Software de Gestão de Tarefas: Otimize a sua Produtividade
Um sistema de gestão de tarefas é uma ferramenta valiosa para coordenar equipes e acelerar a conclusão de projetos. Ele aprimora a comunicação e o fluxo de trabalho, tanto para equipes internas quanto externas, mesmo diante de novos projetos ou mudanças de prioridades.
À medida que a sua empresa cresce, organizar e gerenciar tarefas torna-se um desafio complexo. É crucial ter uma cooperação eficaz entre funcionários, departamentos e equipes para entregar projetos no prazo.
Segundo um estudo, cerca de 80% dos funcionários gastam quase metade da semana de trabalho em retrabalho devido à má comunicação. O mesmo estudo revela que 46% dos líderes de equipe admitem que cumprir os prazos é o maior desafio.
Felizmente, o software de gestão de projetos surgiu como solução para esses problemas.
O mesmo estudo aponta que este tipo de software pode poupar em média 498 horas de trabalho por ano por funcionário. Isso significa menos tempo gasto com painéis confusos, planilhas tediosas, notas adesivas perdidas, dificuldades em priorizar tarefas e em organizar emails.
Neste artigo, apresento as melhores ferramentas de gestão de tarefas que você pode usar para otimizar processos, gerir projetos de forma eficaz e melhorar a comunicação.
Vamos começar a explorar estas soluções!
O que é um Software de Gestão de Tarefas?
Um software de gestão de tarefas é uma ferramenta projetada para identificar, alocar, gerir e monitorar tarefas de forma organizada, tanto para o utilizador individual como para as equipes.
Geralmente, apresenta um painel intuitivo que exibe informações cruciais, como o número de tarefas em andamento, níveis de prioridade, tempo de alocação e prazos de entrega. Isso ajuda a ajustar horários com base na disponibilidade e evita conflitos.
Os gestores de tarefas modernos oferecem uma variedade de recursos, opções de personalização e integrações, facilitando a conclusão dos projetos sem esgotamento.
Organização Eficaz de Tarefas
A sua equipe, tal como você, podem estar a trabalhar em vários projetos simultaneamente. Isto inclui tarefas de projeto, posts para redes sociais, atividades de RH, faturas, contabilidade, agendamento de reuniões, e muito mais. Um software simplifica muito este processo, comparado ao uso de papel e caneta ou planilhas de Excel.
Controlo de Prazos
Vários projetos significam vários prazos, o que pode gerar confusão. No entanto, um software de gestão de tarefas simplifica o processo, exibindo prazos claros para cada tarefa no painel. Isso permite acompanhar o progresso de cada atividade e gerenciar tarefas e subtarefas.
Além disso, muitas ferramentas oferecem notificações automáticas por e-mail sobre prazos, garantindo que você seja avisado atempadamente para agir.
Colaboração Otimizada
O software permite uma colaboração em tempo real com as equipes, possibilitando a partilha de ideias e a convocação de membros para agir de forma imediata. Desta forma, não são necessárias reuniões prolongadas para discutir o estado das tarefas. A ferramenta oferece soluções práticas para otimizar o trabalho em equipa.
Agora, vamos analisar as melhores soluções de software de gestão de tarefas disponíveis:
Monday
Com o Monday, você pode gerir projetos de forma eficaz, desde tarefas simples até a gestão complexa de portfólios. Além dos recursos básicos, esta ferramenta inclui alocação de recursos, marcos do projeto, cronograma e gestão de riscos.
Visualize os seus projetos utilizando gráficos de Gantt robustos e gerencie as suas dependências, linhas de base e marcos em cada fase do ciclo de vida do seu projeto. Transfira insights para ações reais e tome decisões baseadas em dados em tempo real.
Reúna dados de diferentes programas e centralize-os numa única visualização. Dados atualizados auxiliam a gerir a carga de trabalho com base na capacidade atual e a alocar recursos de forma eficiente. Personalize automatizações para receber alertas de gestão de tarefas, aprovações de orçamento, e outros, e acompanhe o progresso do projeto.
Reúna todos os membros da sua equipe numa plataforma unificada e alinhe-os para impulsionar o projeto com maior agilidade. Personalize os fluxos de trabalho utilizando metodologias como Agile, Sprints ou Waterfall, de acordo com as necessidades do projeto.
Monitore o progresso do projeto com painéis de fácil utilização, que fornecem uma visão clara. O Monday oferece integrações com ferramentas como Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier e outras. Comece a utilizar esta ferramenta com um período de teste GRATUITO de 14 dias.
ClickUp
Personalize e gerencie tarefas com o ClickUp, uma ferramenta que oferece diversos recursos. Facilita a correção rápida e a reorganização de tarefas com base nos requisitos do projeto. Também permite atribuir tarefas e colaborar com a equipe através de chat em tempo real.
O ClickUp adapta-se às suas necessidades, permitindo personalizar fluxos de trabalho e duplicá-los conforme necessário. Inclui também um sistema de rastreamento de tempo com cronômetro integrado.
