Reuniões sem agenda são a causa raiz de sessões improdutivas. Vamos mudar o jogo com esses modelos de agenda para reuniões produtivas.
Então, você está em uma vida comunitária, mas não participou de nenhuma reunião sem noção? Você está brincando comigo? Todos nós participamos de várias reuniões em que não tivemos a chance de contribuir ou não temos nenhuma dica sobre a discussão.
Consequentemente, voltamos à nossa mesa sem resultados específicos e horas improdutivas. Felizmente, você ainda pode trazer mudanças positivas para sua reunião por meio da agenda.
Hoje, neste artigo, não apenas o ajudarei a entender o que são agendas de reunião, mas também fornecerei alguns dos melhores modelos de agenda de reunião para aproveitar ao máximo sua reunião. Não vamos demorar muito agora e começar a produtividade.
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Quais são os benefícios de documentar as pautas das reuniões?
Antes de abordarmos os benefícios de documentar agendas de reuniões, deixe-me dizer o que são agendas de reuniões. Uma agenda de reunião é um breve plano ou esboço de reunião compartilhado pelo organizador com todos os participantes. A agenda da reunião ajuda a equipe a definir expectativas claras para a reunião, quais perguntas devem ser respondidas e muito mais.
Então, voltando à pergunta, quais são os benefícios de documentar as agendas das reuniões? Aqui estão alguns benefícios de documentar agendas de reuniões.
Todos podem contribuir
O principal desafio de toda reunião não planejada é que nem todos os participantes podem continuar falando na reunião. Isso pode ocorrer por vários motivos; ou não sabem o que falar, ou outros não os deixam falar. Mas as mesas podem virar se você documentar sua reunião. Como a documentação da reunião permite que todos os participantes saibam o porquê, como e quando da reunião.
Otimize o tempo
A documentação da reunião não consiste em nada específico para o tempo. Ainda assim, pode ajudar a manter a reunião curta e produtiva. Isso encoraja os membros da equipe a entender os objetivos da reunião antes e resolve todas as confusões. Além disso, a documentação da reunião ajuda a evitar conversas fora do assunto, o que economiza tempo.
Pode acompanhar a discussão
A principal característica da documentação de reuniões são dados bem categorizados e organizados. Devido a esses recursos, os participantes da reunião podem facilmente acompanhar as discussões e dar seus pontos de vista, pois sabem o que está por vir e quando podem falar.
Manter um registro da discussão
As reuniões são um elemento essencial de qualquer negócio e empresa. Você pode ter que assistir a duas ou mais reuniões em um dia e às vezes nem mesmo uma. Mas você consegue se lembrar de cada ponto e plano feito na reunião?
Portanto, a documentação da reunião pode ajudá-lo a fazer todas as anotações importantes de maneira organizada. Além disso, a documentação das reuniões também pode ser usada posteriormente para compartilhar o resumo da discussão com os participantes ausentes.
Como um modelo de agenda de reunião pode ajudá-lo a organizar e agilizar a reunião?
No momento em que você souber o que é uma pauta de reunião e quais são seus benefícios, com certeza ficará curioso para saber como fazer uma pauta de reunião. Mas planejar uma agenda de reunião não é tão simples quanto fazer você mesmo em um minuto. Mas a internet, no entanto, facilitou as tarefas mais complexas.
Portanto, em vez de planejar uma agenda de reunião por conta própria, você sempre pode optar por modelos de agenda de reunião online. Esses modelos pré-concebidos que descrevem os motivos e a estrutura de uma reunião apresentam várias vantagens. As principais vantagens de usar modelos de agenda de reuniões são discutidas abaixo.
Simplificação
Os modelos de agenda de reunião ajudam você a criar uma agenda de reunião produtiva, agilizando ainda mais sua reunião ao decretar um guia direto para todos os participantes da reunião. Esses modelos incluem todos os tópicos e ações necessárias a serem discutidas na reunião.
Assim, os participantes não precisam pensar em todos os pontos essenciais de última hora. Em vez disso, eles podem se preparar antes mesmo com a ajuda da documentação.
