Diversas organizações utilizam sistemas de gestão de tempo e faturamento para administrar dados financeiros e informações cruciais para seus negócios.
Como líder de equipe, você provavelmente reconhece a importância do controle de tempo e do processo de faturamento. Sua meta é garantir que os colaboradores trabalhem eficientemente e que o processo de cobrança seja ágil e sem complicações.
No entanto, realizar essas tarefas manualmente é inviável. Apresentamos o melhor software para gestão de tempo e faturamento, que simplifica o acompanhamento das horas de trabalho da sua equipe, facilitando o controle do tempo.
Este artigo aborda o tema de softwares de tempo e faturamento, desde sua definição até os benefícios de sua implementação, além de apresentar algumas soluções excelentes para otimizar seu fluxo de trabalho.
Antes de prosseguir, vamos esclarecer:
Como definir horas faturáveis?
Horas faturáveis são aquelas dedicadas por uma empresa ao trabalho para um cliente. O cálculo pode ser feito por projeto ou de forma geral.
Para determinar as horas faturáveis, é necessário acompanhar o tempo que os funcionários investem em cada projeto. Isso pode ser feito com um software de rastreamento de tempo ou manualmente, por meio de planilhas de horas preenchidas pelos funcionários (uma tarefa bastante entediante).
Uma vez que as horas são registradas, é possível determinar as horas a serem cobradas do cliente. As taxas dependem do tipo de projeto, do contrato com o cliente e das políticas da empresa.
Quais as ineficiências ao medir manualmente?
Medir horas e tempo de faturamento manualmente pode ser um processo complexo. Algumas ineficiências são esperadas:
- Dificuldade em registrar precisamente as horas trabalhadas em um projeto, especialmente por cada funcionário. Isso pode resultar em faturamento excessivo ou insuficiente dos clientes.
- O rastreamento manual de horas faturáveis é demorado e estressante, exigindo um esforço considerável e desviando a atenção do trabalho nos projetos.
- Implica a criação de uma trilha de papel, que pode ser difícil de gerenciar e está sujeita a perdas ou extravios.
- Gera estresse ao tentar garantir que os funcionários registrem corretamente suas horas de trabalho.
- Determinar a lucratividade de um projeto pode ser um desafio. Calcular a taxa de cobrança de cada projeto, com muitas tarefas em andamento, pode levar a erros no faturamento.
Quais os principais benefícios de um software de tempo e faturamento?
Há diversas vantagens em utilizar um software de tempo e faturamento que você não vai querer perder. Incluem:
Responsabilidade Aprimorada
Ao acompanhar suas horas faturáveis, você pode cobrar os clientes corretamente e garantir que seja remunerado por todo o seu trabalho. O software auxilia no controle de despesas, mantendo seu orçamento sob controle e evitando gastos excessivos.
Além disso, é possível gerenciar diversos projetos simultaneamente, mantendo-os no caminho certo e garantindo entregas pontuais.
Simplificação de Pagamentos
Em vez de controlar faturas e pagamentos manualmente, o software automatiza esse processo, liberando seu tempo para focar em outros aspectos do negócio.
Outro benefício é evitar atrasos nos pagamentos. O rastreamento manual pode levar à perda de pagamentos, prejudicando a reputação da empresa e sua saúde financeira. Com um software de gestão de tempo e faturamento, é possível programar lembretes para pagamentos pendentes, evitando atrasos.
Captura de Dados
Ao rastrear seu tempo e dados de cobrança, você cria um histórico do seu trabalho.
Isso é útil para diversas finalidades, como:
- Identificar tendências nos seus padrões de trabalho
- Analisar seu processo de trabalho para identificar ineficiências
- Reconstruir seu histórico de trabalho para faturamento ou outros fins
Redução de Custos Operacionais
Um software de controle de tempo e faturamento pode reduzir custos operacionais automatizando o rastreamento e a cobrança dos seus serviços, economizando tempo e dinheiro e reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e faturamento.
Melhora na Produtividade da Equipe
Acompanhar o tempo que os funcionários dedicam a várias tarefas permite entender melhor o uso do tempo da equipe. Essas informações ajudam a ajustar o fluxo de trabalho, garantindo a máxima produtividade.
Recursos essenciais em um software de tempo e faturamento
Ao selecionar um software de tempo e faturamento, é crucial procurar por recursos que atendam às necessidades do seu negócio. Idealmente, um sistema de tempo e faturamento deve incluir:
Atribuição de Tarefas
O software deve permitir a atribuição de tarefas aos membros da equipe, com acesso ao monitoramento do progresso. Ele também deve possibilitar a visualização das tarefas atribuídas a cada indivíduo e acompanhar o status de cada uma.
