Os serviços de Virtual Data Room (VDR) têm conquistado muita popularidade ultimamente, à medida que as empresas estão lentamente percebendo seus benefícios.
Nos tempos modernos, onde a segurança se tornou um grande problema para organizações e indivíduos, as soluções VDR oferecem um espaço online seguro para armazenar e compartilhar dados e arquivos confidenciais.
Essas soluções vêm com políticas de segurança e protocolos de criptografia de última geração para armazenar e compartilhar arquivos confidenciais que só podem ser acessados por pessoas autorizadas.
Com muitos provedores de VDR disponíveis no mercado, os usuários às vezes podem se sentir sobrecarregados para escolher um.
Para tornar esse processo mais fácil para você, criei uma lista dos melhores provedores de data room virtuais para transações seguras.
Vamos discutir os VDRs em detalhes e seus benefícios antes de falar sobre os melhores provedores de VDR.
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O que é uma sala de dados virtual?
Uma sala de dados virtual (VDR) é como um repositório online seguro que as organizações podem usar para armazenar e distribuir dados confidenciais.
Também é conhecido como sala de negócios virtual porque permite que as organizações se comuniquem, tomem decisões estratégicas e também gerenciem fluxos de trabalho em um ambiente controlado (como uma sala física) com acesso a todos os dados necessários.
Normalmente, um VDR é protegido por meio de criptografia de alto nível, protocolos de segurança, autenticação de dois fatores e controle de logon único. Assim, as organizações podem realizar transações de M&A em larga escala com facilidade e segurança.
Os VDRs se tornaram uma ferramenta essencial para as empresas modernas compartilharem dados importantes da empresa com clientes e fornecedores sem exigir nenhuma interação física. Ao contrário das salas físicas de negociação de dados, esta sala de dados eletrônica evita que você se envolva em uma enorme papelada física e o trata com um gerenciamento de documentos moderno.
Com o VDR, as organizações podem melhorar seu fluxo de trabalho comercial e aumentar a produtividade da equipe enquanto desfrutam de uma plataforma de colaboração segura. Como usuário, você deve fazer uma solicitação especial para acessar seus dados em um VDR e, se for qualificado, receberá uma resposta rápida.
Como funciona uma sala de dados virtual?
Um VDR funciona como uma plataforma ou ferramenta segura de repositório para toda a papelada digital e permite que as organizações façam grandes negócios com a devida diligência. Ele combina recursos de gerenciamento de projetos para garantir um fluxo de trabalho eficiente e reduz a confusão de papelada física pesada.
Fonte: DealRoom
Quando você opta por um VDR de um provedor confiável, eles o instalam em seu servidor e criam um espaço de recursos centralizado e seguro para compartilhar dados com terceiros. Indivíduos como investidores e clientes com credenciais adequadas podem acessar os recursos em um ambiente controlado.
Os VDRs permitem hospedar dados confidenciais com segurança avançada e também ajudam a gerenciar a autorização do visualizador para lê-los, copiá-los e imprimi-los. Durante os negócios, as organizações podem trocar dados e documentos com segurança e concluir o processo. Além disso, os VDRs permitem que os funcionários executem suas tarefas atribuídas rapidamente por meio de processos automatizados e gerenciamento avançado de projetos.
Benefícios das Salas de Dados Virtuais
Os benefícios dos VDRs incluem:
- Espaço seguro e protegido: A principal vantagem do VDR é que ele fornece um espaço seguro para compartilhar e armazenar seus dados confidenciais. É protegido por protocolos de criptografia para proteger os dados.
- Due diligence aprimorada: VDR tem sido fundamental para aprimorar o processo de due diligence, fornecendo um espaço centralizado para dados. Ele permite o compartilhamento, revisão e análise eficientes de dados por investidores e clientes.
- Estabeleça transparência: uma vez que fornece um ambiente seguro onde organizações e clientes podem compartilhar dados e rastrear a atividade do usuário, estabelece confiança e transparência entre si.
- Impulsione o processo de negociação: o VDR beneficiou muitas organizações ao fornecer uma plataforma centralizada para que as organizações continuem seus negócios sem esforço, compartilhem documentos e acelerem as vendas. Ele agiliza todos os processos, o que ajuda os usuários a trabalhar no negócio rapidamente.
