O Smartsheet surge como uma solução contemporânea para o gerenciamento de projetos, oferecendo recursos avançados que atendem a equipes de todos os portes, aprimorando a maneira como elas coordenam e executam suas iniciativas.
Nos cenários de trabalho atuais, a sinergia e a colaboração são elementos cruciais para o sucesso. É essencial que as diversas equipes atuem em sincronia para agilizar processos e alcançar resultados positivos de forma mais eficiente.
Para isso, é fundamental dispor de recursos robustos de colaboração e gerenciamento de fluxo de trabalho, características cada vez mais procuradas em softwares de gestão de projetos.
Introdução
O Smartsheet se destaca como uma plataforma de gerenciamento de projetos dotada de funcionalidades robustas. Em um mercado saturado de ferramentas online, a escolha da opção ideal para uma equipe pode ser desafiadora.
O potencial do Smartsheet o torna uma alternativa promissora.
Para auxiliar na decisão sobre se ele é a solução mais adequada para a sua equipe, apresentamos uma análise detalhada do Smartsheet, explorando seus recursos, capacidades e planos de preços.
Como o Smartsheet Pode Ajudar?
Com a confiança de mais de 90% das empresas listadas na Fortune 100, o Smartsheet oferece ferramentas para automatizar processos, gerenciar projetos e escalar operações, adaptando-se a portfólios e programas de nível empresarial. A plataforma apresenta soluções customizadas para otimizar fluxos de trabalho em qualquer escala.
O Smartsheet disponibiliza recursos poderosos que permitem aos membros da equipe criar soluções de forma rápida e eficiente. Através de uma gama diversificada de funcionalidades, como visualizações, relatórios, painéis e fluxos de trabalho, é possível monitorar e registrar planos, cronogramas e recursos. A ferramenta se adapta às necessidades empresariais, sejam projetos pontuais ou iniciativas complexas.
Empresas de diferentes dimensões podem expandir suas operações com segurança, agregando valor à medida que as demandas de negócios crescem.
O software também oferece integração com várias ferramentas e tecnologias, simplificando processos. A segurança dos dados é prioridade, garantindo um ambiente seguro para as operações. A plataforma oferece total controle, permitindo que cada usuário a utilize da maneira que melhor se adapta às suas necessidades.
Recursos e Capacidades
A seguir, apresentamos os recursos e capacidades do Smartsheet:
Colaboração em Equipe
O Smartsheet promove a conexão entre os membros da equipe, impulsionando a colaboração. Seja gerenciando projetos de pequeno porte, processos complexos ou grandes portfólios, a ferramenta auxilia na condução de tarefas com maior segurança e flexibilidade.
A plataforma possibilita que os usuários planejem, automatizem, gerem relatórios e acompanhem o progresso do trabalho. O acompanhamento das tarefas pode ser feito através de diferentes visualizações, como Gantt, Calendário, cartão e grade, permitindo que cada equipe execute suas atividades de forma responsável e ágil.
Formulários para Coleta de Dados
A plataforma permite a coleta de dados consistentes e sem erros de stakeholders internos e externos por meio de formulários personalizados, que podem ser customizados com o logotipo, imagens e cores da marca.
Automação de Tarefas
A implementação de fluxos de trabalho, automatizados de forma simples e rápida, é possível em poucos minutos. Isso economiza tempo e esforço, permitindo que a equipe realize mais tarefas em menos tempo.
É possível automatizar processos repetitivos e tediosos através de alertas, bloqueio de linhas com base em horários predefinidos e alterações em planilhas, além da solicitação de aprovações e atualizações.
A plataforma permite a combinação de diferentes caminhos e ações condicionais por meio de um editor visual. Também é possível configurar fluxos de trabalho recorrentes, como lembretes diários e solicitações de status semanais.
Gerenciamento de Conteúdo
O Smartsheet facilita o planejamento, revisão e gerenciamento da produção de conteúdo, acelerando a finalização de projetos. A plataforma também permite a publicação de conteúdo no Brandfolder, uma ferramenta de gerenciamento de ativos.
