A mineração de processos examina seus processos de negócios como uma ressonância magnética para ajudá-lo a descobrir oportunidades e obter visibilidade das principais operações de seus negócios.
Como os negócios envolvem muitos processos, encontrar oportunidades de otimização exige que você decomponha cada etapa de cada processo e analise-o minuciosamente.
No entanto, fazê-lo manualmente é como ferver a água de um oceano. Você precisa de um sistema para acelerar esse processo para que possa obter insights valiosos mais rapidamente.
É aqui que os métodos de mineração de processos entram em cena.
A mineração de processos permite identificar gargalos e obter inteligência de processo para melhorar seus processos de negócios.
Portanto, empresários e analistas devem conhecer a mineração de processos e suas técnicas.
Neste artigo, discutirei o que é a mineração de processos, juntamente com sua importância, princípio de funcionamento, casos de uso e muito mais.
Vamos começar!
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O que é mineração de processos?
A mineração de processos é uma técnica utilizada para analisar processos operacionais baseados em diversos logs de eventos, que podem ser extraídos de bancos de dados, softwares de gestão e sistemas de informação de uma organização.
A mineração de processos trata de descobrir como seus processos de negócios estão realmente funcionando para detectar problemas e descobrir áreas para aprimorar seus negócios. É benéfico para todos os negócios e pode ser aplicado a vários fluxos de trabalho.
O principal objetivo da mineração de processos é analisar e otimizar os processos de negócios. Além disso, existem outras razões para aplicar a mineração de processos em seu negócio, como:
- Validação de conformidade
- Suporte para automação de processos
- Harmonização de processos
Mas o que exatamente são processos de negócios?
Processos são estruturas complexas devido a desvios, múltiplas interações e iterações entre unidades de processo. Com a ajuda da técnica de mineração de processos, você pode descobrir e monitorar facilmente a condição dos processos reais, em vez de lidar com os ideais. Você pode fazer isso por:
- Aproveitando registros de incidentes e dados em tempo real para identificar gargalos
- Eliminando etapas extras em seus fluxos de trabalho
- Apresentando insights em tempo real
Como resultado, as empresas agora podem se concentrar em seus esforços para melhorar seus processos de negócios. Por isso, também é conhecido como mineração de processos de negócios, que ajuda a desenvolver uma melhor compreensão dos dados em tempo real dos processos tradicionais de uma empresa.
A mineração de processos é derivada do campo de mineração de dados, recentemente denominado ciência de dados. Isso ocorre porque a técnica por trás da mineração de processos funciona exatamente como a mineração de dados. No entanto, ambos são diferentes em termos de seus usos.
A mineração de dados utiliza inúmeras metodologias e algoritmos para explorar os dados. Considerando que a mineração de processos analisa vários logs de eventos e processos com base em dados em tempo real para “minerar” processos.
A mineração de processos se concentra em várias perspectivas:
- Fluxo de controle: Essa perspectiva é sobre a ordem das atividades. O objetivo da mineração de processos aqui é obter o caminho ideal onde ele pode executar a atividade.
- Organizacional: Essa perspectiva visa os recursos, como departamentos, funções, etc. O objetivo principal aqui é criar uma estrutura melhor para suas unidades organizacionais.
- Tempo: Essa perspectiva é sobre a frequência e o tempo dos eventos.
- Caso: Essa perspectiva considera diferentes propriedades envolvidas em diferentes processos ou casos.
Como funciona a mineração de processos?
A mineração de processos primeiro descobre processos reais fora dos logs de eventos. Ao extrair cada log de eventos e combiná-los, uma técnica de mineração de processos mostra como os processos funcionam para um negócio na realidade.
Vamos nos aprofundar para entender o procedimento de trabalho da mineração de processos através destas etapas:
Análise e manipulação de dados
Principalmente, empresas de todos os tamanhos rastreiam e armazenam dados complexos e grandes em uma área segura, como um banco de dados na nuvem. Existem algumas ferramentas de mineração de processos que podem ajudar sua organização a pegar esses dados e convertê-los em logs de eventos.
