A estimativa de custo do projeto não é matemática simples, mas um processo complexo.
Para que o gerenciamento de projetos seja bem-sucedido, é necessária uma boa estimativa de custos. Muitos custos aparecem ao longo do ciclo de vida do projeto, mas o método de estimativa preciso faz toda a diferença de um plano fracassado para um bem-sucedido.
Envolve a entrada direta do cliente e permite que o gerente de projeto e a equipe se unam para um entendimento perfeito do valor do negócio, prioridades de recursos, listas de coisas boas para se ter, etc.
Neste artigo, você aprenderá como lidar com esses riscos e questões relacionadas, entendendo a estimativa de custos, sua importância, como começar, suas técnicas e outras coisas importantes.
Vamos começar!
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O que é estimativa de custo para um projeto?
A estimativa de custos leva em consideração custos diretos, custos indiretos e muitos outros fatores para calcular um orçamento de projeto que atenda ao seu compromisso financeiro. Este é realmente um passo importante para um projeto de sucesso.
Desde a construção de uma estrada até o desenvolvimento de um aplicativo, as técnicas de estimativa de custo do projeto podem ser aplicadas em todos os campos. No ciclo de vida do gerenciamento de projetos, a estimativa de custo é a adição de custos individuais usando métodos de estimativa e dados válidos. Isso é usado para estimar os custos futuros de um projeto com base na experiência atual.
Para fazer isso, você precisará seguir alguns passos simples:
- Identificação clara das tarefas
- Participação na elaboração de estimativas de custos
- Disponibilidade dos dados adequados
- Estruturas padronizadas para estimativas de custo
- Provisões para incertezas futuras
- Custos excluídos
- Avaliações de estimativas independentes
- Revisando estimativas
Em termos simples, a estimativa de custos informa as finanças e os recursos necessários para concluir um projeto com antecedência com um escopo definido. Um gerente de projeto e a equipe devem considerar os custos diretos e indiretos para prosseguir com uma estimativa.
Alguns elementos típicos que você precisa considerar são mão de obra, instalações, recursos, materiais, equipamentos, fornecedores, riscos e tempo.
Por que a estimativa de custos é importante?
Estimar o custo de um projeto é possível usando técnicas de estimativa de custos e uma estrutura analítica do projeto (WBS). Isso é usado para visualizar o escopo do seu projeto e atribuir custos a cada tarefa do projeto.
Por meio da estimativa de custo do projeto, um cliente pode julgar como um gerente de projeto será capaz de lidar com o projeto e atingir os objetivos e metas do projeto. Dessa forma, as partes interessadas e os executivos do projeto preveem a qualidade que receberão após sua conclusão.
Para uma conclusão bem-sucedida do projeto, as partes interessadas devem planejar um orçamento aceito pelas partes interessadas para atender às expectativas de qualidade. Uma estimativa de projeto sólida é necessária para garantir o esforço real. Isso ajuda você a se manter no caminho certo e no cronograma.
Quando realizar a estimativa de custos?
Bem, a estimativa de custo é usada para prever o custo, preço e quantidade dos recursos necessários para concluir um projeto. A precisão da estimativa de custo do projeto depende dos níveis do projeto, do projeto, do desenho e das condições do projeto e dos valores estimados dos recursos necessários.
Quando você tiver recursos, equipamentos, mão de obra e muito mais, poderá começar a estimar o custo geral do projeto mencionando o escopo e a qualidade do projeto. Assim, requer técnicas, duração, tarefas e muito mais para prever o custo total.
Como estimar o custo com precisão?
Ao estimar os custos de um projeto, você precisa dividi-lo em tarefas individuais e descobrir qual equipe fará o quê. Depois que um projeto está pronto, o principal objetivo é garantir que você não ultrapasse o orçamento.
A execução da estimativa de custos envolve algumas etapas simples. Vamos discuti-los um por um.
Compile uma lista de tarefas e recursos necessários
A primeira etapa do processo de estimativa de custos é descobrir quais recursos e tarefas você precisa. Para fazer isso, você pode dividir todo o projeto em pequenos pedaços. Envolve pesquisa, design, desenvolvimento front-end ou back-end, direitos autorais, testes ou correções de bugs, lançamento e muito mais.
A lista de tarefas varia de acordo com o projeto, mas as etapas permanecem as mesmas. Ao dividir o trabalho entre diferentes membros da equipe de acordo com o valor da hora, será mais fácil calcular o custo da mão de obra e o tempo necessário para enviar o projeto.
Identificar e Alocar Recursos
Você precisa garantir que tenha pessoas suficientes com as habilidades certas necessárias para o projeto alocar recursos. Você precisa listar os membros disponíveis e atribuir tarefas de acordo com seus conhecimentos. Isso resulta em um planejamento de recursos adequado, o que leva à conclusão bem-sucedida do projeto.
