As assinaturas digitais, também conhecidas como eSignatures, são ferramentas valiosas para a condução de negócios com parceiros, colaboradores remotos e clientes no mundo todo.
Consegue lembrar da última vez em que utilizou papel e caneta para assinar um documento?
Uma assinatura manuscrita em papel exige digitalização, impressão, encontros presenciais, envio via correio ou fax, entre outros procedimentos. Esse processo pode ser complexo, demorado e entediante.
É nesse cenário que a assinatura eletrônica se destaca como solução.
Dropbox Sign e DocuSign são duas excelentes plataformas de assinatura eletrônica que você pode considerar experimentar.
Vamos então analisar estas duas plataformas para identificar qual delas se adapta melhor às suas necessidades.
O que é uma Assinatura Eletrónica?
Uma assinatura eletrônica (eSignature) é um método legal e eficiente para assinar documentos de forma digital e rápida. Sua validade é reconhecida globalmente, pois oferece segurança. As assinaturas eletrónicas podem substituir as assinaturas manuscritas em diversos processos.
De forma simples, uma assinatura eletrônica é uma assinatura em formato digital. Você pode utilizar computadores ou dispositivos eletrônicos para autenticar o signatário e garantir a integridade do documento.
Podemos afirmar que uma manifestação eletrônica da intenção de uma pessoa em concordar com os termos de um documento ou conjunto de dados, registrada por meio de uma assinatura eletrônica, é conhecida como assinatura eletrônica. Existem três categorias de assinaturas eletrônicas:
- Assinaturas eletrônicas simples
- Assinaturas eletrônicas avançadas
- Assinaturas eletrônicas qualificadas
Elas podem ser utilizadas em várias situações, como transações, contratos e processos administrativos. As assinaturas eletrônicas são confiáveis, válidas e aceitas legalmente em todo o mundo. Elas ajudam a agilizar o processo de assinatura e economizar tempo.
As assinaturas eletrônicas representam a nova forma de realizar negócios com seus clientes, sendo essencial possuir um aplicativo de assinatura eletrónica confiável.
Com uma ferramenta de assinatura eletrónica, você terá uma maneira ágil e conveniente de resolver as questões de assinatura. É possível garantir a segurança dos seus clientes e obter documentos assinados de forma simples, sem necessidade de deslocamento.
É uma abordagem ecologicamente correta que pode evitar a impressão de milhões de folhas de papel. Além disso, ajuda a manter seus documentos organizados, registrados e acessíveis.
Adicionalmente, o uso de assinaturas eletrónicas pode gerar economia de tempo e recursos financeiros. Também otimiza os fluxos de trabalho da sua empresa, proporcionando maior eficiência em diferentes setores ou departamentos.
As assinaturas eletrônicas são aplicáveis em diversos setores, como vendas, recursos humanos, serviços financeiros, tecnologia da informação, ciências biológicas, governo, entre outros.
Vamos comparar o Dropbox Sign e o DocuSign, começando pelo Dropbox Sign.
O que é o Dropbox Sign?
O Dropbox Sign (anteriormente conhecido como HelloSign) é um aplicativo de assinatura eletrónica e gestão de transações digitais que inclui rastreamento de assinaturas, histórico de assinaturas, assinatura de documentos, conformidade regulamentar e outras funcionalidades.
Ele permite solicitar assinaturas eletrónicas e adicionar assinaturas com validade jurídica aos documentos. Pertencente à Dropbox, essa plataforma promete auxiliar os clientes a fechar negócios mais rapidamente, preencher documentos urgentes sem erros, integrar novas contratações de forma imediata, entre outras vantagens.
O Dropbox Sign é uma solução útil para profissionais freelancers. Eles podem enviar documentos aos seus clientes e receber documentos como contratos para assinatura eletrónica de forma simplificada. A plataforma é robusta e oferece diversas integrações, funcionalidades de personalização de marca e muito mais.
Tanto utilizadores individuais como grandes empresas podem utilizar a plataforma sem dificuldades. O aplicativo é compatível com todos os dispositivos, seja no celular ou computador, permitindo utilizá-lo onde precisar.
O Dropbox Sign está disponível em mais de 20 idiomas e pode ser integrado a ferramentas populares como Salesforce, Slack e HubSpot. Além disso, simplifica os fluxos de trabalho e melhora a comunicação entre clientes, fornecedores e colegas.
