O uso de uma plataforma UCaaS eficiente para beneficiar seus negócios não apenas no momento atual, mas também pode ajudá-lo a obter uma vantagem tecnológica nos próximos anos.
Soluções como UCaaS estão em alta demanda hoje em dia pela flexibilidade, conveniência, escalabilidade, otimização de custos e outros benefícios que oferecem às empresas modernas que enfrentam forte concorrência.
Eles são comprovadamente essenciais em momentos cruciais como a recente pandemia em que os funcionários tiveram que trabalhar remotamente.
Ter ferramentas e recursos avançados para a força de trabalho remota oferece melhor produtividade, trabalho simplificado e sucesso.
Neste artigo, discutirei o UCaaS e as melhores plataformas de UCaaS que você pode escolher para otimizar a comunicação em seus negócios.
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O que é UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) é um mecanismo de entrega de nuvem usado para comunicações de negócios. Ele permite que serviços de comunicação unificada estejam disponíveis e acessíveis da nuvem para empresas, de empresas a pequenas e médias empresas.
UCaaS é um dos termos em Anything-as-a-Service (XaaS), como SaaS, PaaS, IaaS, etc. Também faz parte dos esforços de transformação digital que promovem a adoção de serviços em nuvem em todos os setores em todo o mundo. Ele suporta seis funções principais de comunicação:
- Telefonia empresarial
- Mensagens unificadas
- Mobilidade
- Mensagens instantâneas, bem como presença para equipes e indivíduos
- Soluções de reunião como vídeo, áudio e webconferência
- Processos habilitados para comunicação, como colaboração de fluxo de trabalho, plataformas de comunicação, contact centers, etc.
Por ser baseado em nuvem, empresas de todas as formas e tamanhos podem adotá-lo facilmente. Oferece a eles os benefícios de dimensionamento fácil, configuração sem complicações, economia de custos e muito mais.
Como funciona o UCaaS?
A infraestrutura UCaaS baseada em nuvem é fornecida, de propriedade, operada e mantida por um provedor de serviços. Assim, os clientes não precisam configurar ou configurar nenhuma infraestrutura sozinhos para começar. Algumas de suas características são:
- Multilocação, incluindo inquilinos particionados que residem em infraestrutura de comunicação unificada compartilhada, como data centers, computação, racks, equipamentos comuns, rede e blades
- Um portal da web de autoatendimento para provisionar, gerenciar e monitorar o uso e o desempenho
- Os serviços são licenciados por uma cobrança recorrente, mensal ou de assinatura
O UCaaS simplifica os serviços e soluções de comunicação em toda a empresa. Ele oferece chat, SMS, videoconferência, contact center e muitos outros recursos. Tudo acontece na internet; assim, você não precisará de hardware VolP adicional para fornecer serviços aos seus clientes. Os provedores de serviços UCaaS lidarão com toda a configuração de back-end, telefonia, funções e segurança.
Para ajudá-lo a entender o funcionamento do UCaaS, é necessário discutir o VolP ou Voice-over-Internet Protocol, que potencializa a funcionalidade de voz do UCaaS. VoIP converte som em pacotes de dados e os transmite para um provedor de serviços de telefonia baseado em nuvem. Além disso, as notificações de correio de voz e os números de telefone operam com a ajuda do Protocolo de Iniciação de Sessão (SIP) universal.
O UCaaS aproveita ao máximo o VolP sem complexidades. Isso permite que sua equipe faça chamadas com facilidade e todos trabalhem remotamente com aplicativos instalados em seus dispositivos móveis e computadores.
Além disso, os data centers UCaaS podem resistir a condições climáticas adversas, picos e quedas de energia, resultando em continuidade e escalabilidade dos negócios, o que é difícil e caro de gerenciar para as empresas se elas criarem uma plataforma UCaaS própria.
Além disso, os serviços de UC são praticamente operados com aplicativos de colaboração, mensagens e vídeo sem esforço. Tudo é projetado de tal forma que pode reduzir a complexidade e fornecer comunicações suaves e unificadas em sua organização, seja no local ou remotamente.
Componentes UCaaS em detalhes
O UCaaS abriga várias ferramentas de comunicação, audioconferência e telefonia para compartilhamento de arquivos, troca de e-mails e videoconferência.
Portanto, uma boa plataforma UCaaS deve oferecer todos esses recursos juntamente com uma interface intuitiva para navegação sem esforço e melhor produtividade. Deve também oferecer um contact center integrado, comunicações integradas, chat, vídeo e voz.
