Por que perder tempo e dinheiro imprimindo, digitalizando e enviando documentos por fax quando você pode usar apenas uma assinatura digital?
À medida que a natureza do trabalho se torna mais remota do que nunca, a assinatura digital tornou-se o principal facilitador das empresas que fazem negócios além-fronteiras. Por serem seguras e juridicamente vinculativas, as assinaturas digitais permitem que as empresas assinem novos contratos de forma rápida e virtual.
Antes das assinaturas eletrônicas, as empresas em todo o mundo gastavam muito tempo e dinheiro lidando com a papelada. Mas esse não é o único problema dos documentos físicos: eles também carecem de segurança. Eles podem ser facilmente perdidos, danificados, forjados ou adulterados.
Além disso, nossas necessidades de negócios na era digital estão em constante evolução. Substituir a papelada por soluções digitais eficientes e simplificadas parece ser o único caminho a seguir.
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O que são assinaturas eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas são uma alternativa digital às assinaturas manuscritas. Embora economizar tempo possa ser uma das maiores vantagens das assinaturas eletrônicas no mundo acelerado de hoje, não é a única.
Eles são convenientes, seguros e juridicamente vinculativos. Na verdade, eles fornecem mais segurança do que as assinaturas tradicionais, minimizando riscos e protegendo interesses individuais e comerciais.
Como funcionam as assinaturas digitais
Quando você assina um documento usando um provedor de soluções de assinatura digital, eles usam um algoritmo matemático sob o protocolo PKI (infraestrutura de chave pública) para gerar duas chaves: privada e pública.
Quando você assina um documento digitando ou desenhando, a assinatura digital é criada usando sua chave privada. Como a chave privada é criada?
O algoritmo matemático começa a funcionar, pega seus dados e cria algo chamado hash. Ele criptografa esses dados e o produto resultante é sua chave privada, que é basicamente sua assinatura eletrônica.
Quando seu destinatário receber o documento, ele terá uma cópia de sua chave pública. Mas como eles verificam se a assinatura é sua ou válida? A chave pública os ajuda a corresponder valores de hash e descriptografar esses dados para verificar a autenticidade da assinatura eletrônica. Se os valores não corresponderem, significa que a assinatura eletrônica é inválida.
As assinaturas digitais também são respaldadas por certificados eletrônicos, que possuem detalhes pessoais como nome, endereço de e-mail e localização para verificar e comprovar que a assinatura eletrônica é realmente sua.
Como as assinaturas digitais são legalmente compatíveis
Os provedores de soluções de assinatura eletrônica usam o protocolo PKI e a criptografia de dados para garantir a privacidade. Para manter a conformidade legal, eles garantem a conformidade com as leis de assinaturas eletrônicas estabelecidas pela Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
Além disso, eles aderem a vários padrões do setor, como Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), Padrão Internacional de Segurança da Informação (ISO 27001) e Controle de Sistema e Organizações (SOC) sob AICPE.
Essas regras e regulamentos permitem que as assinaturas digitais sejam juridicamente vinculativas. No entanto, observe que os requisitos regulamentares variam de país para país.
Casos de uso de assinaturas eletrônicas
As assinaturas digitais usam várias camadas de tecnologia de criptografia para garantir perda mínima de dados e eliminar as chances de perda, adulteração ou falsificação de documentos. Tendo essas vantagens em mente, aqui estão alguns casos de uso para equipes em que as assinaturas eletrônicas ajudam a aumentar a produtividade:
TeamsUsesHROnboarding, avaliações de desempenho, NDAs, etc.Vendas e
MarketingFormulários fiscais, contratos de compra, contratos de empreiteiros/procuradores, etc.LegalNDAs, contratos, compliance, renúncias etc.ContabilidadeFormulários fiscais, contratos de compra, contratos de empreiteiros/procuradores, etc. Faturas de TI, relatórios de despesas, aprovações de gerenciamento de políticas etc. .FinançasContratos, propostas, pedidos, cotações, acordos especiais, formulários de liberação e assinaturas de relações públicas etc.ProcurementTransferência de ativos, assinaturas de aprovação, solicitações de alteração do sistema, etc.
