Qual é a melhor ferramenta de assinatura eletrônica?

As assinaturas eletrônicas ou eSignature são úteis para conduzir negócios com parceiros, funcionários remotos e clientes internacionais.

Você se lembra da última vez que assinou usando papel e caneta?

Uma assinatura em papel de caneta requer digitalização, impressão, agendamento pessoal, envio por correio, fax e muito mais para o pessoal em questão. Todo o processo pode ser trabalhoso, demorado e tedioso.

É aí que a assinatura eletrônica entra em cena.

Dropbox Sign e DocuSign são duas ótimas ferramentas de assinatura eletrônica que você pode experimentar.

Então, vamos comparar essas duas plataformas de assinatura eletrônica para entender qual é a melhor para suas necessidades.

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica (eSignature) é uma maneira legal e eficiente de obter documentos assinados eletronicamente e rapidamente. É confiável em todo o mundo, pois é seguro. As assinaturas eletrônicas podem substituir as assinaturas manuscritas em diferentes processos.

Em termos simples, uma assinatura eletrônica é uma assinatura em formato eletrônico. Você pode usar computadores ou dispositivos eletrônicos para autenticar o signatário e garantir a segurança do documento.

Podemos dizer que uma indicação eletrônica da intenção de uma pessoa em aceitar os termos do documento ou conjunto de dados e reverter esses dados com uma assinatura eletrônica é conhecida como assinatura eletrônica. Existem três tipos de assinaturas eletrônicas:

• Assinaturas eletrônicas simples
• Assinaturas eletrônicas avançadas
• Assinaturas eletrônicas qualificadas

Pode ser utilizado em diversas situações, como transações, contratos e procedimentos administrativos. As assinaturas eletrônicas são confiáveis, executáveis ​​e legais em todo o mundo. Isso ajudará você a acelerar o processo de assinatura e economizará horas nesse processo.

As assinaturas eletrônicas são a nova maneira de fazer negócios com seus clientes, e é por isso que você deve ter um aplicativo de assinatura eletrônica em que possa confiar.

Com a ferramenta de assinatura eletrônica, você pode obter uma maneira conveniente e rápida de resolver problemas de assinatura. Você pode garantir a segurança de seus clientes e devolver os documentos facilmente sem se deslocar para qualquer lugar.

É uma abordagem ecológica que pode economizar milhões de impressões em papel. Além disso, ajuda a manter seu documento organizado, contabilizado e acessível.

Além disso, o uso de assinaturas eletrônicas pode economizar muito tempo e dinheiro. Ele também simplifica seus fluxos de trabalho de negócios e pode trazer eficiência para a indústria ou departamento.

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas em vários setores, como vendas, RH, serviços financeiros, TI, ciências biológicas, governo e muito mais.

Vamos comparar o Dropbox Sign e o DocuSign, começando pelo Dropbox Sign.

O que é o Dropbox Sign?

O Dropbox Sign (anteriormente conhecido como HelloSign) é um aplicativo de assinatura eletrônica e gerenciamento de transações digitais que inclui rastreamento de assinaturas, histórico de assinaturas, assinatura de documentos, conformidade regulatória e muito mais.

Ele permite solicitar assinaturas eletrônicas e adicionar assinaturas juridicamente vinculativas aos documentos. É de propriedade do Dropbox, que promete permitir que os clientes fechem negócios mais rapidamente, preencham documentos de emergência a tempo e sem erros, integrem novas contratações imediatamente e muito mais.

O Dropbox Sign é uma solução útil para freelancers. Os freelancers podem facilmente enviar documentos para seus clientes e receber documentos como contratos para assinar eletronicamente. A plataforma é robusta, com várias integrações, recursos de marca personalizada e muito mais.

De usuários particulares a grandes empresas podem usar esta plataforma sem problemas. Quer você queira usá-lo em seu celular ou desktop, seu aplicativo é suportado por todos os dispositivos para que você possa usá-lo onde quiser.

Além disso, o Dropbox Sign está disponível em mais de 20 idiomas e pode ser integrado a ferramentas populares como Salesforce, Slack, HubSpot e muito mais. Além disso, simplifica os fluxos de trabalho e facilita a comunicação entre clientes, fornecedores e colegas.