Com o Dropbox Sign, você pode:
- Coletar assinaturas eletrônicas de forma segura com criptografia de dados
- Fechar negócios rapidamente com processos automatizados para propostas e contratos
- Automatizar tarefas, fortalecer a conformidade e gerenciar riscos com recursos de IA
- Encaminhar documentos para os seus funcionários designados para gerenciar os fluxos de trabalho internos
- Criar e editar contratos utilizando modelos reutilizáveis e personalizáveis
- Migrar do papel para o trabalho digital e colaborar para a preservação do meio ambiente
O Dropbox Sign oferece um plano gratuito com recursos básicos e três solicitações de assinatura por mês. É uma boa opção para quem tem necessidades de assinatura de baixo volume.
Funcionalidades do Dropbox Sign
O Dropbox Sign possui recursos exclusivos que o tornam uma ótima opção para todos. O foco principal é simplificar o processo para utilizadores e organizações. Vamos analisar as suas funcionalidades:
#1. Modelos
Você pode converter os documentos que utiliza com frequência em modelos do Dropbox Sign para agilizar cada solicitação de assinatura. É possível formatar os documentos rapidamente e tornar cada envio simples e ágil.
O processo de formatação dos documentos consiste em quatro etapas:
- Carregar o documento: escolha um documento que você envia regularmente, como um acordo de confidencialidade.
- Definir quem vai assinar: atribua uma função ao signatário, como cliente, proprietário da empresa, colaborador, locatário, etc.
- Posicionar os campos: para cada função, arraste e solte os campos de assinatura onde o signatário deverá inserir as informações.
- Salvar, enviar e reutilizar: após criar um modelo, será fácil enviar o documento de forma rápida e consistente, sem repetição.
Com este recurso, você pode automatizar o trabalho repetitivo, simplificar envios em massa com recursos de múltiplos signatários e preparar os documentos para assinatura imediata.
#2. Edição de Documentos
Um editor de documentos é uma funcionalidade comum em aplicativos de assinatura. Com ele, você pode adicionar campos nos documentos para que o signatário preencha as informações necessárias. O Dropbox Sign oferece recursos de navegação exclusivos.
O Dropbox Sign permite adicionar uma marca personalizada e customizar o idioma do aplicativo, fortalecendo a sua marca e aprimorando a comunicação com os envolvidos. Ao adicionar elementos de e-mail, você pode incluir um logotipo da empresa, um slogan, editar o nome do remetente e adicionar uma assinatura de e-mail.
#3. Envio de Documentos
Existem diversas formas de enviar documentos. O Dropbox Sign pode carregar um arquivo CSV para gerar um link de assinatura ou para assinaturas em massa, e também oferece a opção de assinatura presencial.
Ao enviar documentos por e-mail, você pode personalizar o título, solicitar anexos, customizar a mensagem para os signatários e adicionar destinatários em cópia (CC).
#4. Assinatura e Armazenamento de Documentos
O Dropbox Sign oferece recursos úteis, como um botão “Avançar” que direciona os destinatários diretamente para o campo em branco onde a assinatura deve ser feita.
Após a assinatura, é importante que os documentos sejam acessados de forma fácil e eficiente. O Dropbox Sign é uma plataforma de armazenamento de documentos em nuvem que armazena todos os seus documentos e oferece acesso quando necessário.
#5. Segurança
Um software de assinatura eletrónica deve oferecer segurança e conformidade com as leis. O Dropbox Sign oferece criptografia SSL, autenticação de dois fatores, conformidade com as leis internacionais, conformidade com a HIPAA, conformidade com a ESIGN e armazenamento seguro de documentos.
A ferramenta fornece relatórios de auditoria para rastrear alterações e atividades importantes em cada documento. Eles são anexados aos documentos assinados automaticamente.
#6. Integrações e API
O Dropbox Sign possui muitas integrações e uma API que ajuda a simplificar os fluxos de trabalho de documentos. É possível integrar as suas ferramentas preferidas com o Dropbox Sign e criar aplicativos personalizados com as suas funcionalidades.
#7. Suporte ao Cliente
O Dropbox Sign oferece um suporte ao cliente de qualidade, utilizando chat ao vivo e e-mail. O suporte está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e inclui uma página de status do aplicativo, recursos suportados e notificações de atualização da plataforma.
O que é DocuSign?
O DocuSign, fundado em 2003, é um dos primeiros aplicativos de assinatura eletrônica, com mais de um milhão de clientes, suporte em 44 idiomas e mais de 400 integrações.
