Está à procura da ferramenta ideal para gerir os projetos da sua equipa e negócio?
Talvez esteja indeciso entre a abordagem visualmente intuitiva do Trello, com o seu sistema Kanban, e as funcionalidades minimalistas do Notion, focadas em bases de dados e páginas.
Se este é o seu caso, veio ao sítio certo! Com a minha experiência em testar e analisar software, hoje vou comparar as populares ferramentas de gestão de projetos: Trello e Notion.
Continue a ler este guia completo, onde avalio os pontos fortes e fracos de cada plataforma, para que possa tomar uma decisão informada e segura.
O que é o Trello?
Trello é uma ferramenta de gestão de projetos moderna, dinâmica e visual, perfeita para indivíduos, empresas, agências e organizações. Oferece uma abordagem visual e sem necessidade de código para o acompanhamento, planeamento e atribuição de tarefas, bem como para a comunicação em projetos. Freelancers e trabalhadores temporários apreciam-na muito por estas razões.
Pode criar quadros, listas e cartões para representar diferentes áreas da sua vida pessoal ou profissional e gerir tarefas facilmente através de uma interface de arrastar e soltar.
Do ponto de vista empresarial e de agência, o Trello destaca-se como uma ferramenta de colaboração para gestão de projetos e coordenação de equipas. Os seus quadros partilhados, atribuições de tarefas e comunicação integrada ajudam empresas e agências a gerir projetos e equipas em ambientes de trabalho remotos, presenciais ou híbridos.
Leia também: Trello vs. monday.com: comparando as melhores ferramentas de gestão de projetos
Trello como ferramenta de gestão de projetos (PM)
Se procura algo mais do que as tradicionais e complexas planilhas Excel, o Trello é uma excelente alternativa para a gestão de projetos de forma visual.
Quer precise de gerir tarefas domésticas ou uma empresa com milhares de funcionários, o Trello oferece tudo o que precisa: simplicidade, uma interface intuitiva, funcionalidades avançadas de gestão de projetos e um preço acessível.
Abaixo, descubra as funcionalidades de gestão de projetos que fazem do Trello uma ferramenta indispensável para todos:
- Os modelos de gestão de projetos do Trello ajudam-no a iniciar projetos sem perder tempo com o planeamento.
- Pode automatizar quadros Kanban ou outras visualizações de projeto com botões, comandos e regras, utilizando a ferramenta de automação Butler.
- Faça do Trello a sua plataforma central, integrando outras aplicações através dos Power-Ups.
- Explore formas únicas de se tornar produtivo e eficiente em projetos utilizando as integrações do Trello.
- Sete visualizações diferentes de tarefas e subtarefas:
- Quadros Kanban com arrastar e soltar
- Visualização em linha do tempo para uma melhor compreensão do progresso do projeto
- Visualização em calendário para agendar, reagendar e estimar a utilização semanal ou mensal da equipa
- Visualização em tabela para obter informações mais detalhadas sobre as tarefas
- Visualização em painel para ter uma visão panorâmica de um ou mais projetos no Trello
- Visualizações do espaço de trabalho para visualizar projetos de diferentes departamentos ou equipas
- Visualizações de mapas para obter uma perspetiva regional das tarefas e projetos
Como funciona o Trello?
A sua jornada de gestão de projetos no Trello começa com a criação de um novo espaço de trabalho. Dentro de um espaço de trabalho, pode criar quadros e, dentro desses quadros, pode adicionar tantas listas e cartões quanto desejar. Também pode adicionar quadros diretamente, mas terá sempre de escolher um espaço de trabalho associado.
Os botões de navegação do Trello estão localizados na barra de ferramentas superior esquerda e também no painel esquerdo. Depois de criar um novo espaço de trabalho, o Trello muda automaticamente a visualização para este. Para encontrar espaços de trabalho existentes ou explorar modelos predefinidos, pode clicar em opções como “Espaços de trabalho”, “Recentes”, “Favoritos” e “Modelos” na barra de ferramentas do Trello.
Dentro de um espaço de trabalho, pode usar o painel de navegação esquerdo para percorrer os quadros Kanban do projeto, ver quem está a trabalhar em cada tarefa na guia “Membros” ou alternar para outras visualizações do projeto, como “Tabela” ou “Calendário”.
Benefícios do Trello na gestão de projetos
O Trello praticamente não tem curva de aprendizagem como ferramenta de gestão de projetos, o que representa uma das suas maiores vantagens.
Outros benefícios importantes incluem:
- Pode proteger documentos profissionais e comerciais online graças à estratégia de encriptação multidirecional da aplicação Trello, que encripta os dados em repouso e em trânsito.
- Quer esteja a trabalhar num computador, Chrome Book ou smartphone, existem aplicações dedicadas que sincronizam os dados entre si. Assim, pode começar a trabalhar na aplicação Trello para Android e retomar o trabalho no seu PC Windows a qualquer momento e em qualquer lugar.
- Disponibiliza um período de avaliação gratuita, para que possa testá-lo antes de comprar.
- O Trello é altamente adaptável e pode ser utilizado para diversos tipos de projetos, desde tarefas pessoais a projetos empresariais complexos.