Com o Dropbox Sign, você pode:

• Colete assinaturas eletrônicas com segurança e segurança com criptografia de dados
• Feche negócios rapidamente com processos automatizados para propostas e assinatura de contratos
• Automatize tarefas, fortaleça a conformidade e gerencie riscos em seus recursos de IA
• Encaminhe documentos para seus funcionários designados para gerenciar fluxos de trabalho internos
• Crie e edite seus contratos usando modelos reutilizáveis ​​e personalizáveis
• Vá da papelada agitada para o trabalho sem papel para salvar as árvores

O Dropbox Sign oferece um pacote gratuito que inclui recursos básicos e três solicitações de assinatura todos os meses. Isso o torna uma boa opção para quem tem necessidades de assinatura de baixo volume.

Recursos de sinalização do Dropbox

O Dropbox Sign possui recursos exclusivos, o que o torna uma ótima opção para todos. Geralmente se concentra em simplificar o processo para usuários e organizações. Vamos discutir suas características:

#1. Modelos

Você pode transformar seus documentos usados ​​com frequência em modelos do Dropbox Sign para agilizar cada solicitação de assinatura. Você pode formatar os documentos em alguns minutos para tornar cada envio fácil e rápido.

Tudo o que você precisa é de quatro etapas a seguir durante a formatação dos documentos:

• Carregue seu documento: escolha um documento que você envia repetidamente, como um acordo de não divulgação ou W2.
• Decida quem vai assinar: atribua uma função de signatário, como cliente, proprietário da empresa, funcionário, locatário, etc.
• Colocar campos ou espaço: para cada função, arraste e solte os campos de assinatura onde deseja que o signatário preencha essa parte.
• Salve, envie e reutilize: Depois de criar um modelo, será fácil enviar o documento de forma rápida e contínua, sem repetição.

Com esse recurso, você pode automatizar seu trabalho tedioso, simplificar envios em massa usando recursos de vários assinantes e deixar os documentos prontos para serem assinados imediatamente.

#2. Edição de documentos

Um recurso como um editor de documentos é um recurso muito comum em todos os aplicativos. Usando a ferramenta, você pode adicionar campos em seus documentos para que o signatário possa preencher as informações necessárias. Ele inclui recursos de navegação que são exclusivos do Dropbox Sign.

O Dropbox Sign permite que você adicione uma marca personalizada e personalize o idioma do aplicativo. Isso ajuda sua empresa a elevar sua marca e aprimorar a comunicação com as partes interessadas. Ao adicionar elementos de e-mail, você deve carregar um logotipo da empresa, adicionar um slogan da empresa, editar o nome do remetente e uma assinatura de e-mail.

#3. Envio de documentos

Existem várias maneiras de enviar documentos. O Dropbox Sign pode carregar um arquivo CSV gerando um link de assinatura ou um arquivo CSV para assinaturas em massa e pessoalmente.

Ao enviar documentos por e-mail, você pode personalizar o título do documento, solicitar anexos, personalizar uma mensagem para os signatários e atribuir CCs.

#4. Assinatura e armazenamento de documentos

O Dropbox Sign fornece recursos valiosos, incluindo um botão “Avançar” que orienta os destinatários ao campo em branco para assinar diretamente.

Depois de executar os documentos, eles devem ser acessados ​​de forma fácil e eficiente. O Dropbox Sign é uma plataforma de armazenamento de documentos baseada em nuvem que armazena todos os seus documentos e oferece acesso para uso quando quiser.

#5. Segurança

O software de assinatura eletrônica deve vir com segurança especial e conformidades legais. O Dropbox Sign oferece criptografia SSL, autenticação de dois fatores, conformidade com a lei internacional, conformidade com HIPAA, conformidade com ESIGN e armazenamento seguro de documentos.

A ferramenta fornece relatórios de auditoria para rastrear as alterações e atividades essenciais de cada documento. Eles são anexados aos documentos assinados automaticamente.

#6. Integrações e API

O Dropbox Sign tem muitas integrações e uma API que ajuda a simplificar os fluxos de trabalho de documentos. Você pode integrar suas ferramentas favoritas com o Dropbox Sign e criar aplicativos personalizados por meio das funcionalidades do Dropbox Sign.

#7. Suporte ao cliente

O Dropbox Sign tem melhor suporte ao cliente. Ele usa chat ao vivo e canais de e-mail para se comunicar com seus clientes. O suporte está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e você receberá uma página de status do aplicativo, recursos suportados e notificações de atualização da plataforma.

O que é DocuSign?

A DocuSign, fundada em 2003, é um dos primeiros aplicativos de assinatura eletrônica, com mais de 1 milhão de clientes, 44 idiomas e 400 integrações.