A ferramenta de assinatura eletrónica coleta e gerencia documentos de forma eficiente, de qualquer local ou dispositivo, fornece trilhas de auditoria e simplifica os seus fluxos de trabalho. Com o DocuSign, você pode enviar, autenticar e assinar documentos digitais de forma simples.
Você também pode encaminhar documentos aos funcionários designados para organizar os fluxos de trabalho internos. O DocuSign ajuda a automatizar tarefas, fortalecer a conformidade e gerenciar riscos, utilizando o gerenciamento do ciclo de vida do contrato e recursos de inteligência artificial.
Crie uma ampla gama de contratos e edite-os de acordo com as suas necessidades, com a ajuda de modelos personalizáveis e reutilizáveis.
O DocuSign é adaptado para diversos setores e tipos de negócio. Se você precisa de documentos que devem ser assinados regularmente e não se importa em pagar por isso, o DocuSign é uma boa opção.
Com integrações robustas, você pode integrar o DocuSign às suas ferramentas de negócio para simplificar os processos. Recursos ilimitados de modelos são vantajosos, pois salvam vários documentos para assinatura e permitem variações ilimitadas num mesmo modelo, sem necessidade de alterações.
O DocuSign oferece 99,99% de tempo de atividade e é utilizado em mais de 180 países para assinatura de contratos. Se você deseja visualizar e assinar um contrato, o DocuSign oferece um aplicativo móvel de qualidade e suporte no navegador.
Chegou a hora de simplificar o trabalho da sua empresa, reduzindo tarefas manuais e agilizando os processos de envio, assinatura e gerenciamento de documentos com o DocuSign.
Funcionalidades do DocuSign
O DocuSign oferece recursos flexíveis que ajudam empresas de médio e grande porte a armazenar e editar seus documentos rapidamente. Funcionalidades como modelos, relatórios de auditoria, assinatura pessoal, assinatura por várias partes, assinaturas juridicamente vinculativas e outras, libertam você do trabalho manual regular.
Vamos analisar algumas das suas funcionalidades em detalhe:
#1. Criação de Documentos
Com milhões de utilizadores em todo o mundo, o DocuSign processa mais de um milhão de documentos diariamente. Isso torna a ferramenta amplamente acessível e compatível. O DocuSign oferece:
- Amplo suporte a tipos de arquivo: o DocuSign suporta diversos formatos de arquivo, como Microsoft Excel, Word e PowerPoint, permitindo enviar documentos para assinatura. Também suporta .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx e outros formatos.
- Conversão de formulário PDF: prepare documentos rapidamente com a conversão de formulário PDF. Ao carregar um arquivo PDF, o DocuSign reconhece e converte o arquivo automaticamente nos campos do signatário.
- Mais de 20 tags e campos padrão e personalizados: com esse recurso, é possível orientar clientes e profissionais sobre onde devem assinar sem dificuldades. Além disso, é possível enviar tags padrão para obter assinaturas, títulos, iniciais, nomes de empresas, textos, números, nomes e outras informações.
- Desenho: Este campo permite que signatários e remetentes carreguem assinaturas e imagens diretamente no documento.
O DocuSign também oferece integrações com armazenamento em nuvem, colocação automática de tags, PowerForms e documentos suplementares nesta seção.
#2. Campos de Dados
Os recursos avançados de validação de campo do DocuSign automatizam a lógica de negócios e agilizam o processo para os signatários. Você pode integrar o DocuSign com outros aplicativos para preencher formulários automaticamente.
- Funcionalidade completa de formulários: crie formulários personalizados com funcionalidades que incluem caixas de seleção, listas suspensas, campos de texto, campos de moeda, campos numéricos, botões de opção, etc.
- Campos de dados de terceiros: você pode vincular os campos a dados de serviços de terceiros. Os dados são atualizados automaticamente do sistema de terceiros para o documento e vice-versa, eliminando o trabalho manual.
- Validação de dados: restrinja o tipo de dados inseridos no campo, minimizando transações incorretas. Isso evita o reenvio de documentos e erros de entrada de dados. Inclui e-mail, número de telefone, código postal de 9 dígitos, texto, data, código postal de 5 dígitos, máscara de expressão regular e número de segurança social.
- Formatação e lógica de campo: você pode usar campos condicionais para ocultar e revelar dados quando necessário. Os valores são calculados dinamicamente com os campos calculados com base nas informações de outros campos. Além disso, campos bloqueados protegem os dados e campos vinculados garantem que as alterações sejam refletidas em campos semelhantes.
