O emprego de softwares para coordenar equipes impulsiona a comunicação e a organização das atividades. Adicionalmente, promove a eficiência global e a qualidade das entregas.
Mesmo as ferramentas mais básicas, como aplicativos de controle de tempo ou quadros de tarefas, já podem gerar resultados significativos. No entanto, há situações em que se necessita de uma solução abrangente para gerenciar integralmente a equipe.
Listas de afazeres e planejamento de reuniões são apenas algumas das facetas da gestão eficaz de equipes. A combinação de vários recursos de software possibilita aprimorar a colaboração e preservar informações essenciais sobre projetos, clientes, tarefas, atividades e recursos diversos.
A quantidade de recursos de software que você emprega varia conforme o tamanho da sua equipe e a natureza do trabalho que realizam.
A seguir, apresentamos os recursos que sua equipe pode necessitar para atingir seu potencial máximo:
- Planejamento de trabalho, incluindo a delegação e priorização de tarefas, além do uso de um calendário compartilhado.
- Ferramentas de bate-papo, compartilhamento de arquivos e outras formas de comunicação e colaboração.
- Gerenciamento de projetos, envolvendo a atribuição de recursos e responsabilidades a empreendimentos em equipe, assim como o acompanhamento de sua evolução.
- Armazenamento de dados, que oferece um repositório centralizado para informações sobre clientes, contatos, equipe, empresa e outros temas relevantes.
- Relatórios e análises, incluindo relatórios de trabalho e projetos, monitoramento de tempo e painéis de controle.
Na maioria das situações, você terá duas alternativas:
O desafio? Existem inúmeras opções de programas e ferramentas com funcionalidades únicas, mas as soluções abrangentes são bem mais escassas. Por isso, apresentamos uma análise do melhor software de gestão de equipes do mercado: o “Teamwork”.
Visão Geral do Teamwork
Teamwork é uma empresa de software baseada na web, com sede em Cork, na Irlanda. A empresa é gerida por um grupo privado também na Irlanda. O foco do Teamwork é o desenvolvimento de softwares que facilitam a gestão de tarefas e a colaboração entre equipes.
Em 2016, a empresa divulgou que seu software era utilizado por mais de 370.000 organizações (incluindo Disney, Spotify e HP), com mais de 2,4 milhões de usuários. A empresa foi fundada em 2007.
O Teamwork permite estimar o tempo necessário para a realização das tarefas e monitorar o tempo realmente gasto nesses projetos.
Com o tempo, você se tornará mais preciso nas estimativas, conseguindo determinar com exatidão o tempo necessário para realizar trabalhos específicos.
O Teamwork é mais do que um simples software de planilha de horas. Ele permite o gerenciamento de projetos e agora testa funcionalidades de comunicação em equipe, como o Teamwork Chat. É uma solução completa para gerenciar o tempo e os projetos da sua equipe.
O Teamwork oferece diversos serviços executados na nuvem, incluindo Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM e Teamwork Chat.
Lançado ao público em 4 de outubro de 2007, o Teamwork, inicialmente, oferecia recursos de gerenciamento de tempo, gerenciamento de metas, compartilhamento de arquivos, rastreamento de tempo e chat.
A plataforma do Teamwork tem capacidade de integração com ferramentas de marketing, como HubSpot, e outras ferramentas de produtividade, como Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox e QuickBooks.
Recursos do Teamwork
Os diversos recursos do Teamwork, que economizam tempo e aprimoram a colaboração, tornam o gerenciamento de projetos mais eficiente e prático.
#1. Portfólio
A ferramenta de gerenciamento de projetos de portfólio do Teamwork simplifica a obtenção de uma visão geral de alto nível de vários projetos simultaneamente. Isso é útil se você precisar de um método fácil de acessar informações cruciais ou de um resumo do status geral do projeto.
#2. Gestão de recursos
É fundamental gerenciar de forma eficiente os recursos da sua equipe para concluir o trabalho do cliente dentro do prazo e do orçamento. Isso abrange desde o planejamento a longo prazo até a preparação para a capacidade diária.
O Teamwork pode ajudar você a gerenciar o trabalho da sua equipe em tempo real. Você terá uma visão geral da capacidade de todos, simplificando a realocação de tarefas e a eliminação de gargalos.
#3. Automação
Você liberará tempo para se concentrar em atividades mais estratégicas e criativas ao utilizar a automação para otimizar o gerenciamento de projetos.