A ferramenta de assinatura eletrônica coleta e gerencia documentos do local ou dispositivo com eficiência, fornece trilhas de auditoria e simplifica seus fluxos de trabalho. Com o DocuSign, você pode enviar, autenticar e assinar documentos digitais facilmente.

Além disso, você pode facilmente encaminhar documentos para os funcionários designados para organizar os fluxos de trabalho internos. Ele ajuda a automatizar tarefas, fortalecer a conformidade e gerenciar riscos usando o gerenciamento do ciclo de vida do contrato e os recursos dinâmicos de inteligência artificial.

Crie uma ampla gama de contratos e edite-os de acordo com seu uso com a ajuda de modelos personalizáveis ​​e reutilizáveis.

A DocuSign é adaptada para vários setores, setores de negócios e muito mais. Se você precisa de documentos que devem ser assinados regularmente e não se importa em pagar por eles, DocuSign é sua opção.

Com integrações opcionais robustas, você pode integrar o DocuSign com suas ferramentas de negócios para simplificar os processos de negócios. Além disso, recursos ilimitados de modelo serão de grande utilidade, pois salva vários documentos para assinar e permite variações ilimitadas em um modelo semelhante sem alterar nada.

A DocuSign oferece 99,99% de tempo de atividade e mais de 180 países a estão usando para assinar contratos. Se você quiser visualizar o contrato e assiná-lo, a DocuSign preparará tudo com seu aplicativo móvel superior e suporte no navegador.

Chegou a hora de você se tornar o herói da sua empresa, reduzindo as tarefas manuais e agilizando os processos de envio, assinatura e gerenciamento de documentos com o DocuSign.

Recursos do DocuSign

A DocuSign oferece recursos flexíveis que ajudam empresas de médio e grande porte a armazenar e editar seus documentos rapidamente. Recursos como modelos, relatórios de auditoria, assinatura pessoal, assinatura de várias partes, assinaturas juridicamente vinculativas e muito mais permitem que você se liberte de seu trabalho manual regular.

Vamos discutir algumas de suas características em detalhes:

#1. Criação de documento

Com milhões de usuários em todo o mundo, a DocuSign processa mais de um milhão de documentos diariamente. Isso torna o documento amplamente acessível e compatível. Oferece:

• Amplo suporte a tipos de arquivo: o DocuSign oferece suporte a qualquer tipo de arquivo de documento, como Microsoft Excel, Word e PowerPoint, para que você possa enviar documentos para assinatura. Ele também suporta .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx e muito mais.
• Conversão de formulário PDF: prepare documentos rapidamente com a conversão de formulário PDF. Ao carregar um arquivo PDF, o DocuSign reconhece e converte o arquivo automaticamente nos campos do signatário.
• Mais de 20 tags e campos padrão e personalizados: com esse recurso, você pode orientar seus clientes ou profissionais a fazer login nos lugares certos sem complicações. Além disso, você pode enviar tags padrão para obter assinaturas, títulos, iniciais, nomes de empresas, textos, números, nomes e muito mais.
• Desenho: Este campo permite que signatários e remetentes carreguem signatários e imagens diretamente no documento.

A DocuSign também oferece integrações de armazenamento em nuvem, colocação automática de tags, PowerForms e documentos suplementares nesta seção.

#2. Campos de dados

Os recursos avançados de validação de campo da DocuSign automatizam a lógica de negócios e agilizam o processo para signatários. Você pode integrar o DocuSign perfeitamente com outros aplicativos para pré-preencher formulários.

• Funcionalidade completa de formulários: crie formulários da maneira que desejar com uma poderosa funcionalidade de formulário que inclui caixas de seleção, tags suspensas, texto, campos de moeda, campos numéricos, botões de opção, etc.
• Campos de dados de terceiros: você pode vincular seus campos a dados de serviços de terceiros. Os dados são atualizados automaticamente do sistema de terceiros para o documento e vice-versa, eliminando o trabalho árduo.
• Validação de dados: Restrinja o tipo de dados inseridos no campo escolhido para minimizar as transações que não estão em ordem. Isso eliminará o reenvio de documentos e erros de entrada de dados. Inclui e-mail, número de telefone, código postal de 9 dígitos, texto, data, código postal de 5 dígitos, máscara de expressão regular e número de segurança social.
• Formatação e lógica de campo: você pode usar campos condicionais para ocultar dados e revelá-los quando necessário. Os valores são calculados dinamicamente com os campos calculados com base nas entradas para os outros campos. Além disso, os campos bloqueados protegem os dados e os campos vinculados garantem que todas as alterações sejam refletidas em campos semelhantes.
• Marcação de campo e documento: DocuSign permite que certos campos sejam editáveis. Ele pode gerenciar os pedidos e alterar as iniciais feitas. Com o histórico de transações, você pode acompanhar todas as alterações.

