As empresas no ambiente acelerado e orientado para a tecnologia de hoje exigem colaboração de ponta e software de anotações para se manterem competitivas.
De estudantes e profissionais a membros de equipes de projetos, uma ferramenta que auxilie no gerenciamento eficaz e eficiente da informação é imprescindível.
O Confluence e o OneNote são ferramentas populares de colaboração e anotações que já existem há algum tempo, e as grandes bases de usuários que eles têm entre si os tornaram opções confiáveis e confiáveis.
Se você está tendo problemas para decidir entre os dois, nós o cobrimos. Nosso guia oferece uma comparação abrangente, incluindo todos os detalhes de suas funções para ajudá-lo a tomar uma decisão de compra. Bem-vindo a bordo.
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Visão geral do Microsoft OneNote
Microsoft OneNote é um aplicativo organizacional e de anotações digitais que facilita a produtividade pessoal e da equipe. O software permite que os usuários criem, capturem, organizem e compartilhem listas de tarefas, anotações manuscritas, ideias, imagens, gravações de áudio e vídeo em um notebook digital pesquisável e flexível.
O OneNote fornece recursos práticos como proteção por senha, marcação de notebook e integração com outros aplicativos da Microsoft, como Word e Outlook, facilitando o compartilhamento e a colaboração. Mais importante ainda, o OneNote possui uma interface de usuário versátil e amigável que o torna famoso entre as equipes que devem cooperar em qualquer projeto.
Leia também: Principais aplicativos de anotações para digitalizar suas anotações.
Visão geral do Confluence
O Confluence é uma ferramenta de colaboração em equipe da Atlassian e foi explicitamente projetada para ajudar na criação de conteúdo e no gerenciamento de informações. O aplicativo fornece uma plataforma centralizada onde os membros da equipe podem criar, compartilhar, organizar, documentar e discutir planos e ideias em um local central.
Os principais recursos do Confluence incluem blogs, wikis e páginas que permitem aos usuários criar e gerenciar conteúdo enquanto preservam o histórico e o contexto de cada documento.
A ferramenta pode se integrar facilmente ao Trello e ao Jira, tornando a automação do fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos perfeitos. O aplicativo é ideal para pequenas e grandes empresas, pois ajuda a simplificar o compartilhamento de informações e o torna facilmente acessível a todos os membros da equipe.
Confluence vs. OneNote: como eles funcionam?
Como funciona o Confluence
O Confluence facilita o trabalho em equipe e a colaboração aprimorados, permitindo que os membros compartilhem, salvem e organizem o conteúdo. Os usuários podem construir planos de projetos, fazer anotações e enviar necessidades de projetos individuais e de equipe simultaneamente, além de poder aprimorar o feedback adicionando comentários.
Seus comentários como membro da equipe estão disponíveis para toda a equipe em tempo real e eles podem responder de acordo. A arquitetura baseada em nuvem e a interface amigável da ferramenta garantem que toda a equipe possa gerenciar projetos onde quer que esteja, independentemente do dispositivo.
A Atlassian permitiu que os usuários integrassem o Confluence com aplicativos de terceiros, como o software Jira Align e Jira. A ferramenta também é compatível com outros aplicativos de terceiros, o que significa que a maioria dos usuários corporativos provavelmente descobrirá que a ferramenta se integra às ferramentas de gerenciamento de projetos que já estão usando. Isso permite que os usuários simplifiquem suas operações de negócios, capacitando suas equipes para colaborar e trabalhar com mais eficiência.
Como funciona o OneNote
O OneNote facilita a anotação digital e oferece aos usuários um hub centralizado para salvar anotações, pesquisar e planejar informações relevantes, que podem ser usadas posteriormente em casa, no escritório ou na escola.
O aplicativo oferece cadernos que você pode usar indefinidamente, ou seja, você não precisa mais se preocupar com caneta e papel. No entanto, se e quando você precisar de notas físicas, a ferramenta facilita a impressão e distribuição de notas, pois você só precisa ativar a função de pesquisa para recuperar as informações necessárias, desde que se lembre de uma palavra-chave, mesmo que tenha esquecido a data.
