Enfrentar as pessoas diariamente e correr atrás delas para cumprir prazos pode ser uma tarefa difícil.
Lidar com um negócio pode ser uma tarefa inquietante enfrentando altos e baixos. Sem gerenciamento de tarefas real, não é fácil manter um registro de prazos. Esta é a principal razão pela qual apenas alguns por cento das empresas são bem-sucedidas. Como a carga de trabalho e as tarefas diárias estão sempre à beira da inclinação, é costume perder o controle de horários e tarefas.
Vamos supor que o projeto empreendido por uma organização seja vasto e a equipe também. Do ponto de vista do gerente, é bastante compreensível que seja necessário um esforço considerável para obter a saída necessária.
A melhor solução possível à nossa disposição será usar ferramentas de Gerenciamento de Tarefas e Projetos para gerenciar as tarefas e projetos de forma eficaz. As ferramentas são manuseadas digitalmente, permitindo-nos gerir tudo relacionado com a gestão de projetos através do espaço online. Essas ferramentas simples nos permitem observar o fluxo de trabalho das organizações. Ele é usado para rastrear a taxa de trabalho e as horas de trabalho da equipe. Também ajuda a manter um ritmo específico conforme a demanda da tarefa.
Mas primeiro, vamos entender os problemas que um gerente de projeto enfrentaria sem as ferramentas de gerenciamento de projetos.
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Problemas sem ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos
- Expectativas Incertas – As expectativas do projeto não são claras tanto do lado do cliente quanto do lado dos gerentes. Falta de modus operandi indefinido do sistema do início ao fim. Objetivos difusos podem resultar em projetos falhando miseravelmente.
- Comunicação insalubre – Uma lacuna de comunicação entre os membros da equipe, o gerente de projeto ou o cliente pode levar a resultados indesejáveis, deixando a tarefa vulnerável sem conclusão.
- Conflitos de Equipe – Haverá casos em que pessoas com personalidades e habilidades variadas terão que trabalhar juntas. Os conflitos resultam em produtividade reduzida e capacidade negativa de resolução de problemas de toda a equipe.
- Prazos incomparáveis – A entrega tardia de tarefas por membros ou gerentes incompetentes da equipe ou comunicação deficiente diminui a retenção de clientes.
- Distribuição de trabalho pouco clara – A distribuição pouco clara de funções resulta em um ambiente de trabalho insalubre cheio de estresse, ambiguidades e frustração.
No entanto, esses problemas podem ser eliminados usando ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos. Você também notará uma enorme melhoria na eficiência e produtividade de seus funcionários. Essas ferramentas podem ser eficazes das seguintes maneiras:
- Os usuários trabalham de forma inteligente e eficiente, proporcionando uma maior taxa de sucesso.
- Gerencie e organize a carga de trabalho definindo, atribuindo e executando prioridades.
- Gerencie os custos do projeto, orçamente e participe de reuniões remotamente a qualquer hora e em qualquer lugar.
- Novos membros podem ser integrados à equipe de forma eficaz com o mínimo de esforço.
- O planejamento e a organização de tarefas tornam-se mais fáceis.
- Nenhum compromisso manual ou mental, pois a maioria das coisas é automatizada.
Benefícios das ferramentas de gerenciamento de projetos
Além disso, é útil independentemente do tamanho do negócio. Essas ferramentas são algo que todo negócio deve ter. Alguns dos benefícios cruciais das ferramentas de gerenciamento de projetos são:
- Melhora a coordenação e a colaboração entre os membros da equipe.
- Fica de olho na linha do tempo, garantindo que os prazos sejam cumpridos antes ou no prazo.
- Ao usar as ferramentas certas, os membros da equipe podem ser mantidos alinhados com os acontecimentos atuais.
- O compartilhamento de documentos é rápido e fácil, mantendo a transparência.
- Uma melhor comunicação entre os membros da equipe resulta em maior produtividade e gerenciamento de tempo.
Como as ferramentas de gerenciamento de projetos priorizam tarefas e gerenciam as coisas em um só lugar, a maior parte do trabalho é feita pela máquina. Isso economizará seu tempo e energia. Investir na ferramenta correta trará retornos significativos sobre o investimento.
Com algumas ferramentas, os retornos podem chegar a 150% ou até mais. As ferramentas também são muito econômicas e econômicas, garantindo que nosso limite para um projeto específico não seja ultrapassado. Além disso, aumenta a produtividade gerando fluxos de trabalho produtivos e alcançando os objetivos dentro do prazo.
Existem muitas ferramentas disponíveis, especialmente aquelas que são novas no mundo dos negócios e estão interessadas em experimentar essas ferramentas. Para evitar confusão, aqui estão alguns dos melhores com acesso vitalício gratuito com recursos limitados.
nTask
O nTask é um software de gerenciamento de projetos que permite que equipes ou membros participem, analisem, planejem e gerenciem efetivamente as tarefas diárias. Ele ajuda seus usuários a se alinharem com o planejamento do projeto, alocação de recursos, gerenciamento e prazos, criando uma lista de tarefas. Assim, você não precisa se preocupar em perder uma tarefa importante.