Rastreamento de Tempo — Horas Faturáveis e Não Faturáveis
Qualquer empresa que ofereça serviços por hora necessita de um software para rastrear horas faturáveis e não faturáveis, permitindo cobrar os clientes corretamente e identificar áreas onde os funcionários estão gastando tempo.
Relatórios de Cobrança
Os relatórios de cobrança são essenciais para rastrear receitas e despesas. Sem eles, as empresas precisariam gerar relatórios manualmente, o que é demorado e suscetível a erros.
O recurso de relatório de cobrança gera relatórios para um período específico, incluindo informações como data, hora, valor faturado e status do pagamento.
Geração de Faturas
Um software que gera faturas automaticamente economiza tempo e evita problemas, facilitando a cobrança correta dos clientes.
Acessibilidade Móvel
O software de tempo e faturamento deve ser acessível por dispositivos móveis, facilitando o controle de tempo e horas faturáveis para profissionais em movimento, especialmente para aqueles que trabalham fora do escritório e nem sempre têm acesso a um computador.
Preços Acessíveis
Um bom software de tempo e faturamento deve ter preços acessíveis e oferecer recursos relevantes. O preço deve ser transparente e flexível, sem taxas ocultas ou contratos de longo prazo.
Um período de avaliação gratuita é essencial para que os clientes em potencial possam experimentar o software antes de efetuar a compra.
Bom Suporte ao Cliente
A qualidade do suporte ao cliente demonstra o comprometimento da empresa com seus usuários. Antes de comprar um software, verifique o suporte ao cliente e leia as avaliações para confirmar sua qualidade!
A seguir, apresentamos uma lista dos melhores softwares de tempo e faturamento:
Clockify Me
Procurando uma ferramenta completa de rastreamento e faturamento? Sua busca acaba aqui! O Clockify é um software de tempo e cobrança líder que permite rastrear horas faturáveis facilmente e simplifica o cálculo das horas de cobrança, excluindo as horas não faturáveis.
Cada recurso do Clockify foi projetado para simplificar o processo de cobrança. Você pode otimizar o fluxo de trabalho configurando projetos, rastreando o tempo e gerando faturas.
Seja você o proprietário de uma pequena empresa, uma startup ou uma grande corporação, esta ferramenta certamente atenderá às suas necessidades. Além disso, fornece informações importantes sobre a lucratividade dos clientes.
O melhor de tudo? O Clockify é totalmente gratuito para todos.
Zoho Invoice
O Zoho Invoice é uma das melhores ferramentas de tempo e faturamento para monitorar o tempo investido por cada indivíduo ou pela equipe como um todo. Esta ferramenta pode otimizar significativamente o processo de rastreamento e cobrança.
O Zoho Invoice surgiu como uma ferramenta de cobrança de faturas e planilhas de horas. Com este software, você pode atribuir tarefas à sua equipe, gerenciar projetos e aumentar a produtividade, criando um fluxo de trabalho estruturado com o auxílio do recurso de relatórios avançados do Zoho.
Principalmente usado por pequenas empresas, o Zoho, um dos melhores softwares de cobrança, é gratuito.
Scoro
O Scoro foi desenvolvido para atender às necessidades de empresas que buscam gerenciar o tempo de forma eficiente e simplificar as faturas. É fácil de usar e entender por todos da equipe.
Ele também gera automaticamente relatórios de rastreamento de tempo para todos da equipe, estatísticas semanais e mensais para as necessidades de cobrança e oferece uma visão geral de quais projetos estão consumindo mais recursos.
Myhours
Com planos acessíveis, interface intuitiva e recursos incríveis, o Myhours se tornou uma ferramenta conhecida de rastreamento de folha de pagamento.
O Myhours permite acompanhar as atividades da equipe sem perder tempo com várias ferramentas. Com esta ferramenta, você pode gerenciar toda a equipe em um único lugar e ter uma visão clara da sua atividade geral.
Esta ferramenta de cobrança e rastreamento permite criar relatórios de todos os projetos para clientes individuais, além de verificar a disponibilidade dos membros da equipe, permitindo que você saiba a quem recorrer ao procurar terceirizar.
Com esta ferramenta, você pode aumentar a responsabilidade compartilhando relatórios automatizados com seus clientes e fortalecendo seus relacionamentos.
Bill4time
O Bill4time foi criado para oferecer visibilidade completa de toda a operação do fluxo de trabalho. Com uma interface limpa, é fácil para as empresas utilizar o painel e obter análises avançadas.
O Bill4time permite acessar todos os dados com apenas um clique, eliminando a necessidade de outras ferramentas e planilhas. Ele fornece informações em tempo real e KPIs avançados para acompanhar o desempenho da sua empresa. Esta ferramenta foi desenvolvida para agências.
Personalize e defina faturas recorrentes, registre despesas e organize-as com este software. O Bill4time oferece três planos pagos: Time & Billing, Legal Pro e Legal Enterprise.
