O Word oferece uma funcionalidade poderosa que vai além da simples busca e substituição de texto. É possível também pesquisar e trocar caracteres especiais – como tabulações, recuos e marcas de parágrafo – por outros caracteres especiais. Esta capacidade torna possível realizar edições rápidas e eficazes que, de outro modo, demandariam muito tempo de trabalho manual.
Quando a Busca e Substituição de Caracteres Especiais se Torna Essencial?
Para ilustrar a utilidade da busca e substituição de caracteres especiais, vejamos alguns exemplos práticos:
Imagine que você precisa editar um extenso documento jurídico. Foi solicitado a substituir a palavra “seção” pelo símbolo específico de seção (um “S” sobreposto a outro “S”), um caractere frequentemente usado em documentos legais. Este documento tem mais de 50 páginas, com inúmeras referências a diversas seções. Utilizando a função de busca e substituição, você pode trocar “seção” pelo símbolo de seção rapidamente.
Ou, considere que você terminou a primeira versão do seu romance e usou várias palavras com hífen. Para garantir que essas palavras permaneçam juntas, você precisa substituir os hifens comuns por hifens não separáveis. Começar a fazer isso manualmente seria exaustivo. No entanto, a ferramenta de busca e substituição facilita essa tarefa.
Outra situação: um colega deixou a empresa, e você precisa revisar um relatório que ele preparou. O relatório está bem escrito, mas apresenta espaçamento irregular entre parágrafos. Ao ativar a exibição de caracteres não imprimíveis, você percebe que alguns parágrafos têm duas marcas de parágrafo em vez de uma. A forma tradicional de corrigir isso seria remover as marcas extras uma a uma. No entanto, a busca e substituição pode automatizar essa correção, substituindo cada ocorrência de duas marcas por uma só.
Existem inúmeros caracteres especiais, mas vamos nos concentrar em alguns exemplos práticos para entender como a busca e substituição desses caracteres funciona.
Exemplo 1: Substituindo Texto por um Caractere Especial
Suponha que seu documento esteja assim:
(Nota: Para exibir os caracteres especiais no documento, clique no botão Mostrar/Ocultar, que tem um ícone semelhante ao símbolo de parágrafo.)
O objetivo é trocar todas as instâncias da palavra “Seção” pelo símbolo de seção. Para isso, vá até a guia “Página Inicial” do Word e clique em “Substituir”. Também é possível usar o atalho Ctrl + H.
Na caixa “Localizar”, digite “Seção” e clique em “Mais >>” para exibir as opções adicionais de busca e substituição.
Clique na caixa “Substituir por” para inserir o ponto de inserção e clique no botão “Especial”.
Na lista suspensa, selecione “Caractere de Seção”.
Observe que agora a caixa “Substituir por” exibe o código do Word para o símbolo de seção: “^%”. Clique em “Substituir Tudo”. O Word informará quantas substituições foram feitas. Clique em “OK” e feche a janela.
Agora, todas as instâncias da palavra “Seção” foram substituídas pelo símbolo de seção.
Exemplo 2: Substituindo um Hífen Regular por um Hífen Não Separável
Neste exemplo, vamos observar um parágrafo que contém algumas palavras hifenizadas. Algumas dessas palavras estão divididas entre duas linhas. Substituiremos os hifens regulares por hifens não separáveis, garantindo que as palavras permaneçam inteiras.
Na guia “Página Inicial”, clique em “Substituir” ou pressione Ctrl + H.
Na caixa “Localizar”, apague qualquer texto e digite um hífen. Se necessário, clique em “Mais >>” para expandir as opções.
Clique na caixa “Substituir por” para inserir o ponto de inserção. Apague qualquer texto existente e clique em “Especial”.
Na lista suspensa, selecione “Hífen Não Separável”.
O código do Word para o hífen não separável – “^~” – agora aparece na caixa “Substituir por”. Clique em “Substituir Tudo”. O Word informará quantas alterações foram feitas. Clique em “OK” e feche a janela.
O Word substituiu todos os hifens por hifens não separáveis. As palavras hifenizadas na margem direita não estão mais divididas.
Exemplo 3: Substituindo Duas Marcas de Parágrafo por Uma
Neste exemplo, vamos trocar as marcas de parágrafo duplas por marcas de parágrafo simples, reduzindo o espaçamento extra entre os parágrafos.
Na guia “Página Inicial”, clique em “Substituir”. Ou pressione Ctrl + H.
Clique na caixa “Localizar” e apague qualquer texto. Clique em “Mais >>” para exibir as opções adicionais. Em seguida, clique em “Especial” e selecione “Marca de Parágrafo” na lista suspensa.
O código do Word para uma marca de parágrafo (“^v”) foi inserido na caixa “Localizar”. Clique em “Especial” novamente e selecione “Marca de Parágrafo” outra vez para inserir uma segunda marca. (Você também pode digitar “^v^v” diretamente, se já estiver familiarizado com os códigos).
Agora, a caixa “Localizar” tem duas marcas de parágrafo. Clique na caixa “Substituir por”, apague qualquer texto e clique em “Especial”. No menu suspenso, selecione “Marca de Parágrafo”.
Como último passo, clique em “Substituir tudo”. O Word mostrará quantas substituições foram feitas. Clique em “OK” e feche a janela.
Todas as instâncias de duas marcas de parágrafo foram substituídas por uma só.
Como demonstrado, a função de “Localizar e Substituir” pode economizar muito tempo ao lidar com caracteres especiais em seus documentos. Exploramos apenas algumas opções, mas o menu oferece muitas outras funcionalidades esperando por você.