Com o Smartsheet, a equipe tem uma visão clara do processo de produção de conteúdo por meio de planilhas de projeto concisas. O uso de lembretes e alertas automatizados garante que os designers cumpram os cronogramas estabelecidos. Além disso, as tarefas podem ser incluídas em painéis e relatórios, aumentando a visibilidade do progresso.
O software possibilita que clientes, fornecedores e colegas revisem o conteúdo sem acesso direto à planilha. O feedback detalhado pode ser fornecido através de anotações, aprovações e conversas.
A ferramenta ajuda a evitar gargalos nos processos por meio de revisões simultâneas. A gestão de versões de conteúdo também é simplificada, graças ao bloqueio automático e às atualizações facilitadas.
Centro de Controle do Smartsheet
O Smartsheet Control Center permite automatizar projetos e processos, garantindo a entrega consistente em larga escala. Ele facilita a automação da criação de projetos, a acumulação de análises de portfólio e a gestão de mudanças.
O gerenciamento da equipe é simplificado, permitindo que toda a carteira de projetos seja executada com eficiência, aproveitando as experiências corretas.
O processo de aprovação de novas solicitações de projeto é centralizado e controlado. Além disso, é possível usar blueprints para garantir a consistência na execução e relatórios, replicando automaticamente planos de projeto e fluxos de trabalho.
A plataforma oferece um console centralizado para a criação de projetos aprovados, facilitando a implementação automática de mudanças tanto em projetos novos quanto em projetos já existentes. O software também permite a conexão com planos de recursos, auxiliando no desenvolvimento da equipe certa para realizar as tarefas e realizar previsões de contratação.
O monitoramento da saúde do portfólio é feito por meio de análises, maximizando os resultados. Também é possível armazenar e relatar projetos históricos para garantir a conformidade e realizar análises de tendências.
Visibilidade Executiva
A plataforma centraliza os recursos e informações necessários para a equipe e permite que as partes interessadas tenham uma visão robusta e em tempo real do status dos projetos, utilizando recursos visuais e KPIs.
O Smartsheet oferece a funcionalidade Visualização Dinâmica, permitindo que os gestores compartilhem dados com as pessoas certas, quando necessário, tanto para edição quanto para visualização. A plataforma também facilita o gerenciamento de processos críticos com fornecedores, equipes externas e internas, e entre organizações.
O software possibilita o gerenciamento seguro de processos, com controle granular e colaboração aprimorada com base nas necessidades. Independentemente da complexidade das tarefas, o Smartsheet as simplifica, ao mesmo tempo em que oferece uma visão geral do progresso.
Além disso, formulários pré-criados facilitam a filtragem, coleta e visualização de solicitações. O fluxo de dados pode ser automatizado desde a atribuição até a revisão, aprovação e conclusão.
O Smartsheet também permite gerenciar a segurança e privacidade de dados de fornecedores terceirizados, garantindo a confiança na plataforma.
O controle de acesso baseado em condição ou controle de identidade garante a governança dos dados, enquanto a orientação no contexto auxilia os usuários por meio de etapas com proteções e instruções.
Aplicativos Simplificados
A navegação entre formulários, planilhas, relatórios, painéis e outras funcionalidades é simples, facilitando o trabalho em qualquer lugar: em casa, no escritório ou em trânsito. O aplicativo dedicado agrupa todas as tarefas em um único local.
Com o WorkApps, a criação de aplicativos móveis e web intuitivos, sem necessidade de habilidades em codificação, é facilitada. Em poucos minutos, o Smartsheet e conteúdo externo, como Google Docs ou painéis do Tableau, podem ser usados para criar esses aplicativos.
Modelos do WorkApps podem ser usados, ou o usuário pode começar do zero, adquirindo aplicativos de acordo com suas necessidades empresariais.
O WorkApp oferece uma experiência customizada, garantindo que todos os envolvidos colaborem de forma eficaz e se concentrem no conteúdo relevante.
A personalização da marca garante que o aplicativo pareça ter sido criado exclusivamente para a empresa. A plataforma permite executar projetos completos com uma experiência personalizada.
Governança e Controle
O Smartsheet oferece ampla governança e controle através de funcionalidades principais, soluções pré-construídas e complementos premium, transformando a forma como a equipe trabalha. Ferramentas como logs de atividades, centro de administração e outras oferecem maior controle sobre os processos.