Embora a assinatura digital funcione para todos os setores e empresas de todos os tamanhos e tipos, vamos dar uma olhada rápida nos casos de uso de assinaturas eletrônicas baseados no setor:
- Seguro
- Imobiliária
- Manufatura
- Assistência médica
- Ensino superior
- sem fins lucrativos
- Varejo
- TI/Tecnologia
- Anúncio
- Departamentos do governo
Todos esses setores acima podem aproveitar as assinaturas eletrônicas para ajudá-los na integração, gerenciamento de funcionários e políticas, distribuição da cadeia de suprimentos, faturas, cotações, propostas, NDAs e contratos.
Assinaturas digitais com PandaDoc
Com vários provedores de assinatura eletrônica no mercado, como você deve escolher um? Especialmente quando, se você não estiver escolhendo um provedor legalmente compatível, poderá expor você e sua empresa a problemas legais.
Considere o PandaDoc, um dos principais provedores de assinatura digital com a confiança de mais de 50.000 usuários. Com a conformidade com SOC, GDPR e PKI da AICPE, ele garante que suas assinaturas sejam seguras e juridicamente vinculativas.
Além disso, pode ajudá-lo em todos os processos de gerenciamento de documentos, desde assinaturas digitais até o gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM), com suas funcionalidades avançadas, ao contrário de outras ferramentas básicas.
Com seu software de automação de documentos tudo-em-um, você pode reduzir tempo e custos enquanto constrói relacionamentos significativos com seus clientes.
PandaDoc: Funcionalidades básicas
Além de uma interface intuitiva, excelente suporte ao cliente e uma ampla variedade de integrações, o PandaDoc é conhecido por estes motivos:
Oferece assinaturas gratuitas ilimitadas
O PandaDoc permite que você assine seus documentos em qualquer lugar! Você pode fechar negócios importantes com apenas alguns cliques, garantindo a segurança de seus dados. Eles também têm um aplicativo móvel que permite que você fique por dentro do processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
No entanto, o PandaDoc afirma ser a única plataforma de eSigning que permite que você carregue e assine um número ilimitado de documentos em seu plano gratuito!
Prioriza a privacidade e garante a conformidade legal
O PandaDoc é compatível com UETA, ESIGN e HIPAA. Ou seja, não só os documentos assinados pelo PandaDoc cumprem os requisitos legais aplicáveis no seu país. Mas também protegem seu direito individual à privacidade.
Além disso, o PandaDoc é certificado pela AICPA SOC 2 Tipo II. Implicando que está em conformidade com os critérios de serviços definidos pelo Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Por que isso é importante?
Quando as empresas lidam com muitas informações confidenciais que são sensíveis ou pessoalmente identificáveis, elas precisam atender a um determinado conjunto de critérios para manter a confidencialidade, integridade e segurança dos dados de seus clientes.
No entanto, há mais!
Garante Segurança Avançada
Quando você assina um documento com o PandaDoc, ele fornece um certificado eletrônico para verificar se o documento é legítimo. O certificado eletrônico ajudará você a acessar o nome do destinatário, assinatura, endereço de e-mail verificado e endereço IP. Além disso, ele também terá um carimbo de data e hora do documento assinado.
Para PDFs, o PandaDoc garante um nível aprimorado de segurança ao fornecer uma chave de criptografia privada para verificar a autenticidade do documento.
Suporta diferentes tipos de arquivo
Se você tivesse que escolher uma plataforma diferente para cada tipo de arquivo diferente que precisa assinar, perderia muito tempo. Isso também, por nada!
Com o PandaDoc, você pode assinar PDFs, JPGs ou DOCX e simplificá-los em um fluxo de trabalho único e unificado. O PandaDoc suporta os seguintes tipos de conteúdo: Word, Excel, PowerPoint, PDFs, JPGs e PNGs.
Ajuda a rastrear a assinatura eletrônica automaticamente
O PandaDoc coloca a segurança dos dados em primeiro lugar, e é por isso que eles têm um recurso automatizado de rastreamento de assinatura eletrônica. Para cada documento assinado, há uma trilha de auditoria incorporada que ajuda você a ver quem visualizou, acessou ou assinou um documento e quando.
