A avaliação do custo de um projeto é um procedimento intricado, que vai além de simples cálculos matemáticos.
Para que a gestão de projetos seja bem-sucedida, é fundamental uma precisa avaliação de custos. Embora diversos custos surjam durante o ciclo de vida do projeto, um método de avaliação bem definido faz toda a diferença entre o fracasso e o sucesso do plano.
Esta avaliação envolve a participação ativa do cliente e permite que o gestor de projetos e sua equipe trabalhem em conjunto para compreenderem o valor do negócio, as prioridades de recursos, desejos e necessidades, entre outros fatores relevantes.
Neste artigo, você aprenderá a gerenciar os riscos e questões associadas, compreendendo o que é a avaliação de custos, sua importância, como começar, suas técnicas e outros pontos cruciais.
Vamos começar!
O que significa avaliação de custos em projetos?
A avaliação de custos considera despesas diretas, indiretas e diversos outros fatores para determinar um orçamento de projeto que cumpra o seu compromisso financeiro. Este é, sem dúvida, um passo crucial para o sucesso de um projeto.
Seja na construção de uma estrada ou no desenvolvimento de um aplicativo, as técnicas de avaliação de custos de projetos podem ser aplicadas em todos os setores. No ciclo de vida da gestão de projetos, a avaliação de custos corresponde à soma dos custos individuais, usando metodologias de avaliação e informações válidas. Isso possibilita estimar os custos futuros de um projeto com base na experiência atual.
Para isso, é necessário seguir alguns passos:
- Definição clara das tarefas
- Participação na elaboração das avaliações de custos
- Disponibilidade dos dados relevantes
- Estruturas padronizadas para avaliações de custos
- Previsão para incertezas futuras
- Custos excluídos
- Avaliações independentes das estimativas
- Revisão das estimativas
Em termos simples, a avaliação de custos informa sobre as finanças e os recursos necessários para concluir um projeto dentro de um escopo definido e com antecedência. Um gestor de projetos e sua equipe devem levar em conta os custos diretos e indiretos para proceder com a avaliação.
Alguns elementos típicos que precisam ser considerados são: mão de obra, instalações, recursos, materiais, equipamentos, fornecedores, riscos e prazo.
Por que a avaliação de custos é fundamental?
É possível avaliar o custo de um projeto utilizando técnicas de avaliação de custos e uma estrutura analítica do projeto (EAP). Isso possibilita visualizar o escopo do projeto e atribuir custos a cada atividade.
Através da avaliação de custos do projeto, um cliente pode analisar a capacidade do gestor de projeto em conduzir o projeto, cumprindo os objetivos e metas estabelecidos. Dessa maneira, as partes interessadas e os executivos do projeto podem prever a qualidade que receberão ao final do projeto.
Para que um projeto seja concluído com sucesso, as partes interessadas devem planejar um orçamento aceitável, que atenda às expectativas de qualidade. Uma avaliação de projeto bem fundamentada é essencial para garantir o esforço necessário. Isso ajuda a manter o projeto no caminho certo e dentro do cronograma.
Quando realizar a avaliação de custos?
A avaliação de custos é utilizada para prever o custo, o preço e a quantidade dos recursos necessários para a conclusão de um projeto. A precisão da avaliação de custos de um projeto depende dos níveis do projeto, do projeto em si, do design, das condições do projeto e dos valores estimados dos recursos necessários.
Assim que você tiver recursos, equipamentos, mão de obra e outros elementos, você poderá começar a estimar o custo geral do projeto, mencionando o escopo e a qualidade desejada. Para isso, é necessário definir técnicas, duração, tarefas e outros detalhes para prever o custo total.
Como estimar o custo com precisão?
Para avaliar os custos de um projeto, é preciso dividi-lo em tarefas individuais e definir qual equipe executará cada uma delas. Depois que o projeto é iniciado, o objetivo principal é garantir que o orçamento não seja excedido.
A execução da avaliação de custos envolve algumas etapas simples. Vamos analisá-las uma a uma.
Crie uma lista de tarefas e recursos necessários
O primeiro passo no processo de avaliação de custos é descobrir quais recursos e tarefas são necessários. Para isso, você pode dividir todo o projeto em pequenas partes. Isso inclui pesquisa, design, desenvolvimento front-end ou back-end, criação de conteúdo, testes ou correção de erros, lançamento e outras atividades.
A lista de tarefas varia de acordo com o projeto, mas os passos permanecem os mesmos. Ao dividir o trabalho entre os membros da equipe de acordo com seu valor por hora, será mais fácil calcular o custo da mão de obra e o tempo necessário para finalizar o projeto.
