Priorizar o trabalho pode parecer bem simples. Basta preencher o que seu cliente diz que é urgente. Mas, essa não é a forma profissional de priorização de tarefas e para projetos de negócios. Há muita ciência por trás da ênfase em certas tarefas. Essa ciência é conhecida como matriz de priorização de projetos.
Para expandir seus negócios e superar seus rivais, você precisa de mais do que apenas um conceito brilhante, uma equipe qualificada e ferramentas avançadas. Você precisa de execução de tarefas de alta qualidade, seja o desenvolvimento de aplicativos ou a produção de bens de consumo.
Você só pode alcançar uma excelente qualidade na execução quando sua equipe é disciplinada e segue uma forma científica de atribuição de tarefas, conclusão e execução de outra tarefa. A matriz de priorização é uma dessas ferramentas que simplifica as tarefas do projeto e faz mais em menos tempo por meio da execução planejada de tarefas valiosas mais rapidamente.
Continue lendo este artigo sobre matriz de priorização de projetos, benefícios, casos de uso e modelos de matriz de priorização.
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O que é Matriz de Priorização?
Uma matriz de prioridade é uma ferramenta de análise de tarefas do projeto, usada principalmente com outras ferramentas de gerenciamento de processos de negócios. Também é usado com técnicas Seis Sigma para avaliar escolhas usando certos critérios e decidir onde as pessoas de negócios devem se concentrar.
Seja o projeto uma tarefa simples ou complexa que levará anos, você pode usar a ferramenta para ambos os cenários. Além disso, não é apenas uma ferramenta de priorização de tarefas para empresas. Freelancers, empreendedores individuais e profissionais também podem usar essa ferramenta por motivos profissionais ou pessoais.
Às vezes, as partes interessadas do projeto podem ter um gargalo para decidir qual tarefa deve ser priorizada. Para resolver tais questões, a matriz de prioridades funciona como base científica para a escolha da tarefa certa com o valor e a urgência certos.
Uma matriz de priorização pode assumir diferentes formas, dependendo da complexidade do projeto e dos critérios de avaliação. Por exemplo, alguns são tão simples quanto quadrantes de grade 2X2 com “Valor” plotado em relação a “Custo”. Pelo contrário, alguns podem ser altamente complexos em design e execução quando você funde a matriz de prioridades com a metodologia Seis Sigma.
Matriz de Priorização Seis Sigma
A metodologia de gerenciamento Seis Sigma está incompleta com a ferramenta de matriz de prioridades. Como o Seis Sigma trata de análise de lacunas, melhoria contínua de processos e eliminação de desperdícios, a matriz de prioridades se encaixa perfeitamente nessa abordagem de gerenciamento.
Nesse processo, as matrizes de priorização comparam mais de um conjunto de dados, pelo menos dois, e usam critérios ponderados para classificar as tarefas com ênfase. Como a matriz de prioridade Seis Sigma avalia vários conjuntos de dados, a ferramenta final se torna mais do que apenas um quadrante 2X2.
Isso consiste de:
- Variáveis de saída como cabeçalhos de coluna na parte superior do gráfico
- Variáveis de entrada como linhas no painel do lado esquerdo
- Pontuação ponderada, porcentagem, classificação e status no lado direito da tabela
- E uma pontuação ponderada calculada na parte inferior dos cabeçalhos das colunas
Quando você usa o método absoluto Six Sigma de priorização de tarefas do projeto, você pode tomar decisões apropriadas logicamente. Além disso, todas as partes interessadas podem chegar a um consenso ao usar o Seis Sigma.
De acordo com Lynne Hambleton, uma importante consultora de negócios, desenvolvedora de estratégias e autora, as matrizes de priorização Seis Sigma podem ser de três tipos diferentes. O autor mencionou o seguinte em seu Arca do Tesouro dos Métodos, Ferramentas e Melhores Práticas de Crescimento Seis Sigma livro:
#1. Quando as variáveis de pontuação mais alta são mais importantes, os Critérios de Consenso devem ser a escolha. Ele considera todas as entradas do membro da equipe para gerar um modelo baseado em consenso com pontuações numéricas.
#2. A Matriz de Combinação é mais um gráfico de causa e efeito, bem como uma matriz de prioridades. Este método calcula os efeitos de todas as variáveis sobre as outras.
#3. Full Analytical Criteria é a ferramenta de priorização Sig Sigma mais complexa utilizada principalmente por gerentes de portfólio de projetos para avaliar vários projetos e seus impactos no modelo de receita do negócio e no relacionamento com o cliente.
Benefícios da Matriz de Priorização
#1. Organizar um grande número de tarefas de acordo com sua importância e valor torna-se mais fácil com as ferramentas de matriz de prioridades. Como não é fácil lembrar de todas as tarefas de um grande projeto, separar itens importantes dos menos importantes pode se tornar adivinhação se você não usar essa ferramenta.
#2. Ao contrário de outros softwares, esta ferramenta é personalizável. Durante um projeto, toda a equipe pode se reunir e adicionar mais variáveis ou remover algumas conforme as tarefas. Assim, você encontrará muitos tipos diferentes de matrizes de prioridade.
