Um plano de gerenciamento de mudanças permite que sua empresa evolua constantemente e adote novas tecnologias e práticas de marketing para se alinhar ao mercado dinâmico. Se não o fizer, corre o risco de estagnar ou encerrar o negócio.
Se você possui ou gerencia um negócio, deve aprender como iniciar, implementar e analisar um plano de gerenciamento de mudanças. De acordo com um relatório de pesquisa recente da WalkMe, 79,7% das empresas expressaram sua necessidade de se adaptar às mudanças a cada cinco anos ou menos. No entanto, apenas 34% dessas iniciativas de mudança foram bem-sucedidas.
As estatísticas de gerenciamento de mudanças mostram que o processo é desafiador. Mas você pode dominá-lo lendo este artigo até o final.
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O que é Gestão de Mudanças?
O gerenciamento de mudanças é a abordagem sistemática para implementar e navegar pelas mudanças organizacionais de forma eficaz. Inclui planos para antecipar obstáculos, mitigar esses gargalos e orientar a organização por meio de uma transformação bem-sucedida.
A mudança ou transformação pode incluir qualquer coisa, desde a substituição do aplicativo de e-mail existente por um novo até a mudança completa dos produtos e serviços da sua empresa.
Principalmente, as empresas contam com o departamento de RH ou uma agência de consultoria terceirizada para antecipar a transformação dos negócios. Isso cria uma distância entre a mudança e os gerentes de negócios, supervisores e membros da equipe. No entanto, a melhor maneira de obter uma transição bem-sucedida envolve o envolvimento de todos os indivíduos e equipes afetados.
Papel da Gestão de Mudanças no Sucesso da Organização
A mudança é inevitável nas atuais condições econômicas e de mercado. As organizações que efetivamente adotam essas transformações de mercado provavelmente prosperarão. Aí vem um plano de gerenciamento de mudanças. Ele garante uma estratégia infalível para implementar a mudança e evitar atritos de funcionários, fornecedores, contratados, etc.
Se a mudança exigir esforço e habilidades extras de funcionários ou contratados, esse plano ajudará você a gerar esses resultados. Esse conceito de gerenciamento de negócios permite que você inclua os funcionários de ponta a ponta em todos os estágios de transformação para que eles entendam a criticidade da mudança.
Além disso, o gerenciamento de mudanças permite que sua empresa se adapte a mudanças drásticas no mercado, força de trabalho ou economia para que você possa permanecer operacional.
Benefícios da Gestão de Mudanças
- Sua empresa pode lidar proativamente com a resistência à mudança e eliminar possíveis obstáculos para uma transição mais suave.
- Definir metas claras para iniciativas de mudança permite que você acompanhe o progresso e meça a eficácia de seus esforços de transformação de negócios.
- Você pode criar um plano de gerenciamento de mudanças. Padronize-o e salve-o para futuros projetos de transformação de negócios.
- O gerenciamento de mudanças aborda vários aspectos da mudança, incluindo pessoas, processos e tecnologia. Assim, você pode garantir uma abordagem equilibrada e abrangente para as transformações de negócios.
- Durante um processo de gerenciamento de mudanças, você pode fornecer suporte, treinamento e orientação adequados aos funcionários existentes para aumentar sua produtividade.
O Plano de Gerenciamento de Mudanças e Seus Componentes
Um plano de gerenciamento de mudanças é o modelo para todos os projetos de transformação de negócios. Ele descreve as etapas necessárias para impor a mudança em toda a organização. Também inclui fluxos de trabalho para comunicação, utilização de tecnologia, implementação de novos aplicativos de negócios e assim por diante. Encontre abaixo os componentes de tal plano:
#1. Escopo
No escopo, você deve definir os limites e a extensão da mudança. Você deve delinear as áreas, departamentos ou processos específicos que mudarão devido à transformação. Além disso, quando você define claramente o escopo, ajuda a estabelecer um esforço de mudança focado e gerenciável.
#2. Objetivos
Você deve delinear os resultados ou metas desejados que sua organização pretende alcançar no Objetivo. Siga a estratégia SMART para criar seus objetivos para que você possa avaliar o desempenho facilmente. Os objetivos podem incluir melhorar a eficiência das operações de negócios, aumentar a satisfação do atendimento ao cliente ou implementar novas tecnologias.
