Simplificando o Processo de Cobrança com Software de Gestão de Cotações
Se sua agência lida diretamente com clientes, você certamente conhece os desafios do processo de cobrança. Desde a criação de orçamentos até o envio para aprovação, cada etapa financeira consome um tempo precioso.
Para otimizar seu tempo, reduzir o esforço e acelerar o processo de cobrança, um sistema de software de gerenciamento de cotações é essencial. Ele centraliza todas as suas necessidades em um único local, tornando o trabalho mais eficiente.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de software de gestão de cotações e analisar as principais opções disponíveis no mercado.
O que é um Software de Gerenciamento de Cotações?
Um software de gerenciamento de cotações é uma ferramenta que permite preparar propostas comerciais e responder rapidamente a solicitações de orçamento. Com ele, você pode automatizar a elaboração de propostas, adicionar campos de cotação com valores do seu CRM e agilizar o processo de faturamento.
O processo de cotação é crucial, pois representa o primeiro contato entre sua empresa e um cliente em potencial, indo além das interações de marketing e vendas. Um orçamento preciso, detalhado e apresentado em um formato profissional causará uma excelente impressão.
Ao invés de trocar e-mails e discutir detalhes de cotações com os clientes em diferentes canais, uma plataforma de gerenciamento de cotações centraliza toda a comunicação em um único local, facilitando a vida de todos: proprietários de empresas, executivos de vendas e clientes.
A seguir, vamos abordar alguns recursos importantes que você deve procurar ao escolher um software de gerenciamento de cotações.
Recursos Essenciais do Software de Gerenciamento de Cotações
#1. Modelos de Propostas Profissionais
Um orçamento completo e preciso, apresentado em um formato visualmente atraente, garante uma ótima primeira impressão. Um software de gerenciamento de cotações oferece modelos personalizáveis para atender às suas necessidades específicas, permitindo que você crie documentos de alta qualidade.
#2. Automação do Fluxo de Trabalho
Preencha automaticamente cotações com informações de produtos e preços atualizados diretamente do seu software de contabilidade, sem a necessidade de inserir dados manualmente.
#3. Redução de Erros Humanos
A probabilidade de erros em cotações criadas manualmente é muito maior em comparação com as cotações automatizadas geradas por essas ferramentas.
#4. Upselling Eficaz
Adicione opções de upsell detalhadas e de fácil acesso nas suas cotações, incentivando o cliente a considerar serviços ou produtos adicionais.
#5. Visibilidade do Ciclo de Vendas
Receba notificações quando um cliente visualizar sua cotação e utilize a própria plataforma para discussões e acompanhamento, garantindo um atendimento oportuno.
#6. Ciclos de Pagamento Automatizados
Com um software de gerenciamento de cotações, você não precisará criar faturas manualmente para pagamentos recorrentes, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
Agora que você já conhece os principais recursos, vamos explorar alguns dos melhores softwares de gerenciamento de cotações e faturas, classificados com base em sua popularidade.
Vamos começar!
SuperOps.ai
SuperOps.ai é uma plataforma de automação de serviços profissionais (PSA) que auxilia empresas a otimizar suas operações. Ela inclui um recurso de gerenciamento de cotações que garante que seu orçamento chegue à caixa de entrada do cliente com poucos cliques.
Você pode criar um orçamento com todos os itens de serviço e enviá-lo ao cliente por meio de um link. Por meio desse link ou de um portal, seus clientes podem aprovar ou rejeitar a cotação com facilidade, simplificando o processo. Eles também podem adicionar comentários, permitindo maior clareza e menos confusão.
Com a comunicação integrada às cotações no SuperOps, você pode discutir os detalhes com seus clientes diretamente na plataforma, eliminando a necessidade de longas trocas de e-mail para tratar do mesmo orçamento.
Scoro
Scoro é uma plataforma intuitiva que facilita a colaboração na elaboração de cotações, cobranças e acompanhamento de projetos. Sua equipe pode colaborar em tarefas, tendo uma visão clara das atividades pendentes e concluídas. Além disso, é possível registrar o tempo gasto em cada tarefa e cobrar seus clientes de acordo.
O Scoro simplifica seu processo de cotação ao permitir a criação de orçamentos para serviços predefinidos, perfis de clientes segmentados e tabelas de preços em diversas moedas. As faturas podem ser personalizadas com base em ordens de serviço e convertidas para formato PDF com apenas alguns cliques. O sistema também oferece painéis customizáveis para acompanhar o desempenho da equipe de vendas e definir metas.
Assim como muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, o Scoro oferece integração com mais de 1.000 ferramentas via Zapier, incluindo plataformas como Slack, Asana, Jira, Trello e Basecamp. A integração com Slack, Gmail e Google Calendar facilita a comunicação.
Bitrix24
Bitrix24 é um software de colaboração abrangente que cuida de diversos aspectos da gestão, colaboração e comunicação em equipe. Uma solução web para as várias operações da empresa, eliminando a necessidade de múltiplas ferramentas SaaS. Entre suas funcionalidades estão o gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, gestão de vendas, contatos, e-mails e muito mais.