- Marcação de campo e documento: DocuSign permite que certos campos sejam editáveis. Ele pode gerenciar os pedidos e alterar as iniciais. Com o histórico de transações, você pode rastrear todas as alterações.
#3. Fluxo de Trabalho de Assinatura
O DocuSign permite especificar e ordenar o número de signatários. Você pode atribuir diversas funções e acesso aos destinatários e controlar cada etapa do processo.
Inclui roteamento em série, paralelo, misto, envio em massa, permissões de destinatário, correção de documentos, lembretes e notificações, visibilidade de documentos e modelos.
#4. Autenticação do Signatário
Com diversos níveis de autenticação, é possível garantir que os signatários são reais. Ele aumenta as camadas de segurança necessárias para que os signatários confirmem sua identidade antes de ter acesso aos arquivos.
Inclui autenticação baseada em e-mail, código de acesso, SMS, telefone, autenticação baseada em conhecimento, verificação de identidade, autenticação de terceiros e muito mais.
#5. Experiência de Envio e Assinatura
Envie documentos de forma simples com o DocuSign e permita que seus clientes assinem e reenviem o documento em poucos minutos. O DocuSign torna o envio e a assinatura rápidos e descomplicados.
Inclui assinatura responsiva, notificações por SMS, assinatura e envio offline, aplicativos móveis, acesso compartilhado, assinatura elástica, personalização de marca e mais.
#6. Relatórios
Relatórios de produto eficientes simplificam o seu trabalho. Ele permite que administradores de contas e usuários do DocuSign tenham uma visibilidade clara da conta.
As estatísticas de negócios estão sempre acessíveis, com acesso em tempo real e relatórios agendados. Inclui status em tempo real, insights de assinatura, exportação de dados, documentos, relatórios de contas e mais.
Além disso, o DocuSign oferece recursos adicionais como conformidade, serviços complementares, arquivamento e retenção de documentos, disponibilidade, segurança, administração internacional, políticas de senha e muito mais.
Dropbox Sign x DocuSign
Ambas as ferramentas de assinatura eletrónica oferecem resultados semelhantes. O objetivo final é enviar o documento para que o seu cliente o assine através da ferramenta. As principais diferenças entre o DocuSign e o Dropbox Sign são as funcionalidades, os preços e o suporte. Vamos ver como eles se diferenciam em alguns pontos.
| Dropbox Sign | DocuSign |
| Permite integrações nos planos superiores | Permite integrações em todos os planos |
| Tem recursos padrão | Tem recursos avançados |
| Mais adequado para pequenas empresas | Mais adequado para médias e grandes empresas |
| Dropbox Sign é mais acessível | DocuSign é mais caro |
| Número limitado de modelos | Modelos reutilizáveis nos planos selecionados |
| Não tem opção de gestão de contatos | Pode gerenciar contatos |
| Sem opção de comparação de documentos | Pode comparar documentos |
| Não pode agendar o envio de arquivos | Pode agendar o envio de arquivos |
| Usuários e remetentes podem enviar e assinar documentos em 22 idiomas diferentes | Pode enviar documentos em 14 idiomas diferentes, e seus destinatários podem assinar em 44 idiomas diferentes |
| Com um único clique, pode enviar documentos para uma grande lista de destinatários em planos superiores | Envia automaticamente e-mails e documentos únicos após importar uma lista de destinatários |
| Oferece suporte por e-mail e web | Oferece suporte por e-mail, telefone e web |
Considerações Finais
Ambas as ferramentas de assinatura eletrônica, Dropbox Sign e DocuSign, possuem excelentes funcionalidades que podem ser vantajosas para diferentes tipos de negócio. O Dropbox Sign é uma ótima opção para pequenas empresas, pois é mais acessível e oferece os recursos padrão que podem ser necessários. No entanto, se você precisar de mais recursos e tiver uma empresa maior, experimente o DocuSign.
Portanto, para determinar como essas ferramentas podem beneficiar o seu negócio, experimente-as pessoalmente. Testar as ferramentas ajudará a decidir qual é a mais adequada ao seu caso.
O melhor é que ambas as ferramentas oferecem opções de avaliação gratuita para ajudar você a começar e a decidir qual delas funciona melhor para você.
A seguir, você pode conferir como adicionar uma assinatura a um documento do Word.