Lidar com a pressão diária de interagir com pessoas e cumprir prazos pode ser um desafio árduo.
Administrar um negócio é uma jornada repleta de desafios, com seus altos e baixos. Sem um gerenciamento de tarefas eficiente, manter o controle dos prazos torna-se uma tarefa complexa. Essa é a principal razão pela qual apenas uma pequena parcela das empresas alcança o sucesso. Com a carga de trabalho e as tarefas diárias sempre em alta, é comum perder a noção do tempo e das responsabilidades.
Imagine um projeto de grande escala, com uma equipe numerosa. Do ponto de vista do gestor, é compreensível que seja necessário um esforço significativo para atingir os resultados desejados.
A melhor solução disponível é a utilização de ferramentas de Gestão de Tarefas e Projetos. Essas ferramentas digitais permitem que você gerencie todos os aspectos relacionados ao projeto online. Elas oferecem uma visão clara do fluxo de trabalho da organização, monitoram o desempenho da equipe e ajudam a manter o ritmo adequado para cada tarefa.
Mas, antes de mais nada, vamos explorar os problemas que um gestor de projetos enfrentaria sem essas ferramentas:
Problemas sem ferramentas de gestão de tarefas e projetos
- Expectativas Imprecisas – As expectativas em relação ao projeto podem não ser claras tanto para o cliente quanto para os gestores. A falta de um método de trabalho bem definido, desde o início até o fim, e objetivos pouco claros podem levar ao fracasso do projeto.
- Comunicação Deficiente – A falta de comunicação entre os membros da equipe, o gestor de projeto ou o cliente pode gerar resultados indesejáveis e comprometer a conclusão da tarefa.
- Conflitos na Equipe – Em algumas situações, pessoas com personalidades e habilidades distintas precisarão trabalhar juntas. Conflitos podem reduzir a produtividade e dificultar a resolução de problemas por toda a equipe.
- Prazos Descumpridos – O atraso na entrega de tarefas, causado por membros da equipe ineficientes ou comunicação inadequada, pode levar à insatisfação do cliente.
- Distribuição de Tarefas Confusa – A alocação pouco clara de responsabilidades pode gerar um ambiente de trabalho estressante, com ambiguidades e frustração.
No entanto, esses problemas podem ser superados com o uso de ferramentas de gestão de tarefas e projetos. Você também notará uma melhoria significativa na eficiência e produtividade dos seus colaboradores. Essas ferramentas são eficazes das seguintes maneiras:
- Os utilizadores trabalham de forma mais inteligente e eficiente, aumentando a probabilidade de sucesso.
- A carga de trabalho é gerenciada e organizada através da definição, atribuição e execução de prioridades.
- Os custos do projeto são monitorados, o orçamento é gerido e reuniões podem ser realizadas remotamente, a qualquer hora e lugar.
- Novos membros da equipe podem ser integrados de forma eficaz com o mínimo de esforço.
- O planeamento e organização de tarefas tornam-se mais simples.
- Não há necessidade de acompanhar manualmente ou mentalmente as tarefas, pois muitas atividades são automatizadas.
Benefícios das ferramentas de gestão de projetos
Estas ferramentas são úteis para empresas de todos os tamanhos. São um recurso essencial que todos os negócios deveriam possuir. Alguns dos benefícios cruciais das ferramentas de gestão de projetos incluem:
- Melhoria da coordenação e colaboração entre os membros da equipe.
- Monitoramento do cronograma para garantir o cumprimento dos prazos.
- Com o uso das ferramentas adequadas, todos os membros da equipe se mantêm atualizados sobre os acontecimentos.
- O compartilhamento de documentos é ágil e descomplicado, mantendo a transparência.
- Uma melhor comunicação entre os membros da equipe resulta em maior produtividade e gestão do tempo.
Como as ferramentas de gestão de projetos priorizam tarefas e centralizam a gestão, a maior parte do trabalho é feita automaticamente, poupando tempo e energia. Investir na ferramenta certa traz retornos significativos.
Algumas ferramentas podem gerar um retorno de investimento de 150% ou mais. Além disso, elas são económicas e garantem que o orçamento do projeto seja respeitado. Também aumentam a produtividade através de fluxos de trabalho eficientes e do cumprimento de objetivos dentro do prazo.
Existem muitas ferramentas disponíveis, especialmente para quem está a começar no mundo dos negócios. Para evitar confusão, aqui estão algumas das melhores ferramentas com acesso vitalício gratuito, ainda que com recursos limitados:
nTask
O nTask é um software de gestão de projetos que permite que equipes ou membros de equipe participem, analisem, planejem e gerenciem as tarefas diárias de forma eficaz. Ele ajuda os usuários a alinharem-se com o planeamento do projeto, atribuição de recursos, gestão e prazos, criando listas de tarefas. Assim, pode ficar tranquilo sabendo que não vai perder nenhuma tarefa importante.