O OneNote é hospedado online, o que significa que os usuários sempre podem acessá-lo em qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a Internet.
Confluence x OneNote: vantagens
Benefícios do uso do Confluence
O Confluence pode trazer muitas mudanças para o seu negócio se você sempre lidar com grandes projetos envolvendo várias equipes ou localidades. O aplicativo aumentará sua eficiência apresentando os seguintes benefícios:
➡️ Economia de tempo: o Confluence elimina a demorada comunicação de ida e volta, pois você pode fazer upload de documentos onde gerentes e editores podem indicar as alterações necessárias em tempo real. A disponibilidade de modelos prontos significa que a documentação do projeto pode ser feita de forma rápida e fácil, enquanto a transparência facilita o cumprimento do cronograma.
➡️ Recursos remotos: os membros da equipe não precisam viajar ou trabalhar no local exato – eles podem cooperar sem precisar de reuniões presenciais, pois podem sincronizar via dispositivos Android e iOS.
➡️ Armazenamento de dados centralizado: Você pode armazenar todos os seus dados em um único espaço, mas pode criar diferentes espaços de trabalho para diferentes departamentos. Esse recurso permite uma colaboração mais fácil entre os departamentos.
➡️ Edição: você pode usar a página da ferramenta e o recurso de versão de arquivo para editar e salvar documentos, mas manter o arquivo original para acesso posterior, o que significa que as versões anteriores estão sempre disponíveis para referência.
➡️ Comunicação: os líderes do projeto podem fazer anúncios para abordar grupos abrangentes ou personalizados, além de membros individuais com atualizações da empresa.
Benefícios de usar o OneNote
O OneNote permite formatar textos, criar tabelas ou arrastar e soltar imagens, além de adicionar gravações de áudio e vídeo às anotações. Outros benefícios de usar a ferramenta incluem o seguinte:
➡️ Digitalização de anotações: O aplicativo pode reconhecer e converter anotações manuscritas em texto eletronicamente, além de possibilitar a digitalização de diagramas feitos à mão e sua inserção em anotações – benéfico durante as sessões de brainstorming.
➡️ Compartilhamento de anotações: a ferramenta facilita o compartilhamento de anotações com outras pessoas – elas podem visualizar e editar suas anotações, garantindo que os membros da equipe possam trabalhar e se mover simultaneamente enquanto dão e recebem feedback.
➡️ Mover entre dispositivos: o software é compatível com dispositivos Windows, iOS, Mac e Android.
➡️ Segurança de alto nível: o OneNote garante a mais alta segurança associada à Microsoft usando identificação do usuário, criptografia de dados e blocos de anotações individuais protegidos por senha.
➡️ Uso gratuito: o aplicativo é ideal para usuários com orçamento limitado, pois você pode escolher entre as versões gratuita e de baixo custo antes de se comprometer com as versões premium.
➡️ Integrações: o OneNote se integra facilmente com outros produtos da Microsoft possibilitando consultar dados essenciais sem trocar de aplicativos.
➡️ Fácil organização de dados: O aplicativo permite a criação de cadernos individuais usando diferentes modelos, tornando a organização de dados muito fácil.
➡️ Versatilidade: a versatilidade do OneNote permite que os trabalhadores personalizem a ferramenta para atender às suas necessidades, seja trabalhando em um projeto simples ou complexo.
Confluence x OneNote: comparação
Características
O OneNote foi projetado explicitamente para anotações e organização de conteúdo em blocos de anotações digitais. Ele vem com ferramentas essenciais para formatação – alteração de cor, estilo ou fontes ou adição de imagens, vídeo e arquivos de áudio ao texto. Além disso, você pode escrever e desenhar à mão antes de converter suas anotações em texto, além de poder pesquisar textos de suas anotações salvas. Esse recurso permite que os usuários compartilhem notebooks e trabalhem simultaneamente.