Identificar e Alocar Recursos
É preciso garantir que haja profissionais qualificados o suficiente para o projeto e alocar os recursos necessários. É preciso listar os membros disponíveis e atribuir tarefas de acordo com suas habilidades. Isso resulta em um planejamento adequado de recursos, que contribui para o sucesso do projeto.
Estimar a duração da tarefa
Nesse passo, é necessário estimar a duração de cada tarefa para criar um cronograma de projeto com uma margem de segurança. Como não é possível prever o futuro, é recomendável que a equipe tenha um tempo extra para que o projeto seja concluído no prazo, sem estresse excessivo.
Através do método de rastreamento do tempo, é possível definir a duração do projeto com precisão. Não se pode esperar uma taxa de utilização de 100% da equipe, pois isso levaria ao esgotamento. Assim, a taxa de utilização ideal para cada equipe é de 80%, deixando tempo livre para os membros.
Calcular o custo do projeto
Em muitos casos, existem registros semelhantes disponíveis em seu banco de dados. Você pode usar esses registros anteriores para analisar quanto tempo cada tarefa levou e qual foi o custo.
Se você não tiver registros anteriores, será necessário calcular tudo do zero. Primeiro, é preciso criar uma estimativa geral para que a equipe se reúna e defina o tempo e o custo exatos.
Usar ferramentas de avaliação de custos
É fundamental acompanhar todos os detalhes do projeto. Para evitar imprevistos, é preciso estar atento às mudanças e atualizá-las conforme necessário. Com ferramentas de gestão, é possível monitorar as tarefas da equipe diariamente, sem complicações, o que facilita a conclusão bem-sucedida do projeto.
Além disso, você pode monitorar o orçamento. De acordo com o tempo registrado por cada membro, a ferramenta prevê o andamento do projeto. Assim, você pode acompanhar o quanto do projeto ainda precisa ser concluído e o tempo restante.
Avaliação vs. Cotação: A Diferença
Embora as avaliações e as cotações sirvam a propósitos semelhantes, os termos não são intercambiáveis. Eles se diferem em relação ao que é apresentado na lista. Usar o termo correto no momento certo garante que seu cliente tenha as informações adequadas para tomar uma decisão.
Avaliação
Uma avaliação é uma estimativa aproximada do custo de uma tarefa específica. Ela é baseada nas informações disponíveis no momento da avaliação. A avaliação pode ser alterada conforme novas informações são obtidas.
Suponha que você aceite um contrato para reformar uma casa e o cliente precise saber o custo. Primeiro, você precisa verificar o tamanho da casa e dos cômodos, quanto trabalho precisa ser feito e quais itens devem ser adicionados ou removidos. Nesse caso, você pode fazer uma avaliação com base nas suas necessidades, por exemplo, R$ 30.000.
Ao iniciar a obra, você percebe que o preço da tinta aumentou ligeiramente devido à qualidade da tinta exigida pelo cliente. Neste caso, a sua avaliação deverá ser atualizada de acordo.
Cotação
Por outro lado, uma cotação é uma declaração formal do custo de um trabalho dentro de um prazo específico. Ela é juridicamente vinculativa e não pode ser alterada, a menos que o cliente solicite alguma atividade fora do escopo do trabalho. Se o escopo for alterado, será preciso atualizar o pedido de alteração e chegar a um acordo final.
Vamos usar o mesmo exemplo. Se o cliente solicitar um orçamento em vez de uma avaliação no início da obra, você precisará analisar cuidadosamente o custo da mão de obra, dos materiais, do tempo e outros aspectos para apresentar um orçamento final ao cliente, que não poderá ser alterado posteriormente, a menos que o cliente deseje algum trabalho extra que não esteja mencionado na lista de cotações.
No entanto, a avaliação é a melhor opção quando não há certeza sobre o preço dos materiais ou as expectativas do cliente. Mas quando você oferece serviços regularmente, você já conhece o preço dos seus serviços e materiais e quer se proteger de trabalhos extras, uma cotação pode ser a melhor escolha.
Além disso, as avaliações são negociáveis, enquanto as cotações são exatas e juridicamente vinculativas.
Técnicas de avaliação de custos mais comuns
Dependendo do tamanho e do tipo de projeto, das expectativas dos executivos e das partes interessadas, do método de cobrança e de outros fatores, diversas ferramentas e técnicas podem ser aplicadas para realizar a avaliação de custos do projeto. Algumas delas são:
- Avaliação análoga: essa técnica utiliza projetos similares anteriores para definir os custos futuros, nos estágios iniciais do projeto, com base em dados históricos.
- Avaliação bottom-up: a técnica bottom-up é uma abordagem mais detalhada que avalia tarefas individuais e as soma para obter o custo geral de um projeto. Esse método é usado em projetos complexos, onde há muitas variáveis, como projetos de construção ou desenvolvimento de software.
