No universo corporativo e comercial, as ordens de serviço são vistas como a pedra angular de todas as atividades que envolvem orçamentos e execução de tarefas.
A documentação é um elemento vital para qualquer empreendimento, seja ele conduzido online ou em espaços físicos. Ao longo da jornada de uma empresa, diversos documentos comerciais são gerados, como faturas, procedimentos operacionais padrão (POPs), contas de fornecedores, entre outros.
Um documento de grande importância é a ordem de serviço, que, uma vez emitida, coloca em movimento os processos de entrega de produtos/serviços e a geração de receita após a conclusão da solicitação.
A gestão de ordens de serviço, tanto internas quanto externas, pode ser complexa para quem não possui experiência. Contudo, este artigo tem como objetivo fornecer o conhecimento necessário sobre este componente essencial dos negócios. Sem mais delongas, vamos explorar este tema.
O que é uma Ordem de Serviço?
Uma ordem de serviço é, essencialmente, uma solicitação formal de um cliente para a realização de manutenção, entrega de produtos, prestação de serviços, ou qualquer outra atividade, desde as mais simples, como a entrega de acessórios de informática.
A natureza desses documentos oficiais varia conforme o setor de atuação. Entretanto, as informações básicas contidas neles geralmente incluem detalhes sobre as entregas, datas de início e término, o responsável pela solicitação, o executor da tarefa e o solicitante.
Ademais, uma ordem de serviço marca o ponto de partida de um fluxo de documentos comerciais. À medida que a tarefa avança e o documento circula entre as partes envolvidas, ele serve como um canal de comunicação formal.
Por fim, após a conclusão do trabalho, os setores de contabilidade utilizam este documento para efetuar a liquidação de contas a receber ou a pagar. Além disso, auditores, sejam internos ou externos, frequentemente recorrem às ordens de serviço durante o processo de auditoria de uma empresa.
Outras designações comumente utilizadas no contexto empresarial em vez de “ordem de serviço” são:
- Chamado de serviço
- Requisição de trabalho
- Solicitação de serviço
- Pedido de trabalho
A Finalidade da Ordem de Serviço
O propósito fundamental de um documento como a ordem de serviço é manter um registro detalhado de todas as autorizações de trabalho, informações sobre o prestador de serviços, custos associados e prazos de conclusão. Tanto clientes externos, como consumidores, quanto clientes internos, como colaboradores, podem gerar uma ordem de serviço.
Após a emissão, o documento é encaminhado para a equipe responsável, seja para atender a uma ordem externa ou interna. Empresas frequentemente utilizam softwares para criar esses documentos, que podem tramitar por diversas etapas digitais ou físicas.
A seguir, apresentamos um resumo dos objetivos de uma ordem de serviço:
- Detalhar o problema, o reparo necessário ou a instalação/entrega de bens;
- Definir os recursos e equipamentos necessários para a realização do trabalho ou manutenção;
- Fornecer aos técnicos instruções claras e precisas sobre a tarefa ou manutenção;
- Registrar de forma oficial os materiais, mão de obra e recursos utilizados na execução do trabalho;
- Monitorar todos os serviços de reparo e manutenção realizados a partir de cada autorização;
- Consolidar dados financeiros, como custos, impostos, taxas, entre outros.
Termos Essenciais na Gestão de Ordens de Serviço
Aprovador do Trabalho
O aprovador é, geralmente, um membro da equipe administrativa ou alguém designado para gerenciar e aprovar as solicitações de manutenção de equipamentos. Em alguns casos, a equipe de suporte ao cliente ou o responsável pelo almoxarifado podem desempenhar essa função.
Solicitante do Trabalho
O solicitante é a pessoa ou equipe que necessita da execução de uma tarefa específica. Consumidores podem gerar ordens de serviço através de compras online ou presenciais, tanto no setor de bens quanto de serviços.
Em transações entre empresas (B2B), clientes de nível comercial podem solicitar serviços, assim como membros de equipes internas, como um gerente de operações que solicita reparos em um equipamento.