Estime a duração da tarefa
Aqui, você precisa estimar a duração da tarefa para criar seu cronograma de projeto com algum buffer. Como você não pode prever o futuro de uma pessoa, é mais provável que sua equipe tenha um buffer extra para que o projeto seja concluído no momento certo sem nenhum estresse.
Usando o método de rastreamento de tempo, você pode traçar a duração do projeto com precisão. Você não pode esperar uma taxa de utilização de 100% de sua equipe. Obviamente, isso levará à exaustão. Assim, a taxa de utilização ideal para cada equipe é de 80%, deixando algum tempo livre para sua equipe.
Calcular o custo do projeto
Muitas vezes, existem registros semelhantes que você encontrará em seu banco de dados. Você pode usar registros anteriores para analisar quanto tempo cada tarefa levou e o custo.
Se você não tiver nenhum, precisará calculá-lo do zero. Primeiro, você precisa criar uma estimativa aproximada para que sua equipe possa se reunir e decidir o tempo e o custo exatos.
Use ferramentas de estimativa de custos
É fundamental acompanhar tudo. Para evitar o descarrilamento, você precisa se concentrar nas mudanças e atualizá-las de acordo. Com ferramentas de gerenciamento, você pode gerenciar as tarefas de sua equipe diariamente sem complicações, resultando na conclusão bem-sucedida do projeto.
Dessa forma, você também pode acompanhar o orçamento. De acordo com a hora de registro de cada membro, a ferramenta prevê o status do projeto. Assim, você pode acompanhar quanto projeto ainda falta concluir e o tempo restante.
Estimativa vs. Cotação: Diferença
Estimativas e cotações servem a propósitos semelhantes, mas os termos não são intercambiáveis. Ambos são diferentes quando se trata do que você apresenta na lista. Usar o termo correto no momento certo garante que seu cliente tenha as informações corretas de que precisa para decidir.
Estimativa
Uma estimativa é um palpite ou estimativa aproximada de quanto custará um trabalho específico. Baseia-se nas informações disponíveis naquele momento. A estimativa pode ser alterada assim que você obtiver informações atualizadas.
Suponha que você aceite o contrato de reforma de uma casa e o cliente precise saber o custo. Primeiro, você precisará verificar o tamanho da casa e dos cômodos, quanto trabalho precisa ser feito e o que adicionar e subtrair. Nesse caso, você pode fazer uma estimativa com base em sua necessidade, digamos, US$ 30.000.
Ao iniciar a obra, de repente, você vê o preço da tinta aumentar um pouco devido à qualidade da tinta que o cliente exige. Nesse momento, sua estimativa será ligeiramente atualizada de acordo.
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Por outro lado, uma cotação é uma declaração fixa do trabalho dentro de um prazo específico. É juridicamente vinculativo e não pode ser alterado, a menos que seu cliente solicite algum trabalho fora do escopo do trabalho. Se o escopo for alterado, você precisará atualizar o pedido de alteração de acordo e chegar a um acordo final.
Vamos pegar o mesmo exemplo. Se o cliente pedir um orçamento ao invés de um orçamento no início da obra, você precisa estudar bem o preço da mão de obra, materiais, tempo, etc., para dar um orçamento final ao seu cliente, que não pode ser alterado posteriormente, a menos que o cliente queira algum trabalho extra que não esteja mencionado na lista de cotações.
No entanto, a estimativa é a melhor prática quando você não tem certeza sobre o preço dos materiais e as expectativas do cliente. Mas, quando você fornece serviço regular, conhece muito bem o preço de seus serviços e materiais e deseja se proteger de trabalho extra, uma cotação pode ser a melhor escolha.
Além disso, as estimativas são negociáveis, enquanto as cotações são exatas e juridicamente vinculativas.
Técnicas de estimativa de custos comumente praticadas
Dependendo do tamanho e tipo do projeto, das expectativas do executivo e das partes interessadas, método de cobrança e outros fatores, várias ferramentas e técnicas podem ser aplicadas para realizar a estimativa de custo do projeto. Eles são os seguintes:
- Estimativa análoga: esta técnica mostra precedentes que ajudam a definir os custos futuros nos estágios iniciais do projeto usando dados históricos.
- Estimativa de baixo para cima: A técnica de baixo para cima é uma abordagem mais granular que estima tarefas únicas e as soma para obter o custo geral de um projeto. Este método é utilizado em projetos complexos onde as variáveis são ainda maiores, como projetos de construção, desenvolvimento de software, etc.
- Estimativa de cima para baixo: A técnica de estimativa de cima para baixo é uma técnica simples para determinar o escopo do trabalho depois de descobrir o custo total do projeto. Este método é comumente usado para estimar diferentes elementos em um preço fixo inicialmente especificado pelo cliente.
