O software HOA é inteligente para gerenciar associações de proprietários, condomínios e sociedades residenciais.
Gerenciar uma comunidade de proprietários ou associação residencial não é uma tarefa pequena. Na maioria dos casos, gerentes de HOA, proprietários de imóveis e membros do conselho relatam que as tarefas se acumulam, as solicitações de serviço permanecem pendentes e, finalmente, toda a comunidade sofre.
Aqui vem o software de gerenciamento HOA que digitaliza todos os dados, tarefas e solicitações de serviço da associação de proprietários. O operador só precisa executar alguns cliques do mouse para rodar toda a comunidade apenas a partir de um computador.
Continue lendo para saber mais sobre o software de gerenciamento HOA e alguns nomes populares que você deve conferir.
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O que é um software HOA?
O software de gerenciamento HOA ou ferramenta de associação de proprietários é um pacote de aplicativos dedicado a ajudar o pessoal de gerenciamento do HOA, gerentes de propriedade ou membros do conselho do HOA. As ferramentas HOA permitem digitalizar toda a operação e gerenciar comunidades pequenas a grandes a partir de um tablet ou laptop.
A maioria dos aplicativos de associação de proprietários são uma ferramenta de CRM completa. Uma ferramenta padrão pode incluir o seguinte:
- Banco de dados de contratos on-line
- Criador de sites
- Gerador de tickets de solicitação de serviço
- Gerente de solicitação de serviço
- E-mail HOA
- Conversa ao vivo via chat
- Gateways de pagamento
- Agendamento de eventos
- Financiamento de Serviços
- Notificações e lembretes
Um software HOA pode se concentrar em regulamentos, operações ou administração. No entanto, ferramentas de gerenciamento de HOA tudo-em-um cuidam de quase todos os requisitos. Assim, as ferramentas multifuncionais são mais econômicas do que o software HOA com funções individuais.
Principais recursos de um software HOA
Será esmagador para você sentar na frente da pesquisa do Google e começar a pesquisar aplicativos de gerenciamento de HOA. As ferramentas variam muito com recursos, funcionalidades e módulos de serviço. No entanto, você deve procurar os seguintes recursos antes de investir no software HOA:
Sistema de pagamento
O módulo de pagamento deve permitir os modos de pagamento online, cartão de débito, cartão de crédito, cheque e IVR. Além disso, uma vez que um membro tenha pago suas cotas, deve haver um rastreamento, registro e reconhecimento eficientes de tais pagamentos.
Banco de dados do residente
O banco de dados de membros da comunidade é o cérebro de qualquer aplicativo de gerenciamento de HOA. Aqui, você armazenará todas as informações sobre o associado, morador, proprietário, administrador do imóvel, locatário, funcionários de serviços, vigilantes, etc.
Também deve ser fácil de operar e não como você precisa de um especialista em banco de dados MySQL para realizar consultas, editar registros, etc. Deve haver uma interface gráfica de usuário para o banco de dados com campos automáticos onde você pode simplesmente inserir os dados. Além disso, para recuperação de dados, deve haver uma lista suspensa simples para escolher.
Portal do Residente
Deve haver um portal onde os membros da comunidade possam fazer login em seus perfis. A partir daí, eles podem atualizar seus registros relevantes para as regras e regulamentos do HOA.
Você também pode hospedar conteúdo exclusivo para membros no portal. Além disso, você pode permitir que os membros se comuniquem por e-mail, bate-papo e fóruns.
Acompanhamento e Relatórios de Finanças
Acompanhar a entrada e saída de dinheiro é crucial para qualquer comunidade HOA. A ferramenta deve permitir que você crie campos separados para ganhos e despesas. Além disso, deve haver um painel de visão panorâmica a partir do qual você possa ter uma ideia em tempo real sobre o saldo da tesouraria, o status do estoque etc.