Isso permite que sua organização analise todos os processos operacionais. As ferramentas atribuem ID de caso, atividade e registro de data e hora a cada parte dos dados. A mineração de processos utiliza esses elementos e analisa diferentes aspectos do fluxo de trabalho para determinar qual tarefa requer melhoria, qual é eficiente e quais tarefas priorizar.
Avaliando cada processo
Usando logs de eventos, as ferramentas de mineração de processos analisam e criam gráficos de cada etapa extraída do fluxo de trabalho. No próximo processo, as ferramentas de mineração de processos comparam gráficos ideais com esses gráficos. Isso garante que você entenda como o sistema precisa operar.
Ao comparar os dois gráficos, você pode ver claramente as ineficiências e eficiências nos processos operacionais.
Por exemplo, o fluxo de trabalho atual para rastrear o estoque envolve muitas etapas que ajudam a garantir que os produtos sejam enviados, transportados e entregues aos clientes. Com gráficos descrevendo cada etapa, você pode detectar as pequenas ineficiências e aprimorá-las.
Priorizando as correções
Depois de terminar o gráfico, analise o processo dentro do fluxo de trabalho atual e determine como isso difere do gráfico ideal. Em seguida, é hora de identificar as etapas de melhoria. Com base na urgência e gravidade das alterações, é vital priorizar as correções que você precisa fazer.
As ferramentas de mineração de processos permitem que você verifique o tempo exato necessário para concluir cada etapa. Isso o ajudará a determinar rapidamente quais problemas precisam de ação ou correção imediata.
Por exemplo, priorize a correção das ineficiências no fluxo de trabalho ou considere a correção dos gargalos para reduzir o tempo e o uso de recursos em seus negócios.
Acompanhamento de fluxos de trabalho
Na etapa final, a técnica de mineração de processos monitora os sistemas operacionais continuamente e cria logs de eventos para coletar dados sobre as métricas e dados envolvidos.
Isso fornece uma imagem clara dos dados contínuos em tempo real que informam se o fluxo de trabalho está estruturado e pode fornecer resultados eficientes. Com esta técnica, você pode ver a melhoria que fez, reduzindo desperdícios e ineficiências anteriores.
Capacidades de Mineração de Processos
Os recursos da mineração de processos envolvem:
#1. Descoberta de processo
Identificação de processos: os usuários geralmente não têm uma visão completa de como os processos de negócios estão funcionando e progredindo. A mineração de processos ajuda a visualizar os processos como estão e permite que os usuários entendam a situação utilizando dados em tempo real e logs de eventos.
Por exemplo, os departamentos de RH podem descobrir a complexidade do processo de recrutamento para entender o ritmo do processo de contratação e reduzir a possibilidade de desistência dos candidatos.
Identificando desvios de processo: as empresas que trabalham em diferentes fluxos de trabalho precisam entender seus desvios de processo. A descoberta de processos ajuda as empresas a descobrir os desvios entre os processos reais e os processos ideais. Com a ajuda de ferramentas de mineração de processos, os usuários podem identificar desvios invisíveis do processo junto com a frequência.
Por exemplo, uma compreensão adequada dos processos ajuda uma empresa a simplificar seus projetos de automação. A maioria dos executivos acredita que a confusão no projeto inicial de RPA pode levar ao fracasso.
#2. Análise de Conformidade
- Analisando casos de não conformidade: As empresas sempre preferem processos padronizados. No entanto, é um desafio atingir um alto nível de conformidade. A mineração de processos ajuda a descobrir várias variações de processos e os níveis de desvios.
- Identificando as causas principais: a mineração de processos detecta processos que diferem dos necessários. Por exemplo, as empresas identificam erros gerais detectando as causas raiz. Eles podem classificar esses erros, investigar o motivo e resolvê-los com eficácia.
#3. Processo de validação
A mineração de processos utiliza dados em tempo real para fornecer informações sobre seus usuários finais. Ele permite que as empresas validem as descobertas do processo para confirmar seu fluxo atual. Além disso, é usado para processos de conformidade e auditoria.
