A análise de processos, através da mineração, age como um raio-x para seus procedimentos empresariais, revelando oportunidades de melhoria e proporcionando uma visão clara das operações cruciais da sua organização.
Dado que os negócios são compostos por uma variedade de processos, identificar áreas para otimização exige uma análise detalhada de cada fase de cada processo.
Contudo, realizar essa análise manualmente é uma tarefa complexa e demorada. É fundamental um sistema que acelere esse processo, permitindo obter informações valiosas de forma mais rápida.
É neste contexto que entram em cena as metodologias de mineração de processos.
A mineração de processos possibilita a identificação de gargalos e fornece inteligência de processo, o que leva à otimização dos seus procedimentos empresariais.
Por conseguinte, é essencial que gestores e analistas se familiarizem com a mineração de processos e suas técnicas.
Neste artigo, exploraremos o conceito de mineração de processos, sua importância, funcionamento, aplicações práticas e muito mais.
Vamos começar!
O que é Mineração de Processos?
A mineração de processos é uma metodologia utilizada para analisar as operações empresariais com base em registros de eventos, os quais podem ser extraídos de bases de dados, softwares de gestão e sistemas de informação de uma organização.
A mineração de processos busca descobrir como seus processos empresariais estão realmente a funcionar, com o objetivo de identificar problemas e áreas de melhoria. Ela beneficia todos os tipos de negócios e pode ser aplicada a diversos fluxos de trabalho.
O objetivo principal da mineração de processos é analisar e otimizar as operações empresariais. Adicionalmente, existem outras razões para aplicar a mineração de processos na sua empresa, tais como:
- Verificação de conformidade
- Suporte à automatização de processos
- Harmonização de processos
Mas o que são, exatamente, processos empresariais?
Os processos são estruturas complexas devido a desvios, múltiplas interações e repetições entre as fases. Através da mineração de processos, é possível descobrir e monitorar o estado real dos processos, em vez de focar em modelos ideais. Isso pode ser alcançado através de:
- Utilização de registros de incidentes e dados em tempo real para identificar gargalos
- Eliminação de etapas desnecessárias nos fluxos de trabalho
- Apresentação de informações em tempo real
Como resultado, as empresas podem agora concentrar os seus esforços na melhoria dos seus processos empresariais. Por isso, a mineração de processos também é conhecida como mineração de processos de negócios, e auxilia no desenvolvimento de uma melhor compreensão dos dados em tempo real dos processos tradicionais de uma empresa.
A mineração de processos deriva do campo da mineração de dados, recentemente denominado ciência de dados. Isso ocorre porque a técnica subjacente à mineração de processos funciona de forma similar à mineração de dados. No entanto, ambas diferem em termos de aplicação.
A mineração de dados utiliza diversas metodologias e algoritmos para explorar os dados. Já a mineração de processos analisa vários registros de eventos e processos com base em dados em tempo real, para “extrair” os processos.
A mineração de processos foca em diversas perspetivas:
- Fluxo de controlo: Esta perspetiva diz respeito à ordem das atividades. O objetivo da mineração de processos aqui é encontrar o caminho ideal para a execução da atividade.
- Organizacional: Esta perspetiva centra-se nos recursos, como departamentos e funções. O principal objetivo aqui é criar uma estrutura mais eficaz para as unidades organizacionais.
- Tempo: Esta perspetiva refere-se à frequência e à duração dos eventos.
- Caso: Esta perspetiva considera as diferentes propriedades envolvidas nos diferentes processos ou casos.
Como Funciona a Mineração de Processos?
Inicialmente, a mineração de processos descobre os processos reais a partir dos registros de eventos. Através da extração e combinação de cada registro de evento, a técnica de mineração de processos mostra como os processos funcionam na realidade para uma empresa.
Vamos analisar detalhadamente o procedimento de trabalho da mineração de processos através destas etapas:
Análise e Manipulação de Dados
Geralmente, empresas de todos os tamanhos monitorizam e armazenam grandes volumes de dados complexos em locais seguros, como bases de dados na nuvem. Existem ferramentas de mineração de processos que podem ajudar a sua organização a recolher esses dados e convertê-los em registros de eventos.
