Arquivar Emails: Método OHIO para Inbox Zero e Mais Produtividade

É altamente recomendável empregar o método OHIO (Handle It Once) para organizar seus emails. Uma etapa crucial do OHIO é o arquivamento de emails que você precisa reter – removendo-os da sua caixa de entrada! Vamos entender por que o arquivamento é tão importante e por que você não deve se preocupar com a criação de pastas.

Por que o Arquivamento de Emails é Essencial

Recapitulando nosso artigo sobre o método OHIO: sua caixa de entrada não deve ser um arquivo, uma lixeira ou um depósito de informações. Ela deve funcionar como uma verdadeira caixa de entrada!

Quando você tem centenas ou até milhares de emails acumulados na sua caixa de entrada, eles acabam ficando perdidos. Fora da vista, fora da mente. Fica muito mais difícil encontrar emails específicos, seu cliente de email tende a ficar mais lento (mesmo que você acesse por um navegador como o Gmail) e você pode sobrecarregar o armazenamento do seu dispositivo se estiver usando o Outlook ou o Apple Mail no celular.

Em resumo: não há vantagem em manter todos os seus emails na caixa de entrada e há diversos motivos para não fazer isso.

Com isso em mente, você precisa decidir o que fazer com cada email (responder, encaminhar, transformá-lo em tarefa, agendar reunião) e, em seguida, excluí-lo ou arquivá-lo. Veja a melhor maneira de fazer isso:

O Destino Ideal para Seus Emails Arquivados

Seus emails devem ser movidos para uma pasta denominada Arquivo. Eles não devem ser enviados para centenas de pastas organizadas minuciosamente. Apenas para uma pasta de arquivo.

Esta é uma afirmação ousada e, portanto, requer uma justificativa.

Primeiramente, criar e manter uma hierarquia de pastas demanda tempo, tempo esse que poderia ser melhor empregado no gerenciamento de seus emails. Em segundo lugar, é difícil decidir para qual pasta um email deve ir. Um email do seu colega sobre o motivo pelo qual ele pode perder o prazo do projeto vai para a pasta do projeto? Para a pasta da pessoa? Ou para a pasta de lições aprendidas? Tomar decisões como essa é cansativo e consome tempo. Além disso, pode se tornar extremamente complicado encontrar emails em uma data posterior, quando eles podem estar em diversas pastas, e cada pasta contém centenas de mensagens.

Um único arquivo simplifica o processo de mover emails da sua caixa de entrada, pois você não precisa empregar nenhum tipo de raciocínio ou decisão. Você simplesmente lida com o email e o envia para o seu arquivo. Não poderia ser mais fácil e, quando você está tentando lidar com um fluxo interminável de emails, o ideal é que o processo seja o mais simples e descomplicado possível. Cada dificuldade ou irritação aumenta proporcionalmente, de modo que algo que é um pequeno aborrecimento ou perda de tempo com um email se torna um grande incômodo e perda de tempo quando multiplicado por centenas de emails.

Para algumas pessoas, essa ideia será um alívio bem-vindo à tortura que é uma estrutura de pastas, mas outras podem entrar em pânico ao pensar em perder sua estrutura de pastas meticulosamente planejada, lógica e organizada. Se você se identifica com esse segundo grupo, o conceito pode ser difícil de engolir. Entendemos sua dor, mas temos certeza de que os benefícios a longo prazo de um único arquivo compensarão a dificuldade inicial de mudar seu sistema.

Como Arquivar Seus Emails em Massa

Pode parecer óbvio, mas, para arquivar seus emails, você só precisa movê-los para a pasta Arquivo e você está certo. No entanto, se você tem centenas ou milhares de emails na sua caixa de entrada, movê-los individualmente pode parecer uma tarefa difícil. O ideal é encontrar um jeito de fazer isso em massa.

Se você usa um cliente como o Microsoft Outlook ou o Apple Mail, selecionar emails em lote é fácil. Clique em um email na sua caixa de entrada, role para baixo, pressione a tecla SHIFT no teclado e selecione outro email. Todos os emails entre o primeiro e o segundo serão selecionados. Você pode arrastá-los e soltá-los na pasta de arquivamento ou usar o botão Arquivar. Assim como o ícone de disquete é usado para representar “Salvar”, há um ícone de Arquivo que se assemelha a uma caixa de arquivo de papelão tradicional. Esse ícone está disponível no Outlook e no Apple Mail (tanto nos aplicativos para computador quanto para celular).

No cliente Outlook, você também pode criar uma ação Quick Step que marca todos os emails selecionados como lidos e os move para a pasta Arquivo com apenas um clique (ou um atalho de teclado).

Se você quiser começar do zero, pode selecionar todos os emails da sua caixa de entrada usando o atalho de teclado Ctrl + A (Command + A em um Mac) e arquivando-os. Não podemos garantir que essa seja a melhor abordagem, mas sua caixa de entrada certamente ficará vazia rapidamente.

Em uma interface da web como o Gmail, você pode selecionar uma página por vez clicando na caixa de seleção no topo da página.

Após selecionar os emails, clique em Arquivar para movê-los.

Não existe um atalho de teclado para selecionar todos os emails na sua caixa de entrada do Gmail (embora * + a selecione todos os emails na página), mas quando você selecionar todos os emails da página, uma barra de mensagens aparecerá acima dos emails, oferecendo a opção de selecionar todos os emails da sua caixa de entrada.

Clique neste link para selecionar todos os emails da sua caixa de entrada. A barra de mensagens mudará para permitir que você cancele a seleção.

Quantos Emails Você Deve Arquivar?

A quantidade de emails que você deve arquivar de uma vez depende de você. Como mencionado anteriormente, ter uma caixa de entrada vazia é, na melhor das hipóteses, algo temporário, e, na pior, quase impossível. Você não tem controle sobre o que entra na sua caixa de entrada, pois qualquer pessoa com seu endereço pode enviar algo para você. Portanto, mesmo que você consiga esvaziar sua caixa de entrada, ela não permanecerá assim por muito tempo. Dito isto, não é uma má meta, pois ter uma caixa de entrada vazia, mesmo que por pouco tempo, definitivamente alivia um pouco da pressão. No entanto, ela não permanecerá vazia, por isso, o gerenciamento de seus emails é um processo contínuo e não um objetivo final. Além disso, claro, não é preciso arquivar um email se você não precisa mantê-lo, você pode simplesmente excluí-lo – uma excelente opção para economizar espaço.

Portanto, em vez de concentrar todos os seus esforços em arquivar (ou excluir) cada email da sua caixa de entrada, concentre-se em metas alcançáveis que diminuirão o estresse relacionado aos emails. Somente você sabe o que reduzirá seu estresse, mas alguns exemplos de metas são:

  • Nenhum email de alta prioridade pendente no final do dia.
  • Nenhum email com mais de dois dias úteis na sua caixa de entrada.
  • Nenhum email da sua equipe/gerente/clientes (adapte conforme necessário) pendente no final da semana.

Identifique os emails que causam mais estresse e processe e arquive (ou exclua) esses emails com prioridade.