O Confluence facilita uma quantidade enorme de colaboração entre os membros, além dos recursos de anotações. Os usuários podem criar, gerenciar, armazenar e organizar arquivos e controlar tarefas e fluxos de trabalho para projetos de equipe. Além disso, o aplicativo permite que os usuários manipulem temas, modelos e macros disponíveis para adaptar o conteúdo a necessidades individuais específicas. O Confluence possui ferramentas avançadas adicionais para permitir o rastreamento de alterações, comentários e comunicação, além de controles de acesso, ferramentas de relatórios e trilhas de auditoria.
Preços
O OneNote é gratuito para usuários com uma conta da Microsoft, mas tem menos recursos.
Por outro lado, o Confluence é uma ferramenta totalmente paga que requer uma assinatura, mas vem com um período de teste gratuito. O custo real do Confluence é determinado pelo número de recursos selecionados e pelo número de usuários.
Interface do usuário – facilidade de uso
A interface do usuário do OneNote parece mais amigável e fácil de usar, pois se assemelha a um notebook digital. A tela principal apresenta uma lista de cadernos, sendo que cada caderno possui seções e páginas que você pode organizar como quiser. Você pode facilmente adicionar imagens, textos e outras formas de mídia como desejar ou organizar suas anotações usando etiquetas e rótulos.
A interface do Confluence pode ser complicada e tem uma curva de aprendizado mais acentuada. A ferramenta é aberta para muita personalização, com a tela principal tendo um painel que você pode usar para alterar widgets além de gadgets que mostram informações importantes. Você pode organizar seu conteúdo criando espaços, páginas e blogs, além de adicionar texto, imagens, áudio, vídeos e outras mídias ao texto existente. Usando temas, cores e logotipos de marca ou equipe, você pode personalizar páginas e espaços.
Integração
Sendo parte integrante do pacote do Microsoft Office, o OneNote funciona perfeitamente com aplicativos proeminentes da Microsoft, como PowerPoint, Excel e Word. Como resultado, você pode importar facilmente artigos especializados entre o OneNote e os outros aplicativos. Você também pode compartilhar suas anotações via OneDrive e Microsoft Teams, além de outros aplicativos de terceiros como IFTTT ou Zapier, que facilitam o fluxo de trabalho e a automatização de tarefas.
O Confluence se integra facilmente a mais aplicativos de terceiros do que o OneNote, com a lista composta por aplicativos famosos como Slack, Trello, Jira e Salesforce; como resultado, é mais fácil para as equipes que usam o aplicativo colaborar com eficiência. O mercado do Confluence está repleto de aplicativos e complementos adicionais que você pode instalar dependendo de suas necessidades individuais. Alguns exemplos proeminentes incluem a capacidade de adicionar fluxogramas, diagramas ou mapas mentais às suas páginas instalando os aplicativos relevantes. Os usuários podem conectar seus aplicativos a provedores de serviços de armazenamento em nuvem populares, como Google Drive ou Dropbox.
Desempenho
O Confluence é um aplicativo de colaboração e anotações baseado na Web que requer uma conexão com a Internet. O desempenho do aplicativo é bastante aprimorado ou diminuído com base na velocidade e confiabilidade de sua conexão com a Internet e na memória e poder de processamento de seu computador ou outro dispositivo. O Confluence pode ser um pouco mais lento ao mostrar conteúdo ou carregar páginas do que o OneNote se sua conexão com a Internet for lenta ou instável. Por outro lado, porém, o aplicativo possui ferramentas mais avançadas e pode lidar com muito mais conteúdo, tornando-o uma escolha ideal para organizações e grandes equipes.
Por outro lado, o OneNote é um aplicativo menor compatível com a maioria dos PCs, laptops, smartphones e tablets. Você não precisa de muita memória ou capacidade de processamento para executar o OneNote, pois ele funciona perfeitamente com dispositivos mais antigos, incluindo dispositivos menos potentes. A coisa mais interessante sobre o uso do OneNote é que você pode usá-lo sem conectividade com a Internet, o que significa que os usuários podem fazer as edições necessárias ou outras alterações em suas anotações enquanto estão em trânsito em áreas de conectividade limitada ou ruim. No entanto, observe que o desempenho do aplicativo ao usar ou armazenar notebooks de mídia grandes ou aqueles com mais arquivos de mídia é afetado quando usado em áreas com pouca conectividade com a Internet.