Gerenciar o trabalho e focar nas tarefas simultaneamente fica mais acessível ao definir prioridades para garantir que todos permaneçam no mesmo ritmo. Você também pode acompanhar seu crescimento simplesmente adicionando tarefas e agendando datas de vencimento formando gráficos de Gantt.
Você também pode observar o tempo de cada membro da equipe gasto em tarefas por meio do rastreador de tempo nTask. Se você enfrentar algum problema na ferramenta, o nTask o ajudará a gerenciá-lo facilmente.
A melhor parte desta ferramenta é o seu crescimento. Ele está continuamente adicionando novos recursos para ajudar você e sua empresa a prosperar.
Clique para cima
ClickUp é uma excelente ferramenta de quadro Kanban para revolucionar seu trabalho. Ele traz todas as ferramentas para um só lugar. A flexibilidade do software se deve ao seu conjunto exclusivo de classificações.
A presença de uma visão panorâmica de todos os recursos facilita a identificação de qualquer coisa que você esteja procurando. Isso eventualmente também economiza seu tempo gerando automação e personalização máximas de tarefas. Ele permitirá que você colabore livremente e compartilhe documentos com os membros de sua equipe sem problemas.
Com isso, você nunca perderá uma tarefa por causa do checklist recorrente. Além disso, você pode revisar os estudos agendados rapidamente antes de iniciá-los. A equipe de tecnologia da ClickUp é notável pela segurança e privacidade dos usuários. A ferramenta oferece treinamento gratuito e suporte 24 horas para todos os seus usuários. Se você é iniciante, achará muito fácil se familiarizar com a ferramenta.
ClickUp registrou o maior número de tempo de atividade nos últimos 12 meses. É gratuito para uso pessoal, composto por membros ilimitados para um número ilimitado de tarefas.
Trello
Trello é um aplicativo Kanban amplamente utilizado como um software de gerenciamento de projetos e tarefas. Além disso, ele também pode ser usado para criar uma lista de tarefas.
O Trello tem alguns recursos excelentes para dar aos membros da equipe aquele impulso extra necessário para cumprir prazos antes do tempo. Suas tarefas podem ser gerenciadas, rastreadas e executadas com a ajuda de membros da equipe abrindo cartões. Integrar aplicativos nos quais todos preferem trabalhar também é uma opção.
A ferramenta é útil ao planejar eventos e gerenciar o trabalho de campo. A visualização de mapa do Trello garante que sua equipe não perca de vista exibindo dados baseados em localização.
O plano é gratuito para novos negócios e equipes inteiras que desejam organizar seus fluxos de trabalho. Oferece serviço gratuito para quem deseja gerenciar seus negócios.
Meistertask
Meistertask construiu sua base acima de apenas alguns blocos críticos – projetos, tarefas e um painel. O plano é gratuito para uma única pessoa que é iniciante.
Seu trabalho pode ser entendido olhando seus tutoriais e guias. O backup dos dados do usuário é realizado regularmente e as transferências de dados de todas as contas são criptografadas. Você pode usar a ferramenta de acordo com suas necessidades de trabalho com a ajuda do quadro Kanban.
Aqui, você pode limitar o número de tarefas necessárias para realizar em um dia. Use várias listas de verificação para várias tarefas, acompanhando as funções simultaneamente. Além disso, a anexação de arquivos é feita com o mínimo de esforço. Imagens e arquivos não maiores que 200 MB podem ser anexados diretamente às tarefas.
Este é um aplicativo completo para iniciantes e empresários, economizando tempo e recursos. Ele oferece eficientemente serviços gratuitos para usuários individuais para gerenciamento de tarefas principais.
Noção
Noção, se você procurar no dicionário, a palavra noção significa uma ideia. É uma ideia administrar um negócio inteiro ou uma empresa em uma única ferramenta.
A equipe de tecnologia fornece soluções personalizadas de acordo com suas necessidades comerciais ou pessoais. Os aspectos para qualquer grupo não são limitados, pois a ferramenta é projetada para equipes de engenharia, design e orientadas ao produto.
Você pode fazer mais do que apenas fazer anotações. Organize suas tarefas de forma eficaz usando uma interface sem complicações e geradora de clareza. Ele aprimora as capacidades de trabalho em equipe dos indivíduos que atendem pequenas, médias e grandes empresas.
Ele permite que os membros da equipe iniciem uma conversa com qualquer pessoa, a qualquer momento, relacionada às tarefas. A ferramenta também continua apresentando atualizações frequentes e fáceis de usar. É gratuito para estudantes e uso pessoal.
Segunda-feira
O Monday é um software confiável para milhões de clientes em todo o mundo. Possui uma estrutura baseada em nuvem. Investir nessa ferramenta gerará ROI acima de 250% devido às suas especificações exclusivas.