Visualize as tarefas de várias maneiras, como listas, quadros, calendários, diagramas de Gantt, formulários, e outros. Use comandos de barra para aceder rapidamente a atalhos e ajustar detalhes das tarefas. Também oferece modelos reutilizáveis para criar processos.
Outras funcionalidades incluem: filtragem e classificação de tarefas, gestão de tarefas recorrentes, barra de ferramentas multitarefa, hierarquia definida, listas de tarefas, arrastar e soltar, menções de tarefas, subtarefas, listas de verificação, reprogramação em massa, gestão de portfólios, e suporte a webhooks.
O ClickUp garante uma alta disponibilidade (99,99%) e oferece privacidade e segurança avançadas. Integra-se com mais de 1000 ferramentas como Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, e Intercom.
Wrike
Melhore a entrega de projetos e otimize o fluxo de trabalho com o Wrike, um software de gestão de tarefas confiável por mais de 2,3 milhões de utilizadores. Divida o trabalho em tarefas gerenciáveis com processos e visualizações personalizadas.
Habilite a colaboração em tempo real num espaço partilhado para organizar informações, atualizações e decisões. Evite reuniões de estado através de relatórios abrangentes e visibilidade para a equipe e o cliente. Personalize painéis para criar listas de tarefas prioritárias, classificando-as por prioridade e data de vencimento.
Utilize a automação para definir prazos, monitorar o progresso e discutir detalhes. Reduza tarefas administrativas com formulários personalizados e menções de colegas de equipe para alterações ou solicitações.
Diminua o número de e-mails com ferramentas de colaboração integradas no aplicativo. Planeje projetos e tome decisões sem a necessidade de e-mails extensos.
O Wrike adapta-se a diferentes metodologias como Agile ou Waterfall, permitindo visualizar tarefas em gráficos de Gantt, calendários ou quadros Kanban. Obtenha feedback contextualizado, garanta versões recentes de arquivos para os clientes, discuta alterações e resolva problemas em tempo real.
Gere relatórios personalizados com modelos ou crie-os do zero com informações valiosas para compartilhar ou exportar. Analise o desempenho de membros e equipes.
Integre o Wrike com ferramentas como Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, e Twitter.
Smartsheet
O Smartsheet é utilizado por diversas empresas em vários setores. O painel centraliza tudo para facilitar o planejamento e a colaboração.
Esta ferramenta usa automação para definir gatilhos que automatizam tarefas repetitivas. Permite visualizar tudo em diagramas de Gantt, quadros Kanban e outras visualizações.
Oferece relatórios em tempo real que fornecem dados importantes para correções de percurso. Integra-se com ferramentas como Google Drive, Slack, Microsoft Teams e Salesforce.
Experimente gratuitamente por 30 dias para entender por que é a ferramenta preferida de mais de 90% das empresas da Fortune 100.
Teamwork
Crie tarefas com personalização detalhada usando o Teamwork. Permite identificar gargalos e corrigi-los em tarefas planejadas e atribuídas.
Controle suas tarefas adicionando tags, alocações, estimativas de tempo e datas de vencimento. Visualize como sua equipe usa o tempo, veja listas de itens e decida estimativas estrategicamente. Use modelos para otimizar fluxos de trabalho e automatizar tarefas recorrentes.
Oferece modelos que economizam tempo, aceleram o trabalho e melhoram processos. Inclui modelos para gestão de projetos, tarefas e integração de clientes. Possui aplicativos móveis, suporte ao cliente e hospedagem na América do Norte, Austrália e Europa. Mantém altos padrões de segurança e integra-se ao HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive e Slack.
Paymo
Conclua projetos no prazo e trabalhe em múltiplas tarefas usando o Paymo. Facilita o planeamento, a colaboração e o monitoramento do progresso das tarefas.
Agrupe as tarefas e atribua-as a membros da equipa com facilidade. Mantenha uma visão geral das tarefas e atribua níveis de prioridade para concluir o trabalho dentro dos prazos.
O Paymo tem uma visualização detalhada de tarefas, que permite conversas em tempo real. Anexe arquivos do Google Drive ou do seu computador, com visualização direta no navegador. Oferece diferentes visualizações como Kanban, lista, Gantt, calendário e tabela. Adicione filtros avançados para personalizar a visualização das tarefas e crie marcos para destacar conquistas no ciclo de vida do projeto.
Nunca perca prazos de tarefas com alertas por e-mail. Transforme tarefas repetitivas em modelos e duplique projetos com elementos selecionados.
Asana
Gerir e monitorar tarefas torna-se simples com o Asana. Permite delegar tarefas e definir prazos, garantindo a conclusão pontual dos projetos.
Permite priorizar tarefas, facilitando o planeamento e a produtividade da equipa. A colaboração é melhorada com a partilha de arquivos, ideias e feedback. As visualizações de tarefas incluem:
- Visualização de lista para organizar detalhes
- Visualização de quadros para organizar o trabalho em quadros Kanban
- Visualização de calendário para identificar sobreposições
- Visualização da linha do tempo para mapear o trabalho e visualizar as relações entre tarefas
Inclui mensagens ilimitadas, registros de atividades, armazenamento de arquivos (100 MB/arquivo), colaboração com até 15 membros, visualização de responsáveis e prazos, resumo e visão geral do projeto, integrações de rastreamento de tempo e mais de 100 integrações com outros aplicativos.