Com Bitrix24, você pode criar cotações ilimitadas e integrar plataformas como PayPal para receber pagamentos online. O software, baseado em nuvem e com código aberto, facilita a criação e o envio de faturas aos seus clientes. Bitrix24 também se integra com softwares de contabilidade como o Xero, facilitando a comunicação com os clientes.
Além do recurso de faturamento, Bitrix24 oferece opções para colaborar com diferentes departamentos de sua empresa, como marketing e vendas, gestão de RH, etc. Com a confiança de milhares de empresas, o sistema também possui uma solução móvel para smartphones e tablets (Android, iPhone ou iPad).
ITariano
ITarian é uma plataforma de gerenciamento de TI que oferece serviços para lidar com tickets, gerenciamento de fluxo de trabalho remoto, área de trabalho remota e segurança de endpoint.
O ITarian inclui um recurso de gerenciador de cotações que simplifica a criação de orçamentos profissionais. Essas cotações são integradas aos CRMs, permitindo que seus representantes de vendas foquem mais no relacionamento com os clientes.
O sistema oferece modelos de cotação pré-criados que agilizam o ciclo de conclusão de vendas, com opção para preenchimento automático com dados de distribuidores.
Hubspot
Hubspot é uma das plataformas de marketing mais populares. É uma ferramenta de CRM que permite enviar e-mails e registrar as respostas dos clientes em um painel gratuitamente. Conhecido por sua interface amigável, o sistema oferece um sistema de gerenciamento de conteúdo que gera formulários para opt-ins de e-mail ou para páginas de destino.
Muitos não sabem que o Hubspot também oferece um software de cotação como parte de seus serviços de hub de vendas. A ferramenta de gerenciamento de cotações do Hubspot permite criar orçamentos personalizados em minutos. As cotações de vendas seguem a identidade visual da sua empresa e são geradas segundos após o recebimento da solicitação.
A ferramenta de CRM também coleta assinaturas eletrônicas e gerencia os pagamentos recebidos no mesmo local onde os negócios são gerenciados. As cotações de vendas do Hubspot extraem automaticamente informações de contato e produto associadas a um negócio, eliminando o trabalho de digitação manual.
Onpipeline
Onpipeline é um CRM baseado em nuvem que auxilia empresas a aprimorar o relacionamento com os clientes. O software facilita o gerenciamento de contatos, negócios, atividades e todo o processo de vendas de qualquer lugar.
A aprovação de cotações salva todos os seus orçamentos no conjunto de rascunhos para aprovação da gerência, independentemente do status. Com um clique, é possível enviar a oferta rapidamente assim que ela estiver finalizada e pronta para envio ao cliente.
Com Onpipeline, os usuários podem adicionar itens de uma lista de preços pré-fabricada ou criar itens personalizados sem consultar a lista de preços. Isso permite que as empresas criem ofertas de forma mais eficaz e eficiente, economizando tempo e recursos.
Citador
O Quoter é uma ferramenta intuitiva e fácil de usar que agiliza a criação de cotações. É um software baseado em nuvem, acessível a toda a sua equipe sem necessidade de comprar várias licenças. A plataforma oferece modelos prontos, que sua equipe pode configurar e utilizar rapidamente para enviar cotações.
Entre suas principais características, estão as integrações do Quoter com plataformas e ferramentas SaaS de terceiros, incluindo Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax e Zoho. Como software de cotações, ele se integra com as plataformas de contabilidade FreshBooks Classic, QuickBooks Online e Xero.
O Quoter também simplifica o tratamento de pagamentos de cotações recorrentes. Após a integração com seu software de contabilidade, você pode selecionar um gateway de pagamento para processar automaticamente os pagamentos recorrentes. O sistema ainda oferece um recurso para definir lembretes por e-mail para clientes com cotações pendentes.
PandaDocGenericName
PandaDoc é um software de gerenciamento de contratos de comércio eletrônico que simplifica as tarefas de gestão de cotações, como a criação de faturas, obtenção de assinaturas de clientes e aprovação de gestores, tudo em uma única plataforma. O sistema inclui assinaturas eletrônicas legalmente válidas, cumprindo com o GDPR e protegendo dados sensíveis.
O software de gerenciamento de propostas auxilia empresas a aumentar a eficiência de suas equipes de vendas com a automação da criação de contratos. É possível gerar orçamentos de vendas e faturas em minutos. Além disso, é fácil editar descrições de produtos e tarefas, editar quantidades e valores e adicionar imagens.
PandaDoc oferece mais de 750 modelos de faturas, economizando tempo e esforço no design. Cotações podem ser enviadas aos clientes, que podem pagar via Stripe e cartões de crédito. Você também pode configurar lembretes de acompanhamento para pagamentos de clientes.
Considerações Finais
Gerenciar pagamentos de clientes é uma atividade fundamental que exige atenção. Os empresários sabem que é um processo demorado e a equipe de vendas gasta um tempo valioso na criação de cotações.
A adoção de um software de gerenciamento de cotações resolve a maioria dos problemas e libera a equipe de vendas para que ela possa se concentrar em gerar mais vendas.
A criação de faturas é crucial para o negócio, e experimentar estas plataformas terá um impacto positivo na sua empresa.
Explore também as calculadoras de cotação de preços personalizadas.