Além disso, você também precisa de uma ferramenta de relatório de um clique para criar relatórios mensais, trimestrais e anuais e publicá-los on-line no site da HOA para transparência. Esses relatórios financeiros também o ajudarão a obter o status de organização sem fins lucrativos quando você usar a ferramenta HOA com qualquer software de contabilidade sem fins lucrativos.
Comunicações e conversas
Um módulo de comunicação separado deve possuir recursos como notificações push, e-mails, mensagens de texto, gerenciamento de contatos e compartilhamento seguro de informações.
Além disso, o módulo de comunicações deve registrar todas as conversas para fins de auditoria futura.
Agendamento e Gerenciamento de Eventos
Ter funcionalidades de gerenciamento e agendamento de eventos em seu software HOA é bom. Tais recursos ajudam você a gerenciar eventos como festas, comemorações, etc., de forma organizada.
Os benefícios do software HOA
- Os aplicativos de gerenciamento de HOA podem simplificar toda a documentação, pagamentos, solicitações de serviço, acompanhamento de tíquetes de serviço, envio de lembretes de pagamento, gerenciamento de livros financeiros e assim por diante.
- Os gerentes de propriedade podem recrutar funcionários de meio período como operadores de software e reduzir a equipe de operações do HOA para economizar dinheiro.
- Você pode digitalizar sem esforço todos os dados e documentos em um só lugar. Estão disponíveis para auditoria sempre que houver necessidade.
- Em vez de proteger documentos físicos com chave e cadeado, armazene dados na ferramenta HOA no local ou na nuvem com criptografia rigorosa.
- Ele melhora os relatórios financeiros, incidentais e de segurança para qualquer operação de HOA.
- O software pode revolucionar a forma como os moradores se comunicam. Assim, todos ficam atualizados sobre toda a comunidade.
Agora, encontre abaixo alguns softwares HOA populares e confiáveis para gerenciar suas comunidades residenciais sem esforço:
PayHOA
PayHOA garante funcionalidades completas e gerenciamento 100% online de HOAs de qualquer lugar. O software é adequado para todas as comunidades residenciais, como pequenos HOA, médios HOAs, grandes sociedades residenciais e várias comunidades.
A ferramenta de gestão da associação de residentes inclui módulos separados para finanças, gestão financeira, comunicação, documentos e solicitações. Ele também vem com as seguintes funcionalidades adicionais:
- Criação e hospedagem de sites personalizados para colocar seu HOA online
- Lockbox para digitalização digital de cheques e encaminhamento para centros de processamento
- Um livro eletrônico que rastreia todos os cheques processados pelo Lockbox
A ferramenta está disponível por um período de teste de 30 dias sem nenhum cartão de crédito. Se você achar o aplicativo satisfatório, poderá se inscrever dependendo das unidades que precisa gerenciar. Possui um esquema de assinatura flexível para 0 a 50 unidades, 51 a 150 unidades e até 301 a 500 unidades.
ADDA
O ADDA é outro sistema abrangente de gerenciamento de sociedade residencial que oferece cobrança, contabilidade, comunicação, suporte técnico e segurança. Você precisa obter três naipes diferentes da ADDA para projetar um sistema de gerenciamento de HOA completo. Esses trajes são:
- ADD ERP
- Porteiro ADDA
- Clube ADDA
A ADDA também oferece um aplicativo móvel proprietário, o Apartment SuperApp, para acessibilidade conveniente do HOA para gerentes de propriedade, moradores e equipe de serviço.
O ADDA ERP é principalmente para helpdesk, comunicação com a comunidade, contabilidade, gerenciamento de despesas, pagamentos, faturamento, relatórios administrativos, ativos HOA e gerenciamento de estoque.
Por outro lado, o ADDA Gatekeeper é para gerenciamento de visitantes, gerenciamento de equipe de serviço, mudança, mudança, gerenciamento de veículos, integração de segurança e serviços de emergência.
O ADDA Clubhouse é seu melhor amigo para gerenciar serviços recreativos da comunidade, como reserva de locais on-line, gerenciamento de acesso a eventos e contabilidade de contas de clubhouse.