Isso é especialmente útil quando você está lidando com várias assinaturas de documentos simultaneamente. Um recurso de rastreamento automatizado pode ajudá-lo a estar no controle e obter uma visão de 360º de tudo o que está acontecendo.
Com o recurso de histórico de versões do PandaDoc, você poderá alternar entre diferentes versões de seus documentos. Você sempre saberá quem fez as alterações e onde.
Principais recursos do PandaDoc
Para empresas que buscam simplificar seus fluxos de trabalho de documentos, reduzir o tempo de fechamento e melhorar os ROIs, o PandaDoc é mais do que uma simples plataforma de assinatura eletrônica. Aqui está o porquê:
#1. Assinatura e Rastreamento
- Ativar pedido de assinatura: Se seus contratos ou propostas exigirem várias assinaturas, isso é extremamente útil. Você pode escolher destinatários, atribuir funções (remetente, cliente, signatário), colocá-los na ordem correta e automatizar toda a distribuição. O PandaDoc enviará uma notificação por e-mail quando for a vez de alguém assinar. E você não precisa ignorar o processo manualmente.
- Envie uma solicitação de assinatura: deseja uma assinatura de alguém da sua empresa ou de um cliente? O PandaDoc permite que você envie solicitações e também pode automatizá-lo com alguns cliques.
- Rastreie documentos: Quer saber se alguém assinou um documento ou não? Você receberá notificações quando isso acontecer. Além disso, uma trilha de auditoria ajudará você a rastrear quem visualizou ou assinou um documento que você enviou.
#2. Conteúdo automatizado
- Adicione espaços reservados de conteúdo inteligente: com conteúdo inteligente, você pode minimizar erros e economizar tempo na criação de documentos. Defina itens de espaço reservado para lembrar você ou sua equipe sobre o que incluir. E escolha itens pré-selecionados para seus colegas de equipe adicionarem a documentos/propostas específicos.
- Personalize seu conteúdo: leve seu fluxo de trabalho para o próximo nível, optando por conteúdo condicional. Aqui, você cria modelos que possuem regras que ajudam seus remetentes a gerar conteúdo adequado às necessidades de seu cliente.
- Defina regras para melhorar a coleta de dados: você também pode configurar campos condicionais para ajudar os destinatários a navegar pelo seu documento e encontrar facilmente o que procuram. Isso melhora imensamente a qualidade de sua coleta de dados ou personalização do cliente.
#3. Cotações Avançadas
- Cotações personalizadas para seus clientes: faça com que sua equipe crie cotações personalizadas para clientes sem perder informações importantes com o criador de cotações.
- Definir preços específicos: você pode escolher entre estratégias de preços fixas, recorrentes ou baseadas em volume, e nós o ajudaremos a receber pagamentos por meio da rede ACH.
- Incorpore catálogos de produtos: crie um catálogo de produtos e incorpore-o em suas cotações sempre que precisar.
- Agrupar produtos em um pacote: você também pode criar pacotes de produtos para ajudar a simplificar as vendas e torná-los facilmente compartilháveis.
Você também pode criar um espaço de trabalho com o PandaDoc para distribuir o trabalho entre equipes e gerenciar os membros de sua equipe e as permissões que eles têm. Além disso, você pode visualizar históricos de versões de documentos para rastreá-los melhor e pesquisá-los usando filtros específicos.
Todos esses recursos do PandaDoc estão disponíveis no plano Business ou Enterprise. Eles ajudam a transformar suas operações de negócios e acabar com práticas arcaicas e trabalhosas.
Preços e planos
O PandaDoc vem com um plano gratuito que permite que você carregue e assine um número ilimitado de documentos.
