No âmbito dos espaços comerciais, as empresas deparam-se com projetos complexos que precisam executar com minucioso rigor. Para isso, é fundamental agilizar as operações para que não haja imprevistos de última hora.
Os espaços comerciais utilizam ferramentas visuais para suas operações contínuas e gerenciamento de projetos. Na intrincada rede de fluxos de trabalho, uma dessas ferramentas visuais é o diagrama SIPOC. Ele fornece clareza e planejamento estratégico no domínio do gerenciamento de projetos de negócios.
Assim, se você se esforça para alcançar a excelência operacional em uma organização, alavancar seu poder ajuda. Mas o que é uma ferramenta SIPOC e como criá-la?
Os diagramas SIPOC fornecem uma visão panorâmica, registrando como as entradas serão transformadas em resultados acionáveis para alcançar as saídas desejadas. Além disso, também inclui como os clientes obterão essas entregas.
SIPOC significa Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes, que mapeia todo o ciclo de Gestão de Projetos Empresariais. Ele compreende etapas que descrevem o processo e iluminam seu funcionamento interno. Esse breve visual também pode ser imaginado como um projeto para um projeto.
Assim, sua equipe pode colaborar efetivamente em tempo real para a solução ativa de problemas. Para uma organização, é nada menos que uma bússola que ajuda a saber a direção que se deve seguir.
Assim, seus esforços não serão vagos, pois você terá uma abordagem estratégica e estruturada para prosseguir. Vamos embarcar na cativante jornada dos diagramas SIPOC e nas abordagens de criação mais fáceis!
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Do que é composto um diagrama SIPOC?
Agora que você sabe o que são diagramas SIPOC, deve estar se perguntando o que significa cada um de seus elementos. Sem mais delongas, vamos aos detalhes!
✔Fornecedores: Todo negócio ou projeto precisa de recursos que levem o projeto à conclusão. A parte de fornecedores do diagrama trata de quem fornece os recursos, incluindo mão de obra, materiais, investimentos, etc., necessários para o projeto.
✔Entradas: Enquanto a parte do Fornecedor diz quem atuaria como seu fornecedor para o projeto, a parte da entrada conterá o que você precisa. São matérias-primas, finanças exatas, equipamentos e similares.
✔Processo: Processo é o plano de ação para executar o projeto em uma série de tarefas.
✔Saídas: As saídas contêm o resultado do projeto que seria gerado após o término do processo. Estes incluem as entregas como produtos e outros resultados tangíveis ou intangíveis.
✔Clientes: São as pessoas que receberão o produto ou resultado do projeto. Os clientes são geralmente partes interessadas ou clientes internos.
Cada um dos elementos-chave é definido para criar um diagrama SIPOC adequado.
Qual é o papel de um diagrama SIPOC?
Um diagrama SIPOC é uma parte essencial do gerenciamento de projetos de negócios (BPM). Não é essencial para todos os projetos da empresa, mas simplifica os maiores e mais complexos. Assim, é uma ferramenta visual que ajuda a melhorar o resultado.
Ele fornece uma breve compreensão de quem fornecerá os suprimentos, o que é necessário, como executar o plano, os resultados finais que serão obtidos e quando os consumidores receberão os produtos.
Como o diagrama SIPOC ajuda?
Muitos de vocês pensariam nos diagramas SIPOC como formalidades desnecessárias e discutiriam a ideia de preparar um. Embora você tenha muitos motivos para não optar por um diagrama SIPOC, temos vários motivos principais para melhorar seus projetos de negócios.
✔Ajuda a economizar custos: é um plano do que você precisa para um projeto, incluindo mão de obra, custo, recursos e outras coisas. Você também obtém uma lista dos lucros. Os SIPOCs, por mapearem todo o projeto, ajudam você a visualizar o que precisa e o que não precisa. Você pode se concentrar em áreas em que pode economizar dinheiro, tornando o projeto econômico.
✔Começa o processo estrategicamente: Você pensaria que o diagrama SIPOC não é uma entidade em tempo real, nem alguns de seus clientes exigiriam isso como um processo do projeto.
Bom, ao fazer o diagrama SIPOC, você já começa a planejar os suprimentos, fornecedores, qual pessoal iria contribuir, etc. Assim, com uma abordagem estratégica, o resultado seria melhor, resultando em um melhor rendimento e evitando de última hora problema.
✔Uma vantagem sobre os recursos: Ao apresentar um Diagrama SIPOC na frente de sua equipe ou pessoal envolvido, mais pessoas podem dar uma espiada nele. Assim, várias pessoas podem compartilhar suas opiniões, conselhos e ideias que podem ser consideradas para executar melhor as coisas e, na maioria das vezes, resulta em menor uso de recursos.
Assim, o Diagrama SIPOC é uma parte essencial do gerenciamento de projetos que ajuda a melhorar a eficiência e, assim, aumentar os projetos.
Exemplo de Diagrama SIPOC
A ideia básica do diagrama SIPOC é entender a entrada e a saída de um processo desde o início até a conclusão. Neste exemplo, discutiremos o processo de compra do carro.
Fornecedor: Concessionárias, Particulares, Empresas.
Entrada: Modelo de carros, especificações, preços.