Técnicos de Campo
Os técnicos de campo, em ordens de serviço de manutenção, são os profissionais, como engenheiros, carpinteiros, reparadores, entre outros, que possuem as habilidades necessárias para executar as tarefas descritas no documento.
Os Componentes de uma Ordem de Serviço
Através das ordens de serviço, uma empresa pode registrar diversos dados e informações. A seguir, apresentamos alguns itens exemplificativos que você deve incluir em uma ordem de serviço:
Elementos Obrigatórios
#1. O ativo é o principal componente de qualquer ordem de serviço.
#2. O nome do solicitante do trabalho é outro item essencial.
#3. O escopo do trabalho é fundamental, pois determinará as habilidades, ferramentas e procedimentos necessários.
#4. O solicitante também deve preencher um campo destinado à descrição do problema, o que auxilia os técnicos a entenderem rapidamente a questão.
#5. A necessidade de substituição de peças ou uso de ferramentas específicas deve ser detalhada no documento.
#6. Riscos à saúde e segurança devem ser mencionados, já que toda empresa possui algum tipo de perigo.
#7. Datas e horários são cruciais, incluindo data e hora de início, data e hora de término esperada e data e hora de término real.
#8. Uma ordem de serviço deve incluir informações de contato do solicitante, gerente do pedido, técnico, como números de telefone, e-mails, endereços de sites e escritórios.
Componentes Opcionais
#9. Uma ordem de serviço pode incluir campos para assinatura do cliente, gerente, técnico e contador.
#10. O registro de horas trabalhadas é necessário para fins de cobrança e conciliação.
#11. Uma lista de tarefas em uma ordem de serviço é uma prática recomendada, pois mantém as partes informadas sobre o progresso do trabalho.
#12. Modelos de ordem de serviço modernos incluem um campo para definir a prioridade da solicitação, permitindo que os gerentes planejem a execução.
#13. Uma lista de ferramentas, softwares, peças de reposição e outros materiais necessários para o trabalho pode ser incluída para fins de controle de estoque.
#14. O custo estimado do trabalho pode ser incluído em ordens de serviço com custos abertos, enquanto para pedidos com preços fixados, o custo real pode ser especificado.
#15. Por fim, um ID de pedido e um título facilitam a organização e documentação das ordens de serviço.
Tipos de Ordens de Serviço
Manutenção Preventiva
Empresas de produção emitem ordens de serviço para manutenção de equipamentos, visando prevenir quebras e perdas de produção.
Propósito Geral
As empresas emitem este tipo de ordem de serviço quando precisam contratar um terceiro para realizar uma tarefa específica, como a remoção de equipamentos ou a instalação de softwares.
Inspeção de Máquinas
Ordem de serviço emitida para que um especialista externo realize uma inspeção de equipamentos, ativos ou ferramentas.
Elétrica
Clientes internos ou externos podem usar este tipo de ordem para solicitar serviços relacionados à energia, iluminação e fiação.
Emergência
Este tipo de ordem de serviço é emitido em situações inesperadas, para lidar com acidentes e proteger a vida dos funcionários ou equipamentos de danos permanentes.
Projetos Especiais
Quando há necessidade de atualizar a linha de produção sem substituir máquinas, a ordem de serviço para projetos especiais é utilizada para solicitar equipamentos ou softwares que aumentem a produtividade.
Os Benefícios do Uso de Ordens de Serviço
#1. A empresa mantém registros de todos os serviços realizados através das ordens de serviço, o que é essencial para auditorias.
#2. O uso de ordens de serviço torna o negócio mais transparente, mostrando aos clientes o detalhamento do trabalho realizado.
#3. Facilita o pagamento de técnicos internos e externos, garantindo sua satisfação.
#4. Ajuda a equipe de estoque a adquirir peças de reposição com antecedência, evitando gargalos na manutenção.
#5. Permite analisar o histórico de ordens de serviço para prevenir futuras quebras de máquinas.