- Custo-benefício: A implementação do VDR nos servidores ajuda a reduzir a necessidade de papelada física e o custo associado à impressão e manuseio. Quando você começa a usar o VDR, ele ajuda a reduzir o custo de compartilhamento de documentos e viagens para apresentar documentos a clientes corporativos.
Casos de Uso de Data Room Virtual
As salas de dados virtuais revolucionaram a forma como fusões e aquisições, aumento de capital, transações financeiras e outros negócios são feitos. Aqui estão alguns casos de uso do VDR:
- Manufatura: As organizações associadas à manufatura usam amplamente o VDR para fazer negócios de bilhões de dólares com clientes e fornecedores. Ele fornece a eles uma plataforma para colaboração e distribuição de dados confidenciais.
- Tecnologia da Informação: A indústria de TI tem um dos maiores usuários de VDRs para compartilhar documentos entre equipes em diferentes partes do mundo e também com clientes, terceiros e outras empresas.
- Bancos: o VDR ajuda os bancos a gerenciar fusões, empréstimos, troca de documentos confidenciais e outras tarefas em um ambiente seguro e devidamente regulamentado. Ele fornece a eles um cofre virtual seguro onde eles podem armazenar os dados confidenciais dos clientes.
- Serviço de consultoria: com a implementação do VDR, muitos serviços de consultoria se beneficiaram porque facilita a colaboração em projetos, o gerenciamento de clientes e o compartilhamento de conhecimento.
- Escritórios jurídicos: os escritórios jurídicos são conhecidos por lidar com montanhas de papelada, mas o VDR pode ajudá-los a sair da confusão e simplificar o fluxo de trabalho. Eles agora podem compartilhar facilmente a papelada e outros documentos com clientes e empresas.
Agora, vamos dar uma olhada em todos os principais provedores de data room virtual que você pode considerar.
DealRoom
Armazene com segurança todos os documentos confidenciais de sua organização em um só lugar, gerencie controles de dados, compartilhe-os rapidamente com seus clientes mediante solicitação e colabore neles usando DealRoom. É uma plataforma VDR líder que muitas organizações globais preferem.
Por meio da opção de armazenamento de dados centralizado do DealRoom, você pode visualizar todas as informações por meio de um documento embutido e do visualizador do Excel sem precisar alternar entre as plataformas. Ele também permite que você aproveite a análise de dados perspicazes, onde você pode revisar e analisar atividades de documentos e solicitar acessos e engajamentos de clientes.
Com o DealRoom, você não terá que se preocupar muito com roubo de dados ou acesso não autorizado porque o software possui permissão personalizável e autenticação multifator. Além disso, você pode concluir suas solicitações de due diligence com a ajuda de uploads fáceis de arrastar e soltar.
O plano inicial do DealRoom custa US$ 1.295/mês.
Caplinked
Caplinked é um renomado provedor de data room virtual que pode ajudá-lo a levar seu gerenciamento de documentos para o próximo nível com segurança. Ele fornecerá a você um amplo espaço de trabalho que funciona como um cofre para armazenar documentos de seus negócios, clientes e investidores.
O Caplinked emprega criptografia de 256 bits de nível militar e é compatível com HIPAA e SOC 2. Se sua empresa pertence ao setor de investimento, TI ou manufatura, o Caplinked ajuda você a criar grupos personalizados e configurar a permissão de acordo com os requisitos.
Além disso, o Caplinked é mais do que apenas compartilhamento de arquivos; ele cria armazenamento de backup e permite que você faça instruções especiais de acesso ao armazenamento. Você pode utilizar seu gerenciamento de direitos digitais para proteger seus arquivos confidenciais com criptografia adequada, para que os visualizadores com credenciais seguras possam acessá-los apenas.
Esse provedor de VDR também aproveita o poder da IA para ajudá-lo a redigir automaticamente informações confidenciais e organizar dados com um único texto de pesquisa. Usando seu painel central, você pode rastrear facilmente todas as ações e modificações feitas no sistema.
A Caplinked oferece o software VDR em dois planos, começando no Team por US$ 149 por mês.
Caixa
Caixa pode simplificar o gerenciamento de negócios e o compartilhamento de dados por meio de sua ferramenta VDR. Ele ajuda você a simplificar e proteger a devida diligência de fusões e aquisições, negociação de contratos, processo de licitação e gerenciamento de outros negócios com facilidade.
