Se você deseja aproveitar ao máximo o seu tempo na vida pessoal e profissional, a técnica timeboxing é uma abordagem eficiente para você.
O valor do tempo é imenso e você precisa utilizá-lo de maneira adequada para maximizar sua produtividade. Existem vários métodos de gerenciamento de tempo que você pode usar para concluir suas tarefas no momento certo. Uma dessas técnicas é o timeboxing. Neste artigo, explicarei sua abordagem de timeboxing e como você pode implementá-la em diversas tarefas.
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O que é timeboxing?
Como o nome sugere, timeboxing é uma abordagem de gerenciamento de tempo em que você atribui uma unidade fixa de tempo para uma atividade específica. Com sua ajuda, você pode se tornar mais autodisciplinado e organizado. Também permite que você fique mais atento e focado em uma tarefa, mas sem exagerar.
Ao implementar esse método popular, você pode executar tarefas de qualidade na menor unidade de tempo possível. Essa abordagem estruturada permite gerenciar tempo e tarefas ao mesmo tempo, levando a maior produtividade e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. No entanto, você deve ajustar esta técnica conforme necessário para obter o máximo de benefícios.
Técnica de timeboxing explicada
Para ajudá-lo a entender melhor o método de timeboxing, deixe-me compartilhar um exemplo com você. Por exemplo, seu gerente pede que você escreva uma proposta comercial para um projeto comercial. Para terminar esta tarefa a tempo, você define um prazo de 3 horas.
Dentro deste prazo ou prazo, seu foco deve estar apenas na redação da proposta. Durante esse período, você evitará todo tipo de distração, como ligações ou notificações nas redes sociais.
Quando o tempo acabar, você precisa parar a tarefa e avaliar o quanto você progrediu. Se necessário, você pode alocar outro timebox de um determinado tempo para concluir a tarefa. Mas certifique-se de fazer isso para obter melhor produtividade e não arrastar a tarefa desnecessariamente.
Benefícios do timeboxing para qualquer pessoa
- Timeboxing oferece uma ideia clara sobre o tempo necessário para uma tarefa, para que você possa alocar tempo de forma eficaz e priorizar tarefas
- Ele permite que você se concentre na tarefa que tem em mãos e se concentre mais com um senso de urgência.
- Com esse método, você pode dividir seu projeto ou cronograma em prazos ou blocos gerenciáveis. Com isso, você pode facilmente atingir seus objetivos.
- O Timeboxing permite alocar tempo para tarefas separadas, para que você possa ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
- Se você tem o hábito de procrastinar, o timeboxing pode motivá-lo a concluir as tarefas mais cedo.
- O Timeboxing também é útil para monitorar o progresso do trabalho e compreender as conquistas que você alcançou.
- Este método também é flexível e permite atribuir mais prazo para uma tarefa.
Como fazer o Timebox de maneira eficaz
A técnica de timeboxing pode ser implementada de forma eficaz, categorizando-a em vários segmentos.
Alocar a caixa de tempo
Em primeiro lugar, determine o horário em que deseja realizar uma determinada atividade. Dependendo da complexidade e preferência da sua tarefa, você pode definir um limite de tempo de alguns minutos ou várias horas.
Comece a se concentrar na tarefa
Quando você sabe quanto tempo tem para a atividade designada, deve se concentrar na tarefa em questão. Certifique-se de evitar qualquer tipo de distração para concluir a tarefa no prazo.
Avalie o progresso
Agora, você deve tentar concluir a tarefa dentro do limite de tempo ou timebox. Por algum motivo, talvez você não consiga concluir a tarefa em um intervalo de tempo. Nesse caso, você sempre pode alocar um timebox adicional considerando a urgência da tarefa.
Dar um tempo
Embora tenha mais de um intervalo de tempo, é bastante útil fazer pequenos intervalos entre eles. Definitivamente, você pode querer concluir a tarefa o mais rápido possível; no entanto, fazer uma pausa realmente ajuda você a trabalhar com uma nova perspectiva.
Repita conforme necessário
Se você trabalha em projetos maiores com uma variedade de tarefas, pode dividi-las em vários blocos menores de timebox. Assim, você pode acompanhar facilmente o andamento do seu projeto e manter o foco.
Timebox vs. Bloqueio de tempo
Embora o timeboxing e o bloqueio de tempo programem um horário específico para uma atividade, os períodos de tempo do bloqueio são mais longos do que o timeboxing.