Por exemplo, uma empresa de consultoria tributária pode cobrir suas transações e processos para auditoria, o que ajuda a reduzir o tempo de processamento em 50%.
#4. Melhoria de processos
- Monitoramento de desempenho: as ferramentas de mineração de processos oferecem uma interface amigável que pode rastrear medidas de KPI e ajudar a identificar os processos de melhor ou pior desempenho.
- Identificação de gargalos de processo: alguns processos são otimizados em termos de desempenho, onde as empresas podem facilmente identificar gargalos usando a mineração de processos. A eliminação desses gargalos irá melhorar o desempenho do seu negócio.
- Sugerir melhoria: A mineração de processos oferece recomendações específicas para seus negócios, a fim de aumentar o desempenho. Algumas das sugestões podem ser:
Importância da Mineração de Processos
Os processos de negócios são complexos e têm muitas exceções. Se você visualizar o processo real com o ideal que a mineração de processos descobre, descobrirá que é complicado e interligado.
Assim, os empresários precisam entender seus processos, visando identificar e prevenir gargalos. A mineração de processos oferece vários benefícios, como:
Custos reduzidos
A mineração de processos permite que os usuários detectem áreas que requerem alterações, como automação. Em outras palavras, uma técnica de mineração de processos pode fornecer uma imagem clara de qual processo precisa de automação e por quê. Automatizar processos ajuda a aumentar a eficiência, o que resulta em redução de custos e economia de tempo.
Decisões baseadas em dados
Para tomar as decisões corretas, você precisará de dados de alta qualidade que sejam relevantes, precisos, completos, disponíveis e acessíveis. Além disso, você precisa de recursos de análise e visualização de dados abrangente.
Infelizmente, a maioria das organizações não possui os dados adequados necessários para tomar decisões. Aqui, a mineração de processos ajuda a fornecer logs de eventos ou dados brutos para extrair a sequência do processo e eliminar lacunas de dados. Assim, você pode obter insights precisos e imparciais sobre processos de ponta a ponta para tomar decisões informadas.
Ganhe Transparência
Como proprietário de uma empresa, você pode entender a urgência e o valor da transformação digital. Mas todos os seus tomadores de decisão estão na mesma página que você?
A mineração de processos é um método poderoso que ajuda a manter a transparência entre todos na equipe. Essa técnica usa dados e ajuda os executivos a visualizar os processos e sistemas atuais com base em tempo, dinheiro, reputação e qualidade de vida profissional. Além disso, mostra o valor que a transformação digital pode trazer.
Entendimento Abrangente
Para fazer um investimento inteligente em tecnologia, você precisa se concentrar em entender sua necessidade, bem como a situação atual do mercado. A mineração de processos ajuda você a fazer isso. Você terá uma ideia abrangente sobre muitas coisas. Inclui:
- Saber se o seu investimento vale a pena trazer uma melhoria
- Identificar onde existem os problemas mais essenciais
- Compreender as variações nos processos em toda a organização
Além disso, a mineração de processos permite que você perceba as vantagens sem nenhum erro humano.
Conformidade
Embora a auditoria de todas as atividades de negócios seja um processo demorado, uma análise mais rápida com a ajuda de ferramentas de mineração de processos reduz a lacuna.
Além disso, essas ferramentas detectam processos não compatíveis para garantir que você saiba sobre esses problemas para que possa corrigi-los a tempo. Uma empresa também pode reduzir o tempo necessário para realizar a análise do cliente utilizando técnicas de mineração de processos.
Melhor experiência do cliente
Ao descobrir áreas de melhoria, otimizar vários processos e identificar gargalos, o tempo geral do processo é reduzido. Isso permite uma entrega mais rápida de produtos ou serviços para os clientes e aprimora sua experiência. Como resultado, a confiança do cliente aumenta, o que ajuda a aumentar suas receitas.