Rentec Direto
Rentec Direct é um software de gerenciamento de propriedades com recursos incorporados para gerenciamento de HOA. Seus serviços fundamentais são para gerentes de propriedades, proprietários e triagem de inquilinos. Uma assinatura padrão deste aplicativo HOA fornecerá os seguintes serviços:
- Um site profissional para a comunidade residente ou necessidades de aluguel
- Sistema de contabilidade de serviço completo, incluindo bancos, propriedades e inquilinos
- Realizar triagem de antecedentes dos inquilinos antes de assinar contratos
- Portal de pagamento online para inquilinos
- Gerenciamento de documentos imobiliários baseado em nuvem
Seu sistema de assinatura oferece dois produtos. Estes são Rentec Pro e Rentec PM.
Rentec Pro é indicado para quem administra seus imóveis. Se você é um membro do conselho do HOA, pode obter esta ferramenta e atribuir um operador para gerenciar todas as tarefas operacionais e administrativas.
Pelo contrário, Rentec PM é para gerentes de propriedade que administram vários proprietários e seus ativos. Ele inclui todas as funcionalidades do Rentec Pro e, adicionalmente, fornece o aplicativo móvel do Portal do Proprietário e os serviços de gerenciamento e relatórios de contas de confiança.
Edifício
Buildium é uma plataforma unificada de gestão de propriedades que é simples de usar. Seus principais recursos incluem os seguintes:
- Operações de negócio
- Locação
- Contabilidade e Pagamentos
- Marketing
- Desempenho dos negócios
Dependendo das opções que você escolher acima, os recursos variam um pouco. No entanto, em geral, você obtém as seguintes funcionalidades com a assinatura Essential adequada para gerenciamento de HOA:
- Site de administração de imóveis
- Solicitações de manutenção
- 1099 Arquivamento eletrônico
- Centro residente
- Pagamentos online
- Portfólio para gerentes de propriedade
- Triagem de inquilinos
O software HOA não é apenas para sociedades residenciais. Você também pode usar essa ferramenta se gerenciar portfólios como Residência Estudantil, Residência Acessível, Propriedades Comerciais e Associações Comunitárias.
Smartwebs
Smartwebs é mais um provedor de aplicativos de gerenciamento de HOA de tendências que oferece várias soluções. Assim, dependendo das necessidades de sua associação de moradores, você pode escolher entre apenas uma ferramenta de gestão, uma ferramenta de contabilidade ou um software tudo-em-um.
SmartBooks é o software de contabilidade HOA proprietário da Smartwebs. Ele automatiza tarefas demoradas de cobrança de pagamentos, oferecendo pagamentos recorrentes online, processamento de cobrança, lembretes de pagamento, etc. Também inclui um sistema de pagamento de fornecedores.
A ferramenta Smartwebs Management oferece todas as funções padrão para operações não financeiras para HOAs de qualquer tamanho. Suas funcionalidades incluem Violações, Arquitetura, Ordens de Trabalho, Comunicações e SmartPortals.
No entanto, se você deseja que um aplicativo all-in-one gerencie tudo, pode obter a Smartwebs One Platform com a assinatura All-In-One.
Yardi Breeze
O Breeze é uma ferramenta de gerenciamento HOA agradavelmente simples da Yardi Systems. Sua ferramenta possui diferentes funcionalidades para diferentes tipos de ativos imobiliários. A seguir estão as classes de ativos que o Breeze suporta:
- Comunidades Residenciais
- Espaços Comerciais
- Habitação a preços acessíveis
- Instalações de auto-armazenamento
- Associações Residenciais
- Carcaça Manufaturada
- PHA
Você pode usar a ferramenta Associações Residenciais para todas as operações e necessidades administrativas do HOA. Suas principais características são:
- Gestão da propriedade
- Acompanhamento da comunidade
- Manutenção
- Contabilidade
- Cobrança de taxas
- Contas a pagar
- Configuração e suporte
- Complementos
O software de Associações Residenciais vem apenas com a assinatura Breeze Premier. Tem uma taxa de pagamento por unidade por mês com um compromisso de pagamento mensal mínimo.
