Em vez de gastar tempo e recursos com impressões, digitalizações e envio de documentos por fax, considere a eficiência da assinatura digital.
Com a crescente tendência do trabalho remoto, a assinatura digital se tornou um pilar fundamental para empresas que operam globalmente. A segurança e validade jurídica das assinaturas digitais permitem que empresas formalizem novos acordos de maneira rápida e virtual.
Antes da era das assinaturas eletrónicas, empresas de todo o mundo enfrentavam um grande consumo de tempo e dinheiro com a gestão de documentos físicos. No entanto, a falta de segurança é outro problema considerável. Documentos em papel são suscetíveis a perdas, danos, falsificações e adulterações.
Adicionalmente, as necessidades empresariais na era digital estão em constante transformação. A substituição da papelada por soluções digitais eficazes e simplificadas parece ser a direção mais sensata a seguir.
O que são Assinaturas Eletrónicas?
As assinaturas eletrónicas representam uma alternativa digital às assinaturas manuscritas. Embora a economia de tempo seja um dos principais benefícios no ambiente atual, não é o único.
As assinaturas eletrónicas oferecem conveniência, segurança e validade legal. Na realidade, proporcionam mais segurança em comparação com as assinaturas tradicionais, minimizando riscos e salvaguardando os interesses individuais e comerciais.
Como as Assinaturas Digitais Funcionam
Ao assinar um documento utilizando uma plataforma de assinatura digital, é utilizado um algoritmo matemático sob o protocolo PKI (Infraestrutura de Chave Pública) para gerar duas chaves: uma privada e uma pública.
Ao assinar um documento, seja digitando ou desenhando, a assinatura digital é gerada utilizando a sua chave privada. Mas como é que esta chave é criada?
O algoritmo matemático entra em ação, processa os seus dados e gera um hash. Em seguida, encripta esses dados, e o resultado é a sua chave privada, que é essencialmente a sua assinatura eletrónica.
Quando o destinatário recebe o documento, ele tem uma cópia da sua chave pública. Para confirmar a validade da assinatura, a chave pública ajuda a comparar os valores de hash e descriptografar os dados. Se os valores não coincidirem, a assinatura eletrónica é considerada inválida.
As assinaturas digitais são ainda confirmadas por certificados eletrónicos, que incluem dados pessoais como nome, endereço de e-mail e localização para verificar a autenticidade da assinatura eletrónica.
Conformidade Legal das Assinaturas Digitais
Os provedores de soluções de assinatura eletrónica utilizam o protocolo PKI e a encriptação de dados para garantir a privacidade. Para cumprir os requisitos legais, eles seguem as leis de assinaturas eletrónicas estabelecidas pelo Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
Além disso, aderem a padrões do setor como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), o Padrão Internacional de Segurança da Informação (ISO 27001) e o Sistema de Controlo e Organizações (SOC) sob AICPE.
Estas normas e regulamentos garantem a validade jurídica das assinaturas digitais. No entanto, é importante notar que os requisitos regulamentares podem variar entre países.
Aplicações das Assinaturas Eletrónicas
As assinaturas digitais utilizam várias camadas de tecnologia de encriptação para minimizar a perda de dados e evitar que documentos sejam perdidos, adulterados ou falsificados. Dada estas vantagens, aqui estão algumas áreas onde as assinaturas eletrónicas ajudam a aumentar a produtividade:
| Equipas | Usos |
| RH | Integração de funcionários, avaliações de desempenho, NDAs, etc. |
| Vendas e Marketing | Formulários fiscais, contratos de compra, acordos de empreiteiros/procuradores, etc. |
| Legal | NDAs, contratos, conformidade, renúncias, etc. |
| Contabilidade | Formulários fiscais, contratos de compra, acordos de empreiteiros/procuradores, etc. |
| TI | Faturas, relatórios de despesas, aprovações de gestão de políticas, etc. |
| Finanças | Contratos, propostas, pedidos, cotações, acordos especiais, formulários de divulgação e assinaturas de relações públicas, etc. |
| Aquisições | Transferência de ativos, assinaturas de aprovação, pedidos de alterações no sistema, etc. |
Apesar das assinaturas digitais serem úteis para todas as indústrias e empresas de todos os tamanhos e tipos, vejamos brevemente os casos de uso de assinaturas eletrónicas por setor:
- Seguros
- Imobiliário
- Manufatura
- Saúde
- Ensino Superior
- Sem fins lucrativos
- Varejo
- TI/Tecnologia
- Publicidade
- Departamentos governamentais
Todos estes setores podem beneficiar das assinaturas eletrónicas para a integração, gestão de funcionários e políticas, distribuição da cadeia de fornecimento, faturas, orçamentos, propostas, NDAs e contratos.