Gerenciar o trabalho e concentrar-se nas tarefas ao mesmo tempo torna-se mais fácil com a definição de prioridades, garantindo que todos mantenham o ritmo. Pode acompanhar o progresso simplesmente adicionando tarefas e definindo prazos com os gráficos de Gantt.
Pode também monitorar o tempo que cada membro da equipe gasta em cada tarefa através do rastreador de tempo do nTask. Se tiver algum problema com a ferramenta, o nTask facilita a gestão.
A melhor característica desta ferramenta é o seu constante desenvolvimento, com a adição contínua de novas funcionalidades para ajudar você e sua empresa a prosperar.
ClickUp
ClickUp é uma excelente ferramenta de quadro Kanban para revolucionar a forma como trabalha. Ela reúne todas as ferramentas num único lugar. A flexibilidade do software deve-se ao seu conjunto exclusivo de níveis de classificação.
A visão abrangente de todos os recursos facilita a localização de qualquer coisa que você esteja procurando. Isso economiza tempo através da automatização e personalização de tarefas. Permite também que colabore livremente e compartilhe documentos com os membros da sua equipe sem problemas.
Com esta ferramenta, nunca mais vai perder uma tarefa graças às listas de verificação recorrentes. Além disso, pode revisar rapidamente as tarefas programadas antes de começar a executá-las. A equipe de tecnologia do ClickUp é conhecida pela sua segurança e privacidade dos dados dos utilizadores. A ferramenta oferece formação gratuita e suporte 24 horas por dia a todos os seus usuários. Se está começando, vai achar muito fácil se familiarizar com a ferramenta.
O ClickUp registrou o maior tempo de atividade nos últimos 12 meses. É gratuito para uso pessoal, com suporte para um número ilimitado de membros e tarefas.
Trello
Trello é uma aplicação Kanban amplamente utilizada como software de gestão de projetos e tarefas. Adicionalmente, pode ser utilizada para criar listas de tarefas.
O Trello tem algumas funcionalidades excelentes para dar aos membros da equipe um incentivo extra para cumprirem os prazos antecipadamente. As suas tarefas podem ser geridas, monitoradas e executadas com a ajuda dos membros da equipe através dos cartões. A integração com outras aplicações que usa para trabalhar também é uma opção.
A ferramenta é útil para planejar eventos e gerenciar trabalhos de campo. A visualização do mapa do Trello garante que a sua equipe não perca os dados de localização.
O plano é gratuito para novas empresas e equipes inteiras que querem organizar os seus fluxos de trabalho. Oferece um serviço gratuito para quem pretende gerir a sua atividade.
Meistertask
Meistertask baseia-se em três elementos essenciais: projetos, tarefas e painel. O plano é gratuito para usuários individuais que estão a começar.
Pode aprender a utilizar a ferramenta através de tutoriais e guias. Os dados do usuário são copiados regularmente e as transferências de dados de todas as contas são encriptadas. Você pode usar a ferramenta de acordo com as suas necessidades de trabalho com a ajuda do quadro Kanban.
Com esta ferramenta, pode limitar o número de tarefas que precisa de realizar por dia. Use várias listas de verificação para várias tarefas, acompanhando as funções ao mesmo tempo. Também é fácil anexar ficheiros, sendo possível anexar imagens e arquivos de até 200 MB diretamente às tarefas.
Esta é uma aplicação completa para iniciantes e empreendedores, que permite economizar tempo e recursos. Oferece serviços gratuitos para usuários individuais para gestão de tarefas básicas.
Notion
Notion, conforme o dicionário, significa ideia. Esta ferramenta é ideal para administrar toda uma empresa em um só lugar.
A equipe de tecnologia oferece soluções personalizadas de acordo com as suas necessidades, sejam elas pessoais ou de negócios. A ferramenta é adequada para todos os tipos de equipes, incluindo as de engenharia, design e produto.
Com esta ferramenta, pode fazer mais do que apenas fazer anotações. Organize as suas tarefas de forma eficaz usando uma interface simples que promove a clareza. Aumenta a capacidade de trabalho em equipe, tanto para pequenas, médias ou grandes empresas.
Permite também que os membros da equipe iniciem uma conversa com qualquer pessoa, a qualquer momento, em relação às tarefas. A ferramenta apresenta atualizações frequentes e fáceis de usar. É gratuita para estudantes e uso pessoal.
Monday
Monday é um software confiável para milhões de clientes em todo o mundo. Possui uma estrutura baseada na nuvem. Investir nesta ferramenta irá gerar um retorno de investimento superior a 250% devido às suas funcionalidades únicas.