#3. Funções
Um projeto de gerenciamento de mudanças deve consistir nas seguintes funções:
- Um profissional de gestão de mudanças
- Patrocinadores ou partes interessadas nos negócios que emitem orçamentos e monitoram todas as mudanças nos negócios
- Líderes de equipe e gerentes de força de trabalho que incentivarão os funcionários a aceitar a mudança
- Os gerentes de projeto criam tarefas e atribuem tarefas às equipes
- Gerente de treinamento e desenvolvimento para capacitar a força de trabalho
#4. Avaliação do impacto da mudança
Você deve conduzir uma avaliação organizacional ou departamental dos impactos que a mudança criará. Para isso, você pode redigir um anúncio de mudança e enviá-lo por e-mail a todos os funcionários, juntamente com um formulário online. Peça aos funcionários que compartilhem feedback honesto sobre a mudança planejada, para que sua equipe possa criar um relatório de avaliação de impacto para o patrocinador da mudança.
#5. Avaliação de risco
O componente de Avaliação de Risco envolve a determinação dos riscos potenciais associados à mudança e o seguinte:
- Avaliação da probabilidade dos riscos
- Impacto de tais riscos
- Desenvolver estratégias para mitigar esses riscos
Como planejar e implementar um plano de gerenciamento de mudanças
Modelos de Gerenciamento de Mudanças
Com um modelo de gerenciamento de mudanças, você não precisa planejar tudo do zero. Você pode simplesmente usar qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos com um modelo de transformação de negócios para começar.
Muitos desenvolvedores de software de gerenciamento de projetos e trabalho pesquisam e padronizam planos de gerenciamento de mudanças para empresas. Em seguida, eles publicam esses planos como modelos online ou dentro do software. Portanto, é muito fácil obter modelos gratuitos ou pagos para gerenciar a próxima mudança em seus negócios.
Importância dos modelos
- Esses modelos ajudam você a economizar tempo e esforço
- Você também obtém um formato profissional que pode usar
- Modelos gratuitos economizam taxas decorrentes da terceirização da tarefa para um consultor
- Modelos de vários formatos, gráficos e criativos estão disponíveis para escolha
- Os modelos baseados em software se integram automaticamente à sua ferramenta de gerenciamento de mudanças
#1. Modelo de Roteiro de Gerenciamento de Mudanças
O monday.com tem um modelo de roteiro de gerenciamento de mudanças pré-criado e fácil de personalizar que você pode usar. Ele vem com os marcos, ferramentas e processos necessários para implementar uma mudança. Se você precisa apresentar uma visão geral de todo o processo de transformação, use este modelo.
#2. Modelo de Comunicação de Gestão de Mudanças
Você também precisará criar um plano de comunicação para as próximas mudanças que deseja fazer no negócio. Isso ajuda a reduzir as divergências entre os funcionários. Para organizar, padronizar e salvar para o futuro, você pode usar um modelo de comunicação para gerenciamento de mudanças do Smartsheet. Ele está no Planilhas Google e você pode baixá-lo como uma planilha do Excel se trabalhar com soluções do Microsoft 365.
#3. Modelo de solicitação de alteração
Uma solicitação de mudança é um documento que você pode usar para rastrear mudanças contínuas nos negócios. É um método fácil de registrar todas as solicitações de mudança. Ele rastreia o seguinte:
- Descrição da alteração solicitada
- Benefício ou motivo da solicitação de mudança
- Alterações técnicas solicitadas
Você pode usar este modelo de formulário de solicitação de alteração gratuitamente no Jotform. Existem duas maneiras de editar este formulário: inscreva-se em uma conta Jotform paga ou edite anonimamente gratuitamente.
#4. Modelo de Processo de Controle de Mudança
Um modelo de controle de mudança é semelhante a um formato de solicitação de controle de mudança. A única diferença é que você precisa ser mais específico sobre a mudança no primeiro. O controle do processo de mudança se concentra em como implementar o aspecto da mudança. Assim, os aprovadores podem ter uma visão geral da mudança antes de aprová-la ou recusá-la. Você pode usar este modelo Miro para criar um processo de controle de alterações.
Software útil para planejar o gerenciamento de mudanças
#1. Whatfix
Se você está planejando o gerenciamento de mudanças, confira o Whatfix agora. É uma ferramenta confiável para gerenciar a transformação de negócios em nível empresarial. Suas características incluem o seguinte:
- Pop-up: envie anúncios diretamente nas telas dos funcionários
- Autoajuda: crie vídeos, links e fluxos para a próxima mudança para que os funcionários possam aprender
- Beacon: gerentes de negócios podem criar conteúdo sem envolver a equipe de TI
#2. Freshservice
Procurando um gerenciamento controlado de mudanças de TI? Você deveria experimentar o Freshservice. A ferramenta aprimora o processo de implantação da mudança e minimiza os impactos nos negócios devido à mudança. Além disso, você pode integrar o processo aos processos de configuração, incidente e gerenciamento de ativos. A ferramenta permite criar um workflow para visualizar o status da transformação em fases como Planejamento, Aguardando Aprovação, Liberação Pendente, Revisão Pendente, etc.