Assinaturas Digitais com PandaDoc
Com vários fornecedores de assinaturas eletrónicas no mercado, como escolher o mais adequado? Especialmente se não optar por um fornecedor com conformidade legal, poderá expor-se a si e à sua empresa a problemas legais.
Considere o PandaDoc, um dos principais fornecedores de assinaturas digitais com a confiança de mais de 50 000 utilizadores. Com a sua conformidade com SOC, GDPR e PKI da AICPE, garante que as suas assinaturas são seguras e juridicamente vinculativas.
Além disso, com as suas funcionalidades avançadas, pode auxiliar em todos os processos de gestão de documentos, desde assinaturas digitais até à gestão do ciclo de vida do contrato (CLM), ao contrário de outras ferramentas básicas.
Com o seu software de automação de documentos, pode reduzir tempo e custos enquanto constrói relações sólidas com os seus clientes.
PandaDoc: Funcionalidades Essenciais
Além de uma interface intuitiva, suporte ao cliente de excelência e uma grande variedade de integrações, o PandaDoc destaca-se por:
Oferecer Assinaturas Gratuitas Ilimitadas
O PandaDoc permite-lhe assinar documentos em qualquer lugar! Pode concretizar negócios importantes com apenas alguns cliques, garantindo a segurança dos seus dados. Inclui também uma aplicação móvel que o ajuda a monitorizar o processo de gestão do ciclo de vida do contrato.
O PandaDoc afirma ser a única plataforma de assinatura eletrónica que permite carregar e assinar um número ilimitado de documentos no seu plano gratuito!
Priorizar a Privacidade e Garantir a Conformidade Legal
O PandaDoc cumpre com UETA, ESIGN e HIPAA. Isto significa que os documentos assinados através do PandaDoc cumprem os requisitos legais do seu país, ao mesmo tempo que protegem o seu direito à privacidade individual.
Além disso, o PandaDoc tem a certificação AICPA SOC 2 Tipo II, indicando que está em conformidade com os critérios de serviço definidos pelo Instituto Americano de Contabilistas Públicos Certificados (AICPA). Por que é isso importante?
Quando as empresas trabalham com informações sensíveis ou pessoais, precisam de cumprir critérios específicos para manter a confidencialidade, integridade e segurança dos dados dos seus clientes.
Mas há mais!
Garantir Segurança Avançada
Ao assinar um documento com o PandaDoc, é fornecido um certificado eletrónico para verificar a legitimidade do documento. O certificado incluirá o nome do destinatário, assinatura, endereço de e-mail verificado e endereço IP, bem como um carimbo de data/hora do documento assinado.
Para documentos PDF, o PandaDoc oferece um nível de segurança reforçado, fornecendo uma chave de encriptação privada para verificar a autenticidade do documento.
Suportar Diferentes Tipos de Ficheiros
A necessidade de escolher uma plataforma diferente para cada tipo de ficheiro que necessita de assinar levaria a uma grande perda de tempo.
Com o PandaDoc, pode assinar documentos PDF, JPG ou DOCX, simplificando-os num único fluxo de trabalho unificado. O PandaDoc suporta os seguintes tipos de ficheiros: Word, Excel, PowerPoint, PDFs, JPGs e PNGs.
Ajudar a Rastrear Assinaturas Eletrónicas Automaticamente
O PandaDoc prioriza a segurança dos dados, razão pela qual oferece uma funcionalidade de rastreamento automático de assinaturas eletrónicas. Para cada documento assinado, existe uma trilha de auditoria que lhe permite ver quem visualizou, acedeu ou assinou um documento e quando.