O aplicativo móvel do Asana está disponível na App Store e no Google Play. O plano básico do Asana é GRATUITO. Os planos pagos começam em US$ 10,99 (anualmente) e oferecem painéis intuitivos, campos personalizados, relatórios e pesquisas avançadas, colaboradores ilimitados, formulários, regras, console de administração, marcos, entre outros.
Notion
O Notion é uma ferramenta robusta para planejar, executar e acompanhar projetos. Facilita a colaboração com a equipa, mantendo todos alinhados com um roteiro comum.
Compartilhe ideias e documente tarefas em bases de dados. O Notion permite personalizar as propriedades das bases de dados para criar um fluxo de trabalho produtivo. Visualize dados de várias maneiras: quadros, calendários, tabelas e filtros. Agrupe o trabalho, com cada item tendo sua própria página. Crie páginas dentro de páginas e mantenha tarefas relacionadas juntas.
Adicione informações úteis em projetos, crie bases de dados, rastreie subtarefas, adicione filtros e alterne facilmente entre projetos. Inicie conversas, adicione comentários e convide colegas para trabalhar em projetos, independentemente do seu local ou fuso horário.
O Notion permite o trabalho simultâneo e colaboração em tempo real. Notifica menções e comentários em projetos para uma resposta rápida. Está disponível como aplicativo web e para desktop em Mac, Windows, iOS e Android. A segurança inclui criptografia SSL, arquitetura baseada em nuvem e auditorias de segurança trimestrais. Também oferece logon único SAML no plano Enterprise.
Todoist
O Todoist garante que os seus projetos progridam no ritmo certo e sejam concluídos dentro do prazo, através da gestão e organização eficaz das tarefas. Visualize os projetos e acompanhe as atividades.
Use a função de “adição rápida” para capturar tarefas e organizá-las instantaneamente. Defina datas de vencimento recorrentes, priorize tarefas, crie subtarefas e adicione favoritos. Compartilhe a carga de trabalho com a delegação de tarefas, comentários e rastreamento de alterações.
Defina metas diárias ou semanais e visualize o progresso e as tendências de produtividade. O sistema Todoist Karma atribui pontos ao completar tarefas. Organize projetos com layouts simples e utilize modelos para preparar roteiros de produto ou agendas de reuniões.
Integre o Todoist com outras ferramentas, como Dropbox, Alexa e Google Calendar para organizar tudo centralmente.
Trello
O Trello é uma ferramenta popular de gestão de tarefas, utilizada por mais de 1 milhão de equipes. Comece com quadros, cartões e listas para organizar projetos, colaborar e melhorar a produtividade.
Expanda e personalize tarefas com funcionalidades adicionais. O Trello oferece recursos intuitivos para reuniões, eventos, projetos e definição de metas. Atribua tarefas, defina cronogramas, apresente métricas de produtividade e visualizações de calendário.
Use os cartões do Trello para organizar o trabalho, rastreá-lo e compartilhá-lo com colegas. Abra um cartão para encontrar listas de verificação, anexos, prazos e conversas. O Trello usa o “Butler” para reduzir cliques através de automação baseada em linguagem natural. Conecte o Trello com outras ferramentas, como Confluence, Dropbox, Evernote, Slack e Google Drive. O aplicativo móvel do Trello também está disponível para iOS e Android.
nTask Manager
O nTask Manager é uma ferramenta poderosa de gestão de projetos que ajuda a analisar, planear, colaborar e gerir tarefas diárias. Simplifica o planeamento de projetos, dependências de tarefas, gestão de recursos, resumo financeiro, planeamento e entregas.
O nTask Manager possui recursos como gestão de reuniões, rastreamento de problemas, lista de tarefas, folhas de horas, gestão de riscos e quadro Kanban. Também permite a integração com outras ferramentas.
Esta ferramenta oferece:
- Orçamento e resumo financeiro
- Planeamento de projeto
- Definição de marcos
- Alocação de recursos
- Vinculação de projetos e atribuição de tarefas
- Modelos de quadros pré-definidos
- Status personalizados
- Quadros Kanban ilimitados
- Anexo de documentos e comentários
- Múltiplos responsáveis
- Prioridade e status da tarefa
- Definição de datas reais e planejadas de entrega
- Linha de progresso
- Dependências de tarefas
- Criação de subtarefas
O nTask oferece flexibilidade e eficiência na gestão de tarefas. A ferramenta também auxilia na tomada de decisões, melhorando a comunicação e a responsabilidade da equipe. Ideal para monitorar o tempo gasto em tarefas, gerar relatórios de folhas de horas e gerenciar reuniões.
Conclusão
A gestão de projetos tornou-se muito mais fácil com o software de gestão de tarefas. Escolha qualquer uma dessas ferramentas para criar tarefas, atribuí-las à equipe, acompanhar o progresso e colaborar.
Com o uso destas soluções, certamente conseguirá concluir mais projetos no prazo, com entregas de alta qualidade.