No cenário empresarial contemporâneo, impulsionado pela tecnologia e pela rapidez, a colaboração eficaz e o uso de softwares de anotações tornaram-se cruciais para a manutenção da competitividade.
Desde estudantes a profissionais, passando por equipes de projeto, uma ferramenta que otimize a gestão da informação é fundamental para o sucesso.
Confluence e OneNote são plataformas populares de colaboração e anotações, com um longo histórico e uma vasta base de utilizadores, o que as estabeleceu como opções sólidas e confiáveis.
Se a decisão entre estas duas ferramentas está a ser difícil, não se preocupe. Este guia detalha uma comparação exaustiva, abordando todas as suas funcionalidades, para o ajudar a tomar a melhor decisão de compra. Bem-vindo!
Visão geral do Microsoft OneNote
O Microsoft OneNote é uma aplicação de organização e anotações digitais que impulsiona a produtividade individual e em equipa. Este software permite aos utilizadores criar, capturar, organizar e partilhar listas de tarefas, notas manuscritas, ideias, imagens e gravações de áudio e vídeo num bloco de notas digital flexível e com funcionalidade de pesquisa.
O OneNote oferece recursos úteis, como proteção por palavra-passe, marcação de cadernos e integração com outras aplicações Microsoft, como Word e Outlook, facilitando a partilha e colaboração. Além disso, a sua interface de utilizador versátil e intuitiva torna-o uma escolha popular entre equipas que necessitam de cooperar em projetos.
Leia também: Aplicações de anotações essenciais para digitalizar as suas notas.
Visão geral do Confluence
O Confluence é uma ferramenta de colaboração da Atlassian, criada especificamente para auxiliar na criação de conteúdo e gestão de informação. A aplicação oferece uma plataforma centralizada onde os membros de uma equipa podem criar, partilhar, organizar, documentar e discutir planos e ideias num local único.
As principais funcionalidades do Confluence incluem blogs, wikis e páginas, permitindo aos utilizadores criar e gerir conteúdo, ao mesmo tempo que preservam o histórico e o contexto de cada documento.
A ferramenta integra-se facilmente com Trello e Jira, simplificando a automação de fluxos de trabalho e a gestão de projetos. A aplicação é adequada para empresas de todas as dimensões, pois agiliza a partilha de informações e torna-as facilmente acessíveis a todos os membros da equipa.
Confluence vs. OneNote: como funcionam?
Como funciona o Confluence
O Confluence promove o trabalho em equipa e a colaboração otimizada, permitindo que os membros partilhem, guardem e organizem conteúdo. Os utilizadores podem criar planos de projeto, tomar notas e submeter necessidades de projetos individuais e de equipa simultaneamente, além de poderem aprimorar o feedback através de comentários.
Os comentários dos membros da equipa estão disponíveis para todos em tempo real, e podem responder de acordo. A arquitetura baseada na nuvem e a interface intuitiva da ferramenta garantem que toda a equipa possa gerir projetos em qualquer lugar, independentemente do dispositivo que estiver a utilizar.
A Atlassian permite que os utilizadores integrem o Confluence com aplicações de terceiros, como o software Jira Align e Jira. A ferramenta também é compatível com outras aplicações, o que significa que a maioria dos utilizadores empresariais provavelmente descobrirá que a ferramenta se integra às ferramentas de gestão de projetos que já utilizam. Isto permite que os utilizadores simplifiquem as suas operações de negócio, capacitando as suas equipas para colaborarem e trabalharem de forma mais eficiente.
Como funciona o OneNote
O OneNote simplifica a criação de anotações digitais, oferecendo aos utilizadores um centro centralizado para guardar notas, pesquisar e planear informações relevantes, que podem ser utilizadas posteriormente em casa, no escritório ou na escola.
A aplicação oferece cadernos que podem ser utilizados indefinidamente, eliminando a necessidade de caneta e papel. No entanto, se precisar de notas físicas, a ferramenta facilita a impressão e distribuição, pois basta ativar a função de pesquisa para recuperar a informação necessária, desde que se lembre de uma palavra-chave, mesmo que tenha esquecido a data.
O OneNote é hospedado online, o que significa que os utilizadores podem sempre aceder a ele em qualquer lugar, desde que tenham uma ligação à Internet.
Confluence vs. OneNote: vantagens
Benefícios do uso do Confluence
O Confluence pode trazer grandes mudanças para o seu negócio, especialmente se estiver habituado a gerir projetos complexos envolvendo várias equipas ou locais. A aplicação aumenta a eficiência, apresentando os seguintes benefícios:
➡️ Economia de tempo: O Confluence elimina a comunicação demorada, pois permite o carregamento de documentos onde gestores e editores podem indicar as alterações necessárias em tempo real. A disponibilidade de modelos pré-definidos simplifica a documentação de projetos, enquanto a transparência facilita o cumprimento do cronograma.
➡️ Recursos remotos: Os membros da equipa podem cooperar sem a necessidade de reuniões presenciais, sincronizando via dispositivos Android e iOS, o que elimina a necessidade de viagens ou trabalho no local exato.