Limitações do Trello como ferramenta de gestão de projetos
- O Trello não inclui um cronograma de projeto baseado em gráficos de Gantt. No entanto, pode instalar um Power-Up para criar um.
- Não é possível configurar sequências de tarefas automáticas ou visualizar facilmente as dependências entre tarefas.
- As funcionalidades de relatórios do Trello são básicas em comparação com ferramentas dedicadas de gestão de projetos.
Leia também: Trello vs. ClickUp: Escolhendo o melhor software de gestão de projetos
O que é o Notion?
Notion é uma ferramenta de produtividade baseada em blocos. Pode usá-la para criar wikis organizacionais, roteiros de desenvolvimento de produtos, páginas de objetivos e resultados principais (OKR), notas de reuniões ou um planeador de férias.
Sendo um editor de conteúdo baseado em blocos, o Notion permite adicionar quase tudo ao seu quadro de gestão de projetos. Por exemplo, pode adicionar blocos para textos, números, títulos, tabelas, citações, legendas, imagens, etc.
O melhor do Notion é que pode publicar o seu trabalho como um site público para que qualquer pessoa possa aceder com segurança, sem modificar o conteúdo. Assim, se pretende lançar projetos de crowdfunding ou de interesse público, o Notion oferece uma plataforma para criar os painéis do projeto e publicar o projeto como um site.
O Notion é mais adequado para indivíduos e empresas. Também pode desenvolver visualizações e fluxos de trabalho personalizados através da sua abordagem de desenvolvimento de baixo código. Esta funcionalidade é útil quando pretende criar uma experiência única para os seus clientes.
Notion como ferramenta de gestão de projetos (PM)
Notion é uma ferramenta completa de gestão de projetos. Oferece diversas funcionalidades, como os blocos. Sejam visualizações de projeto, classificação e filtro, dependências de projeto, subgrupos, bases de dados e propriedades de projeto, terá tudo o que precisa.
Como o Notion é uma ferramenta de produtividade minimalista e de baixo código, pode ser um pouco complicado começar a gerir projetos no primeiro dia. É aqui que entra o recurso de modelos. Encontrará centenas de modelos relevantes gratuitamente na biblioteca de modelos do Notion. Também pode procurar modelos premium e pagos criados por programadores especializados em Notion.
Como funciona o Notion?
O Notion funciona como uma plataforma flexível de criação de conteúdo, usando um sistema baseado em blocos. Pode criar painéis de projeto organizando e personalizando esses blocos. Os blocos podem representar vários tipos de informações, como texto, bases de dados, calendários, visualizações e muito mais.
O Notion adapta-se às suas necessidades específicas, como transformar um quadro Kanban de gestão de projetos numa base de dados, ou vice-versa, com apenas alguns cliques.
Para necessidades de negócios remotos, oferece espaços de trabalho colaborativos onde pode convidar membros internos e externos. Em alternativa, pode usá-lo apenas como um espaço de trabalho de produtividade pessoal para gerir tarefas domésticas, profissionais e hobbies.
Pode começar a gerir projetos adicionando uma página em branco no Notion. Em seguida, pode preencher outros campos como tabelas, quadros, calendários, galerias e muito mais no ecrã do editor de blocos. Se tiver vários projetos ou departamentos na sua empresa, pode criar espaços de equipa individuais e adicionar páginas a estes espaços de trabalho.
Benefícios do Notion na gestão de projetos
O principal benefício do Notion é a sua função de desenvolvimento de páginas de baixo código. Deve utilizar esta ferramenta se tiver experiência em gestão de projetos e quiser criar visualizações únicas que nenhuma outra empresa usa. Além disso, tem flexibilidade para transformar uma página do Notion em diferentes formatos, como wikis, bases de dados, sites, painéis, fluxos de trabalho automatizados, etc.
Conheça abaixo outros benefícios importantes desta ferramenta:
- Avaliação gratuita do projeto sem custo.
- A avaliação gratuita inclui todas as funcionalidades básicas necessárias para gerir projetos complexos.
- Publique páginas como sites reais sem pagar nenhuma taxa de alojamento.
- Plataforma de gestão de projetos minimalista e sem distrações.
Limitações do Notion como ferramenta de gestão de projetos
- O Notion tem uma curva de aprendizagem acentuada.
- A sua flexibilidade e personalização podem ser confusas para novos utilizadores.
- Não inclui um cronograma clássico do tipo Gantt.
- Criar um cronograma de projeto no Notion requer experiência e um grande esforço manual se não quiser usar um dos modelos do Notion.
