Empresas e entidades comerciais consideram as ordens de serviço a fonte da verdade para tudo que envolve um orçamento monetário e trabalhos a serem realizados.
A documentação é uma função indissociável de qualquer negócio, seja online ou offline. Durante o ciclo de vida de uma empresa, você encontrará muitos documentos comerciais, como faturas, procedimentos operacionais padrão (SOP), contas de fornecimento etc.
Um documento altamente considerado é um ticket de serviço e, após a emissão, seu maquinário de negócios começa a entregar os produtos/serviços e obtém receita após a conclusão do pedido.
As ordens de serviço comerciais internas ou externas podem ser altamente confusas se você não tiver experiência na criação e gerenciamento de tais documentos. Mas não se preocupe, pois este artigo ajudará você a obter conhecimento suficiente sobre esse componente de negócios. Sem mais delongas, leia.
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O que é Ordem de Serviço?
Quando você recebe uma ordem de serviço de um cliente, é uma solicitação formal de manutenção, entrega de produtos, prestação de serviços, etc. simples, como a entrega de acessórios de computador.
Esses documentos oficiais variam de setor para setor. No entanto, as informações padrão que eles contêm são as entregas primárias, a data de início, a data de término, o relator, o executor e o solicitante.
Além disso, uma trilha de documentos comerciais começa com uma ordem de serviço. Quando a tarefa avança e o documento passa de uma mão para outra, funciona como um meio de comunicação formal entre as partes envolvidas.
E, finalmente, quando o trabalho é concluído, os contadores usam esse documento para liquidar contas a receber ou a pagar. Além disso, os auditores externos ou internos primeiro buscam ordens de serviço ao auditar qualquer negócio.
Outras frases que os empresários podem usar no lugar das ordens de serviço são:
- Bilhete de serviço
- Ordem de trabalho
- Bilhete de trabalho
- Bilhete de trabalho
O Propósito da Ordem de Obras
O único objetivo de tal documento é manter um registro de todas as autorizações de trabalho, detalhes do provedor de serviços, custos e tempo de conclusão do trabalho. Clientes externos como consumidores e clientes internos como funcionários podem criar um ticket de serviço.
Então, o papel vai para a equipe certa, dependendo se é uma ordem externa ou interna para o trabalho. As empresas costumam usar software de computador para criar vouchers que passam por muitas mesas digitais ou físicas.
Aqui encontra uma lista de objetivos de ordem para o trabalho de relance:
- Explicar o problema, reparo e instalação/entrega de mercadorias
- Fornecimento de recursos e equipamentos necessários para o trabalho ou trabalho de manutenção
- Oferecer aos técnicos instruções elaboradas sobre o trabalho/tarefa/manutenção
- Registrando oficialmente os materiais, mão de obra e recursos consumidos para a conclusão do trabalho
- Acompanhe todos os trabalhos de reparo e manutenção que foram realizados em cada autorização
- Contém dados monetários como custo, impostos, taxas, cess, etc.
Termos de gerenciamento de ordens de serviço
Aprovador de Trabalho
Um administrativo ou alguém dessa equipe trata da atribuição e aprovação das demandas de manutenção para gerenciamento de equipamentos. Às vezes, o suporte de front desk de relacionamento com o cliente e o armazém responsável também podem desempenhar a função de aprovador.
Solicitante de trabalho
O solicitante é um indivíduo ou uma equipe que exige que um trabalho específico seja concluído. Os consumidores geram ordens de serviço por meio de compras online ou presenciais no setor de serviços e bens.
Em cenários business-to-business, os clientes de nível comercial podem solicitar trabalho ou também podem vir de uma equipe interna, como um gerente de operações de atendimento ao cliente solicita reparos na estação de trabalho.
Técnicos de campo
Nas fichas de trabalho de manutenção, os técnicos de campo são engenheiros, carpinteiros, reparadores, etc., que possuem as habilidades para executar a tarefa mencionada no documento de ordem de serviço.
Os componentes de uma ordem de serviço
Uma empresa pode registrar muitos itens e dados relacionados usando documentos de ordem de serviço. Aqui estão alguns itens de exemplo que você deve incluir.
Elementos obrigatórios
#1. O ativo é o componente principal de qualquer tíquete de trabalho.
#2. O nome do solicitante do trabalho também é obrigatório.
#3. O escopo do trabalho é outro item essencial, pois determinará as habilidades, as ferramentas e o procedimento operacional padrão (SOP).
#4. O solicitante do trabalho também deve preencher um campo denominado Descrição do Problema. Ajuda os técnicos ou facilitadores de serviço a entender o problema rapidamente.
#5. Substituições de peças de máquinas ou requisitos de ferramentas especiais também devem estar no documento.