Desde ajudar os clientes a responder instantaneamente e fazer negociações até assinar acordos, o Box permite que você escolha entre mais de 1.400 integrações para acelerar os ciclos de negócios. Ele também fornece acesso móvel e visualização no navegador em mais de 125 formatos de arquivo que funcionam sem esforço, sem comprometer a segurança ou integridade dos dados.
A Box oferece vários protocolos de segurança, classificação e processos robustos de autorização do usuário para garantir a segurança e a privacidade do licitante. Além disso, você obterá acesso e visibilidade seguros aos arquivos por meio de sua ocultação de colaboração e funcionalidade de marca d’água. Ele também utiliza recursos de disposição e retenção para aderir a conformidades como SOX e FINRA.
Além disso, o Box é um recurso que utiliza aprendizado de máquina para ajudá-lo a extrair informações relevantes e necessárias dos documentos armazenados. Para trabalhar em um novo negócio, você pode colaborar com os licitantes em seu VDR e compartilhar e gerenciar seus dados.
digitalizar
Se você está procurando um provedor confiável de data room virtual para gerenciar seus negócios com clientes, então digitalizar pode ser uma boa opção.
Esta solução de VDR fornece a você os insights necessários para acelerar seus negócios e o trata com rastreamento de documentos e análises impressionantes sobre a interação do seu investidor com os dados. O Digify oferece uma opção de marca avançada que permite usar URLs com marca branca na plataforma VDR.
O Digify ajudará você a fazer uma personalização rápida usando seu logotipo, avatares e cores de marca, o que é útil para criar confiança com os convidados do seu data room. Com certificação ISO27001, NDAs ao clicar e criptografia completa, esse provedor de VDR também garante segurança de alto nível.
Os planos Standard deste serviço começam em $ 120 por mês quando cobrados anualmente.
OnehubGenericName
OnehubGenericNameAs salas de dados virtuais da fornecem uma plataforma perfeita para armazenar e gerenciar dados e concluir seus negócios com sucesso.
Este VDR permite que você colabore de forma segura e sem esforço com seus clientes, clientes e colegas, compartilhando documentos, dados e outras informações vitais sem preocupações. Você pode economizar muito do seu tempo usando um recurso de upload de arrastar e soltar e também obter visualizações de alta qualidade de mais de 30 tipos de arquivo.
Graças ao rastreamento avançado de atividades, você saberá sobre todas as atividades dentro do seu data room. O Onehub torna muito mais fácil organizar todos os arquivos e pastas enquanto controla quem pode acessar quais arquivos.
Onehub se esforça para cuidar completamente de seus dados e sala de dados com criptografia de nível de banco de 256 bits, reduzindo as chances de um hacker colocar as mãos em seus dados. Também permite personalizar o espaço de trabalho com o logótipo e a cor da sua organização, dando-lhe um toque pessoal.
iDeals
Compartilhe e colabore em documentos comerciais e outros dados confidenciais com segurança usando VDRs por iDeals. Ele fornece uma plataforma interativa que você pode acessar de qualquer dispositivo sem a necessidade de plug-ins.
Ao carregar documentos no iDeals, você pode simplesmente arrastar e soltar o arquivo, e ele numerará os arquivos automaticamente para sua conveniência. Você também pode definir marcas d’água e configurações antes do início de um negócio, e elas serão aplicadas automaticamente a todos os documentos que você adicionar.
O iDeals oferece suporte a mais de 25 formatos e você tem a opção de limitar a exibição de determinados textos ou imagens no documento editando a parte sensível. O gerenciamento de direitos de documentos é altamente eficaz, onde você pode configurar as permissões dos arquivos de acordo com os requisitos.
Graças ao tempo de atividade da sala de dados de 99,95%, você sempre pode acessar todos os dados compartilhados. Você também poderá obter relatórios gráficos mostrando as atividades dos licitantes, o que pode ajudar a diminuir seu tempo de tomada de decisão.
O iDeals oferece segurança de alto nível com criptografia de 256 bits junto com chaves de 2048 bits. Sua infraestrutura de data center é totalmente auditada e compatível com SOC 2, enquanto suas operações de data center são auditadas pela EY e possuem certificação ISO 27001.
Como os vários centros de dados se espelham continuamente, as chances de perder seus dados são mínimas, mesmo que haja muitas falhas no servidor. O iDeals fornece vários recursos avançados, como exibição de cerca, marca d’água, limitação de endereço IP, visualizador de planilha seguro e muito mais.