Processo: Implementação do Test Drive, Seleção de modelos de carros que passam no pré-test drive com sucesso, Processo.
Saída: Carro, Papelada, Contrato de Serviço.
Cliente: compradores de carros, empresas, revendedores.
Isso simplesmente descreve o processo seguido e as etapas tomadas para chegar ao resultado final. Com a ajuda das ferramentas mencionadas abaixo, você pode criar seu próprio diagrama SIPOC de acordo com os requisitos.
Lucidchart
O Lucidchart é uma das plataformas de criação de ferramentas visuais mais amigáveis para iniciantes. Você pode criar diagramas SIPOC usando a ferramenta online ou baixar seu aplicativo Android. Existe um modelo específico que você pode personalizar de acordo com suas necessidades. No entanto, antes de usar o modelo, você deve se inscrever ou se inscrever no Google, Slack ou Office 365.
Características
- Você pode adicionar até 60 formas em um único diagrama no plano gratuito e mais no plano pago.
- Pode se integrar com plataformas como Jira, GitHub, Slack e outras e até mesmo importar seus dados.
- Crie versões melhores comparando dois documentos, pois destaca as diferenças.
- A colaboração em tempo real é mais gerenciável com pedidos de registro de data e hora, nomenclatura de versões e recursos de controle de acesso.
- Layout fácil e GUI bem organizada para atualização rápida.
Não é de admirar que o Lucidchart seja uma excelente ferramenta de diagramação para criar SIPOC e outros diagramas desse tipo. Com a versão gratuita pode usá-lo para diagramas básicos. Para avanços, você precisa atualizar para a versão pro.
Paradigma Visual
O Visual Paradigm, como o nome sugere, ajuda a mapear os paradigmas envolvidos em qualquer processo. Assim, você pode criar qualquer diagrama com ele, e os usuários adoram criar diagramas SIPOC. Possui uma gama decente de 200 modelos que você pode personalizar para o seu projeto.
Características
- Uma vasta gama de ferramentas incorporadas para criar convenientemente o SIPOC desejado.
- Desenhe diagramas SIPOC como Visio Drawings e importe-os para o Visual Paradigm para colaboração em tempo real.
- Ele permite incorporar diagramas e integrá-los ao Word, PowerPoint, Outlook e plataformas semelhantes do Microsoft Office.
- Suporta a exportação de diagramas SIPOC para PNG, JPG, PDF, SVG e formatos de arquivo semelhantes.
O que os usuários adoram na ferramenta é que eles não precisam de treinamento prático para usá-la porque é amigável para iniciantes. Além disso, não há limitação quanto ao número de formas, linhas ou elementos que você pode usar. Portanto, é uma ferramenta abrangente para facilitar a criação de diagramas SIPOC.
Creately é outra ferramenta de diagramação que funciona bem para colaboração também. Sua tela possui diversos recursos para você customizar os templates do SIPOC de forma inteligente. Anteriormente conhecida como plataforma de gerenciamento de trabalho, é a número um devido à sua tela universal inteligente. Então, vamos embarcar no que o torna incrível!
Características
- Edição fácil com um recurso intuitivo de arrastar e soltar.
- Permite que você forneça controles de acesso à sua equipe.
- Possui o recurso de reestruturar gráficos quando necessário.
- Possui um recurso de votação embutido para opiniões sobre a ferramenta.
- As integrações CMS permitem que você salve seus diagramas lá ou importe dados deles para os diagramas SIPOC.
- Contém uma opção de compartilhamento de tela embutida para transmitir diagramas em reuniões.
Você pode usá-lo online e offline. Para o caso inicial, você pode usar o link para acesso a qualquer momento. Além disso, para este último, você pode baixar a ferramenta, que pode ser executada em computadores Windows, Mac e Linux.
Asana é principalmente um CRM, mas permite que você crie seus diagramas ou modelos SIPOC sem nenhum custo. Embora seja mais distinto do que outros, seus recursos são bastante avançados para diagramas de gerenciamento de projetos de negócios de nível superior. Vamos dar uma olhada neles.
Características
- Crie SIPOCs sem código usando poucos cliques, e você também pode automatizar com seus Workflow Builders
- As integrações com Slack, Creative Cloud e Zoom ajudam você a demonstrar diagramas rapidamente em sua reunião.
- Também pode personalizar a partir de modelos existentes.
- Diferentes formas e cores para criar um diagrama bem indicado.
O Asana é uma das ferramentas mais avançadas usadas no espaço comercial devido ao avanço e à automação do local de trabalho que oferece. Além disso, com uma GUI fácil, facilita a criação do processo.
Palavras Finais
Os diagramas SIPOC são uma parte essencial do gerenciamento de projetos de negócios. Você pode usá-lo para planejar a planta do projeto e, portanto, pode rastrear cada um dos fornecedores, suprimentos, equipe envolvida, planos esperados, resultado e entrega ao cliente.
Então, você pode dividi-lo em marcos e saber qual fase será concluída no tempo necessário. Uma implementação estratégica ajuda a economizar custos, dá uma vantagem sobre os recursos, economiza tempo, melhora a eficiência e, consequentemente, aumenta os lucros.
Você também pode explorar alguns criadores de fluxogramas inteligentes para criar processos, diagramas e muito mais.