Isto é particularmente útil quando trabalha com várias assinaturas de documentos simultaneamente. Uma funcionalidade de rastreamento automatizado pode ajudar a ter controlo e obter uma visão de 360º de tudo o que está a acontecer.
Com a funcionalidade de histórico de versões do PandaDoc, pode alternar entre diferentes versões dos seus documentos. Saberá sempre quem fez as alterações e onde.
Principais Funcionalidades do PandaDoc
Para empresas que pretendem simplificar os fluxos de trabalho de documentos, reduzir o tempo de fecho e melhorar o retorno sobre o investimento, o PandaDoc é mais do que uma simples plataforma de assinatura eletrónica. Eis porquê:
#1. Assinatura e Rastreamento
- Ativar Pedido de Assinatura: Se os seus contratos ou propostas exigirem várias assinaturas, esta funcionalidade é extremamente útil. Pode selecionar os destinatários, atribuir funções (remetente, cliente, signatário), colocá-los na ordem correta e automatizar a distribuição. O PandaDoc enviará uma notificação por e-mail quando chegar a vez de alguém assinar. Não é necessário supervisionar o processo manualmente.
- Enviar um Pedido de Assinatura: Precisa de uma assinatura de um membro da sua empresa ou de um cliente? O PandaDoc permite-lhe enviar pedidos e também pode automatizá-los com alguns cliques.
- Rastrear Documentos: Quer saber se alguém assinou um documento? Receberá notificações quando isso acontecer. Além disso, uma trilha de auditoria ajuda a acompanhar quem visualizou ou assinou um documento que enviou.
#2. Conteúdo Automatizado
- Adicionar Espaços Reservados de Conteúdo Inteligente: Com conteúdo inteligente, pode minimizar erros e poupar tempo na criação de documentos. Defina elementos de espaço reservado para recordar a si ou à sua equipa o que incluir. Pode selecionar elementos pré-selecionados para os seus colegas de equipa adicionarem a documentos/propostas específicos.
- Personalizar o Seu Conteúdo: Eleve o seu fluxo de trabalho ao optar por conteúdo condicional. Aqui, pode criar modelos com regras que ajudam os seus remetentes a gerar conteúdo adaptado às necessidades dos clientes.
- Definir Regras para Melhorar a Recolha de Dados: Pode também configurar campos condicionais para ajudar os destinatários a navegar pelo documento e encontrar facilmente o que procuram. Isto melhora consideravelmente a qualidade da sua recolha de dados ou personalização do cliente.
#3. Orçamentos Avançados
- Orçamentos Personalizados para os Seus Clientes: Permita que a sua equipa crie orçamentos personalizados para os clientes sem perder informações importantes com o criador de orçamentos.
- Definir Preços Específicos: Pode escolher estratégias de preços fixos, recorrentes ou baseadas no volume, ajudando-o a receber pagamentos através da rede ACH.
- Incorporar Catálogos de Produtos: Crie um catálogo de produtos e incorpore-o nos seus orçamentos sempre que precisar.
- Agrupar Produtos Num Pacote: Também pode criar pacotes de produtos para ajudar a simplificar as vendas e torná-los facilmente partilháveis.
Pode também criar um espaço de trabalho com o PandaDoc para distribuir o trabalho entre equipas e gerir os membros da sua equipa e as permissões que eles têm. Pode consultar os históricos de versões de documentos para os rastrear melhor e pesquisá-los com filtros específicos.
Todas estas funcionalidades do PandaDoc estão disponíveis no plano Business ou Enterprise. Ajudam a transformar as suas operações de negócio e a eliminar práticas arcaicas e morosas.
Preços e Planos
O PandaDoc tem um plano gratuito que lhe permite carregar e assinar um número ilimitado de documentos.