- Estimativa paramétrica: A estimativa paramétrica é uma abordagem de modelagem estatística que usa dados históricos de alguns dos principais direcionadores de custo para calcular o novo custo da tarefa.
- Estimativa de três pontos: esta técnica vem com três cenários diferentes, incluindo o mais provável, otimista e pessimista. Estes são colocados na equação para obter a estimativa final.
- Análise de reserva: esta técnica informa quanta reserva de contingência precisa ser alocada. Este método tenta evitar a incerteza.
- Custo da qualidade: essa abordagem usa o dinheiro gasto no projeto ou durante ele para evitar falhas. Isso também usa dinheiro aplicado após o projeto bem-sucedido para resolver falhas.
Parâmetros de estimativa de custo
Você precisa satisfazer seu cliente com suas estimativas para que ele preveja a qualidade do projeto. Porém, muitos projetos apresentam falhas devido a estimativas de custo incorretas.
Vamos discutir os parâmetros que você precisa considerar ao estimar o custo do seu projeto.
Tempo
O tempo é um fator importante ao estimar o custo do projeto. O tempo é diretamente proporcional ao esforço. A soma de todo o tempo gasto no projeto é o esforço geral da equipe para terminar o projeto. O tempo necessário para concluir tarefas individuais, juntamente com o tempo de buffer, é uma etapa necessária para apresentar uma estimativa de custo adequada.
Esforço
O esforço também é um parâmetro chave na estimativa de custo do projeto. No entanto, o esforço necessário para terminar um projeto dá uma ideia clara sobre o custo. Aqui, um gerente de projeto precisa considerar os recursos que uma equipe obterá para concluir o projeto, e os esforços podem ser calculados de acordo com os recursos. Menos recursos resultam em mais esforço e mais recursos levam a menos esforço.
Recursos
Conforme discutido anteriormente neste artigo, os recursos também são considerados ao estimar o custo. A gestão de recursos é um processo de ter os fatores certos no momento da necessidade de uma tarefa específica em um projeto. Com recursos limitados, é difícil calcular o custo total de um projeto.
Precisão
A estimativa de custo de um projeto só pode ser aceita se for precisa. Usando a técnica de estimativa de custos mais apropriada, preparando-se para custos inesperados e revisando as estimativas do projeto ao longo do projeto, você pode obter precisão.
Documentação
Enquanto você debate ideias com sua equipe, é necessário documentar tudo para que você possa tomar a decisão certa na hora certa. Você precisará registrar todas as suposições para evitar mal-entendidos enquanto permite que a equipe compreenda uma justificativa da estimativa.
Credibilidade
Geralmente, estimar o custo do projeto é baseado em experiências ou fatos anteriores. Ao calcular as despesas, você pode aumentar a credibilidade da estimativa adicionando dados históricos e opiniões de especialistas.
Verificação
Sempre verifique antes de prosseguir para a decisão final. Você pode verificar as operações matemáticas usadas para estimativa de custo do projeto e verificar se é preciso. Você pode confiar na documentação para garantir a precisão dos cálculos.
Identificação de riscos
Você pode planejar os riscos ao fazer a estimativa. Este é um fator crucial que precisa ser considerado. Alguns riscos são frequentes, enquanto outros são acidentais. Você precisa gerenciar a estimativa de forma eficaz, adicionando algum tempo de buffer. Isso garante a conclusão adequada do projeto dentro do prazo e fundos suficientes no momento das necessidades urgentes.
Algumas etapas na estimativa de custos
Para estimativas de custo válidas e confiáveis, você deve seguir algumas etapas simples.
- Defina o objetivo do projeto
- Desenvolva um plano aproximado marcando uma reunião com os membros de sua equipe
- Definir as características do sistema, desempenho e propósito
- Determinar uma técnica adequada de estimativa de custos
- Identificar suposições, regrar e obter dados
- Desenvolver estimativa de ponto
- Realizar análise de sensibilidade
- Realizar análise de incerteza e risco
- Documente a estimativa
- Atualize a estimativa oportuna de acordo com o esforço e os recursos
Conclusão
A estimativa de custo é usada para prever o custo geral do projeto, juntamente com o preço e a quantidade dos recursos necessários dentro do escopo de um projeto. É feito para tomar decisões de investimento eficazes. Para isso, você precisará dividir o projeto completo em partes menores para fazer uma estimativa melhor dos recursos, mão de obra e tempo.
No entanto, a estimativa de custos é mais fácil dizer do que fazer. Portanto, determinar uma técnica precisa ajudará você a criar um plano de estimativa de custo bem-sucedido para seu cliente.
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