Toggl
O Toggl é mais um software econômico de rastreamento de tempo e faturamento. Foi desenvolvido para atender às empresas que buscam lidar com processos recorrentes, monitorar o tempo investido em cada atividade e criar uma estrutura organizada para seu trabalho.
Este software reduz o tempo gasto com atividades rotineiras de rastreamento de tempo e cobrança, oferecendo aos membros da equipe um fluxo de trabalho contínuo para registrar tempo e cobrança, permitindo trabalhar em um ambiente intuitivo e fácil de usar.
Com o Toggl, você economiza tempo ao evitar a reinserção de planilhas de horas e cobrança, reduz o tempo de auditoria e melhora a eficiência. Eles oferecem um plano gratuito, um plano inicial, um plano premium e um plano personalizável.
Getcanop
O Getcanopy é um ótimo software de cobrança para empresas baseadas em serviços. Esta ferramenta é ideal para empresas que não querem perder tempo com fluxos de trabalho e precisam de um sistema central para gerenciar o tempo em um projeto.
Com o Getcanopy, é fácil verificar o tempo gasto por cada pessoa em cada projeto. Além disso, você obtém uma visão geral do progresso da equipe, garantindo que todos estejam cumprindo seu papel.
Outro grande recurso do Getcanopy são os relatórios personalizados e modelos de cobrança prontos para usar. O Getcanopy tem vários planos pagos e complementos, com base em alguns recursos avançados, além de um plano gratuito.
Nutcache
O Nutcache é uma solução multifuncional que auxilia as empresas no orçamento de projetos, gerenciamento de despesas e gerenciamento de quadros de horários em qualquer lugar.
Este software bem projetado pode configurar seu controle de tempo, faturamento e cobrança de contas, visualizar o tempo real gasto nos projetos de seus clientes e gerar faturas precisas. Além disso, é possível enviar lembretes de faturas vencidas e dados de atraso de pagamento, além de aceitar pagamentos.
Além dos recursos de rastreamento de tempo e cobrança, o Nutcache também inclui muitas ferramentas de automação e rastreamento de projetos. Dependendo das suas necessidades e do tamanho da empresa, você pode selecionar um dos planos gratuito, profissional e empresarial.
Beebole
O Beebole é conhecido por sua ferramenta de rastreamento de tempo de projeto, projetada para auxiliar empresas de todos os tamanhos a otimizar sua produtividade.
Configure os projetos no Beebole e comece a preencher suas horas faturáveis a qualquer hora, de qualquer lugar. Você pode até trabalhar agora e preencher os quadros de horários mais tarde usando seus relatórios armazenados. Os membros da equipe podem visualizar e atualizar seus registros de tempo e atribuição da equipe.
Replicon
O Replicon tem como objetivo eliminar o estresse do faturamento de quadros de horários. Ele fornece o total das suas horas faturáveis e permite acompanhar o andamento do projeto, o orçamento e a lucratividade em um único lugar.
Economizando tempo e evitando dores de cabeça desnecessárias, o Replicon é uma solução acessível, eficiente e escalável que oferece tudo o que você precisa em uma ferramenta de controle de tempo e cobrança.
Desde estimativas de projetos até rastreamento de despesas e relatórios detalhados que podem ser compartilhados, além de um portal do cliente, o Replicon atende às expectativas. Eles oferecem três planos pagos, desde uma ferramenta de gerenciamento de projetos até um pacote de automação de serviços profissionais.
Aplicativo Timebilling
O aplicativo Timebilling pode melhorar a qualidade do seu trabalho, criando um espaço de trabalho organizado. Sua equipe pode acompanhar tempo e faturamento, além de enviar notificações aos usuários para que insiram o tempo trabalhado em tempo real. Apresentando painéis intuitivos, o Timebilling oferece acesso baseado em funções aos membros da equipe, que também podem acessar e acompanhar seu progresso a qualquer momento, de qualquer lugar do mundo.
Os registros de tempo e as faturas são gerados automaticamente, o que significa que não é mais preciso gastar tempo com faturamento. Todos os registros de tempo são armazenados na nuvem privada, eliminando a necessidade de exportação ou backup.
Conclusão
Embora o mercado ofereça muitos softwares de tempo e faturamento, apenas alguns são ideais para sua empresa. Os softwares de controle de tempo são versáteis, podendo ser usados para rastrear tarefas e horas faturáveis, monitorar a produtividade dos funcionários e gerar folhas de pagamento.
Além disso, você receberá relatórios sobre como a sua equipe está usando o tempo, otimizando a eficiência.
A partir da lista detalhada de 11 ferramentas acima, escolha aquela que melhor se adapta ao seu negócio. Ao fazer isso, não se esqueça de verificar se elas cumprem o que prometem!
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