Economia de tempo
Preparar uma pauta de reunião não é simples. Além de pensar em todos os pontos-chave essenciais, você também deve organizar e categorizar a pauta de forma específica para não perder nenhum tópico relevante.
É aí que os modelos de agenda de reuniões vêm em socorro. Os modelos de agenda de reuniões já possuem dados bem organizados e categorizados. Você precisa adicionar apenas os pontos essenciais neles, e esse recurso não apenas economiza seu tempo, mas também permite que você cubra todos os tópicos sem gastar muito tempo.
Inúmeras opções
Como sabemos, todas as reuniões não são iguais. Então, nem a pauta da reunião pode ser a mesma. Mesmo assim, você não precisa se preocupar, pois diversas plataformas online oferecem diversos tipos de modelos de agenda de reuniões.
Esteja você procurando uma consulta 1:1 ou tenha uma equipe, você pode encontrar e organizar sua reunião por meio de modelos de agenda online em segundos. Até o planejamento do projeto se torna mais fácil com a ajuda dos modelos de reunião certos.
De acordo com uma pesquisa recente, cerca de 83% dos funcionários gastam até 33% de sua semana de trabalho em reuniões, e um funcionário médio gasta pelo menos 3 horas de trabalho em reuniões. Esses números são mais do que suficientes para dizer o quão demoradas são as reuniões.
Além disso, essas muitas horas também podem ser em vão se as reuniões não trouxerem o resultado desejado. Por isso, é fundamental ter uma agenda de reuniões bem organizada para economizar tempo e ter um resultado produtivo. Aqui estão alguns dos melhores modelos de agenda de reunião nos quais você pode confiar para suas próximas reuniões.
Hugo
Ao pesquisar modelos de agenda de reuniões, você sempre verá Hugo no topo. Não é por causa de uma boa estratégia de marketing, mas também por causa de seus serviços. O Hugo oferece mais de 80 modelos de agenda de reuniões gratuitos feitos por pessoas experientes. Você pode encontrar modelos para várias reuniões, como ideias de campanha publicitária, reuniões gerais, atas básicas de reuniões e muito mais.
Os modelos de agenda de reuniões da Hugo suportam o Word e o Google Docs. Além disso, você também pode usá-los no Fellow. Hugo fornece modelos em 13 categorias diferentes, incluindo modelos de reuniões ágeis, reuniões individuais, modelos de reuniões, etc.
O Hugo vem com muitos outros recursos adicionais para os usuários. Por exemplo, o Hugo permite que os usuários façam anotações, preparem agendas de reuniões de forma colaborativa, sincronizem calendários e muito mais. Hugo é um site amigável. Assim, você pode se acostumar com isso em uma fração do tempo.
Hugo está livre. No entanto, você sempre pode optar pela versão premium para obter mais recursos.
canva
Este é um aplicativo popular que a maioria de nós usa diariamente. Mas você já sabia que nosso aplicativo de edição favorito, o Canva, também pode ajudá-lo a criar uma agenda de reuniões perfeita? Se não, não se preocupe; você sabe agora.
O Canva é um aplicativo poderoso com vários modelos, como convites, postagens de mídia social e outros enfeites. Mas os modelos de agenda de reunião adicionam a cereja no topo do bolo. O Canva oferece dezenas de modelos de agenda de reuniões gratuitos que podem ser facilmente usados, editados e impressos.
Você pode encontrar modelos formais e informais no aplicativo. Além disso, o Canva também oferece modelos de apresentação de agenda personalizáveis, que podem ajudar você a tornar sua reunião ainda mais autêntica e produtiva. Como já conhecemos o Canva, usar este site não seria tão difícil para ninguém.
asana
Você está procurando modelos de agenda de reuniões que cubram todas as necessidades do seu escritório? Asana pode salvá-lo. Asana é um site online gratuito que pode dar vida às suas reuniões e torná-las mais produtivas e emocionantes.