#6. Todas as empresas têm algum tipo de perigos para a saúde. Deve ser mencionado na ordem de serviço.
#7. Datas e horários são altamente necessários também. Pode haver uma data de início, hora de início, data de término (esperada), hora de término (esperada), data/hora de término real etc.
#8. Uma ordem de serviço também deve incluir detalhes de contato do solicitante, gerente de pedidos, técnico etc. Assim, você pode incluir números de celular, números de telefone, IDs de FAX, endereços de e-mail, sites, endereços de escritórios etc.
Componentes voluntários
#9. Um tíquete de trabalho pode conter vários campos de signatário para o cliente, gerente, técnico, contador etc.
#10. As horas de trabalho também devem estar presentes para cobrança e reconciliações apropriadas.
#11. Ter uma lista de tarefas em um formulário de ordem de serviço é bom. Isso permitirá que o gerente de ordem de serviço, facilitador e cliente permaneçam em sincronia sobre o trabalho realizado.
#12. Os formatos modernos de ticket de serviço também vêm com um campo dedicado para a importância do pedido. Por exemplo, dependendo do nível de prioridade, os gerentes planejam ordens de serviço.
#13. Você também pode incluir uma lista de verificação de ferramentas, aplicativos de computador, peças sobressalentes, consumíveis, etc., para serem verificados e devolvidos ao inventário.
#14. Você pode incluir o custo estimado do trabalho entregue para pedidos de custo aberto. Para pedidos programados com preços predeterminados, algumas empresas mencionam o custo real.
#15. Por fim, um ID de pedido e um cargo devem estar lá, pois ajudam a documentar o tíquete de trabalho.
Tipos de Ordens de Serviço
Manutenção preventiva
As unidades de fabricação ou produção de qualquer empresa emitem tíquetes de serviço para manutenção de equipamentos. Ajuda a evitar quebras de máquinas e perdas de produção.
Propósito geral
As empresas emitem tíquetes de serviço quando precisam de um terceiro para concluir uma tarefa única, como remover equipamentos não utilizados, instalar antivírus em laptops etc.
Inspeção de Máquinas
As empresas aprovam ordens de serviço únicas para inspeção por um especialista terceirizado para avaliar equipamentos, ativos ou ferramentas.
Elétrico
Clientes internos ou externos podem solicitar as necessidades de fornecimento de energia, iluminação e fiação por meio desses documentos.
Emergência
Essas ordens de serviço não são planejadas principalmente para lidar com acidentes. Você pode emitir tais ordens para proteger a vida dos funcionários ou salvar equipamentos caros de danos permanentes.
Projetos Especiais
Às vezes, você precisa atualizar a unidade de produção sem substituir as máquinas existentes. Você solicita especialmente equipamentos ou atualizações de software que aumentam a produtividade usando este ticket de trabalho.
Os benefícios de usar ordens de serviço
#1. Sua empresa está documentando todos os tíquetes de trabalho com os registros necessários. A agência de auditoria solicitará esses registros sempre que houver alguma auditoria para validar o desempenho de sua empresa.
#2. Você torna seu negócio mais transparente ao envolver tíquetes de serviço para cada provisionamento de serviço. Os clientes adoram lidar com agências que são específicas quanto à documentação do trabalho e ao compartilhamento dos dados coletados com elas.
#3. Pague rapidamente os técnicos internos ou externos observando a ordem de serviço e mantendo-os satisfeitos.
#4. Ajude a equipe de estoque a adquirir todas as peças de reposição com antecedência para que a manutenção do maquinário não atinja nenhum gargalo.
#5. Analise as notas da ordem de serviço e tome as medidas apropriadas para evitar qualquer avaria das máquinas no futuro.
#6. Empresas centradas em serviços e produtos podem estimar razoavelmente a receita do ano revisando os documentos de ordens de serviço completos e faturados.
#7. Finalmente, as ordens de serviço funcionam como um fio de comunicação entre vários departamentos. Assim, suas unidades de negócios podem eliminar os efeitos adversos de trabalhar em silos.
Aqui estão algumas plataformas onde você pode encontrar modelos prontos:
Modelos de Ordem de Serviço para Impressão: TemplateLab
ModeloLap é uma das fontes mais confiáveis para documentos comerciais autênticos. Você também encontrará modelos, formulários e formatos de alta qualidade para pedidos de trabalho/trabalho aqui. Seu conteúdo é fácil de baixar.
Ao contrário de alguns concorrentes, você não precisa divulgar um monte de informações sobre você ou a empresa para obter um link de download.
Basta localizar o formulário relevante para o seu trabalho comercial ou pessoal e clicar no botão de download para obter o arquivo. Além disso, você pode abrir facilmente os arquivos de modelo usando qualquer aplicativo de processamento de palavras e planilhas, como Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs e Google Sheets.