OneNote x Confluence: casos de uso
Confluência
A principal empresa de entretenimento e comunicação da Europa Céu possui uma equipe de mais de 30.000 trabalhadores remotos que são confiados para entregar filmes originais e notícias de assinatura para uma base de clientes superior a 22 milhões. Uma equipe tão grande espalhada por 32 locais remotos requer o mais alto nível de colaboração para trabalhar de forma eficaz e manter a confiança e a visibilidade. Revelando que a empresa usa o Confluence da Atlassian, o gerente de desenvolvimento de software da Sky, David Grierson, indicou que o uso do aplicativo permitiu que eles quebrassem os silos de informações.
De acordo com Grierson, além da rastreabilidade, o Confluence solidificou seu controle sobre a audibilidade ao aumentar a visibilidade do desenvolvimento em vez de ter coisas escondidas em silos. Para a Sky, a introdução do Confluence mudou o jogo porque, embora as ferramentas do aplicativo não fornecessem respostas, elas mostravam as perguntas que precisavam fazer e abriam os membros da equipe da empresa para uma cultura de comunicação aberta que nunca existiu antes.
Uma nota
O uso do OneNote ajudou blogueiros, palestrantes, autores e YouTubers internacionais Stale Hansen desenvolver um equilíbrio muito desejado entre vida profissional e pessoal. Hansen usa o conjunto de produtos da Microsoft há pelo menos oito anos e estava sempre em busca de uma nova tecnologia que simplificasse sua vida para que pudesse abandonar o hábito de sempre ter que verificar o telefone. Segundo ele, descobrir o OneNote foi um negócio porque lhe permitiu recuperar o tempo perdido que agora usa para se relacionar com a família, melhorar a qualidade do trabalho e se deliciar assistindo “Star Wars”.
Hansen revela que usa o OneNote diariamente no trabalho para terceirizar suas ideias, pensamentos, listas de tarefas, anotações de reuniões, tarefas e sessões de quadro branco em um único local – seu bloco de anotações principal. Ele registra todas as ideias que surgem em sua cabeça, que ele poderia facilmente ter esquecido. Como ele desempenha várias funções em seu negócio, o aplicativo o ajuda a registrar as informações e a localizá-las nas buscas. Para Hansen, o OneNote é a ferramenta definitiva que ele acredita que qualquer pessoa em uma situação semelhante deve adotar.
Pensamentos finais
O OneNote e o Confluence são softwares dinâmicos de colaboração e anotações que oferecem diferentes recursos que você considera adequados com base em suas necessidades e requisitos. Se você ainda está em cima do muro, aqui está o que dissemos.
Escolha Confluence quando estiver procurando por um aplicativo que:
- Facilita a colaboração em tempo real de projetos e documentos
- Armazena dados em um único local
- Integra edição, escrita colaborativa e gerenciamento de blogs, páginas e wikis
- Fornece um histórico das alterações feitas
Por outro lado, escolha o OneNote se estiver interessado em uma ferramenta que ofereça:
- A colaboração em tempo real permite que vários usuários trabalhem simultaneamente
- Oferece proteção por senha opcional
- Integra-se facilmente com as ferramentas da Microsoft e acessa vários dispositivos
- Suporta notebooks customizáveis além de ter um poderoso recurso de busca
Ao comparar o Confluence com o OneNote, você percebe que há uma linha tênue separando as ferramentas de anotações e de colaboração. A “melhor ferramenta”, portanto, depende de suas necessidades. Escolha OneNote se você estiver com orçamento limitado ou Confluence se não se importar em gastar dinheiro para acessar recursos premium.
A seguir, confira o artigo detalhado sobre Confluence Vs. SharePoint.