Os principais componentes do UCaaS são:
Telefone ou sistema telefônico
As plataformas UCaaS vêm com um sistema de telefonia de qualidade com recursos essenciais, como encaminhamento de chamadas, roteamento, gravação, bloqueio de ID, atendimento automático, correio de voz, gerenciamento de chamadas, etc. a Internet. As soluções avançadas também podem mobilizar a IA para obter melhor eficiência e insights de dados ricos.
Vídeo conferência
A videoconferência tornou-se mais necessária para as empresas modernas prosperarem, especialmente após a pandemia de covid-19. Os funcionários podem estar trabalhando de qualquer lugar e, se você quiser discutir algo importante ou realizar uma reunião, esse modo de comunicação é excelente, não importa de onde os participantes estejam participando.
As soluções UCaaS podem oferecer chamadas telefônicas e de vídeo multiparticipantes e individuais para dar suporte a reuniões de escritório, webinars, apresentações, bate-papos e muito mais. Isso aumenta a colaboração, independentemente do fator distância.
E-mail e mensagens instantâneas
Com mensagens instantâneas, os membros da equipe podem conversar online facilmente em tempo real. Isso é útil para briefings rápidos, lembretes e comunicações regulares. Também é ótimo para fornecer suporte ao cliente, pois é conveniente, eficiente e não intrusivo.
Da mesma forma, o e-mail é útil para as empresas e permanece eficaz. É a forma de comunicação mais profissional e eficiente também. Você pode usar e-mails junto com outros canais de comunicação para otimizar o fluxo de trabalho e fornecer aos funcionários e clientes seu modo de comunicação preferido.
Ferramentas de colaboração
As plataformas UCaaS incluem várias ferramentas de colaboração para aprimorar o trabalho em equipe e a comunicação. Ele oferece recursos como agendamento rápido, compartilhamento de tela, compartilhamento de arquivos, gravação, coaching, bem como gerenciamento de projetos, clientes e funcionários.
Baseado em nuvem e cliente
O UCaaS é baseado em nuvem, o que significa que todas as plataformas e serviços de UCaaS são hospedados na nuvem ou pela Internet pelo provedor de serviços em seus data centers. Isso permite que você acesse esses serviços de qualquer lugar, usando qualquer dispositivo e trabalhando remotamente.
Benefícios do UCaaS para empresas e trabalhadores remotos
Conforme discutido acima, o UCaaS traz muitos benefícios, tanto para empresas quanto para usuários, incluindo trabalhadores remotos. Alguns dos benefícios são os seguintes:
Escalabilidade
O UCaaS permite que você dimensione facilmente seus recursos e software de negócios para cima ou para baixo com base em seus requisitos. Você também pode adicionar/remover usuários instantaneamente sem planejar com antecedência. Isso é um desafio em soluções locais se você deseja dimensionar. Você terá que investir muito em sua pilha de tecnologia e reinventá-la para suportar essa escalabilidade. Mas no UCaaS, isso é possível com um clique de um botão.
Flexibilidade e Acessibilidade
As soluções UCaaS são fáceis de acessar para qualquer pessoa em qualquer lugar. Isso oferece a flexibilidade de trabalhar em casa ou em qualquer outro local que os funcionários desejem, tornando-o ótimo para trabalhadores remotos. Como os aplicativos e soluções UCaaS são implantados pela internet ou nuvem, você pode acessar todas as ferramentas de comunicação em qualquer dispositivo, seja um smartphone, laptop, desktop ou tablet.
Poupança de custos
O UCaaS é entregue aos clientes como uma solução baseada em assinatura. Basta pagar uma certa quantia em um período fixo e acessar todos os recursos e ferramentas de comunicação em um único lugar sem precisar instalar nenhum hardware ou software caro ou gastar com sua manutenção.
Tudo o que você precisa é investir em seus sistemas junto com largura de banda de qualidade para acessar as soluções UCaaS. Além disso, todos os serviços e recursos serão definidos para o plano escolhido e você estará protegido contra despesas ou flutuações de comunicação imprevisíveis. Isso ajuda você a gerenciar as despesas de negócios e, ao mesmo tempo, melhorar seu ROI.
Com o UCaaS, você pode economizar nas contas telefônicas com uma taxa mensal fixa para chamadas ilimitadas e não exige custos iniciais. Você não precisa pagar pelos recursos UCaaS avançados integrados, pois eles estão incluídos na assinatura escolhida. Além disso, você não terá que gastar com equipe de TI para fins de monitoramento e manutenção, pois tudo será tratado pelo provedor de serviços.
