O Microsoft Outlook utiliza arquivos PST (Tabela de Armazenamento Pessoal) ou OST (Tabela de Armazenamento Offline) para guardar seus e-mails, compromissos e tarefas. Embora ambos desempenhem uma função similar, algumas distinções são cruciais quando se trata de realizar backups, restaurações ou transferência de dados.
Para compreender a diferença entre os arquivos PST e OST, é essencial abordar um pouco da história tecnológica, especialmente a distinção entre os protocolos de e-mail POP e IMAP. Segue uma breve explicação:
O que é POP?
O Post Office Protocol (POP) foi o protocolo tradicional de e-mail utilizado na era da internet discada. A versão mais recente é a POP3.
O POP fazia o download de todos os e-mails para o cliente, geralmente excluindo-os do servidor de e-mail. Isso resultava em apenas uma cópia dos e-mails armazenada no seu computador. Era possível configurar o POP para não excluir as mensagens do servidor.
Contudo, naquela época, era comum que as pessoas acessassem seus e-mails em apenas um dispositivo, dispensando a necessidade de manter uma segunda cópia no servidor.
Com o POP, quaisquer alterações realizadas no cliente de e-mail não se refletem no servidor. Por exemplo, se você excluir um e-mail no cliente, a mesma ação não será efetuada no servidor, e vice-versa.
O que é IMAP?
O Internet Messaging Access Protocol (IMAP) é um protocolo mais moderno que baixa uma cópia dos seus e-mails do servidor para o cliente no seu computador. Todas as alterações efetuadas no cliente são sincronizadas com o servidor. Se você apagar uma mensagem do seu computador, ela também será eliminada do servidor e vice-versa.
O IMAP é muito mais adequado ao cenário atual, onde acessamos a mesma conta de e-mail em múltiplos dispositivos, e a maioria das pessoas dispõe de conexões de internet banda larga ou fibra, e dados móveis “sempre ativos”. Tudo o que você faz com seu e-mail é sincronizado com o IMAP.
Por exemplo, se você enviar um e-mail do seu celular, poderá verificar na pasta “Enviados” do seu tablet e o e-mail estará lá também. Essa é a razão pela qual recomendamos o uso do IMAP, salvo se houver um motivo específico para utilizar o POP3.
É importante ressaltar que a Microsoft utiliza a API de mensagens (MAPI) em vez de IMAP para suas contas de e-mail. Embora distintos, MAPI e IMAP sincronizam os e-mails entre o cliente e o servidor.
Arquivos PST, OST, e suas relações com POP e IMAP
Se você utiliza uma conta POP, o Outlook armazena todos os e-mails e compromissos em um arquivo de Tabela de Armazenamento Pessoal (.pst). Um arquivo PST pode ser importado para o Outlook, tornando-o ideal para transferir seus e-mails para outro computador ou para criar um backup para situações de falha ou inoperância do sistema.
Até o Microsoft Outlook 2013, os arquivos PST eram empregados também para contas IMAP ou MAPI. No entanto, a partir do Outlook 2016, o cliente guarda todos os e-mails e compromissos de contas IMAP e MAPI em um arquivo de Tabela de Armazenamento Offline (.ost).
Os arquivos OST são automaticamente sincronizados com o servidor de e-mail, desde que haja conexão com a internet. Diferentemente dos arquivos PST, não é possível importar um arquivo OST para o Outlook, pois essa ação se torna desnecessária.
Ao configurar o Outlook em uma nova máquina e conectar-se à sua conta de e-mail por meio de IMAP ou MAPI, todos os seus e-mails serão automaticamente baixados do servidor.
A diferença fundamental entre os arquivos PST e OST é que o conteúdo de um PST está disponível apenas nesse arquivo. Já o conteúdo de um OST está acessível também no servidor de e-mail e em qualquer outro dispositivo que você use para acessar sua conta de e-mail.
Em quais situações eles são necessários?
Em geral, não é preciso se preocupar com os arquivos PST e OST. Provavelmente, você não precisará acessá-los ou visualizá-los diretamente, a não ser que procure por eles especificamente.
Eles se tornam relevantes quando você precisa transferir dados para outro computador ou arquivar seus e-mails. Se você usa uma conta de e-mail POP3, é necessário copiar o arquivo PST para o novo computador e importá-lo para o Outlook, caso contrário, perderá todos os seus e-mails.
Se você utiliza IMAP ou MAPI, o foco deve ser o tamanho da sua caixa de correio no servidor de e-mail. Se você atingir o limite máximo e quiser manter todos os seus e-mails, será necessário exportar uma parte deles para um arquivo PST e excluí-los do servidor.
Mesmo após a exclusão do servidor, você poderá acessar esses e-mails importando o arquivo PST para o Outlook, porém eles não estarão mais no servidor de e-mail.