Isso permite que a sua organização analise todos os processos operacionais. As ferramentas atribuem um ID de caso, atividade e registo de data e hora a cada parte dos dados. A mineração de processos usa esses elementos e analisa diferentes aspetos do fluxo de trabalho, para determinar qual tarefa necessita de melhoria, qual é eficiente e quais tarefas devem ser priorizadas.
Avaliação de Cada Processo
Usando os registros de eventos, as ferramentas de mineração de processos analisam e criam representações gráficas de cada etapa extraída do fluxo de trabalho. Em seguida, comparam esses gráficos com os gráficos ideais, para que se compreenda como o sistema deve operar.
Comparando os dois gráficos, é possível identificar as ineficiências e eficiências nos processos operacionais.
Por exemplo, o fluxo de trabalho atual para monitorar o estoque envolve muitas etapas para garantir que os produtos sejam enviados, transportados e entregues aos clientes. Com gráficos detalhando cada etapa, é possível identificar as pequenas ineficiências e melhorá-las.
Priorização das Correções
Após finalizar a representação gráfica, analise o processo dentro do fluxo de trabalho atual e determine como este difere do gráfico ideal. Em seguida, é o momento de identificar as etapas de melhoria. Com base na urgência e gravidade das mudanças, é essencial priorizar as correções que são necessárias.
As ferramentas de mineração de processos permitem verificar o tempo exato necessário para concluir cada etapa. Isso ajuda a determinar rapidamente quais problemas requerem ação ou correção imediata.
Por exemplo, priorize a correção das ineficiências no fluxo de trabalho ou considere a correção dos gargalos, para reduzir o tempo e o uso de recursos na sua empresa.
Acompanhamento dos Fluxos de Trabalho
Na etapa final, a técnica de mineração de processos monitoriza continuamente os sistemas operacionais e cria registros de eventos para recolher dados sobre as métricas envolvidas.
Isso proporciona uma visão clara dos dados contínuos em tempo real, que indicam se o fluxo de trabalho está estruturado e se pode gerar resultados eficientes. Com esta técnica, é possível avaliar as melhorias realizadas, reduzindo os desperdícios e ineficiências anteriores.
Capacidades da Mineração de Processos
As capacidades da mineração de processos incluem:
#1. Descoberta de Processo
Identificação de processos: frequentemente, os utilizadores não têm uma visão completa de como os processos de negócios estão a funcionar. A mineração de processos ajuda a visualizar os processos como são na realidade, e permite que os utilizadores compreendam a situação através de dados em tempo real e registos de eventos.
Por exemplo, os departamentos de RH podem descobrir a complexidade do processo de recrutamento, para entender o ritmo do processo de contratação e reduzir a possibilidade de desistência dos candidatos.
Identificação de desvios de processo: as empresas que trabalham com diferentes fluxos de trabalho precisam compreender os seus desvios de processo. A descoberta de processos ajuda as empresas a identificar os desvios entre os processos reais e os processos ideais. Através de ferramentas de mineração de processos, os utilizadores podem identificar desvios de processo invisíveis, juntamente com a sua frequência.
Por exemplo, uma compreensão adequada dos processos ajuda uma empresa a simplificar os seus projetos de automatização. A maioria dos executivos acredita que a confusão no projeto inicial de RPA pode levar ao fracasso.
#2. Análise de Conformidade
- Análise de casos de não conformidade: as empresas sempre preferem processos padronizados. No entanto, atingir um alto nível de conformidade é um desafio. A mineração de processos ajuda a descobrir diversas variações de processos e os níveis de desvios.
- Identificação das causas principais: a mineração de processos deteta processos que diferem dos necessários. Por exemplo, as empresas identificam erros gerais ao detetar as causas principais. Elas podem classificar esses erros, investigar a razão e resolvê-los de forma eficaz.
#3. Validação de Processo
A mineração de processos utiliza dados em tempo real para fornecer informações sobre os seus utilizadores finais. Permite que as empresas validem as descobertas do processo para confirmar o seu fluxo atual. Adicionalmente, é utilizada para processos de conformidade e auditoria.
