Um dos aspectos mais importantes da administração de um negócio de sucesso é garantir que todas as partes estejam sincronizadas. Para manter essas partes em movimento e sincronizadas, as empresas devem ter um conjunto de procedimentos para que seus funcionários executem tarefas rotineiras ou quaisquer tarefas padrão.
Uma empresa sem um conjunto adequado de documentação ou procedimento tem mais chances de desmoronar e enfrentar problemas de prazo!
Por exemplo, uma empresa de fabricação de automóveis precisa realizar várias verificações e testes de rotina e fazer ajustes para gerar a máxima eficiência.
E é aí que entram os procedimentos operacionais padrão (SOP).
Não confunda SOP com o livro de regras do funcionário ou procedimentos de fluxo de trabalho. Em vez disso, os SOPs estabelecem um guia passo a passo para executar as tarefas para aumentar a eficiência e reduzir a ambigüidade organizacional.
Embora o objetivo dos SOPs permaneça intacto, os modelos e as etapas diferem dependendo do tamanho da organização e do setor. É por isso que criamos uma lista dos melhores modelos de SOP para empresas de todos os tamanhos.
últimas postagens
Por que os POPs são importantes?
Os SOPs são a espinha dorsal de um fluxo de trabalho eficiente em uma organização. Um SOP detalhado atua como uma instrução permanente para os funcionários e define suas expectativas.
Vamos nos aprofundar nos benefícios dos SOPs:
#1. Integração aprimorada
Muitas organizações usam SOPs para acelerar e melhorar o processo de integração. Desde o primeiro dia, os funcionários são herdados com procedimentos poderosos e detalhados para executar suas tarefas rotineiras.
Isso resulta em melhor produtividade e ajuda os líderes e gerentes de equipe a avaliar cada um de seus novos funcionários.
#2. Mantém a consistência organizacional
Uma declaração uniforme de procedimento responde pela consistência organizacional e mantém todos os membros da equipe e funcionários na mesma página.
Quando cada um dos funcionários tem uma compreensão clara de quem deve se reportar e quais etapas devem seguir de maneira hierárquica, há menos chances de as coisas darem errado.
#3. Compreensão das melhores práticas
A repetição e revisão das tarefas escritas em um documento proporcionam um melhor entendimento das melhores práticas de tarefas rotineiras de um departamento.
Embora os SOPs sejam apenas sugestões, eles podem se transformar em guias passo a passo gratificantes, fornecendo insights profundos sobre como uma tarefa deve ser executada de acordo com os requisitos das partes interessadas.
#4. Economize em treinamento
Os SOPs podem economizar milhares, senão milhões, para a organização. O custo de treinamento dos funcionários existentes e novos pode ser minimizado incorporando os modelos SOP em seus kits de treinamento.
Além disso, mudanças significativas ou pequenas em uma organização, como aposentadorias, promoções ou demissões, não devem afetar o fluxo de trabalho. Os SOPs definem um processo padrão para as tarefas que um funcionário realizou nos últimos anos.
#5. Mantém a qualidade do trabalho
Para evitar os soluços iniciais, os SOPs provam ser um salva-vidas. Sempre que um funcionário existente sai e um novo funcionário entra, os SOPs responsabilizam cada indivíduo pelas tarefas que precisam realizar e pelo caminho que devem seguir para alcançar a máxima eficiência.
Como criar procedimentos operacionais padrão?
A criação de SOPs detalhados e claros pode ser demorada e não é moleza. Há uma série de fatores a serem considerados ao elaborar os SOPs para sua organização.
Aqui estão as etapas envolvidas na criação de um procedimento operacional padrão:
- Identifique o propósito e as tarefas: Anote o propósito de criar o SOP e quais tarefas você deseja realizar usando isso. Se você não for o dono do processo diário, certifique-se de envolver as partes interessadas e as funções responsáveis por ele.
- Conheça seu público: escolha o público ao dar um passo à frente para escrever sua documentação. Se você está escrevendo um SOP para um público que precisa de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, é imperativo criar uma documentação de forma que as pessoas possam assumir facilmente.