#4. Aplicativos
Não é preciso estar na frente da mesa para realizar o seu melhor trabalho. Com os aplicativos Teamwork para iOS e Android, você pode continuar trabalhando mesmo quando estiver longe do escritório.
Seus aplicativos móveis contam com todos os recursos necessários para um desempenho excelente, tornando mais fácil o gerenciamento de todas as atividades, independentemente de onde você esteja.
#5. Controle de tempo
Para gerenciar de forma eficaz seu trabalho, horas faturáveis e projetos, é vital ter clareza sobre como (e onde) seu tempo está sendo gasto.
É neste ponto que o Teamwork pode auxiliar: o uso de um software de gerenciamento de projetos com um rastreador de tempo on-line integrado pode ajudar os usuários a manter o foco, garantir que o trabalho seja concluído no prazo e obter uma compreensão mais profunda do seu trabalho.
#6. Gráfico de Gantt
O Teamwork permite criar um gráfico de Gantt on-line, que pode ser utilizado para garantir que seus projetos permaneçam dentro do cronograma. O planejador de projetos Gantt ajuda a gerenciar os prazos e entregar trabalhos de maior qualidade.
#7. Colaboração
Não é necessário usar papel e caneta para acompanhar tudo o que precisa ser concluído. O software de gestão de projetos deve ser capaz de realizar uma quantidade considerável de trabalho em seu nome.
O Teamwork cuida dos detalhes, fornecendo as ferramentas necessárias para manter seu trabalho em um só lugar, se comunicar com sua equipe de forma eficiente e facilitar a colaboração. Desta forma, sua equipe pode se concentrar no que faz de melhor, o que lhe dá mais tempo para se dedicar às suas atividades principais.
#8. Equipes
Simplifique o planejamento e a configuração de um projeto, delegando tarefas para diferentes equipes e subequipes. Isso poupará tempo para outras tarefas administrativas e fornecerá uma visão clara da responsabilidade e carga de trabalho de cada equipe.
#9. Visualização do quadro Kanban
Você pode usar quadros Kanban no Teamwork para mapear seu fluxo de trabalho, ter uma visão geral do estado atual das atividades e automatizar processos de trabalho.
Além disso, você terá uma visão completa da logística do seu projeto e poderá monitorar o progresso em tempo real das suas tarefas conforme elas avançam no fluxo de trabalho.
#10. Usuários de clientes gratuitos ilimitados
Seus clientes se beneficiarão de maior cooperação, mais visibilidade e uma experiência mais agradável quando você fornecer a eles todos os recursos do Teamwork sem custo adicional.
Os usuários clientes permitem que você inclua seus clientes em seus projetos sem despesas extras. Isso o torna uma solução ideal para agências de publicidade e outros provedores de serviços profissionais.
Os recursos são divididos em cinco etapas de qualquer projeto de gestão, e essas etapas são ainda subdivididas em categorias.
Vamos analisar estas características.
#1. Plano
- Calendário
- Responsável do projeto
- Conquistas
- Modelos de lista de tarefas
- Tarefas e Subtarefas
#2. Colaborar
- Cadernos
- Arquivos e versões
- Seguidores
- Mensagens
- Privacidade
- Permissões
#3. Entregar
- Despesas do orçamento
- Orçamentos da lista de tarefas
- Orçamento do projeto
- Faturamento
- Registro de riscos
- Registro de tempo
#4. Relatório
- Lucratividade do projeto
- Filtros
- Painel
- Atualizações do projeto
- Histórico de tarefas
#5. Integrar
- Espaços de trabalho em equipe
- Mesa de trabalho em equipe
- CRM de trabalho em equipe
- Chat de trabalho em equipe
Como os recursos do Teamwork são úteis para o gerenciamento de equipes?
O Teamwork oferece diversos recursos, como a criação de listas de tarefas, que pode ser extremamente útil para o gerenciamento de equipes. A criação de listas de tarefas permite atribuir prioridade às atividades da sua equipe.
Além disso, você pode dividir cada trabalho em suas subtarefas para obter mais detalhes e profundidade. As informações mais recentes estão sempre disponíveis por meio do monitoramento do progresso das tarefas em tempo real.
O Teamwork o notificará quando surgirem problemas, tarefas forem concluídas, houver obstáculos e assim por diante. Isso pode ser extremamente útil para você como gestor de equipes, pois facilita a supervisão do trabalho de toda a equipe.