➡️ Armazenamento de dados centralizado: Todos os dados podem ser armazenados num único local, com a possibilidade de criar espaços de trabalho distintos para cada departamento. Esta funcionalidade facilita a colaboração entre diferentes áreas.
➡️ Edição: A ferramenta permite editar e salvar documentos, mantendo a versão original para referência posterior. As versões anteriores estão sempre acessíveis.
➡️ Comunicação: Os líderes de projeto podem fazer anúncios para grupos abrangentes ou personalizados, além de poderem comunicar com membros individuais através de atualizações da empresa.
Benefícios de usar o OneNote
O OneNote permite formatar textos, criar tabelas, arrastar e soltar imagens, além de adicionar gravações de áudio e vídeo às notas. Outros benefícios da ferramenta incluem:
➡️ Digitalização de notas: A aplicação consegue reconhecer e converter notas manuscritas em texto eletronicamente, além de permitir a digitalização de diagramas feitos à mão e a sua inserção em notas – uma grande vantagem durante as sessões de brainstorming.
➡️ Partilha de notas: Facilita a partilha de notas com outras pessoas, permitindo que as mesmas visualizem e editem as suas anotações, assegurando que os membros da equipa trabalham em simultâneo enquanto dão e recebem feedback.
➡️ Mobilidade entre dispositivos: O software é compatível com dispositivos Windows, iOS, Mac e Android.
➡️ Segurança de alto nível: O OneNote garante segurança máxima através da identificação do utilizador, encriptação de dados e blocos de notas individuais protegidos por palavra-passe.
➡️ Uso gratuito: A aplicação é ideal para utilizadores com orçamento limitado, oferecendo versões gratuita e de baixo custo antes de comprometer-se com as versões premium.
➡️ Integrações: O OneNote integra-se facilmente com outros produtos da Microsoft, permitindo consultar dados essenciais sem trocar de aplicações.
➡️ Organização de dados simplificada: A aplicação permite a criação de cadernos individuais utilizando diferentes modelos, tornando a organização de dados mais fácil.
➡️ Versatilidade: A versatilidade do OneNote permite que os utilizadores personalizem a ferramenta para atender às suas necessidades, tanto para projetos simples como complexos.
Confluence vs. OneNote: comparação
Características
O OneNote foi concebido especificamente para anotações e organização de conteúdo em blocos de notas digitais. Inclui ferramentas essenciais para formatação – alteração de cores, estilo ou fontes, e adição de imagens, vídeo e arquivos de áudio ao texto. Além disso, pode escrever e desenhar à mão, antes de converter as suas notas em texto, e pesquisar nos seus documentos guardados. Esta funcionalidade permite que os utilizadores partilhem cadernos e trabalhem em simultâneo.
O Confluence facilita a colaboração entre os membros da equipa, além das funcionalidades de anotações. Os utilizadores podem criar, gerir, armazenar e organizar arquivos, além de controlar tarefas e fluxos de trabalho para projetos de equipa. Além disso, a aplicação permite que os utilizadores manipulem temas, modelos e macros para adaptar o conteúdo a necessidades individuais específicas. O Confluence possui ferramentas adicionais avançadas, incluindo o rastreamento de alterações, comentários e comunicação, além de controlos de acesso, ferramentas de relatórios e trilhas de auditoria.
Preços
O OneNote é gratuito para utilizadores com uma conta Microsoft, mas oferece menos funcionalidades.
Por outro lado, o Confluence é uma ferramenta paga, que requer uma assinatura, mas oferece um período de teste gratuito. O custo do Confluence varia consoante os recursos selecionados e o número de utilizadores.
Interface do utilizador – facilidade de uso
A interface do utilizador do OneNote é amigável e fácil de usar, assemelhando-se a um bloco de notas digital. A tela principal apresenta uma lista de cadernos, com secções e páginas que podem ser organizadas de acordo com a sua preferência. Pode adicionar imagens, texto e outros tipos de media ou organizar as suas notas utilizando etiquetas e rótulos.
A interface do Confluence pode ser mais complexa, com uma curva de aprendizagem mais acentuada. A ferramenta oferece muita personalização, com um painel que permite alterar widgets e gadgets com informações importantes. O conteúdo pode ser organizado através da criação de espaços, páginas e blogs. Além disso, pode adicionar texto, imagens, áudio, vídeo e outros formatos aos conteúdos existentes. Através de temas, cores e logótipos, pode personalizar páginas e espaços.
Integração
Como parte integrante do pacote Microsoft Office, o OneNote funciona perfeitamente com aplicações como PowerPoint, Excel e Word. Consequentemente, pode importar facilmente artigos especializados entre o OneNote e outras aplicações. As suas notas podem ser partilhadas através do OneDrive e Microsoft Teams, além de aplicações de terceiros como IFTTT ou Zapier, que facilitam o fluxo de trabalho e a automatização de tarefas.
