Chega de incertezas, estresse ou espera com este software de reserva de salas de reunião!
Você provavelmente já se encontrou nesta situação antes, onde precisa de um espaço tranquilo para uma reunião rápida, mas quer economizar tempo procurando uma sala vazia ou lutando para verificar se há alguma disponível no Slack.
Todos reconhecemos a importância das salas de conferência para apoiar a produtividade dos funcionários e alcançar o sucesso. O primeiro passo é estabelecer espaços de reunião práticos para sua equipe, e o segundo é elaborar um sistema que garanta que essas salas sejam utilizadas de forma eficiente para beneficiar ao máximo a todos.
Com o software de agendamento de salas, você pode verificar rapidamente a disponibilidade de salas e determinar quando um espaço estará disponível para suas reuniões. Aqui estão várias opções de software de agendamento de salas para simplificar suas reservas de salas de conferência, com uma visão mais detalhada na postagem abaixo.
Título
Descrição
Explorar
Skedda
Automatiza o agendamento, visão geral clara e personalizável.
Acumular EMS
Informações detalhadas sobre o quarto, limpeza automatizada, redução de custos.
Enviado
Soluções de espaço de trabalho adaptáveis, suporte analítico.
Robin
Reserva fácil, insights de uso, integração de programas.
Teem
Reservas móveis, gerenciamento seguro de hóspedes, plugins.
Aplicativo de sala de reunião
Personalização, agendamento de tela sensível ao toque, análises.
CalendárioWiz
Categorias codificadas por cores, personalização de design, API.
Espaço de aplicativos
Check-in com código QR, reservas flexíveis, suporte IoT.
UnSpot
Avaliação de necessidades espaciais, informação em tempo real.
Condeco
Reservas exclusivas, verificações rápidas de disponibilidade.
Acréscimo
Gerenciamento de instalações, videoconferência, facilidade de uso.
Kadence
Capacita trabalho, reservas improvisadas, lembretes de check-in.
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Vantagens do software de reserva de salas de reuniões/conferências
Algumas das melhores características das salas de conferência são as seguintes:
- Webinars interativos: As salas de conferência devem ser capazes de hospedar webinars de sessões ao vivo, semi-ao vivo e pré-gravadas. As plataformas devem ser capazes de hospedar sessões moderadas de perguntas e respostas, enquetes, questionários e grupos ao vivo.
- Opções fáceis de bate-papo: a plataforma deve oferecer suporte a recursos de bate-papo por áudio, vídeo e mensagens de texto que permitem que todos colaborem e conversem entre si.
- Pesquisa de contato: O recurso de pesquisa de contato permite que os usuários procurem os participantes da reunião e se conectem com eles por meio de chamadas de áudio e vídeo, um por um.
- Agendador de reuniões: O módulo de gerenciamento de reuniões deve permitir que os organizadores hospedem e organizem reuniões, e notifiquem automaticamente os participantes.
- Suporte ao cliente: O software de conferência de reunião deve oferecer suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, quando o cliente enfrentar problemas na organização e conexão com a reunião virtual.
Desde modelos de atas de reuniões até agendamento automático, a tecnologia pode tornar o processo de organização de reuniões muito mais simples e eficaz. Vamos agora dar uma olhada detalhada no software de reserva de salas de reunião/conferência que o ajudará a ter uma experiência descomplicada.
Skedda
Skedda é o sistema líder mundial de agendamento de espaços de trabalho. Durante minhas sessões de teste, percebi que ele economiza tempo ao automatizar o agendamento e a organização de espaços de trabalho e salas de reunião.
A gestão da organização de salas de conferência, estações de trabalho, instalações da empresa e áreas de apresentação é simplificada com Skedda. Com o agendamento inteligente do Skedda, seu gerente robótico de sala de reunião oferece a seguinte assistência:
- Ajustes simples.
- Várias opções de personalização.
- Condições de visibilidade adaptáveis.
- Permissões de acesso de usuário simplificadas.
- Uma visão geral clara da ocupação das mesas para dias específicos.
Características:
- Melhora o ambiente geral de trabalho desde o check-in até o check-out.
- Permite que as organizações automatizem e otimizem procedimentos complexos de reserva.
- Dê aos seus usuários a capacidade de fazer reservas rapidamente em qualquer dispositivo.
- Elogiado por seu custo competitivo, layout fácil de usar, clareza de uso e excelente atendimento ao cliente.
