O Microsoft Outlook armazena seus e-mails, tarefas e compromissos como arquivos PST ou OST. Ambos fazem o mesmo trabalho básico. No entanto, existem algumas diferenças que são importantes, dependendo se você deseja fazer backup, restaurar ou mover seus dados.
Para explicar a diferença entre os arquivos PST e OST, precisamos explicar um pouco da história tecnológica – especificamente, a diferença entre os protocolos de e-mail POP e IMAP. Aqui está uma visão geral rápida.
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O que é POP?
O protocolo de e-mail tradicional usado em tempos de discagem era o Post Office Protocol (POP). A versão atual do POP é a versão 3 (POP3).
O POP baixou todos os seus e-mails para o cliente e, por padrão, os excluiu do servidor de e-mail. Isso significava que apenas uma cópia de seus e-mails estava no seu computador. Você pode configurar o POP para não excluir e-mails do servidor.
No entanto, naquela época, as pessoas normalmente verificavam seus e-mails em apenas um computador, então não havia necessidade de manter uma segunda cópia no servidor.
Quando você usa POP, quaisquer alterações feitas em seu cliente de e-mail não são refletidas no servidor de e-mail. Se você excluir um e-mail no cliente de e-mail, nada acontecerá no servidor de e-mail e vice-versa.
O que é IMAP?
O Internet Messaging Access Protocol (IMAP) é um protocolo mais moderno que baixa uma cópia do seu e-mail do servidor para o cliente em seu computador. Todas as alterações feitas no seu cliente de e-mail são sincronizadas com o servidor. Se você excluir um e-mail do seu computador, ele também será excluído do servidor de e-mail e vice-versa.
O IMAP é muito mais adequado ao mundo moderno. Agora acessamos a mesma conta de e-mail em vários dispositivos e a maioria das pessoas tem conexões de banda larga ou fibra “sempre ativas” e dados móveis. Tudo o que você faz com seu e-mail é sincronizado se você usar IMAP.
Por exemplo, se você enviar um e-mail do seu telefone, poderá procurar na pasta “Enviados” do seu tablet e o e-mail enviado também estará lá. É por isso que recomendamos o uso de IMAP, a menos que você tenha um motivo específico para usar o POP3.
Também é importante observar que a Microsoft usa a API de mensagens (MAPI) em vez de IMAP para suas contas de email. Embora sejam diferentes, MAPI e IMAP sincronizam seus e-mails entre o cliente e o servidor de e-mail.
Arquivos POP, IMAP e PST e OST
Se você tiver uma conta POP, o Outlook armazena todos os seus emails e compromissos em um arquivo Personal Storage Table (.pst). Um arquivo PST pode ser importado para o Outlook. Isso o torna ideal para mover seu e-mail para um novo computador ou criar um backup que você pode salvar caso seu computador falhe ou fique inoperante.
Até o Microsoft Outlook 2013, os arquivos PST também eram usados para contas IMAP ou MAPI. No entanto, a partir do Outlook 2016, o cliente armazena todos os seus emails e compromissos de contas IMAP e MAPI em um arquivo Offline Storage Table (.ost).
Os arquivos OST são sincronizados automaticamente com o servidor de e-mail, desde que você tenha uma conexão com a Internet. Ao contrário dos arquivos PST, porém, você não pode importar um arquivo OST para o Outlook – porque não precisa.
Se você estiver configurando o Outlook em uma nova máquina e se conectando à sua conta de email via IMAP ou MAPI, todos os seus emails estarão no servidor e serão baixados automaticamente.
A diferença crítica entre os arquivos PST e OST é que o conteúdo de um PST está disponível apenas nesse arquivo. O conteúdo de um OST, no entanto, também está disponível no servidor de e-mail e em qualquer outro dispositivo que você use para acessar sua conta de e-mail.
Quando você precisa deles?
Na maioria das vezes, você não terá que se preocupar com arquivos PST e OST. É improvável que você veja ou acesse diretamente, a menos que vá procurá-los.
Eles são realmente importantes apenas quando você está movendo dados para um novo computador ou deseja arquivar seus e-mails. Se você usar uma conta de email POP3, precisará copiar o arquivo PST para o novo computador e importá-lo para o Outlook ou perderá todos os seus emails.
Se você usa IMAP ou MAPI, você só precisa estar ciente do tamanho de sua caixa de correio no servidor de e-mail. Se você atingir o tamanho máximo e quiser manter todos os seus e-mails, precisará exportar uma parte deles para um arquivo PST e excluí-los do servidor de e-mail.
Você ainda poderá visualizar esses e-mails se importar o arquivo PST para o Outlook, mas eles não estarão mais no servidor de e-mail.