Os gerentes de projeto têm uma missão simples: levar o projeto e a equipe até o fim com uma taxa de sucesso de 100%.
Eles precisam cumprir essa responsabilidade mantendo todas as pessoas envolvidas informadas e comunicando o objetivo do projeto como uma história. Aí vem o modelo de roteiro do projeto!
Um roteiro de projeto ajuda um gerente de projeto a fornecer uma visão geral do projeto para as partes interessadas em um formato fácil de entender. O objetivo final é fazer com que todas as partes interessadas participem sem quaisquer dúvidas em suas mentes relacionadas aos marcos do projeto, componentes, orçamento e objetivo final.
É simplesmente contar histórias onde você simplifica os materiais técnicos com exemplos da vida real. Ao final da apresentação, deve haver uma definição clara de expectativas entre as partes interessadas, gerentes ou membros da equipe executora.
Sendo um gerente de projeto, você tem muitas coisas com que se preocupar, e um roteiro de projeto não deve ser outro. É por isso que várias agências e profissionais de gerenciamento de projetos veteranos confiam em modelos de roteiro de projeto prontos para uso. Continue lendo para encontrar uma discussão aprofundada sobre o roteiro do projeto e alguns dos modelos profissionais que você pode usar.
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O que é um roteiro em gerenciamento de projetos?
O roteiro do projeto é uma visão geral granular, de alto nível e fácil de entender dos componentes vitais de qualquer projeto. É um recurso não confidencial e acessível aos olhos do público que os gerentes de projeto podem compartilhar com um grupo público ou profissional para explicar o seguinte rapidamente:
- Uma pequena amostra dos objetivos do projeto.
- Principais entregas do projeto.
- Dependências de tarefas do projeto.
- Marcos cruciais do projeto.
- Riscos do projeto.
Use-o para transmitir a história do projeto antes e durante o início do projeto. Eles permitem que você compartilhe planos de alto nível, defina expectativas adequadas e acentue os componentes vitais dos próximos trabalhos do projeto.
Importância de criar um roteiro de projeto
Um roteiro de projeto é uma maneira fácil de expressar as metas ou objetivos de um projeto. Às vezes, esses relatórios podem ser ajustados para explicar o status do projeto e o ritmo de progresso. Encontre abaixo a importância de ter um roteiro de projeto para qualquer projeto:
#1. Gerenciando as expectativas das partes interessadas
Um modelo de roteiro de projeto ajuda você a definir as expectativas corretas entre os proprietários do projeto e as partes interessadas. Quando você visualiza custos, recursos e cronograma de forma sucinta, seus supervisores poderão ajudá-lo a suprir suas necessidades de projeto.
#2. Transmita Metas e Planos Facilmente
Os roteiros do projeto geralmente estão em formatos visuais com uma visão geral de alto nível. Assim, é um documento importante para transmitir rapidamente informações vitais para as partes interessadas.
#3. Incentive decisões mais rápidas
O roteiro do seu projeto descreve claramente os resultados e objetivos essenciais. Sempre que você encontrar um conflito de priorização de tarefas durante o projeto, consulte o documento de roteiro original do projeto para entender qual tarefa deve ser acelerada.
#4. Crie instantâneos de projetos atualizados
Uma das principais tarefas do roteiro do projeto é criar diferentes versões atualizadas à medida que o projeto avança. Você pode usar esses relatórios atualizados para fazer uma apresentação simples sobre o status do projeto que qualquer nível de público possa entender.
#5. Comunique-se com equipes externas
Os roteiros do projeto geralmente não contêm informações confidenciais sobre o trabalho. Assim, você também pode comunicar o documento com as partes externas envolvidas no projeto.
#6. Serve como um lembrete
Qualquer projeto vem com o risco de sair dos trilhos durante as atividades regulares. No entanto, você deve instruir sua equipe a consultar o roteiro do projeto para obter o status de volta no caminho certo.
Vantagens de um roteiro de projeto
O roteiro do projeto foi subestimado ou subestimado por muito tempo, mas agora os gerentes de projeto enfatizam esse recurso. Se você incorporar um roteiro de projeto em seu planejamento de projeto, obterá as seguintes vantagens sobre seus concorrentes:
- Estabeleça a responsabilidade do projeto
- Priorizar e alinhar
- Coordenar Efetivamente
- Visualize claramente os papéis
- Esclarecer as metas do projeto
Componentes de um roteiro de projeto típico
O roteiro do seu projeto deve caber em uma página. Portanto, você precisa escolher componentes para o roteiro do projeto de forma inteligente. Você deve incluir o seguinte em seu modelo de roteiro de projeto:
- Primeiro, inclua uma visão geral do cronograma do projeto com prazos inegociáveis.
- Não pule os marcos essenciais que sua equipe pretende alcançar.
- O roteiro também deve destacar a distribuição do orçamento e dos recursos humanos em formato visual.
- Quaisquer dependências de tarefas que você espera também devem ser destacadas aqui.
- O documento do roteiro do projeto deve incluir contatos vitais, especialmente para consultores e fornecedores externos.
- Descreva os objetivos, metas e prioridades como uma visão geral de alto nível em poucas frases.
Abaixo estão alguns dos melhores modelos de roteiro de projetos gratuitos que você pode usar.