O Centro de administração simplifica a configuração e gerenciamento da conta do Smartsheet em um único local. A interação com as ferramentas administrativas é facilitada por meio de um console de controle central, que oferece navegação simplificada entre relatórios de uso, gerenciamento de grupos e usuários e configurações empresariais.
O centro de administração permite rastrear as licenças, grupos e integrações que as pessoas podem acessar dentro da organização.
A visibilidade das configurações de conta e segurança é aprimorada, e recomendações são fornecidas para otimizar a configuração da conta de acordo com as melhores práticas do Smartsheet.
Fluxos de Trabalho Inteligentes
O Bridge automatiza os processos em diversas plataformas, utilizando uma interface sem código. A ferramenta conecta dados entre diferentes sistemas e atualiza tarefas rotineiras.
Isso aumenta a eficiência e precisão, permitindo que a equipe dedique mais tempo à inovação, sem se preocupar com etapas manuais ou depender de vários sistemas para armazenar dados e realizar o trabalho.
O Bridge elimina a necessidade de inserir dados repetidamente em sistemas como CRM, permitindo que a equipe se concentre em tarefas importantes. A ferramenta também possibilita a conexão de sistemas de registro com os processos certos, facilitando decisões baseadas em dados informados. Além disso, novas configurações entre os sistemas podem ser definidas e adaptadas às necessidades específicas.
Gestão de Recursos e Ativos Digitais
O Smartsheet libera o potencial das equipes, permitindo gerenciar, mensurar e distribuir o desempenho dos ativos. Além dos ativos, a plataforma auxilia na gestão de recursos.
O software facilita a mobilização da equipe para executar tarefas, o acompanhamento de orçamentos e cronogramas, e a previsão de necessidades de contratação.
O agendamento e a alocação da melhor equipe para cada projeto são simplificados, assim como a previsão de necessidades de contratação e a resolução de conflitos entre membros da equipe. A alocação de recursos é feita de forma eficiente.
A revisão de projetos, o acompanhamento das equipes e o agendamento de projetos de acordo com a capacidade da equipe são tarefas que o Smartsheet automatiza. As planilhas de horas pré-preenchidas permitem que as equipes enviem suas horas de trabalho, mantendo o foco nas suas responsabilidades.
Relatórios dinâmicos são utilizados para visualizar dados complexos, identificar tendências de projetos, planejar o crescimento e entender o desempenho em toda a organização.
A integração com a plataforma de gerenciamento de ativos digitais Brandfolder auxilia a equipe a gerenciar seu conteúdo, trabalhar em um único local e oferecer uma experiência aprimorada ao cliente. O impacto do conteúdo também é maximizado.
A distribuição de ativos é até sete vezes mais rápida, com funcionalidades como análise, medição, metadados de arquivos avançados, provas, Smart CDN e muito mais.
Integração
O Smartsheet se integra a diversas ferramentas e sistemas utilizados pelas empresas modernas, como Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads e Google Ads, entre outros.
A integração com esses serviços possibilita o compartilhamento eficiente de informações, aumento da colaboração e melhoria na tomada de decisões em toda a organização.
Outras capacidades:
- Além das funcionalidades mencionadas acima, o Smartsheet oferece:
- API
- Anexos de arquivo
- Linhas de base
- Visualizações de calendário e cartão
- Ligações celulares e conectores
- Chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente (CMEK)
- Colaboração de conteúdo
- Domínios de e-mail personalizados
- Controles de retenção de dados
- Geração de documentos e assinatura eletrônica
- Aplicativos móveis e portais
E muito mais
Modelos de Preços
O Smartsheet oferece diversos planos de preços para atender às necessidades de negócios. A plataforma se adapta a diversos cenários, seja para gerenciar projetos de forma eficaz ou para padronizar práticas recomendadas em toda a organização.
A seguir, os planos de preços:
- Gratuito: Destinado a um usuário e até dois editores, este plano é ideal para iniciantes em gerenciamento de projetos e tarefas. Inclui recursos como 2 planilhas, 100 automações por mês, armazenamento de anexos de 500 MB e outras funcionalidades.