#3. Você pode usar as matrizes de priorização de um projeto existente para novos projetos. Basta criar um template desta ferramenta e atualizar pesos, critérios, variáveis, tarefas, etc., quando o projeto mudar.
#4. Esta ferramenta é facilmente compreendida por todos os colegas de equipe, mesmo aqueles que não são conhecedores de tecnologia. Basta digitar a lista de tarefas, pontuações e critérios. A ferramenta fará o resto.
#5. A ferramenta trabalha com objetividade em seu centro e, portanto, as empresas podem perder a bagagem de personalidade que acompanha o trabalho manual.
#6. Os gerentes e proprietários de projetos podem delegar efetivamente suas tarefas aos subordinados e maximizar a utilização da força de trabalho designada usando esta ferramenta.
Quando usar a matriz de priorização
Você pode confiar nesta ferramenta quando:
- Priorizando tarefas complexas, tickets ou problemas envolvendo várias variáveis em relação às quais esses itens precisam ser avaliados.
- Avaliar dados de entrada para classificar bugs, tickets, tarefas, projetos, etc., para atribuir classificações.
- Agendamento de tarefas de projetos empresariais ou pessoais de forma simplificada com o objetivo de conclusão atempada.
- Elaboração de um documento de uma página que visualize as principais áreas de foco de um projeto.
- Delegar tarefas adequadamente aos membros da equipe sem desestabilizar o cronograma do projeto.
- Promover o trabalho colaborativo dentro da equipe do projeto.
Se você está se perguntando para quem esta ferramenta será útil:
- Trabalhando em casa pessoal que cuida das tarefas de escritório e tarefas domésticas.
- Freelancers e empreiteiros precisam valorizar seus projetos e concluir as tarefas de acordo.
- Micro, pequenas, médias e grandes empresas avaliam projetos com base no valor do negócio.
- Gerentes de projeto que supervisionam mais de um projeto e equipe de projeto.
Como usar a matriz de priorização
Se você quiser usar esta ferramenta de forma eficaz, você deve entender os quadrantes da matriz de prioridade na íntegra:
Quadrante 1
- Tarefas de alto valor exigem pouco esforço, mas os impactos são maiores do que outros.
- As tarefas deste retângulo são urgentes e críticas, portanto, conclua-as o quanto antes.
Quadrante 2
- Grandes projetos exigem mais esforço e o impacto resultante também é alto.
- Principalmente essas tarefas não vêm com um prazo.
- Você deve definir marcos razoáveis para esses projetos e atingir um marco regularmente.
Quadrante 3
- Geralmente, são tarefas de baixo esforço e baixo impacto.
- Sempre que possível, delegue essas tarefas a seus subordinados ou colegas.
Quadrante 4
- Essas tarefas não adicionam muito ao retorno sobre o investimento (ROI) do negócio, mas precisam de um grande esforço.
- Você deve concluir essas tarefas mais tarde do que os outros quadrantes.
- Você também pode querer improvisar seu processo de negócios para eliminar completamente essas tarefas.
Depois de entender os quadrantes, é hora de colocar a matriz de prioridades em uso:
#1. Escolha projetos ou tarefas da matriz conforme ela pondera de acordo com as variáveis e critérios selecionados.
#2. Os itens escolhidos na matriz serão automaticamente de valor real para o seu negócio. No entanto, verifique novamente para evitar perdas financeiras.
#3. Escolha a próxima tarefa da matriz de prioridade de acordo com a classificação das tarefas. Esta ferramenta funciona sem esforço como um aplicativo de agendamento de projetos.
#4. Tente usar um software ou modelo de matriz de priorização para manter os arquivos de matriz de priorização. Seus stakeholders podem revisar rapidamente suas prioridades de trabalho. Além disso, você pode reutilizar o modelo no futuro.
Melhores Práticas da Matriz de Priorização
#1. Selecione os critérios de classificação de tarefas ou problemas por meio de uma sessão de brainstorming apropriada do proprietário do projeto, gerente, membros da equipe e usuários finais.
#2. Use o Analytic Hierarchy Process (AHP) para desenvolver um consenso claro e forte entre as partes interessadas. Em seguida, defina os critérios ponderados em que todos podem confiar.
#3. O processo de pontuação deve ser altamente colaborativo. Você pode usar diferentes ferramentas, como formulários online e quadros brancos, para chegar a um consenso sobre o julgamento subjetivo sobre a matriz de prioridades.
Agora é a hora de dar uma olhada em algumas ferramentas e templates que podem te ajudar com matrizes de prioridade:
Folha inteligente
Folha inteligente é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e espaços de trabalho mundialmente aclamada que vários tamanhos de empresas usam com agilidade e sucesso. Se o seu local de trabalho já tiver uma assinatura para este aplicativo baseado em nuvem, você pode usar facilmente o centro de soluções de gerenciamento de projetos para criar um Quadro de Priorização de Produto fácil de usar.
Quando estiver no Centro de Soluções do aplicativo Smartsheet, você encontrará vários quadros de projetos como Finanças e Contabilidade, Clientes e Clientes, Recursos Humanos, etc. Dentro do grupo Desenvolvimento de Produto, você deve encontrar a matriz de priorização necessária.
