As organizações, sejam de grande ou pequena escala, dependem fundamentalmente de acordos para seu funcionamento. Os contratos servem como um elo de ligação legal entre as partes envolvidas, estabelecendo, definindo e regulamentando os direitos e obrigações mútuas entre elas.
O uso de contratos antecede a era da industrialização e o surgimento do capitalismo. Já nos tempos de reis e impérios, os acordos eram cruciais para determinar os termos de um negócio, com as partes obrigadas a cumpri-los rigorosamente.
Apesar das transformações significativas ocorridas ao longo das décadas, a essência dos contratos permanece inalterada. A Gestão de Contratos emerge como um processo abrangente que abarca todas as etapas de um contrato, desde sua concepção até a execução pela parte designada e sua eventual rescisão.
Dada a complexidade inerente aos contratos, a gestão eficaz dos mesmos exige uma abordagem estruturada em várias etapas, cada uma abordando um aspecto específico do acordo. Elementos-chave incluem a análise de desempenho para otimizar a eficiência operacional e financeira, além da identificação e mitigação de riscos financeiros e de reputação decorrentes do não cumprimento dos termos contratuais.
Fundamentos da Gestão de Contratos
Para gerenciar eficazmente o trabalho e as pessoas envolvidas em um contrato, é imprescindível que a equipe possua um entendimento claro do escopo do trabalho, dos recursos necessários e do tempo previsto para sua conclusão. Esta compreensão abrangente é o alicerce de uma gestão de contratos bem-sucedida.
Benefícios da Gestão de Contratos
- Preservação da qualidade do trabalho: O foco central da gestão de contratos é assegurar a qualidade do trabalho executado. Isso implica garantir a eficiência na execução, o cumprimento dos prazos e o uso otimizado dos recursos. Consequentemente, a empresa obtém o máximo valor de cada contrato, mitigando riscos financeiros e reputacionais.
- Controle aprimorado do projeto: A gestão de projetos é vital na fase inicial de um contrato, garantindo que o trabalho seja iniciado corretamente.
- Aumento da receita: A implementação eficaz da gestão de contratos resulta em receitas mais altas. Isso se deve a dois fatores: a empresa se torna mais competitiva e atrai mais contratos, e a qualidade do trabalho executado melhora, permitindo que a empresa cobre um valor superior por seus serviços.
Gestão de Contratos vs. Administração de Contrato
A Gestão de Contratos abrange todo o ciclo de vida do contrato, desde sua criação até sua conclusão. Em contraste, a Administração de Contratos se concentra nos processos envolvidos na formulação de contratos entre as partes. O ciclo de administração termina com a assinatura do contrato, enquanto a gestão de contratos se inicia após a assinatura e perdura até a rescisão.
Os Administradores de Contratos são responsáveis por garantir que ambas as partes estejam satisfeitas com os termos do contrato. Os Gerentes de Contrato, por outro lado, asseguram que todas as partes cumpram todos os termos estipulados.
Etapas da Gestão de Contratos
Como mencionado, a Gestão de Contratos é mais do que simplesmente assinar acordos. Envolve uma série de ações que orientam e desenvolvem processos para cada etapa do contrato. Isso requer clareza e completude em todos os aspectos contratuais.
Estágio de Criação
O planejamento é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa. Um bom gerente sempre planeja seu projeto detalhadamente. O estágio de criação na gestão de contratos envolve o desenvolvimento de um plano flexível que abranja possíveis contingências.
Este é o ponto de partida na gestão de contratos. Nesta etapa, são avaliadas as necessidades e os recursos da empresa, e são definidos os elementos essenciais da estratégia do contrato. Esta abordagem garante que as etapas subsequentes sejam à prova de falhas e que haja espaço para adaptações em caso de imprevistos. As considerações importantes nesta fase incluem:
- Os tipos de contratos que serão gerenciados.
- Os padrões a serem utilizados nos acordos.
- A definição de responsabilidades em cada etapa.
- Os requisitos para um desempenho ideal.