Economia de tempo
Cada segundo conta quando você está no negócio. Oportunidades interessantes podem bater à sua porta a qualquer momento. Por isso, você precisa estar sempre pronto.
Mas e se você gastar tanto tempo e recursos construindo tudo do zero internamente e depois em sua manutenção, segurança, conformidade, funcionalidade etc.?
Sua funcionalidade principal e seus negócios podem ser afetados, especialmente se você tiver pouca força de trabalho ou orçamento.
Em vez disso, optar pelo UCaaS fornecerá a você um serviço sem todas as dores de cabeça de gerenciamento e manutenção; você pode deixar tudo para o provedor de serviços.
Colaboração e Produtividade
Ferramentas de comunicação poderosas fornecidas na nuvem ajudam todos os seus funcionários, especialmente os remotos, a colaborar de forma eficaz. Promove uma cultura de trabalho saudável com todos conectados e compartilhando insights e estando na mesma página, sejam os funcionários do mesmo departamento ou diferentes.
Da mesma forma, o UCaaS ajuda a aumentar a produtividade dos funcionários, tornando as informações acessíveis na ponta dos dedos por meio de uma solução em nuvem e comunicação e colaboração eficazes entre funcionários e seus clientes.
De acordo com a Cisco75% dos usuários experimentaram produtividade aprimorada usando UCaaS enquanto trabalhavam em vários sites em uma empresa.
Além de todos os itens acima, o uso de plataformas UCaaS oferece outros benefícios, incluindo:
- Redundância integrada de soluções de voz para melhor confiabilidade
- Fácil gerenciamento e relatórios de uso
- Experiência simplificada de funcionários e usuários com ferramentas existentes
- Ponto único de contato para solução de problemas por meio do provedor UCaaS
- Segurança e conformidade com regulamentos como HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.
Alguns Termos Importantes do UCaaS
Teletrabalho
Teletrabalho é um termo usado em um cenário empresarial moderno que significa que os funcionários podem trabalhar em suas tarefas atribuídas, não importa quão simples ou complexas, fora de um local de trabalho tradicional, como um escritório. As pessoas podem se conectar usando ferramentas de telecomunicações, como chamadas telefônicas, videoconferências, etc., e colaborar de qualquer lugar do mundo, desde que tenham uma conexão estável com a Internet.
Escritório virtual
Um escritório virtual é uma configuração para um indivíduo concluir suas tarefas remotamente. Tem o dispositivo (smartphone, iOS, desktop, etc.) que eles usam para acessar todos os recursos, sites, arquivos de escritório e outras ferramentas. Pode se assemelhar à sua mesa no escritório e você pode projetá-la para parecer profissional e moderna. Você pode usar uma cadeira confortável para sentar, trabalhar, relaxar e repetir junto com uma mesa e outras coisas importantes que você precisa enquanto trabalha.
Local de trabalho colaborativo
Um espaço de trabalho colaborativo é um ambiente de espaço de trabalho que se concentra na colaboração entre os funcionários de uma organização. Isso é feito para reduzir as complexidades, fechar as lacunas de comunicação e promover um ambiente de trabalho saudável. Em um espaço de trabalho colaborativo, os funcionários têm um sentimento de pertencimento à organização e são incentivados a dar o melhor de si, seja trabalhando no escritório ou remotamente.
Então, se você está procurando a melhor plataforma UCaaS, aqui estão algumas recomendações para você.
Vonage
Obtenha comunicações unificadas com apenas um aplicativo – Vonage para mensagens, voz, redes sociais, fax e vídeo. Oferece mais de 50 recursos e outras soluções integradas, escalabilidade e presença global, maior conectividade e produtividade, 99,999% de tempo de atividade e qualidade de serviço (QoS).
Características principais:
- Reuniões Vonage, uma ferramenta de colaboração de vídeo intuitiva para usar em toda a sua organização
- Portal de administração para gerenciar sistemas telefônicos
- Aplicativos móveis e de desktop para manter suas ferramentas e equipes conectadas
- Caixa de entrada comercial para capturar e resolver problemas mais rapidamente usando SMS, Facebook Messenger e MMS
- Um assistente virtual de IA para oferecer autoatendimento ao cliente habilitado por voz
- App Center para integrar aplicativos de alto valor para melhorar a produtividade e a experiência do usuário
- Bloqueio de identificador de chamadas
- Campo de lâmpada de ocupado para identificar quais telefones estão em uso
- Call Announce para descobrir o motivo da chamada e a conferência da chamada
O Vonage é fácil de configurar, rápido de escalar e fácil de adotar. Além disso, permite que os funcionários interajam com os clientes e entre si virtualmente a qualquer hora e em qualquer lugar.