Ele oferece o melhor gerenciamento possível de salas de conferência, incluindo conectividade suave com Microsoft 365 e Google Workspace. Com Skedda e uma ferramenta de anotações de IA, você está pronto para reuniões eficientes e eficazes!
Acumular EMS
Encontrar o local ideal para reuniões em seu local de trabalho ou campus é simples com a ajuda do conhecido serviço de reserva de salas de reunião online. Acumular EMS.
Características:
- Acesse informações importantes, como dimensões da sala e capacidade, ao fazer reservas.
- Use a flexibilidade para bloquear áreas, painéis de exibição de salas de conferência e opções de reserva móvel para gerenciar a capacidade das salas.
- Torne seu campus ou local de trabalho mais seguro e higiênico automatizando o agendamento de procedimentos de limpeza e higienização.
- Reduza os custos gerenciais e reduza o tempo gasto reservando reuniões.
- Crie formulários de reserva com diretrizes específicas baseadas em atributos como função ou antiguidade.
Este software de reserva permite agendar locais de reuniões de forma rápida e fácil, como salas de reuniões e salas de conferências.
Alguns dos recursos interessantes que chamaram minha atenção foram as impressionantes placas de mesa, layouts interativos e análises para aumentar a produtividade, a inovação e a energia geral da sua organização.
Enviado
Soluções inovadoras de economia de espaço da Enviado permitem que você acesse mais opções de espaço de trabalho adequadas aos requisitos de cada membro da equipe. Imagine que apenas uma ou duas pessoas reservam regularmente seus espaços maiores para reuniões. Nesse caso, considere transformar esses espaços em espaços de reunião menores ou adicionar módulos de reunião em toda a empresa para tornar seu espaço de trabalho mais adaptável.
Características:
- As indicações verdes, amarelas e vermelhas ajudam você a localizar locais acessíveis em cada sala.
- Use o Slack ou o Teams para receber alertas de check-in em tempo hábil e lembretes para reservar espaços menores ou quartos vagos.
- Receba alertas imediatos por e-mail se um quarto ficar indisponível.
- Usando os recursos baseados em localização do aplicativo móvel Envoy, localize e proteja a acomodação disponível mais próxima.
- Proteja conversas privadas com a opção de ofuscar nomes de reuniões.
De acordo com minha experiência, o Envoy faz um brainstorming de novas ideias para usar seu espaço com base em análises completas. Utilizando essas informações, você pode maximizar o uso do seu espaço e tomar decisões bem informadas que economizam dinheiro.
Robin
Robin destaca-se como uma das primeiras soluções que vêm à mente quando se pensa em software de reserva de salas de conferência. Utilizei o sistema de reserva de reuniões da Robin e descobri que você pode reservar salas de conferência, mesas, estações de trabalho e outros espaços de escritório com facilidade.
Isso maximiza o uso do seu espaço e localiza locais potenciais para melhorias ou reparos de equipamentos.
Características:
- Você pode determinar imediatamente quais quartos são reservados com frequência e com alta demanda.
- Uma reserva de sala de reunião feita usando seu canal do Slack será atualizada automaticamente no seu Google Agenda.
- Robin também oferece informações detalhadas sobre como suas salas de conferência e escritórios são operados.
- Tudo gira em torno de melhorar e otimizar sua experiência de gerenciamento de espaço de trabalho.
A fácil conexão do Robin com programas de escritório conhecidos como Slack, Zoom e Google Calendar é um de seus principais benefícios.
Teem
Como muitos outros sistemas de reserva de salas de conferência, Teem foi feito para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seus espaços de reunião. Com a facilidade de reservar vários espaços de trabalho, pude facilmente reservar os quartos necessários.
Características:
- Através do aplicativo mobile, você pode fazer reservas diretamente do seu celular, dispensando a necessidade de fazer login em um site.
- Na recepção, os hóspedes podem fazer check-in usando um tablet e preencher toda a documentação necessária.
- Também oferece um sistema seguro de gerenciamento de hóspedes.
- O sistema alerta você instantaneamente por e-mail, SMS ou Slack que seus convidados entraram no lobby.
Fora de cada sala de reunião, eu poderia facilmente colocar os displays da sala do tablet, permitindo adicionar ou excluir reuniões presenciais. Os plug-ins de calendário do Teem facilitam seu processo de agendamento, simplificando o planejamento de reuniões em plataformas como Outlook, Office 365 e Google Calendar.