- A identificação de possíveis problemas/gargalos e suas soluções.
- Os recursos necessários para a implementação da estratégia do contrato.
O estágio de criação estabelece as bases para as fases seguintes.
Estágio de Colaboração
Após a criação da base para a gestão de contratos, o estágio de colaboração auxilia na implementação dessa base, tanto para contratos novos quanto para os já existentes. Também envolve a criação de modelos padronizados para situações rotineiras. O maior desafio nesta etapa é encontrar um equilíbrio que atenda às necessidades e reduza os riscos.
Este estágio é mais simples para situações cotidianas, onde os gerentes utilizam modelos de contrato existentes, com pequenas ou nenhuma alteração. No entanto, em situações mais complexas, é necessário elaborar um contrato do zero, considerando todas as conformidades, normas e direitos. A assinatura eletrônica encerra a fase de pré-contrato.
Estágio de Assinatura
O estágio de assinatura é um passo crucial na gestão de contratos, onde as estratégias planejadas são implementadas. Nesta fase, utiliza-se software de gestão de contratos para auxiliar nas tarefas relacionadas ao contrato, como a criação de um repositório centralizado.
O software de gestão de contratos é uma ferramenta digital que permite rastrear e gerenciar contratos em várias etapas de seu ciclo de vida. Facilita a renovação de notificações, a gestão de conformidade, a captura de assinaturas digitais e a gestão de modelos de contrato.
Outra característica importante desta etapa é a integração, assegurando que todas as partes compreendam a visão e os objetivos do contrato, e estejam familiarizadas com as ferramentas utilizadas.
Após a conclusão da etapa de implementação e a assinatura eletrônica, inicia-se a etapa de entrega, onde se verifica que o contrato está livre de erros e falhas, confirmando papéis, responsabilidades, marcos e objetivos.
Estágio de Rastreamento
Nesta fase, os objetivos descritos no contrato começam a se concretizar. É fundamental acompanhar de perto todos os termos estabelecidos e monitorar regularmente o progresso para garantir que tudo ocorra conforme planejado.
O papel dos gerentes de contrato nesta fase é garantir o cumprimento dos termos acordados e identificar possíveis problemas, implementando sistemas de alerta precoce.
Inspirando-se no estágio de planejamento, pode-se criar uma lista de todos os elementos do contrato que precisam ser verificados. Esta abordagem assegura que nenhuma parte do contrato seja negligenciada e que possíveis desvios sejam rapidamente identificados.
Fase de Renovação
A fase de renovação não é, em si, uma etapa obrigatória, mas é importante prestar atenção a ela após a fase de contrato. Os princípios desta fase devem ser aplicados em todas as situações.
Esta fase do ciclo de vida do contrato envolve a decisão de renovar ou rescindir o contrato. Dada a existência de cláusulas de penalidade ou ação em caso de descumprimento, é crucial considerar proativamente a rescisão do contrato nas decisões relacionadas.
A renovação envolve a avaliação do desempenho do contrato e decisões sobre renovação e possíveis alterações. As partes interessadas devem estar cientes das datas de rescisão e renovação, garantindo tempo suficiente para coletar informações antes que as decisões sejam tomadas.
Estágio Pós-Contrato
A fase pós-contrato marca a conclusão do contrato, seguindo sua rescisão. Nesta etapa, garante-se que tudo seja feito corretamente, como a emissão ou pagamento de faturas finais e o arquivamento dos contratos.
É comum que os gerentes de contrato realizem uma análise pós-mortem de cada contrato para extrair aprendizados para futuros acordos. Essa análise fornece insights valiosos que podem melhorar o resultado de contratos futuros.
Conclusão
A eficácia de um contrato está diretamente ligada à qualidade de sua gestão. Independentemente da excelência dos termos, o contrato não será vantajoso para nenhuma das partes se não for gerenciado adequadamente. Portanto, seguir as diretrizes de forma disciplinada é fundamental para obter o máximo benefício de seus contratos.
Além disso, é útil conhecer fontes de modelos de documentos legais para seus contratos.