- Decida a estrutura do SOP: O próximo passo é colocar as ideias em realidade. Mas antes de escrever esses SOPs, escolha uma estrutura, linguagem e tonalidade de seu SOP que se alinhe com sua marca e setor.
- Escolha o modelo certo: embora você sempre possa começar do zero, existem muitos modelos de SOP criados para cada setor ou micronicho. Os modelos SOP aceleram o processo de redação e garantem que ele cumpra a norma padronizada.
- Atualize seu SOP: Também é importante atualizar os SOPs, pois o processo muda de tempos em tempos. Embora a atualização manual possa levar algum tempo, você pode usar o software automatizado ou SOP para armazenar e atualizar seus SOPs.
Escrever os SOPs pode parecer tentador nas etapas acima. Torna-se ainda mais emocionante quando você tem um modelo pré-fabricado para ele. Abaixo, compartilhamos os modelos de SOP (procedimento operacional padrão) mais acionáveis para empresas que oferecem suporte a uma variedade de casos de uso.
Folha inteligente
Folha inteligente oferece uma ampla variedade de modelos de SOP, incluindo vários casos de uso, como operações de helpdesk, SOP de hotéis e hóspedes, SOPs de armazéns e até mesmo SOPs de serviços de limpeza sanitária.
Cada um desses SOPs é projetado de acordo com os padrões do setor e o processo que a maioria das equipes adotaria para maximizar a eficiência.
Eu realmente gosto do modelo de procedimento operacional padrão de TI do Smartsheet. O modelo a seguir estabelece cada etapa e mantém um fluxograma de uma operação de TI. É um pré-requisito para entender a conformidade com regras e regulamentos.
Modelo de operações de TI do Smartsheet
Este modelo está disponível em formato Word e configura um lembrete para executar tarefas de rotina que também incluem solução de problemas de documentos, eventos de segurança e procedimentos de configuração, bem como a criação de diagramas de procedimentos e manutenção programada.
ClickUp
Os modelos SOP por ClickUp são fáceis de navegar e envolventes e incluem todos os detalhes que seu SOP padrão deve ter. Os modelos ClickUp são fáceis de usar e rápidos o suficiente para serem implementados em seu procedimento padrão.
Existem mais de 15 casos de uso suportados, incluindo vendas, suporte, RH, finanças, TI, design e outros enfeites.
Meu favorito é o modelo HR SOP. Em vez de usar o Excel tradicional ou atualização manual, este cativante modelo SOP cria uma lista de verificação para todas as tarefas. Ele estabelece as bases para automatizar tarefas repetitivas.
Modelo de SOP de RH por ClickUp
Este modelo lista todas as responsabilidades do departamento de RH, desde a integração até o recrutamento e a saída para outras tarefas rotineiras.
Guru
Um SOP digerível, porém detalhado, para que as equipes agilizem seus processos internos e identifiquem o problema que ele resolve. Na verdade, eu encontrei cada um dos Modelos de SOP do Guru rapidamente adaptável e skimmable que está acostumado até mesmo para os novatos.
O modelo começa com a finalidade da tarefa e o contexto de criação do SOP. A segunda dobra da seção inclui ‘Como processar’, que se parece muito com um guia passo a passo detalhado.
O Guru inclui vários modelos de SOP, incluindo documentação do produto, diretrizes de marca, gerenciamento de mudanças, integração de funcionários, etc. Você pode conferir a lista de modelos aqui.
Modelos de procedimento operacional padrão Guru
Escriba como
O próximo da lista é um modelo padrão digerível por Escriba como. Seu SOP garante consistência e qualidade nas operações para garantir que sua equipe cumpra os requisitos regulatórios e legais.
Se você deseja criar um modelo fácil de navegar, o modelo SOP do Scribehow é a escolha certa para começar.
Modelo SOP do scribehow
O modelo começa com o Título, seguido da versão e da data efetiva da versão. A tabela de conteúdo torna muito fácil pular para qualquer uma das seções.
Após a rolagem, os usuários podem obter os detalhes das tarefas, incluindo a finalidade, o escopo do documento e as responsabilidades. Em seguida, o modelo inclui o processo de instruções, que é dividido em subetapas simples.
A melhor parte? O Scribehow também inclui os detalhes de cada revisão junto com a data de aprovação e o histórico da versão.