Por exemplo, uma empresa de consultoria fiscal pode analisar as suas transações e processos para auditoria, o que ajuda a reduzir o tempo de processamento em 50%.
#4. Melhoria de Processos
- Monitorização de desempenho: as ferramentas de mineração de processos oferecem uma interface amigável, que pode rastrear as medidas de KPI e ajudar a identificar os processos com melhor ou pior desempenho.
- Identificação de gargalos de processo: alguns processos podem ser otimizados em termos de desempenho, e as empresas podem identificar facilmente os gargalos através da mineração de processos. A eliminação desses gargalos irá melhorar o desempenho da sua empresa.
- Sugestão de melhorias: a mineração de processos oferece recomendações específicas para a sua empresa, com o objetivo de melhorar o desempenho. Algumas das sugestões podem ser:
Importância da Mineração de Processos
Os processos empresariais são complexos e têm muitas exceções. Se comparar o processo real com o ideal, descoberto pela mineração de processos, poderá verificar a complexidade e interconexão entre eles.
Assim, é fundamental que os empresários compreendam os seus processos, com o objetivo de identificar e prevenir gargalos. A mineração de processos oferece vários benefícios, tais como:
Custos Reduzidos
A mineração de processos permite que os utilizadores detetem áreas que necessitam de mudanças, como a automatização. Por outras palavras, uma técnica de mineração de processos pode fornecer uma visão clara de qual processo necessita de automatização e porquê. Automatizar os processos ajuda a aumentar a eficiência, o que resulta em redução de custos e economia de tempo.
Decisões Baseadas em Dados
Para tomar decisões corretas, é necessário ter dados de alta qualidade, que sejam relevantes, precisos, completos, disponíveis e acessíveis. Além disso, precisa de recursos de análise e visualização de dados abrangentes.
Infelizmente, a maioria das organizações não possui os dados adequados necessários para tomar decisões. É neste cenário que a mineração de processos auxilia, ao fornecer registos de eventos ou dados brutos para extrair a sequência do processo e eliminar lacunas de dados. Desta forma, obtém informações precisas e imparciais sobre processos completos, que suportam decisões informadas.
Ganhar Transparência
Como proprietário de uma empresa, compreende a urgência e o valor da transformação digital. Mas todos os seus responsáveis pela tomada de decisões estão a par dessa necessidade?
A mineração de processos é uma metodologia poderosa, que contribui para manter a transparência entre todos os membros da equipa. Esta técnica utiliza dados e ajuda os executivos a visualizar os processos e sistemas atuais, com base em tempo, dinheiro, reputação e qualidade de vida profissional. Além disso, demonstra o valor que a transformação digital pode trazer.
Compreensão Abrangente
Para fazer um investimento inteligente em tecnologia, precisa de se concentrar na compreensão da sua necessidade, bem como da situação atual do mercado. A mineração de processos auxilia nessa tarefa. Através dela, obtém uma ideia abrangente sobre diversos aspetos, incluindo:
- Saber se o seu investimento vale a pena, trazendo uma melhoria
- Identificar onde estão os problemas mais críticos
- Compreender as variações nos processos em toda a organização
Além disso, a mineração de processos permite identificar vantagens sem erros humanos.
Conformidade
Embora a auditoria de todas as atividades de negócios seja um processo demorado, uma análise mais rápida através de ferramentas de mineração de processos reduz essa lacuna.
Adicionalmente, estas ferramentas detetam processos não compatíveis, garantindo que tem conhecimento sobre esses problemas, para que os possa corrigir atempadamente. Uma empresa também pode reduzir o tempo necessário para realizar a análise do cliente utilizando técnicas de mineração de processos.
Melhor Experiência do Cliente
Ao descobrir áreas de melhoria, otimizar vários processos e identificar gargalos, o tempo geral do processo é reduzido. Isso permite uma entrega mais rápida de produtos ou serviços aos clientes e melhora a sua experiência. Como resultado, a confiança do cliente aumenta, o que ajuda a aumentar as receitas da empresa.