Trello vs Notion: comparação de funcionalidades
Esta tabela irá ajudá-lo a perceber qual das duas ferramentas, Trello ou Notion, melhor se adequa ao seu próximo projeto:
| Recursos comparados | Trello | Notion |
| Automação | Criar automação é fácil com orientação no ecrã | Automatizar fluxos de trabalho de projeto é uma tarefa desafiadora |
| Modelos | Uma enorme coleção de modelos de gestão de projetos relevantes para vários nichos | O Notion oferece principalmente modelos básicos gratuitamente; deve comprar modelos de gestão de projetos avançados de programadores terceirizados do Notion |
| Capacidade de carregamento de ficheiros | Ilimitada a partir do plano Gratuito | Limite de 5 MB no plano Gratuito e ilimitada para todos os planos pagos |
| Tamanho de carregamento de ficheiros | 10 MB/ficheiro para o plano Gratuito e 250 MB/ficheiro para todos os planos pagos | 5 GB por anexo apenas em planos pagos |
| Histórico de páginas e registo de atividades | O registo e histórico de espaços de trabalho do projeto estão disponíveis por toda a vida | O Notion exclui o histórico após 7 dias para o nível Gratuito, 30 dias para o nível Plus e 90 dias para o nível Business; O histórico de páginas ilimitado está disponível apenas para o plano Enterprise |
| Recurso de página web | Não pode publicar quadros do Trello como páginas web | Pode publicar páginas do Notion como sites |
| Domínios personalizados | Não pode publicar quadros do Trello como páginas web | Pode comprar domínios notion.site personalizados para sites públicos |
| Gráfico de Gantt e cronogramas | Pode criar facilmente gráficos de Gantt ou cronogramas no Trello utilizando Power-Ups disponíveis gratuitamente | Só pode desenvolver um cronograma personalizado no Notion ou utilizar um modelo pago comprado a um programador terceirizado |
| Administrador do espaço de trabalho | Disponível para os planos Premium e Enterprise | Disponível apenas para o plano Enterprise |
| Acesso à API | Não disponível | Disponível |
| Automação de base de dados | Não disponível | Disponível |
| Criação de orçamentos de projetos | Não suportado | Suportado |
| Criação de contas e faturas | Não suportado | Suportado |
| Acesso à ajuda e suporte | Fácil | Desafiador |
Casos de utilização de gestão de projetos com o Trello
O Trello é adequado para projetos de Marketing, Design, Engenharia, Recursos Humanos, Gestão de Produtos, etc. Aqui ficam dois casos de utilização onde utilizei o Trello com sucesso:
#1. Planeamento do calendário de conteúdos
O Trello é excelente na gestão de calendários de conteúdos para marketing. As suas equipas de marketing podem criar quadros Trello para fins de planeamento.
Nos quadros, pode adicionar listas para organizar as etapas de criação de conteúdo, como idealização, rascunho, edição e publicação. Os cartões podem representar conteúdos individuais (por exemplo, publicações em blogues, atualizações em redes sociais), com tarefas e prazos para cumprir os objetivos.
#2. Rastreamento de leads e pipeline de vendas
Rastrear leads e monitorizar o pipeline de vendas também é fácil com o Trello. Deve criar quadros diferentes para projetos de vendas distintos. Em seguida, crie listas para representar um pipeline ou fluxo de trabalho de vendas: geração de leads, qualificação, negociação e negócios fechados. Os cartões Trello individuais podem representar leads ou potenciais clientes. Pode também atribuir cartões a diferentes vendedores.
Caso de utilização de gestão de projetos com o Notion
Pode usar o Notion para gerir projetos de nichos como design, fabricação, engenharia e desenvolvimento de produtos. Aqui está um exemplo onde utilizei recentemente o Notion:
#1. Roteiro de produto e planeamento de funcionalidades
As equipas de desenvolvimento de produtos e software costumam usar o Notion para as fases básicas e complexas dos seus projetos. Pode configurar uma base de dados para rastrear funcionalidades ou histórias de utilizadores, incluindo detalhes como prioridade, estado, responsáveis e prazos. Em seguida, vincule os componentes da base de dados aos elementos do projeto, como visualizações de tabela, visualizações de quadro, visualizações de linha do tempo e visualizações de calendário para visualização instantânea.
Além disso, as propriedades, relações e filtros personalizados do Notion permitem a categorização e priorização detalhadas das funcionalidades do produto. Finalmente, pode integrar documentos, modelos e notas de reuniões com o Notion.
Trello vs Notion: o veredito
Se procura apenas gestão de projetos do básico ao avançado, o Trello é a melhor opção.
É, em primeiro lugar, uma ferramenta de gestão de projetos simples que qualquer pessoa pode usar. Como novo utilizador, pode usá-la para gerir projetos de pequena escala, como hobbies pessoais, listas de tarefas, partilha de pequenos anexos de documentos, trabalho colaborativo em pequena escala, etc.
O Notion, por outro lado, requer prática para gestores de projetos novos e existentes. Deve compreender o uso de cronogramas de projeto, campos de projeto, tarefas, dependências de tarefas e propriedades de bloco antes de poder gerir projetos com sucesso no Notion.
Em segundo lugar, o preço do Trello também é mais acessível do que o Notion. Obtém uma quantidade razoável de funcionalidades para gerir projetos comerciais no Trello com uma pequena equipa gratuitamente. Já os recursos gratuitos do Notion são bastante limitados e apenas para utilizadores individuais.
Ao considerar os planos pagos, o plano de assinatura Standard do Trello oferece muito mais funcionalidades a um custo acessível do que a mesma assinatura do Notion.
A seguir, apresentamos alternativas de software Jira para experimentar uma gestão de projetos perfeita.