Process.st
Process.st é uma plataforma baseada em IA que oferece software SOP, bem como uma enorme biblioteca de modelos. A plataforma oferece dois tipos de modelos; o primeiro para criar seus procedimentos do zero e o segundo para criar procedimentos manuais.
Sua estrutura de modelo padrão é mais detalhada e descritiva em comparação com o Scribe. A maioria desses modelos foi projetada tendo em mente o sistema de gerenciamento de qualidade padrão ISO.
O Process.st oferece mais de 50 modelos gratuitos e para download que podem ser adicionados à conta ou baixados gratuitamente em formato PDF. Você pode navegar pelos modelos por categorias, como marketing de conteúdo, integração de funcionários e clientes, negócios, construção, segurança, TI, operações e outros.
ModeloLAB
ModeloLAB tem uma ampla gama de modelos SOP em formato Word para download. Eles têm modelos SOP para processos de negócios, gestão jurídica, RH e imóveis, bem como para empresas de arte e mídia.
A melhor parte é que esses modelos de SOP são facilmente editáveis e não deixam nenhuma tarefa sem supervisão. O que mais gostei no TemplateLAB é seu design simples, mas consegue cobrir todos os detalhes que você deseja incluir em seu SOP.
Por exemplo, este SOP para o local de pesquisa abrange as abreviaturas e definições dos processos envolvidos. Conforme você rola para baixo, a lista de verificação de tarefas de rotina contém princípios, amostras, equipamentos, reagentes e soluções, controle de qualidade e gerenciamento de resíduos.
Modelo SOP da Templatelab
JotformName
JotformName é um construtor de formulários online que cobre vários casos de uso para planos de negócios e SOPs. Jotform oferece tudo diretamente de sua página SOP; ou seja, você não precisa baixar e editar os POPs em formato Word ou PDF.
À medida que você acessa o site, os modelos de SOP são mostrados na forma de um questionário que você pode preencher e enviar o modelo para revisão às partes interessadas.
Após a aprovação, os POPs podem ser baixados em formato PDF.
Modelo SOP do Jotform
O que eu gostei no Jotform são seus elementos personalizáveis que você pode adicionar ou remover dos modelos SOP. Você também pode adicionar ou remover páginas para adicionar mais detalhes ao SOP.
Noção
Noção tem um modelo detalhado de SOP projetado para pequenas empresas. No entanto, não há modelos pré-fabricados para um setor específico. Existe apenas um modelo padrão que você pode usar e fazer edições para sua equipe.
Embora eles não tenham a categorização e a ampla variedade de modelos, você pode usá-los para criar SOPs fáceis de entender e de ler.
A primeira dobra do modelo inclui o título do procedimento e a data de criação, juntamente com o departamento que o criou. Em seguida, adicione o contexto manualmente ou incorpore o link na forma de PDF, Google Drive ou Maps e inclua os links para todos os documentos relevantes.
Você também pode adicionar terminologias específicas do setor e estabelecer o processo em etapas. A melhor parte? Você pode desenhar as etapas incorporando o vídeo do Loom ou do Miro.
Você também pode marcar ou adicionar os nomes das pessoas responsáveis pelas tarefas em cada etapa.
Kipwise
Kipwise Os modelos SOP são projetados para a equipe de marketing e vendas, operações, suporte ao cliente e equipes de RH. Este modelo padrão segue a mesma estrutura que a maioria dos modelos.
Ao se inscrever, você pode editar o modelo diretamente da plataforma. O autor pode adicionar ou remover a tarefa de acordo. Você também pode incluir links relevantes e relacionados, como links de reunião, recursos e guias para simplificar o fluxo de trabalho.
Pensamentos finais
Os modelos SOP podem eliminar horas de coçar a cabeça. Os modelos SOP flexíveis precisam de um pouco de edição e personalização para criar uma documentação que torne as tarefas de rotina emocionantes e fáceis de lembrar.
Percorra esses modelos gratuitos e coloque o melhor em ação para capacitar sua equipe.
Em seguida, confira os modelos de gerenciamento de projetos do Notion para transformar seu fluxo de trabalho.