No entanto, seus recursos avançados, como conteúdo inteligente ou criador de cotações avançado, estão disponíveis apenas como parte de seus planos premium. Vamos dar uma olhada nos planos de preços das ofertas do PandaDoc:
- Essenciais: US$ 19 por usuário/mês cobrados anualmente, permitindo excelentes recursos como editor de arrastar e soltar, trilha de auditoria, mais de 750 modelos, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Negócios: ₹49 usuário/mês cobrado anualmente, permitindo integrações de CRM e Zapier, fluxos de trabalho de aprovação, biblioteca de conteúdo e marca personalizada
- Empresa: preços personalizados com renovações, bloqueio, espaços de trabalho ilimitados, funções personalizadas e acesso ao QES, a forma mais segura de assinaturas eletrônicas
O Smart Content ou o Advanced Quote Builder podem ser disponibilizados como complementos pagos para seus planos.
O PandaDoc é fácil de usar?
Você pode começar com uma avaliação gratuita de 14 dias para ver se o PandaDoc funciona para você e para as necessidades de sua empresa. Depois de se inscrever, você será solicitado a experimentar os serviços de assinatura eletrônica ou automatizar seu fluxo de trabalho.
O primeiro, como o nome sugere, permite fazer upload de arquivos (PNG, JPG, DOCX, etc) e assiná-los. Enquanto o segundo pode ajudá-lo com o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, criação de documentos, faturas, cotações e muito mais!
Encontre tudo o que você precisa ao seu alcance
Com uma interface extremamente fácil de usar, o PandaDoc simplifica ainda mais as coisas com seu menu de navegação do lado esquerdo. Aqui, você encontrará praticamente tudo o que precisa ver – documentos, modelos, formulários, biblioteca de conteúdo, contatos, complementos e relatórios.
Em documentos, veja quais renovações estão chegando e quais contratos estão expirando em breve ou apenas crie um novo documento.
A seguir está a galeria de modelos, que apresenta mais de 750 modelos em diferentes categorias, de formulários a faturas e propostas. Não importa o tipo de setor em que sua empresa se enquadra, a galeria de modelos do PandaDoc certamente terá modelos específicos nos quais você pode criar.
Você também encontrará formulários e poderá escolher o tipo que funciona para você entre casual, moderno e simples! Criar um formulário é tão fácil quanto criar um documento com o editor de arrastar e soltar do PandaDoc, que permite que você seja rápido e criativo.
Abaixo dos formulários, você também encontrará a biblioteca de conteúdo, catálogo e relatórios, além de sua caixa de entrada, loja de complementos e contatos. A biblioteca de conteúdo possui blocos de conteúdo que podem ajudá-lo a criar seus próprios modelos e resultar na criação rápida de documentos.
Quanto ao catálogo, é onde você pode criar um catálogo de produtos em etapas simples. Você também pode usar as ferramentas avançadas de relatórios do PandaDoc, como histórico de versões e trilha de auditoria, para ficar por dentro de seus documentos.
Envie propostas perfeitas em minutos
Na tela inicial, você também pode se manter atualizado com sua atividade, bem como com a atividade que está acontecendo em seu espaço de trabalho! Se você deseja enviar uma proposta/documento/contrato/fatura rápida, escolha um modelo, personalize-o e adicione um destinatário e pronto. É assim que o PandaDoc é fácil de usar.
Você pode adicionar outros blocos de conteúdo (como você pode ver à direita), de texto a tabelas e rich media. Você também pode delinear os campos preenchíveis para o seu destinatário logo abaixo. Caso queira entender como aproveitá-lo da melhor forma, você também pode solicitar uma demonstração com a equipe PandaDoc.
Conclusão
Com sua abordagem tudo-em-um, interface fácil e suporte a chat ao vivo, o PandaDoc faz alguns pontos brilhantes para si mesmo. O editor de arrastar e soltar é uma vantagem criativa e, juntamente com pedidos de assinatura especializados e ferramentas de personalização, o PandaDoc aumenta o tempo de fechamento em 28%.
Se você ainda estiver cético, sugerimos que experimente o recurso eSign gratuito para sempre, que é ideal para startups, pequenas empresas e indivíduos. Se você gosta do que usa, pode sempre fazer um teste de 14 dias e mudar para um plano que melhor lhe convier.
Em seguida, você também pode explorar algumas das principais soluções de assinatura eletrônica para documentos pessoais e comerciais.