Além de pesquisar e substituir texto, o Word permite pesquisar caracteres especiais – tabulações, recuos, marcas de parágrafo e assim por diante – e, em seguida, substituí-los por outros caracteres especiais. Isso pode ser útil para alterações rápidas e fáceis que normalmente demorariam um pouco mais para serem feitas manualmente.
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Quando é útil pesquisar e substituir caracteres especiais?
Para entender quando pesquisar e substituir caracteres especiais pode ser útil, vejamos alguns exemplos.
Digamos que haja um longo documento legal que você precise editar. Você foi solicitado a substituir a palavra “seção” pelo símbolo de seção. O símbolo de seção é um par de caracteres “S” sobrepostos e costuma ser usado em documentos jurídicos para fazer referência a uma seção numerada em um documento. Seu documento tem mais de 50 páginas e várias referências a várias seções. Você pode substituir facilmente a palavra “seção” pelo símbolo de seção usando pesquisar e substituir.
Você acabou de escrever um rascunho de seu primeiro romance, e ele inclui uma variedade de palavras hifenizadas. Você precisa manter as palavras hifenizadas juntas, substituindo o hífen regular por um hífen sem quebra. Você começa a substituir o símbolo manualmente, mas para após algumas tentativas. Você sabe que deve haver uma maneira mais fácil. Há! Basta usar Localizar e substituir para fazer o trabalho por você.
Um colega pediu demissão e você recebeu a tarefa de editar um relatório no qual o colega trabalhou antes de partir. O relatório está bem escrito, mas há espaçamento inconsistente entre parágrafos. Depois de clicar em Mostrar / Ocultar, você descobre que, em alguns casos, existem duas marcas de parágrafo em vez de uma. Uma maneira de corrigir o espaçamento do parágrafo seria pressionar a tecla Delete toda vez que vir uma marca de parágrafo extra. Mas há uma maneira mais rápida – basta pesquisar cada ocorrência de duas marcas de parágrafo e substituí-la por uma marca de parágrafo.
Existem muitos caracteres especiais para detalhar todos eles, mas vamos dar uma olhada em alguns exemplos gerais de como funciona a busca e substituição desses caracteres.
Exemplo Um: Substituir Texto por um Caractere Especial
Digamos que seu documento se pareça com isto:
Nota: Se você não vir os caracteres especiais em seu documento, você pode ativá-los clicando no botão Mostrar / Ocultar na Faixa de Opções. Seu ícone se parece com o símbolo do parágrafo.
Você precisa substituir todas as ocorrências da palavra “Seção” por um símbolo de seção. Mude para a guia “Página inicial” na faixa do Word e clique em “Substituir”. Como alternativa, você pode pressionar Ctrl + H.
Digite a palavra “Seção” na caixa “Localizar” e clique no botão “Mais >>” para expandir as opções Localizar e substituir.
Clique na caixa “Substituir por” para colocar seu ponto de inserção e clique no botão “Especial”.
Clique em “Section Character” na lista suspensa.
Observe que a caixa “Substituir por” agora contém o texto “^%” – este é o código do Word para aquele símbolo de seção. Clique no botão “Substituir tudo”. Neste exemplo, 16 substituições foram feitas. Clique no botão “OK” e feche a janela Localizar e Substituir.
Todas as ocorrências da palavra “Seção” foram substituídas pelo caractere de seção.
Exemplo dois: substituir um hífen regular por um hífen não separável
Para este próximo exemplo, observe que há algumas palavras hifenizadas em nosso parágrafo de amostra, incluindo três ocorrências em que as palavras hifenizadas são separadas em linhas diferentes. Vamos substituir todos os hifens regulares por hifens ininterruptos para que isso não aconteça.
Na guia “Home”, clique em “Substituir” ou apenas pressione Ctrl + H.
Na caixa “Encontrar o quê”, exclua qualquer texto ou caracteres existentes e digite um único caractere de hífen. Clique no botão “Mais >>” se necessário para expandir as opções Localizar e Substituir.
Clique na caixa “Substituir por” para colocar seu ponto de inserção lá. Exclua qualquer texto ou caracteres existentes e clique no botão “Especial”.
Clique em “Nonbreaking Hyphen” na lista suspensa.
Observe que o código do Word para o hífen não separável – “^ ~” – foi adicionado à caixa “Substituir por”. Clique no botão “Substituir tudo”. Neste exemplo, 11 substituições foram feitas. Clique no botão “OK” e feche a janela Localizar e Substituir.
O Word substituiu todos os hifens por hifens não separáveis. Observe que as palavras hifenizadas na margem direita não estão mais separadas.
Exemplo três: Substituindo duas marcas de parágrafo por uma marca de parágrafo
Neste exemplo, queremos substituir quaisquer marcas de parágrafo duplo por uma marca de parágrafo único, removendo o espaçamento extra entre os parágrafos.
Na guia “Página inicial”, clique no botão “Substituir”. Como alternativa, você pode pressionar Ctrl + H.
Clique na caixa “Encontrar o quê” e exclua qualquer texto ou caracteres existentes. Clique no botão “Mais >>” para abrir as opções adicionais, clique no botão “Especial” e, em seguida, clique na opção “Marca de parágrafo” da lista suspensa.
Observe que o código do Word para uma marca de parágrafo (“^ v”) foi inserido na caixa “Localizar”. Clique no botão “Especial” novamente e, em seguida, clique em “Marca de parágrafo” novamente na lista suspensa para colocar uma segunda marca de parágrafo lá. (Observe que você também pode digitar “^ v ^ v” na caixa, se já estiver familiarizado com os códigos.)
Agora há duas marcas de parágrafo na caixa Localizar. Clique na caixa “Substituir por”, exclua qualquer texto ou caracteres existentes e clique no botão “Especial”. No menu suspenso, escolha “Marca de parágrafo”.
Para a etapa final, clique no botão “Substituir tudo”. Neste exemplo, o Word fez oito substituições. Clique no botão “OK” e feche a janela Localizar e Substituir.
Todas as ocorrências de duas marcas de parágrafo foram substituídas por uma marca de parágrafo.
Como você pode ver, usar Localizar e substituir pode economizar muito tempo ao substituir caracteres especiais em seus documentos. E acabamos de arranhar a superfície aqui. Existem mais personagens especiais esperando nesse menu para você explorar.