- Pro: Com um custo de $7 por mês, este plano é ideal para até 10 usuários e visualizadores ilimitados. É adequado para equipes que desejam rastrear, gerenciar e compartilhar projetos. Inclui todos os recursos do plano gratuito, além de planilhas, relatórios, formulários e painéis ilimitados, 250 automações por mês, 20 GB de armazenamento de anexos e mais.
- Business: Com um custo de $25 por mês, este plano é recomendado para empresas que desejam gerenciar programas e projetos com múltiplos editores e que necessitam de mais recursos. Inclui todos os recursos do plano Pro, além de automação ilimitada, 1 TB de armazenamento de anexos e muitos outros recursos avançados.
- Empresa: Para organizações que executam processos em grande escala com controles de nível empresarial, este plano é customizado, sendo necessário entrar em contato com a equipe de vendas para obter um orçamento. Inclui todos os recursos do plano Business, além de armazenamento ilimitado de anexos, mais integrações, domínios de e-mail personalizados e recursos ainda mais avançados.
Smartsheet vs. Monday
O Smartsheet é frequentemente comparado ao monday.com, pois ambos são softwares de gerenciamento de projetos com funcionalidades semelhantes. Ambos funcionam como sistemas de gestão de recursos, tarefas e portfólio. O acesso é possível através de um navegador web ou aplicativo móvel em Android e iOS.
Contudo, cada plataforma possui características que as diferenciam.
Onde o Smartsheet se Destaca Sobre o Monday
O Smartsheet é uma plataforma fácil de aprender e usar. A plataforma oferece suporte e treinamento da comunidade, permitindo que os usuários aprimorem suas habilidades e se tornem especialistas. Sua flexibilidade permite a mudança entre listas de tarefas, visualizações de cartão e programação.
O Smartsheet oferece diversas visualizações como quadro de Gantt, Calendário e Kanban, além de lembretes, dependências de tarefas e uma hierarquia de tarefas com mais de quatro níveis. Já o monday.com oferece apenas um quadro Kanban.
Na gestão de trabalho, o Smartsheet oferece relatórios, formulários, gráficos com dados em tempo real, painéis, campos personalizados, classificação em vários níveis, mais de 50 funções de fórmula e outras funcionalidades. O monday.com oferece apenas campos personalizados, formulários e formatação condicional, enquanto outros recursos estão disponíveis somente em planos superiores.
Para colaboração, ambas as plataformas são eficazes, mas recursos como histórico de alterações, solicitações de atualização automatizadas, revisão e formulários de ramificação estão disponíveis apenas no Smartsheet.
O Smartsheet também se destaca na segurança, com funcionalidades como EPM, chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente (CMEK), SSO, logs de atividades e relatórios.
O Smartsheet é recomendado para equipes de serviços profissionais, devido à sua flexibilidade, recursos avançados e funcionalidades de segurança e privacidade.
Onde o Monday.com se Destaca Sobre o Smartsheet
O monday.com possui uma interface amigável, adequada tanto para iniciantes quanto para especialistas. O software se integra aos e-mails do usuário de forma eficiente, garantindo que todas as mensagens e atualizações sejam recebidas.
A plataforma oferece um conjunto de recursos de produtividade que permite que várias pessoas trabalhem no mesmo projeto simultaneamente. O rastreamento de dependência, o gerenciamento de tarefas e o gerenciamento de calendário visual são aprimorados. A integração com outras ferramentas também é simplificada.
O monday.com oferece um plano gratuito, permitindo que novos usuários comecem a usar a plataforma mais rapidamente. O software é adequado para startups e freelancers que desejam um sistema de gerenciamento de tarefas para otimizar a produtividade sem gastar muito.
Considerações Finais
O Smartsheet é uma ferramenta robusta, com recursos e funcionalidades que facilitam o gerenciamento de tarefas e projetos.
A plataforma oferece tudo o que é necessário em um software de gerenciamento de projetos, desde colaboração, gerenciamento de tarefas e integração até segurança e conformidade. O plano gratuito e a avaliação gratuita de 30 dias permitem que as equipes avaliem a ferramenta e determinem se ela atende às suas necessidades.
Recomenda-se também verificar o que é uma ordem de serviço.