Se você não estiver usando nenhuma assinatura do Smartsheet ou não quiser experimentar o plano de avaliação, não precisa se preocupar. O Smartsheet também oferece algumas matrizes básicas de priorização que qualquer pessoa pode baixar e usar por qualquer motivo que achar adequado. Basta visitar este oficial Modelos do Smartsheet portal da biblioteca. Você receberá de 2 a 3 modelos que podem ser baixados em formato de arquivo Excel, PDF ou Word.
Matriz de Prioridade Miro
Miro é mais uma solução confiável e confiável que traz vários aplicativos de negócios em um só lugar, como quadro branco, espaço de trabalho híbrido, reunião remota, desenho de fluxograma, planejamento de projetos, etc. Além disso, é um repositório de alta qualidade para vários modelos de gerenciamento de tempo e projeto como mapas mentais, quadros Kanban, planos de serviço, matrizes de prioridade, etc.
Depois de visitar sua biblioteca de modelos, pesquise por “Priorização” e você descobrirá modelos de matriz de prioridade acionáveis, como modelos de métodos de priorização 2X2, 3X3 e RICE (alcance, impacto, confiança e esforço).
Você precisa personalizar esses modelos na prancheta do Miro. Ao contrário do Smartsheet, você não pode simplesmente baixar o modelo para usar em uma pasta de trabalho do Excel. Em vez disso, você pode exportar o quadro em vários formatos compartilháveis, como arquivos compatíveis com JPEG, PDF, CSV e JIRA.
Isso não é tudo! Miro é altamente aclamado pela colaboração online no planejamento de projetos e brainstorming. Portanto, você obtém uma série de ferramentas de conectividade em seu modelo de matriz de prioridade do Miro, como votação, modo de apresentação, anotações em tempo real, bate-papo, bate-papo por vídeo e compartilhamento de quadro online.
Modelo de Matriz Eisenhower: Evernote
Evernote é um dos principais aplicativos de anotações, que também possui sincronização de documentos, digitalização de documentos, organização de agendas, agilização de tarefas, etc. vida pessoal e propósitos de trabalho. Um desses modelos é a Matriz de Eisenhower.
A matriz de Eisenhower, semelhante à matriz de priorização, tem sido usada há muito tempo em processos de negócios para priorizar as tarefas mais importantes. É simplesmente um quadrante 2X2 onde você classifica seus deveres com base em sua classificação ou importância e urgência.
Por exemplo, a coluna do lado esquerdo inclui dois cabeçalhos de coluna empilhados: Urgente + Importante e, abaixo dela, Urgente + Não Importante. Agora, a coluna do lado direito também tem dois cabeçalhos de coluna vertical empilhados em outro: Importante + Não Urgente e Não Importante + Não Urgente.
Você pode personalizar o modelo no aplicativo Evernote por meio de uma avaliação ou uma assinatura paga.
Matriz de prioridades do Google Workspace
Se o código da sua organização ou a política de uso do aplicativo empresarial o restringir ao ecossistema do Google Workspace, você deve tentar Matriz de Prioridades, desenvolvido por prioritymatrix.com. É um aplicativo dedicado do Google Workspace Marketplace desenvolvido com recursos do Google, como o mecanismo de aplicativos Google Cloud e assim por diante.
Sua interface de usuário (UI) intuitiva fornece uma estrutura para priorização. Você também pode transmitir as prioridades da equipe com visualizações de projeto colaborativas. Algumas de suas características notáveis são:
- Delegação de tarefas
- Gerenciamento de tarefas
- Gerenciando vários projetos
- Integra-se com Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
- Classificação de tarefas por meio de filtragem avançada
Em poucas palavras, a ferramenta ajuda você e sua equipe a se concentrarem na tarefa certa. No entanto, é um aplicativo baseado em assinatura. Quando o teste gratuito terminar, você deve comprar uma licença de assinatura para continuar usando a ferramenta.
Até agora, você aprendeu que a matriz de priorização é uma ferramenta popular de gerenciamento de tempo para a tomada de decisões. Muitos projetos simples e complexos utilizam essa ferramenta para decidir cientificamente quais tarefas precisam de foco imediato e quais podem ser deixadas de lado para execução posterior.
O conceito e a ciência por trás dessa técnica são sólidos. Ele leva sua equipe a maximizar os alinhamentos de tarefas com os objetivos do seu projeto. Para justificar isso, a ferramenta usa pontuação ponderada para classificar as tarefas. Mas a utilização da matriz de prioridades pode ficar aquém devido a:
- Aprender os critérios apropriados para aplicar a ferramenta
- Pesando corretamente esses critérios discutindo com os clientes
- Trabalho colaborativo em tempo real e o hábito de trabalhar em conjunto
- Criando o modelo perfeito que pode funcionar na maioria dos projetos
Com os conceitos explicados neste artigo e as ferramentas gratuitas de matriz de priorização, será muito mais fácil para você tentar implementar isso em projetos individuais ou em equipe.
Você também pode estar interessado no melhor software de gerenciamento de processos com potencial para impulsionar o crescimento dos negócios.