- Avaliação top-down: a técnica top-down é uma forma simples de determinar o escopo do trabalho, após se descobrir o custo total do projeto. Esse método é comumente usado para avaliar diferentes elementos a um preço fixo, que foi especificado inicialmente pelo cliente.
- Avaliação paramétrica: A avaliação paramétrica é uma abordagem de modelagem estatística que utiliza dados históricos de alguns dos principais direcionadores de custo para calcular o novo custo da tarefa.
- Avaliação de três pontos: essa técnica utiliza três cenários diferentes, incluindo o mais provável, o otimista e o pessimista. Esses cenários são usados na equação para se obter a avaliação final.
- Análise de reservas: essa técnica informa qual a reserva de contingência necessária. Esse método busca evitar a incerteza.
- Custo da qualidade: essa abordagem utiliza o dinheiro gasto no projeto ou durante o projeto para evitar falhas. Isso também considera o dinheiro utilizado após a conclusão do projeto, para resolver eventuais falhas.
Parâmetros da avaliação de custos
É necessário satisfazer o cliente com suas avaliações para que ele possa prever a qualidade do projeto. No entanto, muitos projetos falham devido a avaliações de custos imprecisas.
Vamos analisar os parâmetros que você precisa considerar ao avaliar o custo de um projeto.
Tempo
O tempo é um fator crucial ao avaliar o custo do projeto. O tempo é diretamente proporcional ao esforço. A soma de todo o tempo gasto no projeto é o esforço geral da equipe para terminar o projeto. O tempo necessário para concluir as tarefas individuais, juntamente com o tempo de buffer, é um passo necessário para apresentar uma avaliação de custos precisa.
Esforço
O esforço também é um parâmetro fundamental na avaliação de custos do projeto. O esforço necessário para concluir um projeto dá uma ideia clara sobre o custo. Nesse caso, um gestor de projetos precisa considerar os recursos que a equipe terá para executar o projeto, e os esforços podem ser calculados de acordo com os recursos. Menos recursos resultam em maior esforço, e mais recursos levam a menor esforço.
Recursos
Conforme abordado anteriormente, os recursos também são considerados ao se avaliar o custo. A gestão de recursos é um processo que visa ter os fatores certos no momento da necessidade, para uma tarefa específica dentro de um projeto. Com recursos limitados, é difícil calcular o custo total de um projeto.
Precisão
A avaliação de custos de um projeto só pode ser aceita se for precisa. Usando a técnica de avaliação de custos mais adequada, preparando-se para custos inesperados e revisando as avaliações do projeto ao longo do projeto, é possível obter precisão.
Documentação
Enquanto você discute ideias com sua equipe, é importante documentar tudo para tomar a decisão certa na hora certa. É necessário registrar todas as suposições para evitar mal-entendidos e permitir que a equipe compreenda o motivo da avaliação.
Credibilidade
A avaliação de custos de um projeto geralmente é baseada em experiências ou informações anteriores. Ao calcular as despesas, você pode aumentar a credibilidade da avaliação adicionando dados históricos e opiniões de especialistas.
Verificação
Sempre verifique antes de tomar a decisão final. Você pode verificar as operações matemáticas usadas para a avaliação de custos do projeto e verificar se estão corretas. Você pode utilizar a documentação para garantir a precisão dos cálculos.
Identificação de riscos
É possível planejar os riscos ao fazer a avaliação. Este é um fator fundamental que precisa ser considerado. Alguns riscos são frequentes, enquanto outros são acidentais. É preciso gerenciar a avaliação de forma eficaz, adicionando uma margem de segurança. Isso garante a conclusão correta do projeto dentro do prazo e com fundos suficientes em caso de necessidade urgente.
Algumas etapas para a avaliação de custos
Para avaliações de custos confiáveis, é necessário seguir algumas etapas simples.
- Defina o objetivo do projeto
- Crie um plano inicial, organizando uma reunião com sua equipe
- Defina as características do sistema, o desempenho e o propósito
- Escolha uma técnica de avaliação de custos adequada
- Identifique as suposições, as regras e obtenha dados
- Desenvolva uma avaliação pontual
- Faça uma análise de sensibilidade
- Faça uma análise de incerteza e riscos
- Documente a avaliação
- Atualize a avaliação sempre que necessário, considerando o esforço e os recursos
Conclusão
A avaliação de custos é usada para prever o custo geral do projeto, bem como o preço e a quantidade de recursos necessários dentro do escopo de um projeto. Ela é realizada para que as decisões de investimento sejam eficazes. Para isso, é necessário dividir o projeto em partes menores, para avaliar melhor os recursos, a mão de obra e o tempo.
No entanto, a avaliação de custos é mais fácil de falar do que de fazer. Por isso, definir uma técnica precisa vai ajudar a criar um plano de avaliação de custos bem-sucedido para o cliente.
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