Mensal
Se você estiver procurando por aplicativos HOA crescendo rapidamente no setor, a Monthli deve ser sua primeira escolha. Em primeiro lugar, o software HOA é totalmente gratuito. Se você deseja economizar dinheiro com os custos operacionais e administrativos de suas sociedades residenciais, você pode usar esta ferramenta.
Ele vem com recursos exclusivos de gerenciamento de HOA, e são eles:
- Módulo de listas para integração de membros da comunidade
- Comunicações com ferramentas e preferências de moderação
- Sistema de gerenciamento de documentos e entrega de correspondência física
- Fluxo de trabalho de emissão de tíquetes para solicitações de serviço
- Notificações e lembretes
- Agendamento e gerenciamento de eventos
Embora a ferramenta seja gratuita, ela fornece serviços pagos opcionais, como seguro, fornecedores de reparo de terceiros, etc., para ganhar dinheiro.
Controle de condomínio
O Condo Control é mais um software HOA fácil de usar que os membros do conselho, gerentes de propriedade e moradores podem usar de forma independente. Assim, os HOAs economizam muito dinheiro na equipe administrativa. Além disso, tudo funciona digitalmente no Condo Control, e você economiza gastos com documentos em papel.
O terno de controle de condomínio possui recursos dedicados para atender a várias entidades imobiliárias, como condomínios e cooperativas, HOAs e comunidades, empresas de gerenciamento, gerenciamento de segurança e gerenciamento de instalações.
Você pode assinar o plano Condo Control Core para HOAs de baixo perfil. Pelo contrário, obtenha o plano Premium para HOAs de alto perfil e grandes que precisam de segurança extra, concierge, manutenção de registros e comunicações.
AppFolio
AppFolio Property Management moderniza seu HOA com soluções de proptech robustas. Ele permite que os moradores gerenciem sua associação sem contratar contabilidade externa ou equipe de gerenciamento de propriedade. A ferramenta também é adequada para grandes associações comunitárias e agências de gestão de propriedades comerciais.
O software AppFolio HOA possui todas as funcionalidades para que você não precise comprar outro software para auxiliar no gerenciamento do HOA. A ferramenta pode lidar com comunicações, tíquetes de serviço de reparo de habitação, contabilidade, relatórios, leasing, marketing e gerenciamento.
Concierge Plus
O Concierge Plus facilita a vida de empresas de segurança e gerentes de propriedades. Este software HOA desorganizado oferece novas maneiras de deixar os moradores e conselhos do condomínio felizes, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade das operações diárias do HOA.
A ferramenta está disponível para diversas classes de ativos imobiliários como Condomínios, Condomínios, HOAs, Residências Multifamiliares e Empresas de Gestão de Imóveis.
O aplicativo de gerenciamento HOA foi dividido em três módulos. São eles Gerenciar, Comunicar e Integrar. Embora a ferramenta exiba centenas de recursos, o preço não é público. Você precisa agendar uma avaliação ou demonstração para obter uma cotação personalizada.
Conclusão
As razões para investir no software HOA são inúmeras. Essas ferramentas permitem que você conecte proprietários, moradores, proprietários e gerentes de propriedade de forma eficiente. Embora o software o ajude a atingir suas metas de gerenciamento de comunidade residencial, você também economiza algum dinheiro.
No entanto, antes de comprar o software HOA, você pode dar uma olhada nas ferramentas acima. Estas são algumas das principais opções do mercado e fornecem recursos padrão para administrar uma associação de proprietários de maneira conveniente.
Terraplenagem e construções são duas cabeças desafiadoras que as associações de moradores precisam lidar com frequência. Portanto, você também pode conferir essas ferramentas de CRM de construção e software de estimativa de terraplanagem para futuros projetos de renovação.