DocSend
Simplifique seu processo de compartilhamento de documentos e negócios com DocSend por Dropbox. Ele oferece uma sala de dados virtual com gerenciamento de permissão inteligente de endereços de e-mail e domínios e acessibilidade de dados confidenciais.
O DocSend ainda permite que você implemente proteção em um nível granular, fornecendo gerenciamento de permissão para documentos individuais. Esta plataforma VDR tornou mais fácil para os usuários visualizar seus arquivos de qualquer dispositivo com as permissões apropriadas sem baixar o software.
Você pode apresentar uma experiência de visualização personalizada do VDR por meio de um logotipo personalizado e uma imagem de banner. Isso cria uma boa impressão diante dos visitantes. Ele permite que você compartilhe vários documentos por meio de um único link.
FirmRoom
Apoiado pela certificação SOC 2 Tipo 2 e gerenciamento simples de documentos, FirmRoom fornece um VDR fácil de usar para todos os seus processos de colaboração e compartilhamento de documentos.
A ferramenta VDR permite que você gerencie seus arquivos com eficiência usando a funcionalidade de upload de arrastar e soltar, notifique a equipe sobre novos documentos e aproveite a indexação automática e a pesquisa avançada. Possui um visualizador de planilhas seguro junto com um visualizador de documento e Excel que permite visualizar dados em vários formatos de arquivo.
O FirmRoom vem com uma redação inteligente integrada que identifica e remove rapidamente qualquer parte da informação padronizada para proteger documentos pessoais e críticos de negócios.
Além disso, o FirmRoom emprega proteção impressionante para todos os documentos armazenados por meio de acesso a documentos em 4 níveis, um recurso de marca d’água e NDA. Por meio de sua análise inteligente, você terá uma visão ampla do que está acontecendo com os documentos no VDR, incluindo mapa de calor do documento e atividades de grupos e usuários.
Ansarada
Alcance resultados críticos de negócios com Ansarada, que fornece salas de dados virtuais inteligentes para dar suporte ao crescimento de seus negócios. Além de ser uma plataforma segura de compartilhamento de arquivos, ele se integra a outras plataformas para ajudá-lo a visualizar documentos sem trocar de aplicativo manualmente.
O recurso de arrastar e soltar torna a ferramenta mais fácil para você armazenar arquivos. Ele também oferece uma ferramenta Deal Workflow que permite que sua equipe trabalhe de forma colaborativa e estratégica sem qualquer limitação no número total de usuários.
O Ansarada é um data room virtual moderno que não apenas ajuda você a se preparar para transações de M&A e IPO, mas também implementa o gerenciamento de usuários e a disciplina operacional. Ele aproveita o poder da IA para rastrear as atividades do usuário.
Obtenha esta ferramenta pagando US$ 1.039/mês para usuários ilimitados.
Imprima
Imprima é uma plataforma VDR que oferece acesso mais rápido aos dados por meio da tecnologia de armazenamento blob. Ele é alimentado por IA, que permite trabalhar em qualquer tipo de documento em qualquer idioma e redigir automaticamente partes vitais em documentos para conformidade com o GDPR.
Além disso, a Imprima revisa com precisão a documentação legal e estrutura automaticamente seu VDR. Ele oferece um painel em tempo real e mapas de calor para rastrear os interesses do licitante e permite criar modelos personalizados em um formato gráfico.
Por meio da ferramenta de IA e automação da Imprima, você pode revisar a documentação legal e estruturar automaticamente seus VDRs rapidamente. Ele aprimorou o gerenciamento de usuários, simplificando seu processo de negociação e permitindo que você gerencie perguntas e respostas em seu VDR.
A Imprima está em conformidade com a ISO 27001:2013 e GDPR para proteger os dados e manter a privacidade. Seus servidores de dados baseados na UE praticam práticas de segurança líderes do setor.
Conclusão
Salas de dados virtuais (VDRs) tornaram mais fácil para as empresas armazenar e gerenciar dados com segurança, acelerando fusões e aquisições e outros acordos de transações.
Todos os provedores de VDR mencionados acima vêm com recursos básicos e avançados e oferecem políticas robustas de segurança e conformidade para protegê-lo contra riscos de segurança e privacidade. Portanto, escolha qualquer um deles com base nas necessidades e acessibilidade do seu negócio.
A seguir, conheça os tipos de data center explicados em 5 minutos ou menos.