Aplicativo de sala de reuniões
A tecnologia moderna facilita o planejamento e a organização de reuniões de negócios, simplifica os processos de negócios e maximiza o uso do espaço do escritório. Como uma plataforma avançada para agendamento e gerenciamento de salas de reuniões e conferências, MeetingRoomApp se destaca de acordo com minha experiência.
Características:
- O editor Stylebook permite uma personalização significativa e uma variedade infinita de cenários de aplicativos.
- Configurar a identidade da marca da sua empresa é simples e rápido, e você pode usar o modo escuro ou adicionar outros efeitos visuais.
- As reuniões podem ser agendadas rapidamente no painel touchscreen na porta da sala de conferências.
- Graças a esta funcionalidade, os usuários podem exibir instantaneamente os acontecimentos comerciais no smartphone na sala de reuniões.
Seu painel e recurso de relatórios é uma ferramenta analítica que fornece informações sobre os espaços de reunião mais utilizados e o comportamento do usuário.
CalendárioWiz
CalendárioWiz dá aos gerentes o poder de convidar pessoas para eventos e reuniões e dá-lhes a liberdade de configurar várias opções de RSVP, como “aceitar”, “talvez” ou “recusar”.
Os membros da equipe podem melhorar seu software de reserva de salas de conferência desenvolvendo categorias codificadas por cores para organização de eventos, reuniões e tarefas.
Características:
- Os administradores podem personalizar o design da plataforma para combinar com as cores, logotipos e direitos de acesso de sua marca.
- As empresas podem combinar a plataforma com várias soluções de terceiros graças à interface de programação de aplicativos (API) que ela suporta.
- As opções de assinatura mensal e anual estão disponíveis no CalendarWiz.
- Os usuários podem acessar um atendimento útil ao cliente por meio de suporte por e-mail, chat ao vivo, perguntas frequentes e documentação detalhada.
Os membros da equipe e clientes também podem sugerir eventos, fornecendo informações como título do evento, categoria e dia e horário potenciais.
Espaço de aplicativos
Os funcionários podem confirmar facilmente reservas de salas de conferência, reservas de mesas e alocações de recursos por meio de Espaço de aplicativos.
Características:
- Crie um código QR para fazer check-in sem contato físico, dando aos visitantes e convidados acesso aos espaços designados.
- Para encontrar o melhor espaço de trabalho para suas necessidades, utilize estações de acoplamento inteligentes.
- Combine dispositivos e sensores IoT para construir um local de trabalho híbrido priorizando produtividade e segurança.
- O Appspace oferece suporte a várias opções de hardware, como discos de mesa, quiosques interativos ou painéis de sala.
O que adorei na plataforma foi o fato de que você pode gerenciar facilmente essas reservas por meio de sua intranet, e-mail, Microsoft Teams ou do Appspace Employee App específico. Assim, você tem flexibilidade para fazer planos com dias de antecedência, durante o deslocamento até o escritório, ou quando já estiver lá.
UnSpot
Com UnSpotvocê pode determinar rapidamente os melhores dias para convidar pessoas para reuniões em salas de conferência e saber mais sobre como as salas de reunião são usadas, ajudando a avaliar as necessidades espaciais da sua equipe.
Características:
- Sistema para reservas de mesas, horários de trabalho, análises de escritório, ferramentas de gerenciamento de estacionamento, navegação e mapas interativos estão incluídos em todo o pacote.
- Reservas rápidas e fáceis de espaços para reuniões usando o calendário da sua empresa.
- UnSpot fornece informações imediatas e em tempo real sobre todas as reservas e quartos disponíveis.
- Treinar um funcionário para utilizar o serviço leva apenas 10 minutos.
Sua equipe terá acesso a um software fácil de usar que simplificará a reserva de salas de reunião por meio de um desktop, aplicativo móvel ou exibição da sala de reunião.
Condeco
Condeco fornece um método descontraído de reunir pessoas, seja fisicamente, eletronicamente ou ambos. Simplifica o agendamento de reuniões e integra-se facilmente com aplicativos conhecidos como Teams e Zoom.
Características:
- Ao incluir ajustes e preferências, torne suas reservas de salas de reunião mais exclusivas.
- Você pode reservar rapidamente salas de conferências profissionais e informais que se adequam ao seu estilo de trabalho.
- A plataforma verifica automaticamente a disponibilidade de um quarto no horário escolhido.
- Encontre rapidamente espaços para reuniões disponíveis utilizando critérios como localização, capacidade ou comodidades.