O site apresenta uma ampla variedade de exemplos de tickets de serviço, como:
- Exemplos de trabalhos de reparação automóvel
- Modelos para trabalhos de manutenção
- Formulários para trabalho de TI
- Exemplos de trabalho de terceirização de design gráfico
Além disso, esses modelos contêm formatação menos restrita, para que você possa personalizar as tabelas e colunas da maneira que desejar.
Modelos de Ordem de Serviço Gratuitos: Smartsheet
Folha inteligente ajuda você a integrar tíquetes de trabalho em seu sistema de gerenciamento de projetos. Por ser um fornecedor proprietário de software de gerenciamento de projetos, se você usar seus modelos gratuitos para download e importar o documento para o Smartsheet, não investirá dinheiro, mas automatizará todo o processo de recebimento e resolução de tíquetes de serviço.
Alguns modelos notáveis que você pode usar bem são:
- Tíquetes de trabalho de manutenção
- Ordens de trabalho de serviço
- Parar tickets de serviço de trabalho
- Bilhete de trabalho de paisagismo
- Todos os modelos de rastreamento de pedidos de serviço
Seus modelos hospedados vêm em dois métodos de entrega de conteúdo. Primeiro, você pode baixar o arquivo de exemplo em formato PDF, Excel ou Word e personalizá-lo em um aplicativo de desktop compatível com esses tipos de arquivo.
Como alternativa, você pode importar os modelos para o painel de projeto do Smartsheet. O segundo método é altamente conveniente para ambientes complexos e de rápida movimentação, onde os aprovadores e gerentes de tíquetes de serviço devem gerenciar centenas de ordens de serviço.
Modelos de Ordem de Serviço: Jotform
Se você é um freelancer ou proprietário de uma pequena empresa que precisa atender clientes de grandes empresas que exigem documentos formais de ordem de serviço, você pode experimentar modelos de Jotform. Ele ajuda você a economizar dinheiro por vários motivos, como:
- Comissionamento de negócios profissionais de criadores
- Compra de licenças de software de gerenciamento de ordens de serviço
- Nomear especialistas em documentos comerciais que possam criar esses tíquetes de trabalho para você
Em vez disso, basta usar os modelos fáceis de personalizar e importá-los para o editor de PDF on-line proprietário do Jotform. Ambos os serviços são gratuitos para uso comercial.
Os modelos de ticket de serviço notáveis que você pode usar são:
- Configuração do produto do cliente
- Manutenção de veículos
- Auto reparação
- Manutenção
- Design do site
- Produção de vídeo
- Tosa de animais de estimação
- Desenvolvimento web freelancer
Além disso, você não precisa possuir habilidades técnicas extensas para usar o editor Jotforms. É uma ferramenta de edição de PDF simples de arrastar e soltar que qualquer pessoa que saiba como operar um navegador da web pode usar.
Modelos de Ordem de Serviço: Template.net
Template.net é mais um destino popular para documentos de uso pessoal e comercial. Possui uma barra de pesquisa relativamente fácil, onde você pode digitar seus requisitos, como documentos, modelos, designs gráficos, etc., e a plataforma recuperará alguns exemplos de alta qualidade.
Sua seção de negócios permite acessar alguns exemplos extraordinários de ordens de serviço que você pode personalizar diretamente em seu editor ou usando aplicativos de processamento de texto. No entanto, sua facilidade de uso gratuito é um pouco restrita.
Primeiro, você precisa se inscrever em uma conta gratuita ou paga. Então, você pode baixar até três modelos por dia, é uma conta gratuita. Alternativamente, você pode usar o editor. De qualquer forma, haverá um limite de download.
No entanto, ele permite que você baixe suas ordens de serviço em vários formatos de arquivo, como Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word e Excel.
Conclusão
Ordem de serviço é tudo sobre uma trilha de papel. A transformação digital de empresas em todos os setores agora é uma trilha de arquivos PDFs, Google Docs ou Microsoft Word em um tablet, laptop ou celular.
Em poucas palavras, ele descreve o trabalho a ser concluído, quando, por quem e o custo da tarefa. Sua força de trabalho de negócios começa a concluir tarefas quando uma ordem de serviço é gerada e a força de trabalho descansa quando a receita é lançada nos livros da empresa de acordo com os termos contábeis padrão.
Agora que você passou por uma discussão aprofundada sobre tíquetes de serviço e algumas fontes de modelo, você deve ser capaz de criar cópias de alto desempenho desses documentos.
Um negócio de sucesso precisa mais do que apenas uma ordem de trabalho. Você deve tomar decisões informadas sobre qual tarefa aceitar ou passar, obtendo sugestões das melhores redes de especialistas.