#3. Fluxo de trabalho de assinatura

DocuSign permite que você especifique e ordene o número de signatários. Você pode atribuir várias funções e acesso aos destinatários e terá o controle de cada etapa.

Inclui roteamento serial, paralelo, misto, envio em massa, permissões de destinatário, documentos corretos, lembretes e notificações, visibilidade de documentos e modelos.

#4. Autenticação do Signatário

Com vários níveis de autenticação, você pode garantir que os signatários sejam reais. Ele aumenta os limites necessários para que os signatários confirmem sua identidade antes de receber qualquer acesso aos arquivos.

Inclui autenticação baseada em e-mail, código de acesso, SMS, telefone, autenticação baseada em conhecimento, verificação de ID, autenticação de terceiros e muito mais.

#5. Experiência de envio e assinatura

Envie documentos facilmente com o DocuSign e deixe seu cliente assinar e enviar de volta o documento em alguns minutos. A DocuSign torna o envio e a assinatura de maneira rápida e fácil.

Inclui assinatura responsiva, notificações por SMS, assinatura e envio off-line, aplicativos móveis, acesso compartilhado, assinatura elástica, branding e muito mais.

#6. Comunicando

Relatórios de produtos poderosos tornam seu trabalho super fácil. Ele permite que administradores de contas e usuários do DocuSign tenham visibilidade clara da conta.

As estatísticas de negócios estão sempre acessíveis e disponíveis com acesso em tempo real e relatórios programados extensíveis. Inclui status em tempo real, insights de assinatura, exportação de dados, documentos, relatórios de contas e muito mais.

Além disso, a DocuSign oferece uma ampla variedade de recursos, como conformidade, serviços complementares, arquivamento e retenção de documentos, disponibilidade, segurança, administração internacional, políticas de senha e muito mais.

Dropbox Sign x DocuSign

Ambas as ferramentas de assinatura eletrônica oferecem resultados semelhantes. Por fim, você envia o documento para ser assinado pelo seu cliente por meio da ferramenta. As principais diferenças que podemos visualizar entre o DocuSign e o Dropbox Sign são seus recursos, preços e suporte. Vamos ver como ambos diferem um do outro em alguns pontos.

Dropbox SignDocuSignPermite integrações em seus planos superioresPermite integrações em todos os planosTem recursos padrãoTem recursos avançadosMais adequado para pequenas empresasMais adequado para médias e grandes empresasDropbox Sign é mais baratoDocuSign é mais caroNúmero limitado de modelosModelos reutilizáveis ​​nos planos selecionadosNão tem uma opção de gerenciamento de contatosVocê pode gerenciar contatosSem opção para comparação de documentosVocê pode comparar documentosVocê não pode agendar seu horário de compartilhamento de arquivosVocê pode agendar seu horário de envio de arquivosUsuários e remetentes podem enviar e assinar documentos em 22 idiomas diferentesVocê pode enviar documentos em 14 idiomas diferentes , e seus destinatários podem assinar em 44 idiomas diferentes Com um único clique, você pode enviar documentos para uma grande lista de destinatários em planos superiores Envia automaticamente e-mails e documentos exclusivos após importar uma lista de destinatários Oferece suporte por e-mail e web Oferece e-mail, telefone e suporte web

Palavras Finais

Ambas as ferramentas de assinatura eletrônica, Dropbox Sign e DocuSign, possuem excelentes funcionalidades que podem beneficiar diferentes tipos de negócios. O Dropbox Sign é uma ótima opção para pequenas empresas, pois é mais acessível e possui recursos padrão que você pode precisar. Mas se você precisar de mais recursos e tiver um negócio maior, experimente o DocuSign.

Portanto, se você deseja saber como essas ferramentas podem beneficiar o seu negócio, experimente-as você mesmo. Testar as ferramentas ajudará você a determinar qual é a melhor para o seu caso de uso.

O melhor é que ambas as ferramentas têm opções de avaliação gratuita para ajudá-lo a começar rapidamente e decidir qual delas funciona melhor para você.

Em seguida, você pode verificar como adicionar uma assinatura a um documento do Word.