É um site fácil de usar com os melhores modelos de agenda de reuniões para você. Os modelos neste site diminuem sua carga, pois incluem todos os tópicos essenciais e pontos que uma reunião deve discutir.
Em termos de tipos, a Asana oferece modelos básicos e avançados. Você pode encontrar aqui modelos de agenda de reuniões bem estruturados com base em tipos específicos de reuniões. Esteja você procurando reuniões iniciais de projeto, reuniões de brainstorming de equipe, reuniões de toda a empresa ou qualquer outro tipo de modelo, o Asana pode facilitar seu trabalho em segundos.
Folha inteligente
O Smartsheet é um site online gratuito que oferece vários modelos de agenda de reuniões. O site oferece uma listagem bem organizada e abrangente, tornando sua busca mais fácil e duradoura.
Este site inclui vários tipos de modelos de agenda de reunião, como modelos clássicos de agenda de reunião, modelos de agenda de conferência, modelos de agenda de reunião informal, modelos de agenda de reunião de diretoria e muito mais.
Além de vários modelos, o Smartsheet é uma ferramenta útil para empresas, pois este site oferece muitos recursos adicionais, como colaboração em tempo real, fluxo de trabalho automatizado, melhor visibilidade e muito mais. No geral, você pode concluir que o Smartsheet é um assistente de reunião perfeito.
Trello
O Trello é um site e aplicativo popular e confiável. O Trello é considerado o gerente de projetos perfeito. Esta plataforma ajuda você a organizar tarefas, gerenciar projetos e muito mais. Em termos de modelos, o Trello oferece vários modelos de agenda de reuniões que podem ser facilmente usados e personalizados.
Além disso, o Trello também permite que seus usuários façam upload de imagens e documentos para gerenciar seu trabalho com mais eficiência. Além disso, você também pode colaborar com os membros de sua equipe diretamente do site para compartilhar a agenda da reunião e salvá-lo.
Miró
Encontrar uma plataforma para todas as necessidades do seu escritório é moleza. Mas o Miro tem todas essas características. O Miro é um site gratuito com vários modelos de agenda de reuniões e recursos avançados.
O modelo principal do Miro é a pauta da reunião da equipe. Este modelo inclui todos os dados essenciais, que podem ser usados posteriormente para tomar decisões sábias em relação à empresa. Os modelos de agenda de reunião de equipe podem ajudá-lo a revisar o progresso, compartilhar atualizações relevantes do projeto, reconhecer esforços individuais e muito mais.
O modelo de agenda de reunião de equipe é considerado um modelo avançado. Este modelo pode ser facilmente personalizado para qualquer outro departamento, como campanhas de marketing, planejamento de sprint, etc.
atlassiano
Se você estiver procurando por um modelo de agenda de reunião geral produtivo, sua pesquisa pode terminar com o site a seguir. Atlassian é um site gratuito que oferece vários tipos de modelos de agenda de reuniões. Mas este site é mais famoso por seu modelo de agenda de reunião geral.
As reuniões gerais são consideradas uma das reuniões mais críticas de todas as organizações. Tendo isso em mente, este site oferece os melhores modelos de agenda de reuniões gerais que fornecem um formato transparente e conectado.
Este modelo da Atlassian inclui todos os tópicos de discussão da Atlassian. De gols a destaque em uma equipe específica, este modelo não irá desapontar sua reunião de quaisquer termos. O modelo de agenda de reunião geral da Atlassian oferece um formato de agenda produtivo e completo que toda empresa deve escolher.
Conclusão
As reuniões são uma parte essencial da organização. Ele permite que os membros da equipe conheçam seus objetivos, posição atual, planos e outros fatores da empresa. Mas de que adianta passar horas em reuniões se os participantes voltam com “Para que serve esta reunião?”
É isso que faz uma empresa precisar usar modelos de agenda de reuniões. Hoje, neste blog, falamos sobre alguns dos melhores modelos de agenda de reuniões que podem não apenas tornar sua reunião produtiva, mas também dar vida a ela.
Você também pode explorar alguns dos principais aplicativos de reuniões remotas para Slack e Teams.