Casos de Uso de Process Mining
#1. Serviços financeiros
Ao criar um plano sólido para crescer e otimizar os serviços financeiros, você precisará de experiência no assunto.
Com a ajuda da mineração de processos, gerentes de serviços financeiros, líderes e tomadores de decisão podem visualizar rapidamente a execução dos processos em tempo real. Além disso, é fácil obter uma visão objetiva dos processos em andamento, detalhando várias unidades ou casos, visualizando tendências em alto nível, etc.
A mineração de processos ajuda você a ver variações, não conformidades e erros com base em sua contribuição para os resultados de seus negócios.
#2. Excelência operacional
Os gerentes e líderes operacionais constantemente enfrentam novos desafios e buscam soluções para eles. Portanto, ao tentar migrar para uma nova tecnologia, certifique-se de reduzir a complexidade, alavancar a automação e encontrar áreas para economizar dinheiro.
A mineração de processos ajuda você a encontrar ineficiências em seus processos de negócios e maximizar a capacidade de sistemas e funcionários. Além disso, ele pode rastrear todo o seu ambiente de negócios e permite que você saiba o momento perfeito para agir sobre erros, não conformidades e ineficiências.
Além disso, manter a transparência permite que todos na equipe estejam cientes das decisões tomadas, o que ajuda a aumentar a colaboração e a eficiência operacional. Além disso, você pode navegar em seus negócios por meio de turnos para garantir que os recursos não sejam desperdiçados.
#3. Migração SAP
As empresas modernas encontram dificuldade em alcançar a transformação de ponta a ponta com sucesso sem integrar um sistema ERP. Durante a migração, as empresas enfrentam certas armadilhas, incluindo:
- Insights de processo ruins
- Ausência de harmonização entre as unidades
- Lacunas de desempenho
- Mudança ineficiente
- Desafios de comunicação
- Variações desconhecidas no processo
Com a mineração de processos, as empresas podem visualizar seus processos como se estivessem passando por uma migração SAP. As ferramentas de mineração de processos ajudam os especialistas da SAP oferecendo transparência dos processos existentes no estado em que se encontram.
#4. Automação Inteligente
Para maximizar o valor de seu investimento em automação, você pode aproveitar a mineração de processos. Usando as ferramentas certas de mineração de processos, você poderá atingir seu verdadeiro potencial operacional e estar ciente das exceções para agilizá-las.
A mineração de processos ajuda a responder às seguintes perguntas:
- Qual será o ROI esperado para a iniciativa de automação?
- Quais são as exceções de processo comuns?
- Qual processo é mais valioso para automação?
- Como o investimento varia em vários países?
Juntamente com a mineração de processos, você também pode usar outras técnicas de automação inteligente, como IA e RPA, para responder a essas perguntas.
#5. Gerenciamento de Pedidos
O gerenciamento de pedidos abrange todo o processo, desde o manuseio dos pedidos dos clientes até o gerenciamento das contas. Este processo de negócios envolve muitas variações. Com a mineração de processos, você pode visualizar o processo completo de gerenciamento de pedidos. Visualizando as causas raiz, ele mostra como reduzir atrasos, retrabalho e mudanças no pedido.
Além disso, a mineração de processos permite identificar problemas de blocos de entrega e automação com gráficos e análises prontos. Além disso, é útil no monitoramento contínuo do desempenho do processo de ponta a ponta.
Conclusão
Uma empresa pode ter muitos processos e operações em execução, o que pode envolver muitas complicações, erros e ineficiências. Portanto, se você deseja simplificar esses processos e gerenciá-los com eficiência, precisa de técnicas modernas, como mineração de processos.
A mineração de processos pode ajudar a melhorar a eficiência de seus processos de negócios. Ele ajuda você a detectar falhas e erros em suas operações e encontrar as causas principais para que você possa trabalhar imediatamente para corrigi-los. Hoje, muitas organizações têm usado a mineração de processos para aprimorar seus esforços de processo, economizar tempo e obter mais lucros.
Você também pode explorar algumas técnicas de mineração de dados e como usá-las.