocos. Se você tiver vários projetos ou departamentos em sua empresa, poderá criar Notion Teamspaces individuais e adicionar Notion Pages a esses espaços de trabalho.
Benefícios da noção em PM
O principal benefício do Notion é sua função de desenvolvimento de página de baixo código. Você deve usar esta ferramenta se tiver experiência em gerenciamento de projetos e quiser criar visualizações exclusivas que nenhuma outra empresa usa. Além disso, você tem flexibilidade para transformar uma página do Notion em diferentes formatos, como wikis, bancos de dados, sites, painéis, fluxos de trabalho automatizados e assim por diante.
Conheça abaixo outros benefícios importantes desta ferramenta:
- Avaliação gratuita do projeto sem custo.
- A avaliação gratuita inclui todos os recursos básicos necessários para gerenciar projetos complexos.
- Publique páginas como sites do mundo real sem pagar nenhuma taxa de hospedagem.
- Plataforma de gerenciamento de projetos minimalista e sem distrações.
Limitações da noção como ferramenta de PM
- A noção vem com uma curva de aprendizado acentuada.
- Sua flexibilidade e personalização podem ser opressoras para novos usuários.
- Ele não vem com uma linha do tempo clássica do tipo Gantt.
- Criar um cronograma de projeto no Notion requer experiência e muito esforço manual se você não quiser usar um dos modelos do Notion.
Trello vs Notion: uma comparação de recursos
Esta tabela ajudará você a entender se você precisa do Trello ou do Notion para um próximo projeto:
Recursos comparadosTrelloNotionAutomationCriar automação é fácil com orientação na telaAutomatizar fluxos de trabalho de projeto é uma tarefa desafiadoraModelosUma enorme coleção de modelos de PM relevantes para muitos nichosO Notion oferece principalmente modelos básicos gratuitamente; Você deve comprar modelos PM avançados de desenvolvedores terceirizados do Notion Capacidade de upload de arquivos Ilimitado a partir do plano Gratuito Limite de 5 MB no plano Gratuito e ilimitado para todos os planos pagos Tamanho de upload de arquivos 10 MB/arquivo para o plano Gratuito e 250 MB/arquivo para todos os planos pagos 5 GB por anexo apenas em planos pagosHistórico de páginas e log de atividadesLog ou histórico de espaços de trabalho do projeto estão disponíveis por toda a vidaNotion exclui o histórico após 7 dias para o nível Gratuito, 30 dias para o nível Plus e 90 dias para o nível Business; O histórico de páginas ilimitado está disponível apenas para o plano Enterprise Recurso de página da Web Você não pode publicar quadros do Trello como páginas da web Você pode publicar páginas do Notion como sites Domínios personalizados Você não pode publicar quadros do Trello como páginas da web Você pode comprar domínios notion.site personalizados para sites públicos Gráfico Gantt e cronogramas Você pode crie facilmente gráficos de Gantt ou cronogramas no Trello usando Power-Ups disponíveis gratuitamente Você só pode desenvolver um cronograma personalizado no Notion ou usar qualquer um dos modelos pagos comprados de uma fonte de terceirosAdministrador do espaço de trabalhoDisponível para os planos Premium e EnterpriseDisponível apenas para o plano EnterpriseAcesso à APINão disponívelDisponívelAutomação de banco de dadosNão disponívelDisponívelCriação de orçamentos de projetosNão suportadoSuportadoCriação de contas e faturasNão suportadoSuportadoAcessar ajuda e suporteFácilDesafiador
Casos de uso de gerenciamento de projetos do Trello
O Trello é adequado para projetos como Marketing, Design, Engenharia, Recursos Humanos, Gerenciamento de Produtos, etc. Aqui estão os dois casos de uso onde usei o Trello com sucesso:
#1. Planejamento de calendário de conteúdo
Trello é excelente em gerenciamento de calendário de conteúdo para marketing. Suas equipes de marketing podem criar Trello Boards para fins de planejamento.
Nos Quadros, você pode adicionar listas para organizar as etapas de criação de conteúdo, como idealização, rascunho, edição e publicação. Os cartões podem representar conteúdos individuais (por exemplo, postagens em blogs, atualizações em mídias sociais), com tarefas e prazos para cumprimento dos prazos.
#2. Rastreamento de leads e pipeline de vendas
Rastrear leads e monitorar o pipeline de vendas também é fácil com o Trello. Você deve criar quadros diferentes para projetos de vendas diferentes. Em seguida, crie estas listas para representar um pipeline ou fluxo de trabalho de vendas: geração de leads, qualificação, negociação e negócios fechados. Cartões Trello individuais podem representar leads ou clientes potenciais. Você também pode atribuir cartões a diferentes vendedores.
Caso de uso de noção de gerenciamento de projetos
Você pode usar o Notion para gerenciar projetos de nichos como design, fabricação, engenharia e desenvolvimento de produtos. Aqui está um exemplo onde usei recentemente o Notion:
#1. Roteiro do produto e planejamento de recursos
As equipes de desenvolvimento de produtos e software costumam usar o Notion para estágios básicos e complexos de seus projetos. Você pode configurar um banco de dados para rastrear recursos ou histórias de usuários, incluindo detalhes como prioridade, status, responsáveis e prazos. Em seguida, vincule os componentes do banco de dados aos elementos do projeto, como visualizações de tabela, visualizações de quadro, visualizações de linha do tempo e visualizações de calendário para visualização instantânea.
Além disso, as propriedades, relações e filtros personalizados do Notion permitem categorização e priorização detalhadas dos recursos do produto. Finalmente, você pode integrar documentos, modelos e notas de reuniões com o Notion.
Trello vs Noção: o veredicto
Se você procura apenas gerenciamento de projetos do básico ao avançado, o Trello é a melhor escolha.
Em primeiro lugar, é uma ferramenta de PM simples que qualquer pessoa pode usar. Sendo um novo usuário, você pode usar o gerenciamento de projetos em pequena escala com hobbies pessoais, listas de tarefas, compartilhamento de pequenos anexos de documentos, trabalho colaborativo em pequena escala, etc.
Ao contrário, o Notion requer prática para gerentes de projetos novos e existentes. Você deve compreender o uso de cronogramas de projeto, campos de projeto, tarefas, dependências de tarefas e propriedades de bloco antes de poder gerenciar projetos com êxito no Notion.
Em segundo lugar, o preço do Trello também é mais acessível do que o Notion. Você obtém uma quantidade razoável de recursos para gerenciar projetos comerciais no Trello com uma pequena equipe gratuitamente. Por outro lado, os recursos gratuitos do Notion são bastante limitados e apenas para usuários individuais.
Ao considerar planos pagos, o plano de assinatura Standard do Trello oferece muito mais recursos a um custo acessível do que a mesma assinatura do Notion.
A seguir, alternativas de software Jira para tentar um gerenciamento de projetos perfeito.