No entanto, funcionalidades avançadas como conteúdo inteligente ou criador de orçamentos avançado estão disponíveis apenas nos planos premium. Eis os planos de preços oferecidos pelo PandaDoc:
- Essenciais: 19 USD por utilizador/mês, com faturação anual, incluindo funcionalidades como editor de arrastar e soltar, trilha de auditoria, mais de 750 modelos e suporte 24/7
- Negócios: 49 USD por utilizador/mês, com faturação anual, incluindo integrações CRM e Zapier, fluxos de trabalho de aprovação, biblioteca de conteúdo e marca personalizada
- Empresa: preços personalizados com renovações, bloqueio, espaços de trabalho ilimitados, funções personalizadas e acesso ao QES, a forma mais segura de assinaturas eletrónicas
O Smart Content e o Advanced Quote Builder podem ser disponibilizados como complementos pagos para os seus planos.
O PandaDoc é fácil de utilizar?
Pode começar com um teste gratuito de 14 dias para ver se o PandaDoc funciona para si e para as necessidades da sua empresa. Após o registo, ser-lhe-á pedido para experimentar os serviços de assinatura eletrónica ou automatizar o seu fluxo de trabalho.
O primeiro, como o nome indica, permite carregar ficheiros (PNG, JPG, DOCX, etc) e assiná-los. O segundo pode ajudá-lo com a gestão do ciclo de vida do contrato, criação de documentos, faturas, orçamentos e muito mais!
Encontre tudo o que precisa na ponta dos dedos
Com uma interface extremamente fácil de utilizar, o PandaDoc simplifica ainda mais a experiência com o menu de navegação do lado esquerdo. Aí encontrará praticamente tudo o que precisa – documentos, modelos, formulários, biblioteca de conteúdo, contactos, complementos e relatórios.
Em documentos, veja quais as renovações que se aproximam e quais os contratos que estão a expirar brevemente, ou crie um novo documento.
A seguir, está a galeria de modelos, que apresenta mais de 750 modelos em diferentes categorias, desde formulários a faturas e propostas. Seja qual for o tipo de setor em que a sua empresa se encontra, a galeria de modelos do PandaDoc certamente terá modelos específicos nos quais poderá construir.
Encontrará também formulários e poderá escolher o tipo que funciona para si entre casual, moderno e simples! Criar um formulário é tão fácil como criar um documento com o editor de arrastar e soltar do PandaDoc, que permite ser rápido e criativo.
Abaixo dos formulários, encontrará também a biblioteca de conteúdo, catálogo e relatórios, bem como a sua caixa de entrada, loja de complementos e contactos. A biblioteca de conteúdo tem blocos de conteúdo que o podem ajudar a criar os seus próprios modelos e a acelerar a criação de documentos.
Quanto ao catálogo, é aí que pode criar um catálogo de produtos em passos simples. Pode também utilizar as ferramentas avançadas de relatórios do PandaDoc, como o histórico de versões e a trilha de auditoria, para se manter a par dos seus documentos.
Envie propostas impecáveis em minutos
No seu ecrã inicial, também pode manter-se atualizado com a sua atividade, bem como com a atividade que está a acontecer no seu espaço de trabalho! Se quiser enviar uma proposta/documento/contrato/fatura rapidamente, escolha um modelo, personalize-o e adicione um destinatário e já está. É assim tão fácil utilizar o PandaDoc.
Pode adicionar outros blocos de conteúdo (como pode ver à direita), desde texto a tabelas e rich media. Pode também definir os campos preenchíveis para o seu destinatário logo abaixo. Se quiser perceber como aproveitar ao máximo, pode também solicitar uma demonstração com a equipa PandaDoc.
Conclusão
Com a sua abordagem abrangente, interface fácil e suporte por chat ao vivo, o PandaDoc destaca-se como uma opção de destaque. O editor de arrastar e soltar é uma mais-valia criativa e, juntamente com pedidos de assinatura especializados e ferramentas de personalização, o PandaDoc acelera o tempo de fecho em 28%.
Se ainda está cético, sugerimos que experimente a funcionalidade eSign gratuita, que é ideal para startups, pequenas empresas e indivíduos. Se gostar do que utiliza, pode sempre fazer um teste de 14 dias e mudar para um plano que melhor lhe convém.
A seguir, poderá também explorar outras soluções de assinatura eletrónica de referência para documentos pessoais e comerciais.