#3. Wrike
O Wrike é ideal para planejar o processo, usar todas as técnicas para transformações de negócios e implementar em uma cultura de trabalho híbrida. Ele oferece visibilidade total das técnicas e ferramentas de gerenciamento de mudanças junto com o processo. A ferramenta possui representações gráficas de metas, fluxos de trabalho, tarefas e pessoas, que consistem em um plano de transformação.
#4. Service Desk Plus
O ServiceDesk Plus ajuda você a configurar as funções, status, tipos e modelos de todo o projeto de gerenciamento de mudanças de TI. Se você enfrentar algum problema e bug durante o processo, poderá salvá-los como um log. Além disso, existem fluxos de trabalho automatizados para que você possa automatizar tarefas repetidas do projeto de mudança. Sem mencionar que seus modelos também incluem métricas de gerenciamento de mudanças para medir o sucesso.
#5. SysAid
A ferramenta SysAid para gerenciamento de mudanças ajuda você a conduzir o processo de transformação de negócios de acordo com as diretrizes da Information Technology Infrastructure Library (ITIL) para gerenciamento de mudanças. Suas fases de gerenciamento de mudanças incluem guias de entrada de dados para Detalhes da Mudança, Analisar, Aprovar CAB, Implementar, Liberar, Revisar, Fechar e Histórico, tudo o que as diretrizes da ITIL exigem.
#6. Gestão de Mudanças – WalkMe
O WalkMe pode ajudá-lo a implementar uma transformação de negócios de maneira inteligente, calculando o orçamento de investimento em tecnologia. Além disso, analisa se esse orçamento sustentará uma mudança de longo prazo para que você não precise passar por frequentes movimentações de transformação. Você deve usar esta ferramenta para obter uma visão completa do processo de mudança e aumentar o impacto da transformação.
#7. A Loja de Mudanças
Você pode escolher The Change Shop durante o planejamento de gerenciamento de mudanças para acessibilidade, tecnologias integradas e melhor gerenciamento do feedback dos funcionários. Todas as funcionalidades vêm com uma assinatura. Curiosamente, The Change Shop desenvolveu uma ferramenta Change Simulator para que você possa criar alguns cenários hipotéticos antes de investir tempo, dinheiro e esforço.
#8. Giva
O software de ativação de mudança simples, Giva, oferece uma maneira fácil de planejar e rastrear mudanças baseadas em ITIL em um painel organizado. Você pode criar e impor fluxos de trabalho de controle de alterações para que o gerenciamento possa examinar e aprovar a alteração. Além disso, você pode revisar todos os projetos de transformação de negócios com resultados mistos, bem-sucedidos e malsucedidos de um aplicativo baseado em nuvem.
#9. A bússola da mudança
Quer uma ferramenta para apresentação gráfica do impacto de uma mudança planejada em um negócio? Experimente o Change Compass. Ele também permite criar insights de dados adicionais para que você possa modificar a estratégia de transformação para obter o máximo benefício. Além disso, você pode implementar rapidamente as alterações nos departamentos sem atrapalhar as operações comerciais.
#10. Issuetrak
Um aplicativo avançado de gerenciamento de mudanças, o Issuetrak, aumenta a probabilidade de sucesso da transformação de negócios. Ele fornece todas as ferramentas para solicitar uma alteração, revisar a solicitação e aprová-la. A ferramenta ajuda você oferecendo um gerenciador de tarefas de gerenciamento de mudanças, utilitário de controle de conformidade, fluxo de trabalho de atribuição automática de tarefas e formulários para coletar ou fornecer feedback.
Melhores práticas de gerenciamento de mudanças
Encontre abaixo as melhores práticas que você deve seguir ao transformar seu negócio:
Conclusão
O caminho para o gerenciamento de mudanças é simples e linear se você implementar o plano certo. Além disso, não negligencie a necessidade de envolvimento dos funcionários durante o processo. Você pode precisar de ferramentas inteligentes para documentar, planejar e automatizar algumas de suas fases, portanto, verifique também as ferramentas de gerenciamento de mudanças mencionadas acima.
Uma transformação de negócios envolverá gastos orçamentários. Portanto, confira essas soluções de gerenciamento de gastos adequadas para qualquer tamanho e tipo de empresa.