O Confluence integra-se com um maior número de aplicações de terceiros do que o OneNote, incluindo nomes como Slack, Trello, Jira e Salesforce. Isto facilita a colaboração para equipas que utilizam a aplicação. O mercado do Confluence oferece uma grande variedade de aplicações e complementos adicionais que podem ser instalados de acordo com as necessidades individuais. Alguns exemplos incluem a capacidade de adicionar fluxogramas, diagramas ou mapas mentais às suas páginas através da instalação das aplicações relevantes. Os utilizadores podem conectar as suas aplicações a fornecedores de serviços de armazenamento na nuvem populares, como o Google Drive ou Dropbox.
Desempenho
O Confluence é uma aplicação de colaboração e anotações baseada na Web, que requer uma ligação à Internet. O desempenho da aplicação é afetado pela velocidade e fiabilidade da sua ligação à Internet, bem como pela memória e capacidade de processamento do seu computador ou dispositivo. O Confluence pode ser um pouco mais lento a apresentar conteúdo ou a carregar páginas do que o OneNote, se a sua ligação à Internet for lenta ou instável. No entanto, a aplicação oferece ferramentas mais avançadas e pode lidar com muito mais conteúdo, tornando-a a escolha ideal para organizações e grandes equipas.
Por outro lado, o OneNote é uma aplicação mais pequena, compatível com a maioria dos PCs, laptops, smartphones e tablets. Não é necessária muita memória ou capacidade de processamento para executar o OneNote, já que funciona perfeitamente com dispositivos mais antigos, incluindo aqueles com menos capacidade. Uma das maiores vantagens do OneNote é a possibilidade de o utilizar sem ligação à Internet, o que significa que os utilizadores podem fazer as edições ou alterações necessárias nas suas notas enquanto estão em movimento, em áreas com conectividade limitada ou fraca. No entanto, o desempenho da aplicação ao usar ou armazenar cadernos de media grandes ou com mais arquivos de media é afetado em áreas com pouca conectividade com a Internet.
OneNote vs. Confluence: casos de uso
Confluence
A principal empresa europeia de entretenimento e comunicação Sky possui uma equipa de mais de 30.000 trabalhadores remotos, responsáveis pela distribuição de filmes originais e notícias para uma base de clientes de mais de 22 milhões. Uma equipa tão grande, distribuída por 32 locais remotos, requer um elevado nível de colaboração para trabalhar de forma eficaz e manter a confiança e visibilidade. A empresa utiliza o Confluence da Atlassian. O gerente de desenvolvimento de software da Sky, David Grierson, revelou que o uso da aplicação permitiu eliminar os silos de informação.
De acordo com Grierson, além da rastreabilidade, o Confluence reforçou o controlo sobre a auditabilidade, aumentando a visibilidade do desenvolvimento. Para a Sky, a introdução do Confluence foi um divisor de águas porque, apesar de as ferramentas da aplicação não fornecerem respostas, indicavam as perguntas que precisavam de fazer, e abriu os membros da equipa a uma cultura de comunicação aberta que não existia anteriormente.
OneNote
O uso do OneNote ajudou o blogger, orador, autor e YouTuber internacional Stale Hansen a desenvolver um equilíbrio desejado entre a vida profissional e pessoal. Hansen usa o conjunto de produtos da Microsoft há pelo menos oito anos, e estava à procura de uma nova tecnologia que simplificasse a sua vida. A descoberta do OneNote foi uma grande vantagem, pois permitiu recuperar tempo, que agora utiliza para a família, melhorar a qualidade do trabalho e desfrutar da visualização de “Star Wars”.
Hansen revela que utiliza o OneNote diariamente no trabalho para organizar as suas ideias, pensamentos, listas de tarefas, notas de reuniões, tarefas e sessões de brainstorming num único local – o seu bloco de notas principal. Ele regista todas as ideias que lhe vêm à cabeça, e que poderia facilmente ter esquecido. O OneNote ajuda-o a organizar e localizar informações, dada a multiplicidade de funções que desempenha no seu negócio. Para Hansen, o OneNote é a ferramenta ideal que qualquer pessoa numa situação semelhante deveria adotar.
Considerações finais
O OneNote e o Confluence são softwares dinâmicos de colaboração e anotações que oferecem diferentes funcionalidades adequadas às suas necessidades. Se ainda não consegue decidir, considere o seguinte.
Escolha o Confluence se procura uma aplicação que:
- Facilita a colaboração em tempo real em projetos e documentos.
- Armazena dados num único local.
- Integra edição, escrita colaborativa e gestão de blogs, páginas e wikis.
- Fornece um histórico das alterações efetuadas.
Por outro lado, escolha o OneNote se estiver interessado numa ferramenta que ofereça:
- Colaboração em tempo real, permitindo que vários utilizadores trabalhem em simultâneo.
- Proteção por palavra-passe opcional.
- Fácil integração com as ferramentas da Microsoft e acesso a partir de vários dispositivos.
- Suporte para cadernos personalizáveis, além de funcionalidades de pesquisa avançadas.
Ao comparar Confluence com o OneNote, percebe-se que existe uma linha ténue que separa as ferramentas de anotações e colaboração. A “melhor ferramenta”, portanto, depende das suas necessidades. Escolha o OneNote se tiver um orçamento limitado, ou o Confluence se não se importar de gastar dinheiro para aceder a recursos premium.
De seguida, consulte o artigo detalhado sobre Confluence Vs. SharePoint.