RecursosTimeboxingBloqueio de tempoObjetivoPermite a conclusão de tarefas no prazoOrganizar estruturalmente o tempo para tarefasFocoRealizar atividades dentro do limite de tempoTer blocos de tempo para várias tarefasTempo alocadoTer um limite de tempo para tarefasTer agendamento para diferentes atividadesFlexibilidadePode ser incluído mais timeboxingTer alguma estrutura flexívelUrgênciaInduz um senso de urgênciaMais em alocação de tempo e priorização
Timebox vs. Lista de afazeres
Essas duas técnicas de gerenciamento de tempo são completamente diferentes. No timeboxing, você tem
um período específico de tempo para concluir uma tarefa. No entanto, em uma lista de tarefas, você apenas inscreve todas as tarefas que deseja concluir em um dia ou semana, sem qualquer prazo para concluir cada tarefa.
RecursosTimeboxingLista de tarefasUsoUsado para tarefas urgentesUsado para qualquer tarefa importante, urgente ou nãoLimite de tempoAs tarefas são feitas em um tempo fixoAs tarefas não têm tempo fixo para serem concluídasFlexibilidadeTem flexibilidade limitadaTem flexibilidade completaNível de urgênciaEnvolve estresse e urgênciaNão envolve nenhum estresse
Timebox vs. Pomodoro
No timeboxing, você cria uma caixa com o prazo de sua preferência para concluir uma atividade. No Pomodoro, as tarefas geralmente são realizadas por 25 minutos seguidos, e depois é feito um intervalo de 5 minutos.
Recursos TimeboxingPomodoroTimeframeVárias durações de tempoTempo e intervalo fixosFlexibilidadePeríodo de tempo flexível para diferentes tarefasPeríodo de tempo rígido para todas as tarefasUsoPara gerenciar tarefas e prazosPara focar na produtividade por meio de trabalho profundo Foco Alocação de tempoFoco e concentração
Caixa de tempo vs. Corrida
Timeboxing é um método que melhora a produtividade, mas seu princípio é diferente do Scrpint. No entanto, Sprint é um ciclo de trabalho com limite de tempo usado em metodologias de gerenciamento de projetos como Scrum. Ele divide um projeto em um curto período.
RecursosTimeboxingSprintUsoTarefas e projetos dentro do prazoDesenvolvimento de projetos que precisam de melhoria contínuaAbordagemAlocar tempo fixo com intervaloIterações com limite de tempoNível de urgênciaPode envolver urgência potencialCiclo de trabalho estruturado sem qualquer estresseFocoCompletar tarefa dentro do limite de tempoEntregar produtos completos
Exemplos de timeboxing
Aqui estão alguns exemplos do método timeboxing que você pode usar para diferentes propósitos. Os exemplos populares estão listados abaixo:
Timeboxing no Agile
As equipes que trabalham em um projeto ágil costumam usar o método timeboxing para realizar tarefas diárias, como reuniões stand-up. Para isso, possuem um horário específico no início ou no final da jornada de trabalho, que geralmente dura de 15 a 30 minutos.
Nesta reunião, as pessoas geralmente compartilham as atualizações de suas tarefas. Embora o objetivo seja concluir o briefing a tempo, as equipes sempre podem revisar o desempenho para ver se o prazo é suficiente. Eles também podem aumentar e diminuir o timeboxing do Agile de acordo com suas necessidades.
Timebox no Scrum
Até mesmo as equipes Scrum podem se beneficiar do método timeboxing, pois ajuda as equipes a gerenciar seu trabalho de forma eficaz através de limites de tempo específicos. Um exemplo poderia ser o sprint, que é um método para entregar um produto entregável.
Normalmente, os sprints variam de duas a quatro necessidades e não ultrapassam mais de um calendário. Os timeboxes dos eventos scrum são feitos no seguinte cronograma:
- Sprint: Timeboxing é usado por um mês ou menos.
- Planejamento do Sprint: Oito horas ou menos.
- Scrum diário: 15 minutos.
- Revisão do Sprint: 4 horas ou menos.
- Retrospectivas Sprint: 3 horas
Timeboxing em gerenciamento de projetos
Para qualquer tipo de gerenciamento de projeto, você encontrará o uso de técnicas de timeboxing.
Você pode considerar um projeto de desenvolvimento de aplicativo como exemplo. Os sprints de desenvolvimento do Timebox geralmente duram duas semanas. Neste momento, a restrição de tempo garante codificação e testes eficientes.
Além disso, o timeboxing também é útil para correção de bugs, o que pode levar apenas 48 horas para resolver quaisquer problemas críticos. Assim, os problemas graves poderiam ser resolvidos rapidamente para software estável.
Timebox no DSDM
No DSDM (método de desenvolvimento de sistemas dinâmicos), um timebox é um período de tempo fixo e pré-determinado durante o qual você deve concluir atividades ou tarefas específicas. Esses prazos são normalmente curtos, variando de alguns dias a algumas semanas, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto.
