Ao utilizar a ferramenta de limpeza da caixa de entrada, você provavelmente notou o botão “AutoArquivar”. Contudo, talvez você tenha dúvidas sobre seu funcionamento e as consequências de seu uso. Vamos explorar o que essa funcionalidade faz e como você pode implementá-la.
Ao clicar em “AutoArquivar”, o sistema percorre todas as pastas do Outlook, aplicando as regras de autoarquivamento que você configurou. É importante saber que a configuração padrão é “não fazer nada”, portanto, clicar no botão não causa nenhum efeito adverso. No entanto, se o seu objetivo é mover itens antigos para um local separado, a função AutoArquivar é ideal para automatizar esse processo. Vamos aprender como configurá-la e utilizá-la.
Ativando o AutoArquivar
O primeiro passo é habilitar o recurso AutoArquivar e definir suas preferências. Acesse “Arquivo > Opções > Avançado” e clique em “Configurações de AutoArquivar”.
Enquanto a opção “Executar AutoArquivar a cada” estiver desativada (o que é o padrão), o recurso não será executado.
Ao marcar a opção “Executar AutoArquivar a cada”, todas as outras opções se tornarão acessíveis.
Diferentemente da “Limpeza de pasta”, que possui uma janela de configurações em “Opções de arquivo” e permite que você aplique essas configurações manualmente em qualquer pasta, as opções de AutoArquivar exibidas aqui são as configurações padrão. Cada pasta com AutoArquivar ativado pode usar essas configurações ou você pode definir configurações personalizadas para cada uma. Veremos como fazer isso mais adiante. Primeiramente, vamos analisar as configurações padrão.
Configurando o AutoArquivar
É fundamental notar que, ao habilitar o AutoArquivar, ele será executado a cada 14 dias por padrão. Você pode alterar esse intervalo utilizando as setas ou inserindo um número entre 1 e 60 dias. Se inserir um valor superior a 60, o Outlook exibirá uma mensagem de erro ao tentar salvar e você precisará ajustar o valor.
A próxima opção, “Avisar antes da execução do AutoArquivar”, faz com que o Outlook exiba uma mensagem antes do início do processo. Isso permite que você revise as configurações ou cancele a execução, se necessário.
As demais configurações determinam quais itens serão arquivados e o que acontecerá com eles. A primeira opção, “Excluir itens expirados (pasta de e-mail apenas)”, refere-se a e-mails que possuem data de vencimento. Isso não afetará tarefas ou eventos, mesmo que você habilite o AutoArquivar para essas pastas.
As outras configurações se aplicam a todos os itens, incluindo e-mails, eventos de calendário, tarefas, notas e entradas de diário.
Assumindo que você mantenha “Arquivar ou excluir itens antigos” ativado, o padrão do Outlook é mover itens com mais de seis meses para um novo arquivo .pst, chamado “Arquivo” (por padrão). Este arquivo será visível no painel de navegação, permitindo que você acesse os itens arquivados sempre que desejar. É possível alterar o valor “Limpar itens anteriores a” para qualquer valor entre 1 dia e 60 meses, selecionar um arquivo .pst diferente ou escolher “Excluir itens antigos permanentemente”.
Tenha cuidado, pois a exclusão ignora a pasta “Itens Excluídos” e seus itens serão permanentemente apagados do Outlook. Embora possam ainda estar acessíveis no seu servidor de e-mail, dependendo das suas configurações, não confie nisso. Use esta opção apenas se você realmente deseja excluir os itens de forma irreversível.
Ao clicar em “OK”, o AutoArquivar será habilitado e executado de acordo com o valor definido em “Executar AutoArquivar a cada” (14 dias por padrão), começando a partir de hoje. Portanto, você pode esperar que ele seja executado logo após a ativação. Em nossos testes, levou menos de 10 minutos entre habilitar o recurso e receber o aviso de que ele estava prestes a ser executado. É importante ressaltar que, por padrão, o AutoArquivar opera em pastas específicas. Se você deseja que ele funcione em outras pastas ou se quer personalizá-lo para pastas diferentes, continue lendo.
Habilitando e Personalizando o AutoArquivar para Pastas Individuais
Por padrão, o recurso AutoArquivar é executado nas seguintes pastas:
Itens Enviados
Itens Excluídos
Calendário
Tarefas
Se você deseja que ele funcione em outras pastas, será necessário ativá-lo para cada uma delas (ou desativá-lo nas pastas nas quais não deseja que ele seja executado). Para isso, clique com o botão direito na pasta no painel de navegação e selecione “Propriedades”.
Você também pode acessar as propriedades da pasta selecionando “Pasta > Propriedades da Pasta” na faixa de opções. Para pastas como “Calendário” e “Tarefas” que não aparecem no painel de navegação, esta é a única forma de acessar as propriedades. Existe também a opção de ir diretamente para as “Configurações de AutoArquivar”, economizando um passo.
Na janela “Propriedades da Pasta”, clique na aba “AutoArquivar” para acessar as configurações específicas daquela pasta.
Na maioria das pastas, a configuração “Não arquivar itens nesta pasta” estará habilitada por padrão. Isso significa que a pasta será ignorada durante o processo de AutoArquivar. Se quiser que a pasta seja incluída, marque “Arquivar itens nesta pasta usando as configurações padrão”.
Se você deseja que as configurações do AutoArquivar sejam diferentes das configurações padrão, selecione “Arquivar esta pasta usando estas configurações” e ajuste as opções de acordo com suas preferências.
Se, em algum momento, você quiser que todas as pastas usem as configurações padrão, volte para “Arquivo > Opções > Avançado > Configurações de AutoArquivar” e clique em “Aplicar essas configurações a todas as pastas agora”. Isso fará com que todas as pastas que utilizam configurações personalizadas passem a usar as configurações padrão.
Após configurar as opções padrão e as configurações individuais para cada pasta, você pode deixar o AutoArquivar funcionando em segundo plano, liberando espaço e evitando que suas pastas fiquem sobrecarregadas.