Com o Condeco você pode escolher rapidamente o local e horário adequados, verificar a disponibilidade de todos e fazer sua reserva em segundos. Curiosamente, eu poderia operar várias plataformas como Outlook, dispositivos móveis ou o portal Condeco.
Leia também: Principais soluções de webconferência e compartilhamento instantâneo!
Acréscimo
Utilizar o espaço disponível de forma eficaz é essencial para administrar um espaço de coworking. Na minha experiência, você pode garantir a felicidade do cliente e ao mesmo tempo reduzir os custos operacionais usando Acréscimosistema de reserva de salas de reuniões e conferências.
Características:
- Mescla o programa para melhorar o gerenciamento de suas instalações e fazer escolhas de manutenção informadas.
- Utilize um sistema de reserva de quartos localizado centralmente para agilizar as responsabilidades de agendamento.
- Você pode simplificar a administração de eventos oferecendo um balcão único para trabalhos como faturamento.
- Ao habilitar soluções de videoconferência prontas para uso, você pode conectar equipes remotas.
Encontre e reserve o espaço de trabalho ideal para reuniões ou tarefas no campus ou no prédio de escritórios. O procedimento de reserva oferecido pelo sistema Accruent é simples, flexível e seguro e se conecta facilmente aos seus fluxos de trabalho atuais.
Kadence
No Kadence, trabalhar deve capacitá-lo em vez de confiná-lo, permitindo que as pessoas se destaquem em tudo o que realizam. Este software de reserva de salas de conferência cria o sistema operacional para o futuro do trabalho, enriquecendo a coordenação de pessoas, tempo e espaço para apoiar as equipes a se sentirem confiáveis e capacitadas para tomar as melhores decisões.
Características:
- Você pode facilmente reservar locais de reunião adequados para reuniões improvisadas, onde quer que esteja.
- Convide visitantes enquanto seleciona rapidamente as comodidades apropriadas.
- Utilize notificações de lembretes de check-in para aumentar a disponibilidade dos quartos.
- Com apenas alguns cliques, você pode reservar salas de reunião diretamente de sua agenda e convidar colegas de trabalho.
- Obtenha uma imagem clara de quem está dentro ou fora do escritório com informações precisas de reserva.
Com um protocolo superficial para alugar locais e acompanhar quando os colegas de trabalho utilizam o espaço, o Kadence é uma ferramenta altamente fácil de usar.
Recursos a serem procurados em um software de agendamento de salas
Ao procurar um software de agendamento de salas, certifique-se de que o software inclua os seguintes recursos:
- Recursos integrados de relatórios: certifique-se de que o software de agendamento de reuniões possua a capacidade de gerar relatórios padronizados em vários formatos.
- Integração com ferramentas de terceiros: O software deve ser capaz de acompanhar as salas de reunião e a utilização de diversos recursos para reduzir os custos incorridos.
- Sincronização em tempo real: O software de reserva de salas de reunião deve ter um banco de dados centralizado, que deve ser atualizado em tempo real para fornecer os detalhes mais recentes do usuário e evitar conflitos de agendamento.
- Escalabilidade: O software deve ser escalável para atender às necessidades da organização de lidar com vários locais e reservas em diferentes fusos horários.
- Painel centralizado: O calendário e painel centralizados para verificar a disponibilidade das salas de reunião e visualizar as plantas baixas e o espaço da sala.
- Alertas e notificações por e-mail: O software de agendamento de salas que você pretende optar deve ser capaz de notificar automaticamente as partes interessadas sobre o status de suas solicitações, faturas e outras comunicações relacionadas.
Além disso, os recursos mudariam de acordo com suas necessidades, pois afinal, este software tem como objetivo ajudá-lo a realizar o trabalho com mais rapidez e menos estresse. Como as reuniões são inevitáveis, você pode experimentar aquelas que atendem às suas preferências e, eventualmente, restringir as combinações vencedoras.
Conclusão
Acompanhar os mais recentes desenvolvimentos tecnológicos e gerenciamento de escritório exige a manutenção de um espaço de trabalho eficaz. As principais ferramentas de reserva de salas de conferência que considero úteis para melhorar a experiência da reunião são destacadas neste artigo.
Em última análise, estas tecnologias permitem às organizações poupar tempo e dinheiro, fornecendo soluções práticas de gestão de recursos. Essas ferramentas permitem que as empresas garantam que cada reunião seja produtiva e bem organizada.
A seguir, experimente estes modelos de atas de reunião para um planejamento fácil e execução perfeita.