Casos de Uso da Mineração de Processos
#1. Serviços Financeiros
Ao criar um plano sólido para crescer e otimizar os serviços financeiros, precisa de experiência no assunto.
Através da mineração de processos, os gestores de serviços financeiros, líderes e responsáveis pela tomada de decisões podem visualizar rapidamente a execução dos processos em tempo real. Além disso, é fácil obter uma visão objetiva dos processos em curso, detalhando diversas unidades ou casos, visualizando tendências de alto nível, etc.
A mineração de processos ajuda a identificar variações, não conformidades e erros, com base na sua contribuição para os resultados da sua empresa.
#2. Excelência Operacional
Os gestores e líderes operacionais enfrentam constantemente novos desafios e procuram soluções para eles. Portanto, ao tentar migrar para uma nova tecnologia, certifique-se de reduzir a complexidade, otimizar a automatização e encontrar áreas para economizar dinheiro.
A mineração de processos ajuda a encontrar ineficiências nos seus processos empresariais e maximizar a capacidade de sistemas e funcionários. Além disso, ela pode rastrear todo o seu ambiente de negócios e permite que saiba o momento perfeito para agir sobre erros, não conformidades e ineficiências.
Adicionalmente, manter a transparência permite que todos os membros da equipa estejam cientes das decisões tomadas, o que ajuda a aumentar a colaboração e a eficiência operacional. Além disso, pode analisar os seus negócios através de diferentes perspetivas, para garantir que os recursos não são desperdiçados.
#3. Migração SAP
As empresas modernas encontram dificuldades em alcançar uma transformação completa com sucesso, sem integrar um sistema ERP. Durante a migração, as empresas enfrentam algumas dificuldades, incluindo:
- Má qualidade das informações sobre o processo
- Ausência de harmonização entre as unidades
- Lacunas de desempenho
- Mudança ineficiente
- Desafios de comunicação
- Variações desconhecidas no processo
Com a mineração de processos, as empresas podem visualizar os seus processos como se estivessem a passar por uma migração SAP. As ferramentas de mineração de processos auxiliam os especialistas da SAP, oferecendo transparência sobre os processos existentes no seu estado atual.
#4. Automatização Inteligente
Para maximizar o valor do seu investimento em automatização, pode utilizar a mineração de processos. Ao usar as ferramentas de mineração de processos adequadas, poderá atingir o seu verdadeiro potencial operacional e estar ciente das exceções, para as otimizar.
A mineração de processos ajuda a responder às seguintes questões:
- Qual será o ROI esperado para a iniciativa de automatização?
- Quais são as exceções de processo comuns?
- Qual processo é mais valioso para automatização?
- Como varia o investimento em vários países?
Para responder a estas perguntas, pode também usar outras técnicas de automatização inteligente, como a IA e RPA, em conjunto com a mineração de processos.
#5. Gestão de Pedidos
A gestão de pedidos abrange todo o processo, desde o processamento de pedidos dos clientes até à gestão das contas. Este processo de negócios envolve muitas variações. Através da mineração de processos, é possível visualizar o processo completo de gestão de pedidos. Visualizando as causas principais, a técnica demonstra como reduzir atrasos, retrabalho e alterações no pedido.
Adicionalmente, a mineração de processos permite identificar problemas em blocos de entrega e automatização, através de gráficos e análises. Também é útil no monitoramento contínuo do desempenho de todo o processo.
Conclusão
Uma empresa pode ter muitos processos e operações em execução, o que pode envolver diversas complicações, erros e ineficiências. Portanto, se deseja simplificar esses processos e geri-los de forma eficaz, é necessário usar técnicas modernas, como a mineração de processos.
A mineração de processos pode ajudar a melhorar a eficiência dos seus processos de negócios. Ajuda a detetar falhas e erros nas suas operações, e a encontrar as causas principais para que possa trabalhar imediatamente para corrigi-los. Atualmente, muitas organizações têm usado a mineração de processos para aprimorar os seus esforços, economizar tempo e obter mais lucros.
Pode também explorar algumas técnicas de mineração de dados e como usá-las.