#6. Ajuda empresas de serviços e produtos a estimar a receita anual com base nas ordens de serviço concluídas e faturadas.
#7. Melhora a comunicação entre departamentos, reduzindo os efeitos negativos do trabalho em silos.
A seguir, apresentamos algumas plataformas onde é possível encontrar modelos prontos de ordens de serviço:
Modelos de Ordem de Serviço para Impressão: TemplateLab
TemplateLab é uma fonte confiável de documentos comerciais. Nele, você encontra modelos de alta qualidade para ordens de serviço, com fácil download.
Ao contrário de outros sites, não é necessário fornecer informações pessoais ou da empresa para obter o link de download.
Basta selecionar o formulário desejado e clicar no botão de download. Os modelos podem ser editados em softwares como Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs e Google Sheets.
O site oferece uma ampla variedade de modelos, incluindo:
- Exemplos de ordens de serviço para reparo automotivo;
- Modelos para serviços de manutenção;
- Formulários para serviços de TI;
- Exemplos de ordens para terceirização de design gráfico.
Estes modelos possuem formatação flexível, permitindo personalização das tabelas e colunas conforme necessário.
Modelos de Ordem de Serviço Gratuitos: Smartsheet
Smartsheet permite integrar ordens de serviço ao seu sistema de gestão de projetos. Ao utilizar seus modelos gratuitos e importar os documentos para o Smartsheet, é possível automatizar o processo de recebimento e resolução de chamados de serviço.
Alguns modelos notáveis incluem:
- Ordens de serviço de manutenção;
- Ordens de serviço em geral;
- Ordens para interrupção de serviços;
- Ordens de serviço de paisagismo;
- Modelos para rastreamento de pedidos de serviço.
Os modelos são oferecidos em dois formatos: download em PDF, Excel ou Word para edição em software compatível, ou importação direta para o painel de projetos do Smartsheet. A segunda opção é ideal para ambientes dinâmicos onde gestores precisam gerenciar diversas ordens de serviço.
Modelos de Ordem de Serviço: Jotform
Para freelancers e pequenas empresas que precisam atender clientes que exigem documentos formais de ordem de serviço, os modelos do Jotform são uma ótima opção, pois economizam em custos com criação de documentos e softwares.
Utilize os modelos e importe-os para o editor de PDF online do Jotform. Ambos os serviços são gratuitos para uso comercial.
Alguns modelos notáveis são:
- Configuração de produtos para o cliente;
- Manutenção de veículos;
- Reparo automotivo;
- Serviços de manutenção geral;
- Design de sites;
- Produção de vídeos;
- Serviços de tosa de animais;
- Desenvolvimento web freelancer.
O editor do Jotform é fácil de usar, com interface de arrastar e soltar, que qualquer pessoa familiarizada com navegadores pode utilizar.
Modelos de Ordem de Serviço: Template.net
Template.net é outro site popular para documentos de uso pessoal e comercial. Possui uma barra de pesquisa onde é possível encontrar diversos modelos de alta qualidade.
A seção de negócios oferece modelos personalizáveis, porém o acesso gratuito é limitado.
É necessário criar uma conta gratuita ou paga. Na versão gratuita, são permitidos até três downloads por dia. Os modelos podem ser baixados em formatos como Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word e Excel.
Conclusão
A ordem de serviço é uma forma de manter o controle e o histórico das atividades realizadas. Com a transformação digital, esses documentos estão cada vez mais em formato digital, como PDFs e arquivos editáveis em processadores de texto.
Em essência, uma ordem de serviço descreve o trabalho a ser realizado, quem o fará, quando será feito e qual o custo envolvido. O trabalho inicia quando a ordem é gerada e se encerra quando a receita é contabilizada.
Após esta análise detalhada sobre ordens de serviço e suas fontes de modelos, você estará apto a criar documentos de alta qualidade.
Um negócio bem-sucedido exige mais do que apenas uma ordem de serviço. É preciso tomar decisões informadas sobre quais tarefas aceitar e buscar orientação de especialistas.