Transformar uma planilha do Excel em um arquivo PDF pode ser um processo que gera dúvidas, e muitas vezes o resultado final não corresponde à forma como gostaríamos que o documento fosse apresentado. Vamos explorar como salvar sua planilha como um PDF com aparência profissional e de fácil leitura.
Convertendo Arquivos Excel para PDF
Existem diversas situações em que a conversão de um documento Excel para PDF se torna necessária, ao invés de manter o formato original da planilha. Um exemplo seria o desejo de compartilhar apenas uma seção específica de uma folha de trabalho maior ou a necessidade de impedir a edição do conteúdo. Contudo, a conversão de um arquivo Excel para PDF pode apresentar alguns desafios.
Frequentemente, não percebemos as planilhas do Excel como documentos com limites definidos, páginas e margens. No entanto, quando o objetivo é transformar esses arquivos em PDFs adequados para leitura, impressão ou compartilhamento, esses aspectos se tornam cruciais. É fundamental que o arquivo resultante seja claro e compreensível, sem colunas dispostas aleatoriamente em páginas diferentes ou com tamanhos de células que dificultem a leitura.
A seguir, detalharemos o processo para transformar sua planilha em um PDF apresentável e pronto para impressão.
Ajustando as Configurações de Página
Se você utiliza o Office 2008 ou versões mais recentes, o primeiro passo é acessar a aba “Layout da Página”. Nessa seção, você encontrará várias opções agrupadas em “Configurar Página”. As três opções iniciais são:
- Margens: Define o espaço em branco entre a borda do documento e a primeira célula.
- Orientação: Permite escolher entre o formato paisagem (horizontal) ou retrato (vertical) para o seu arquivo final.
- Tamanho: Especifica o tamanho da página do seu documento PDF.
O funcionamento dessas opções é semelhante ao de um documento Word, portanto, ajuste-as de acordo com a aparência desejada para o PDF final. Vale ressaltar que planilhas do Excel geralmente são mais legíveis em orientação paisagem, a menos que contenham poucas colunas. Folhas salvas em modo retrato tendem a ter colunas que ficam fora da área de impressão, dificultando a leitura e a navegação no documento.
Adicionalmente, é possível adicionar um cabeçalho e rodapé ao seu layout. Para isso, clique na seta no canto inferior direito da seção “Configurar página” e selecione a aba “Cabeçalho / rodapé”. Você pode utilizar as opções predefinidas pelo Office ou personalizar o seu próprio através da opção “Personalizar”.
Você também tem a possibilidade de alterar o fundo da sua impressão. Para isso, clique no botão “Plano de fundo” dentro de “Configurar página”. Você pode selecionar uma imagem do seu computador ou da nuvem, e ela será exibida lado a lado em toda a planilha.
Definindo a Área de Impressão e Ajustes
O próximo passo é determinar qual área da planilha será convertida para PDF, bem como quantas linhas e colunas serão exibidas em cada página.
A maneira mais direta de definir a área é selecionar as células desejadas com o mouse e, em seguida, ir em “Configuração da página” > “Área de impressão” > “Definir área de impressão”. Isso criará uma linha cinza fina ao redor da área selecionada, que será impressa. Tudo o que estiver fora dessa área não será incluído no PDF. Você também pode inserir as células manualmente clicando na seta no canto inferior esquerdo e indo para “Planilhas” > “Área de impressão”.
Assim como no Microsoft Word, você pode criar quebras de página para segmentar diferentes tabelas. Essas quebras podem ser horizontais ou verticais. Para inserir uma quebra de página, vá até a célula desejada, acesse a aba “Layout de página” na faixa de opções e selecione “Configuração de página” > “Quebras de página” > “Inserir quebra de página”. Isso criará uma quebra logo acima e à esquerda da célula selecionada.
Outro ajuste fundamental é definir a opção “Ajustar à página”. À direita de “Configurar página”, você verá três opções: “Largura”, “Altura” e “Escala”. As opções de “Largura” e “Altura” permitem que você defina em quantas páginas as linhas ou colunas da sua tabela serão exibidas. Por exemplo, se você tem muitas linhas, mas poucas colunas, definir a “Largura” para uma página é o ideal. A “Escala”, por outro lado, determina o redimensionamento geral de toda a área de impressão.
Opções da Planilha
O último menu que merece atenção é o de “Opções de planilha”. Essas configurações afetam a aparência da folha impressa final. Para acessar o menu completo, clique na seta no canto inferior esquerdo da seção “Opções de folha”.
Segue uma visão geral das personalizações que você pode realizar neste menu:
| Imprimir títulos: | Permite congelar linhas e colunas específicas da planilha para que apareçam em todas as páginas, como cabeçalhos e rótulos. |
| Linhas de grade: | Permite definir se deseja ou não exibir as linhas de grade, que são as linhas entre as células que aparecem quando não há bordas definidas. |
| Cabeçalhos: | Permite exibir os cabeçalhos, que são os rótulos fixos em ordem alfabética (A, B, C) e numérica (1, 2, 3) nos eixos x e y das planilhas. |
| Comentários, notas e erros: | Exibe comentários, notas e avisos de erro inseridos no documento final. |
| Ordem de impressão: | Permite definir se deseja criar um documento imprimindo as informações primeiro verticalmente ou horizontalmente. |
Nesse menu, você pode acessar a tela “Visualizar impressão”, que oferece uma prévia do seu documento final. Você também pode acessar essa tela com o atalho Ctrl + P.
Salvando ou Imprimindo como PDF
Com seu documento formatado corretamente e pronto, existem duas formas principais de criar um PDF.
Para salvar o arquivo como PDF diretamente do Excel, abra a caixa de diálogo “Salvar como” e selecione “PDF” no menu suspenso “Salvar como tipo”. Uma alternativa é ir em “Exportar” > “Exportar para XPS/PDF”. A partir daí, você tem algumas opções. Você pode escolher entre otimizar o arquivo para “Padrão” ou “Mínimo”, que afetará a qualidade e o tamanho do documento final. Ao clicar em “Opções”, você pode selecionar a área a ser publicada:
- Seleção: As células que você selecionou no momento.
- Planilhas ativas: A planilha atual que você está visualizando.
- Pastas de trabalho inteiras: Todas as planilhas contidas no arquivo atual.
- Tabela: Uma tabela definida previamente através do Microsoft Excel.
Além disso, você pode optar por ignorar completamente a área de impressão que havia definido.
Você também pode imprimir o arquivo como PDF. A Microsoft oferece uma impressora PDF integrada chamada “Microsoft Print to PDF”, que você pode selecionar no menu suspenso da impressora. Se você tiver outro software de impressão PDF, como Adobe PDF, Foxit ou PDF Xchange, também poderá utilizá-lo. Antes de clicar em “Imprimir”, verifique a visualização de impressão para garantir que tudo esteja correto.