Folha inteligente
Folha inteligente é um conhecido fornecedor de software como serviço (SaaS) para gerenciamento de trabalho e colaboração remota em projetos. Uma de suas ofertas mais recentes é um roteiro de projeto intuitivo e editável para gerentes de projeto profissionais.
Você pode usar qualquer um dos modelos neste aplicativo Web e mantê-lo durante todo o projeto para fins de atualização. Esses formatos são facilmente acessíveis, pois o Smartsheet permite baixar o modelo editado em vários formatos, como Word, Excel, PowerPoint, Documentos, Planilhas e Apresentações.
Alguns dos modelos prontos que são relevantes hoje são:
- Exemplo de roteiro de projeto para tecnologia da informação (TI)
- Documento de exemplo de roteiro de vários projetos
- Exemplo de roteiro de projeto de 3 anos
- Modelo de roteiro de projeto ágil
Além disso, os modelos são gratuitos para acesso, pois você pode experimentar a plataforma como teste e baixar o documento necessário. Além disso, se você achar a plataforma valiosa para seus projetos, também poderá obter uma assinatura completa.
Linha do tempo do escritório
Linha do tempo do escritório é outro destino popular para modelos de roteiro de projetos de qualidade que você pode obter gratuitamente. A ferramenta ajuda você a transformar dados complexos de gerenciamento de projetos em roteiros de projetos claros no Microsoft PowerPoint.
Você pode apresentar o documento do roteiro facilmente para um público de alto valor com total confiança. A estrutura visual cuidadosa do roteiro do projeto nesta ferramenta é fácil de lembrar.
Os modelos de documento de roteiro disponíveis incluem:
- Exemplo de documento de roteiro do projeto
- Modelo de roteiro de produto
- Modelo de roteiro de TI
- Modelo de roteiro de estratégia/negócios
- Modelo de roteiro de tecnologia
A partir de agora, o Office Timeline não oferece download direto de modelos de roteiro de projeto para arquivos do Google Workspace, como Planilhas, Documentos e Apresentações. Mas você pode facilmente abrir os modelos na plataforma do Google, pois é altamente compatível com arquivos do Microsoft Office.
Ah!
Ah! os modelos de roteiro de produtos reduzem a demorada personalização dos modelos. Você pode começar a apresentar planos de projeto, metas e visões gerais de alto nível em minutos ao usar esses modelos. Atualmente, existem 16 documentos de roteiro de projeto para download gratuito que você pode personalizar de acordo com seu projeto.
Nem todos os exemplos de roteiro de projeto são iguais, então você precisa usá-los com sabedoria. Por exemplo, alguns deles são adequados para apresentar objetivos de negócios de alto nível de um projeto. Por outro lado, alguns são mais adequados para lançamentos de produtos, explicação de recursos do projeto, etc.
Aha permite baixar os arquivos de roteiro nos formatos Microsoft PowerPoint e Excel. No entanto, se você precisar de uma ferramenta dedicada para o desenvolvimento e visualização do roteiro do projeto, poderá assinar a ferramenta Aha.
Template.net
Template.net é mais uma fonte confiável para documentos de exemplo de roteiro de projeto. Você pode usar seus exemplos gratuitos para criar um roteiro de projeto estratégico eficaz para o seu negócio. Ele fornece acesso a diferentes tipos de documentos de roteiro de projeto, desde designs criativos de infográficos até gerenciamento ágil de projetos.
No entanto, este site pode não ser ideal para você se você estiver procurando por modelos de roteiro de alta qualidade gratuitamente. Atualmente, o portal da web oferece apenas dois modelos básicos de roteiro de projeto.
Slite
Se você não sabe por onde começar a criar um roteiro de projeto profissional para o seu próximo projeto, visite Slite e confira seus modelos gratuitos. Os modelos têm uma ótima aparência visual e são fáceis de personalizar. Além disso, você pode usar o aplicativo Web Slite para editar um modelo online com um colaborador remoto.
Ao contrário de outros sites de modelo, ele não permite que você simplesmente baixe um formato Word ou Docs para autoedição. Em vez disso, ele abre o modelo gratuito no editor do aplicativo Slite, onde você pode usar vários componentes para a personalização do documento do roteiro do projeto.
O modelo gratuito na tela tem diferentes segmentos, como título do roteiro, missão da equipe, plano de fundo do projeto, visualização trimestral do roteiro por meio de um gráfico de Gantt e a visão geral do roteiro. Portanto, você pode personalizar facilmente essas seções, pois elas são autoexplicativas.
Além disso, você também pode anexar arquivos do Google Drive para complementar seu documento de roteiro com arquivos de projeto extras da nuvem. Quando terminar de editar, você pode imprimir o documento ou exportá-lo como um arquivo PDF.
Palavras finais
O roteiro do projeto que você apresenta deve retratar uma visão geral do projeto. Não deve ser simplesmente um detalhamento dos recursos, tarefas ou custos do projeto. As partes interessadas têm os gráficos de Gantt ou outro software de gerenciamento de projetos para visualizar esses detalhes.
Você pode usar qualquer um dos modelos de roteiro de projeto acima para criar um roteiro profissional que se tornará um complemento ao plano de projeto original. O roteiro do seu projeto também será simples e conciso quando você usar os modelos em vez de criar um do zero.
Você pode olhar para essas ferramentas para criar belos gráficos de Gantt para seus projetos e ficar à frente do cronograma.