Sua equipe está atrasada ou está cumprindo o cronograma? Você poderá responder a essa pergunta com a ajuda da função de metas do Teamwork, que permite monitorar painéis que comparam suas datas de vencimento com os resultados atuais.
Por meio das metas, sua equipe será capaz de realizar tudo o que precisa ser feito. Isso também permite criar objetivos claros, anexar listas de tarefas e acompanhar o progresso.
Não é produtivo perder tempo procurando arquivos de projeto importantes que podem ter se perdido na organização. Com o Teamwork, você pode armazenar todos os seus arquivos essenciais em um só lugar e fazer upload de novas versões sempre que necessário para demonstrar o progresso.
O recurso Seguidores do Teamwork permite que seus clientes acompanhem o desenvolvimento de um projeto em tempo real. Isso é útil quando os clientes desejam monitorar o progresso de um projeto.
Preços do Teamwork
O preço deste software de gestão de equipes está dividido em quatro categorias: Gratuito para sempre, Entregar, Crescer e Dimensionar, que atendem a diferentes empresas com base nas suas necessidades e capacidade.
O Teamwork oferece duas opções de frequência de pagamento: Mensal e Anual. O plano anual é mais econômico que o mensal.
| Plano | Mensal/Usuário | Anual/Usuário |
| Grátis para sempre | $0 | $0 |
| Entregar | $13,99 | $119,8 |
| Crescer | $24,99 | $215,8 |
| Dimensionar | Contato Teamwork | Contato Teamwork |
Alternativas ao Teamwork
Wrike
O Wrike é uma ferramenta robusta com boa reputação em softwares de comunicação e gestão de projetos. Foi projetado especificamente para equipes. O Wrike é uma plataforma on-line de comunicação de equipe para gestão de tarefas e projetos.
A empresa, agora pertencente à Citrix, continua se expandindo nessas áreas, introduzindo novos recursos que se conectam a elas.
O aplicativo foi atualizado para incluir recursos adicionais de inteligência de trabalho, como prever quando um projeto corre risco de atraso e identificar as causas desse risco.
O Wrike é mais simples de instalar e começar a usar do que muitos aplicativos similares de gerenciamento de projetos, embora seu preço seja mais elevado.
SmartSuite
O SmartSuite é uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo que permite que as equipes planejem, mensurem e gerenciem qualquer fluxo de trabalho, esteja ele associado a um projeto, um processo em andamento ou atividades cotidianas regulares. O preço por usuário por mês começa em US$ 10 e há 15 idiomas diferentes oferecidos.
Você pode acessar todas as ferramentas necessárias para desenvolver um sistema unificado de gerenciamento de projetos em uma única plataforma.
Você pode acompanhar o estado de qualquer projeto gerenciando tarefas, metas, responsáveis e recursos. Os relatórios e visualizações de linha do tempo permitem que você entenda como tudo se encaixa.
A Opinião do Autor Sobre o Teamwork
O Teamwork é simples de usar e oferece diversos recursos, incluindo cobrança e faturamento, sendo apropriado para equipes que lidam com trabalho faturável, uma vez que integra as duas funcionalidades.
Apesar de o seu preço ter aumentado gradualmente, continua sendo um ótimo investimento. O Teamwork possui um aplicativo móvel para dispositivos iOS e Android, o que permite que todos se mantenham atualizados sobre projetos e tarefas, independentemente da localização.
Isso é útil principalmente se você trabalha com colegas que estão frequentemente em trânsito. O aplicativo móvel do Teamwork fornece uma visão geral do estado atual do trabalho e dos prazos associados.
No entanto, o aplicativo móvel não inclui todas as funcionalidades disponíveis no aplicativo web. Portanto, é útil para manter contato com a equipe atualizando o seu estado ou adicionando horas gastas em um trabalho, mas não substitui o aplicativo online.
Conclusão
Com a interface simples e intuitiva do Teamwork, você pode gerar relatórios, visualizar seu trabalho usando Kanban, atribuir tarefas, criar listas, gerenciar o tempo, interagir com outros usuários e muito mais.
O Teamwork pode ajudar você a ter sucesso e atingir os resultados que você e sua equipe desejam, independentemente da sua experiência em gerenciamento de projetos. O melhor é que você pode começar a usar o Teamwork sem nenhum custo.