Isso significa que a equipe do projeto deve ajustar o escopo ou conteúdo do cronograma para caber no tempo alocado. Este princípio rígido de timeboxing garante que o projeto permaneça dentro do prazo e que haja um ritmo previsível para o progresso do projeto.
Timeboxing em reunião virtual
Você deve começar estabelecendo uma agenda clara que descreva os objetivos da reunião e um prazo para eles. Em seguida, você pode utilizar um cronômetro ou recursos de software de reunião online para rastrear e exibir o tempo de cada segmento.
Durante a reunião virtual, você deve seguir o cronograma predefinido, mantendo as discussões sob controle e evitando atrasos desnecessários. No final de cada item da agenda, resuma os pontos principais e atribua itens de ação conforme necessário.
Timeboxing na gestão de marketing
O método timeboxing também é útil para empresas que utilizam marketing de conteúdo. A fase de criação de conteúdo pode ser realizada utilizando o método timeboxing. Esta fase pode levar um mês enquanto a equipe cria postagens de blog e conteúdo de mídia social para uma programação específica.
Em seguida, a equipe pode agendar o conteúdo regularmente para garantir a produção eficiente de conteúdo e as revisões necessárias.
Aplicativos populares de timeboxing
#1. segunda-feira.com
segunda-feira.com é uma plataforma versátil de gerenciamento e colaboração de projetos que você também pode usar como ferramenta de timeboxing. Você pode criar blocos de tarefas ou subtarefas usando o recurso Criar Quadros e Tarefas. Para cada um desses blocos, você pode adicionar horários de início e término. O cronômetro será executado na interface do usuário da monday.com para que você possa acompanhar o progresso.
#2. Ásana
Ásana é o aplicativo ideal para gerenciamento de produtos e projetos para muitas startups e empresas. Seus recursos de espaço de trabalho, como criação de tarefas, datas de vencimento, notificações e lembretes, monitoramento e relatórios de progresso e painéis, são as ferramentas perfeitas para praticar o cronograma em casa ou no local de trabalho.
#3. Noção
Noção é um espaço de trabalho colaborativo online e aplicativo de banco de dados que você também pode usar como plataforma para praticar. Aqui, você pode adicionar quadros Kanban para timeboxing e integrar uma função de cronômetro dentro dos cartões de tarefas.
#4. Clockificar
Clockificar é um aplicativo simples de controle de tempo com acréscimos de valor como equipes, painel, projetos e muito mais. Aqui, você simplesmente digita um nome de tarefa, adiciona a hora de início, adiciona a hora de término e clica no botão play para iniciar o timebox.
Modelos de timeboxing fáceis
#1. Modelo de caixa de tempo para noção
Esse Modelo de timeboxing de noção ajuda você a organizar seu dia com base na técnica clássica de Timeboxing. Ele permite que você priorize tarefas facilmente, anotando-as no campo 3 principais prioridades e definindo cronômetros para cada uma delas.
#2. Timebox do Lucidchart
LucidchartA plataforma de diagramação do criou um modelo de timeboxing pré-configurado apenas para você, caso queira realizar o seguinte:
- Gerenciar, organizar e estruturar tarefas diárias
- Imponha limites de tempo para garantir a máxima produtividade
- Execute mais tarefas com base na sua lista de tempo e capacidade
Ao importar este modelo gratuitamente para sua conta do Lucidchart, você pode adicionar suas próprias tarefas e iniciar o timeboxing imediatamente.
#3. Modelo de caixa de tempo da Creately
Esse modelo de timeboxing do Creately vem com um calendário holístico para todos os dias úteis de segunda a sexta-feira. Além disso, ele cria caixas de grade com intervalos de tempo de 1 hora. Você pode editar facilmente o formato usando o Creately para adicionar as tarefas da semana inteira em diferentes caixas de bloco de 1 hora. Este é o melhor modelo para alcançar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
#4. Timebox azul e branco para impressão no Canva
Você precisa de um modelo de timebox para impressão? Usa isto Modelo de tela agora mesmo. Possui uma página para timeboxing diário e outra página para timeboxing semanal. No modelo diário, você pode adicionar a data, as 3 principais prioridades, a programação das 18 horas e as metas do dia. Na página semanal, você obtém as mesmas tarefas do plano semanalmente.
Conclusão
Agora, você pode ver pela discussão acima que o objetivo do timeboxing é criar um senso de urgência para ajudá-lo a concluir uma tarefa específica ou conjunto de tarefas dentro de um prazo fixo.
Como existem vários usos desta técnica, você pode usá-la sempre que for adequado. Você também pode experimentar aplicativos e modelos de timeboxing para uso fácil e conveniente. Caso você queira experimentar outras abordagens, dê uma olhada na técnica Pomodoro.