Compartilhar um arquivo do Google Drive é uma ótima maneira de permitir que clientes e prestadores de serviços acessem os documentos sem que eles precisem fazer o download. Se você deseja que apenas as pessoas tenham acesso temporário aos arquivos, pode definir uma data de expiração automática ao compartilhá-los. Veja como.
Observação: para usar esse recurso, como proprietário do documento, você precisa ter uma conta paga do G Suite. As pessoas com quem você compartilha o documento não precisam de uma conta paga para visualizar os documentos.
Como definir uma data de expiração em arquivos do Google Drive
Acenda o Google Drive que está vinculado à sua conta do G Suite, clique com o botão direito do mouse no arquivo que deseja compartilhar e clique em “Compartilhar” no menu de contexto.
Adicione os endereços de e-mail de todas as pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo e clique no botão “Enviar”. Se você enviar o convite para uma conta do Gmail, essas pessoas serão adicionadas automaticamente à lista de pessoas que podem acessar o arquivo. Se enviar para outro tipo de endereço, cada pessoa receberá um e-mail com um link que direciona para o arquivo.
Agora, clique com o botão direito do mouse no arquivo e clique no comando “Compartilhar” novamente.
Desta vez, com as opções de compartilhamento abertas, clique no link “Avançado”.
Ao lado das informações de contato de cada pessoa, você verá um ícone de cronômetro. Clique para definir uma data de expiração.
A partir daqui, clique no menu suspenso “O acesso expira” para escolher 7 dias, 30 dias ou para definir uma data de expiração personalizada.
Escolher a opção “Data personalizada” abre um calendário para você selecionar uma data mais precisa.
Se você deseja definir uma data de expiração para qualquer outra pessoa, clique no cronômetro ao lado do nome dela. Você deve definir uma data de validade para cada pessoa.
Por fim, clique em “Salvar alterações” para finalizar as edições que você fez para todos os usuários.
Há uma advertência aqui da qual você deve estar ciente. Por padrão, as pessoas com quem você compartilha podem baixar, imprimir ou copiar o arquivo e, se o fizerem, terão acesso a essas cópias após qualquer data de expiração definida. Você pode definir a permissão para visualizar apenas e, em seguida, ativar a opção “Desativar opções de download, impressão e cópia para comentaristas e leitores” para evitar isso, mas essas pessoas não poderão editar o documento.
Ainda assim, se você tiver pessoas que precisam apenas de acesso temporário para ver ou comentar um documento, esse recurso funciona muito bem.