Apesar do surgimento de ferramentas como o Slack, o e-mail não está desaparecendo e, às vezes, pode parecer opressor. Uma maneira de manter seu e-mail sob controle é fazer com que o Outlook classifique automaticamente as mensagens recebidas em pastas específicas.
Para fazer isso, usaremos as regras do Outlook. Eles operam automaticamente quando você envia ou recebe e-mail e executa tarefas que você escolheu com antecedência.
Existem duas maneiras de criar uma regra para fazer isso. O primeiro método é mais fácil e funciona melhor com um único endereço de e-mail que você deseja mover automaticamente. Isso é ideal para e-mails que sempre vêm de um único endereço, como um sistema de emissão de bilhetes ou alerta.
O segundo método é um pouco mais complexo, mas ainda bem simples. Funciona melhor para um domínio inteiro – como todos os e-mails de pessoas da mesma empresa – ou se você quiser configurar um monte de regras uma após a outra.
Criação de regras simples
Para criar uma regra de maneira simples, abra a caixa de entrada do Outlook, clique com o botão direito do mouse em um e-mail que deseja classificar automaticamente e clique em Regras> Criar regra.
A janela Criar regra é aberta. Clique na caixa de seleção ao lado do nome da pessoa. Isso informa ao Outlook para aplicar a regra a todos os e-mails desse endereço. Em seguida, clique na caixa de seleção “Mover o item para a pasta:”.
Na janela que se abre, selecione a pasta para a qual deseja mover os e-mails (ou clique em “Novo” para criar uma nova pasta) e, a seguir, clique em “OK”.
Sua regra agora está pronta para uso, então clique em “OK”.
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida. Clique na caixa de seleção “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na pasta atual” e, em seguida, clique em “OK”.
A partir de agora, todos os e-mails desse endereço irão para a pasta que você escolheu.
Criando regras mais complicadas
Para definir uma regra do zero, clique em Início> Regras> Gerenciar regras e alertas.
A janela “Regras e alertas” é aberta. Clique em “Nova regra”.
Isso abre a janela “Assistente de regras”. Na seção “Começar com uma regra em branco”, clique em “Aplicar regra nas mensagens que recebo” e, em seguida, clique em “Avançar”.
Aqui, você seleciona as condições que um e-mail deve atender para aplicar a regra. Vamos definir as condições a serem aplicadas a todos os e-mails provenientes do domínio @ wdzwdz.com.
Marque a caixa de seleção “Com palavras específicas no endereço do remetente” e, em seguida, na caixa de texto na parte inferior, clique em “Palavras específicas”.
Na janela que é aberta, digite o domínio ao qual deseja que a regra se aplique. Se os e-mails vierem de pessoas com endereços que terminam com “@ acmeanvils.com”, digite e clique em “Adicionar”.
Você pode digitar mais de um item aqui, portanto, se tiver alguns clientes importantes, poderá adicioná-los todos aqui. Quando terminar, clique em “OK”.
O assistente de regras exibe seus domínios de email escolhidos. Você pode clicar nos termos para editá-los, caso sejam alterados. Depois que tudo estiver definido, clique em “Avançar”.
Vamos selecionar essa pasta na próxima página do assistente para a qual mover esses e-mails. Marque a caixa “Mover para a pasta especificada” e clique em “Especificado” na caixa de texto na parte inferior.
Na janela que se abre, selecione a pasta para a qual deseja mover os e-mails (ou clique em “Novo” para criar um) e clique em “OK”.
O assistente de regras mostra a pasta que você selecionou. Se não for a pasta certa, clique nela para alterá-la e clique em “Avançar”.
Agora você pode especificar quaisquer exceções; clique em “Avançar” se não quiser adicionar nenhum.
Digite um nome para a regra, marque a caixa de seleção “Executar esta regra agora com mensagens já na ‘Caixa de entrada’” e clique em “Concluir”.
Sua regra agora está completa e aparece na janela “Regras e alertas”. Clique em “Aplicar” para concluir o processo.
Sua regra agora está ativa. Todos os e-mails que atenderem às condições escolhidas irão para a pasta selecionada. Além disso, todas as regras que você criar no cliente Outlook são espelhadas no aplicativo da Web do Outlook.