Pode acompanhar o progresso das equipes clicando no botão de estado. Ao automatizar as tarefas mais repetitivas, permite que você se concentre inteiramente nas tarefas mais importantes, aumentando a sua produtividade. A conexão com outras ferramentas é simples e rápida. Isso leva você a tomar decisões baseadas em dados com velocidade e precisão.
A ferramenta segue uma abordagem de gestão de pipeline, permitindo que o gestor do projeto verifique o estado de todas as tarefas em uma única janela. Elimina tarefas repetitivas e, em caso de problemas, oferece suporte por chat 24 horas por dia.
Todoist
Todoist é uma das ferramentas mais avançadas da atualidade. A constante adição de novas funcionalidades mantém a utilidade da ferramenta.
Usando o recurso de agendamento inteligente, você pode antecipar ou adiar as tarefas conforme a necessidade do momento. Pode criar uma visualização personalizada das suas tarefas, com quadros no estilo Kanban. A linha do tempo ajuda a cumprir os prazos e monitorar o progresso diário.
Registe novos processos e procedimentos no seu projeto a qualquer hora, em qualquer lugar, integrando o Todoist com aplicações que usa para outras tarefas, como Alexa, IFTTT, entre outras.
Está disponível em todos os dispositivos e o plano é gratuito para iniciantes nos primeiros cinco projetos. Assim, os iniciantes podem aprender a importância de organizar e gerir tarefas.
Any.do
Com o Any.do, a visualização e o agendamento de tarefas são simples. É uma ferramenta de gestão de tarefas orientada para a web, disponível em Android e macOS.
Os usuários também podem usar esta ferramenta para gerenciar metas pessoais e de equipe. Devido à sua construção simples de UI/UX, tem sido a escolha preferida de iniciantes e startups. A divisão de projetos e tarefas em subtarefas e fluxo de trabalho pode ser feita de acordo com as habilidades de cada membro da equipe.
O Any.do oferece integração com outros calendários, como o Google Calendar, para manter o cumprimento dos prazos. Pode inserir tarefas oralmente através da funcionalidade de entrada por voz.
Pode também marcar pontos essenciais das suas reuniões para revisá-los mais tarde. Adquirir o plano premium depois de se habituar à ferramenta é uma boa ideia.
OpenProject
OpenProject é um software de gestão de projetos de código aberto, rápido e seguro para gerenciar diferentes projetos e reuniões de equipe. Auxilia o projeto durante todo o seu ciclo de vida.
As responsabilidades são distribuídas entre os membros da equipe para realizar o trabalho de forma eficiente. Pode se inscrever para atividades de acordo com as suas necessidades e até receber atualizações regulares sobre elas.
Pode atuar como observador e rever o trabalho concluído diariamente. As opções de filtro ajudam a encontrar o que procura rapidamente. Pode partilhar o seu planeamento do trabalho com as partes interessadas através do OpenProject.
Possui uma API robusta, que facilita a integração com outras ferramentas. Todos os dispositivos são suportados, independentemente do tamanho do ecrã.
Pode usar a oferta na nuvem ou experimentar a Hospedagem Kamatera para executar o OpenProject com um único clique.
Asana
Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos que oferece uma forma fácil de gerenciar e agendar tarefas através de gráficos de Gantt. O seu modelo de dados mantém a produtividade da equipe durante todo o empreendimento.
A resolução de problemas durante a execução de qualquer tarefa é rápida devido à equipe de suporte por chat estar disponível 24 horas. Permite-lhe trazer a sua visão para o mundo real, ajustando-se às suas necessidades e demandas. Pode controlar totalmente as reuniões da equipe e garantir que todos recebam as informações corretas sobre as tarefas.
Como está disponível em todos os dispositivos, pode usá-la em Android e iOS para integrar com outras aplicações, de acordo com o seu fluxo de trabalho. A longa lista de funcionalidades faz com que muitos usuários adotem esta plataforma sem hesitar. O plano básico é gratuito para indivíduos e equipes novas no negócio.
Conclusão
A forte dependência de smartphones, laptops e outras tecnologias tornou o trabalho mais rápido e eficiente. Ajuda a aumentar a eficiência da gestão de tarefas e projetos. No entanto, escolher qualquer ferramenta aleatoriamente para atender às suas necessidades pode prejudicar seus negócios. Escolher a ferramenta certa é igualmente importante. No fim, reduz os esforços manuais e economiza tempo, energia e recursos importantes.
Estas ferramentas de gestão de projetos são uma porta de entrada para iniciantes e uma fuga de tarefas agitadas para profissionais experientes.