Você pode acompanhar o progresso das equipes clicando no botão de status. Dando o trabalho tedioso aos robôs, permitindo que você se concentre inteiramente nas tarefas em mãos e aumentando sua produtividade. Conectar outras ferramentas necessárias está a apenas alguns cliques de distância. Isso o forçará a tomar decisões baseadas em dados com velocidade e precisão.
A ferramenta segue uma abordagem de gerenciamento de pipeline, permitindo que o gerente de projeto verifique o status de todas as tarefas em uma única janela. Ele elimina tarefas repetitivas e, em caso de problemas, um suporte confiável por chat está disponível 24 horas.
Todoist
Todoist está entre uma das ferramentas mais avançadas nos últimos tempos. A adição constante de novos recursos mantém a utilidade da ferramenta.
Usando o recurso de agendamento inteligente, você pode antecipar ou adiar as tarefas de acordo com a necessidade do momento. Você pode criar uma visualização de tarefa personalizada para seu fluxo de trabalho retratado com cartões no estilo Kanban. A linha do tempo fará com que você cumpra seus prazos e acompanhe o progresso diário.
Anote novos estabelecimentos e procedimentos em seu projeto a qualquer hora, em qualquer lugar, integrando Todoist com os aplicativos que você usa para concluir outras tarefas como Alexa, IFTTT e muito mais.
Está disponível em todos os dispositivos e o plano é gratuito para iniciantes nos primeiros cinco projetos. Dessa forma, os iniciantes podem aprender sobre a importância de organizar e gerenciar tarefas.
Qualquer.do
Com Qualquer.do, a visualização e o agendamento de tarefas são simples. É uma ferramenta de gerenciamento de tarefas orientada para a web disponível no Android e macOS.
Os usuários também podem usar essa ferramenta para gerenciar metas pessoais e de equipe. Por causa de sua construção simples de UI/UX, tem sido a escolha preferida para iniciantes e startups. A desintegração de projetos e tarefas em subtarefas e fluxo de trabalho pode ser distribuída ao grupo de acordo com os conjuntos de habilidades.
Any.do oferece integração com outros calendários de festas, como o Google, para manter a eficácia do prazo. Você pode inserir tarefas oralmente aproveitando o recurso de entrada por voz.
Você pode até marcar pontos essenciais de suas reuniões para revisá-los posteriormente. Comprar seu plano premium quando você estiver acostumado com a ferramenta é uma boa ideia.
Projeto aberto
Projeto aberto é um software de gerenciamento de projetos de código aberto rápido e seguro para lidar com diferentes projetos e reuniões de equipe. Ele auxilia o projeto durante todo o seu ciclo de vida.
As responsabilidades são distribuídas entre os membros da equipe para realizar o trabalho sem problemas. Você pode se inscrever para atividades de acordo com suas necessidades e até mesmo receber atualizações regulares sobre elas.
Você pode atuar como observador e revisar o trabalho concluído diariamente. O uso de opções de filtro é altamente considerado para encurtar a pesquisa da entidade necessária. Você pode compartilhar seu planejamento do trabalho com as partes interessadas essenciais por meio do OpenProject.
Possui uma API robusta, auxiliando na integração de diferentes ferramentas. Todos os dispositivos suportam isso, independentemente do tamanho da tela.
Você pode usar sua oferta de nuvem ou tentar Hospedagem Kamatera para executar o OpenProject com um clique.
Asana
Asana é a ferramenta de gerenciamento de tarefas e projetos que oferece a maneira mais fácil de gerenciar e agendar tarefas configurando gráficos de Gantt. Seu modelo de dados work-graph mantém a produtividade da equipe em alta durante todo o empreendimento.
A solução de problemas enfrentados durante a execução de qualquer tarefa é rápida devido à equipe de suporte por chat estar disponível 24 horas. Ele permite que você traga seu pensamento para o mundo real, ajustando-se às suas necessidades e demandas. Você pode controlar totalmente as reuniões da equipe e garantir que todos recebam as informações corretas sobre as tarefas.
Como está disponível em todos os dispositivos, você ainda pode usá-lo no Android e iOS para integrar com outros aplicativos de acordo com seu fluxo de trabalho. Sua longa lista de recursos permite que os usuários adotem esta plataforma sem pensar duas vezes. Seu plano básico é gratuito para indivíduos e equipes novos no negócio.
Conclusão
A forte dependência de smartphones, laptops e outras tecnologias de fortalecimento tornou o trabalho mais rápido. Ele ajuda a aumentar a eficiência do gerenciamento de tarefas e projetos. No entanto, escolher descaradamente qualquer ferramenta para atender às suas necessidades só prejudicará seus negócios. Escolher a ferramenta certa é igualmente necessário. Eventualmente, reduz os esforços manuais e ajuda a economizar tempo, energia e recursos essenciais.
Essas ferramentas de gerenciamento de projetos são uma porta de entrada para iniciantes e uma fuga de tarefas agitadas para profissionais experientes.