Ampliação
Unifique suas reuniões, bate-papo e voz com uma única solução – Ampliação que oferece flexibilidade de comunicação e facilita a colaboração.
Características principais:
- Reuniões: áudio e vídeo HD seguros, soluções de colaboração integradas e integração de calendário
- Bate-papo: conexão instantânea com clientes e simplifica outros funcionários, agende e realize chamadas telefônicas e reuniões ad-hoc, acompanhe tarefas e compartilhe arquivos
- Telefone: use o telefone Zoom, transforme uma chamada em vídeo e use o telefone VolP na nuvem de um laptop, celular, desktop e tablet
- Webinars de vídeo: Webinars com zoom que podem ser dimensionados para até 50 mil pessoas, incluindo mais de 100 participantes de vídeo com qualidade de áudio e vídeo superior e a opção de personalizar a configuração, transmissão ao vivo e registro
- Salas Zoom: Uma sala de conferência para colaborar remotamente ou do escritório
- Segurança: criptografia AES-GCM de 256 bits e outros recursos de segurança na reunião
- Plataformas suportadas: macOS, Windows, Linux, Android OS e iOS
Usando o Zoom, você obtém uma quantidade clara de chamadas, comunicações na nuvem criptografadas e seguras, mensagens rápidas e uma pilha de tecnologia simplificada.
Nextiva
Nextiva facilita a comunicação ao permitir que você conecte sistemas telefônicos a aplicativos de negócios, automação e IA em uma única plataforma para ajudá-lo a administrar bem seus negócios.
Características principais:
- Automação para realizar atividades de comunicação repetitivas, como respostas automáticas, envio de e-mails, realização de pesquisas, etc., e economizar tempo
- Analytics para obter inteligência de negócios e clientes profundos
- Ferramentas integradas robustas para impulsionar as equipes de serviço e vendas
- Cloud PBX com roteamento de chamadas
- chamadas telefônicas em alta definição
- Compartilhamento de tela
- Integrações de CRM
- Os recursos avançados incluem registro de chamadas, gravação, filas, transferências, encaminhamento, ID, música em espera, atendedores automáticos, etc.
O Nextiva permite que você interaja com clientes e funcionários em várias plataformas de comunicação, como telefone, e-mail, vídeo, texto e mídias sociais.
Equipes da Microsoft
Use a plataforma popular Equipes da Microsoft para se conectar com as pessoas no trabalho, em casa e na escola.
Características principais:
- Ele suporta todos os dispositivos de desktops e laptops para smartphones e tablets
- Criptografia de dados para arquivos, chamadas, bate-papos e reuniões
- Compartilhamento de arquivos, pesquisa e automação de tarefas
- Armazenamento na núvem
- Hospedagem de webinars, inscrições, compromissos com clientes, etc.
- Ferramentas de relatórios
- Integração com ferramentas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.
O Teams conecta você com seus colegas, amigos e familiares e acessa recursos compartilhados em qualquer lugar para aprender e inovar por meio de chamadas, compartilhamento de vídeos e bate-papo.
Teclado de discagem
Converse, conheça e envie mensagens para seus clientes e funcionários usando Teclado de discagem, que oferece um belo espaço de trabalho para ajudá-lo a criar relacionamentos significativos. Não importa onde suas equipes e clientes estejam, ele vai com você em todos os lugares, unificando as comunicações.
Ele oferece recursos e integrações maravilhosos e continua inovando para trazer melhores soluções.
Características principais:
- Videoconferências com tecnologia de IA, divulgação de vendas e contact center
- Estende-se a mais de 70 países com números locais e gratuitos
- Quase 100% de tempo de atividade SLA
- Opção para coletar CSAT em todas as chamadas do cliente
- Reconhecimento de fala integrado, bem como Processamento de linguagem natural (NLP)
- Mais de 74 integrações disponíveis
- Teste GRATUITO por 14 dias
Você pode contar com esta plataforma de nível empresarial para todas as suas necessidades de comunicação, independentemente do tipo e tamanho do seu negócio.
Vá para
Mantenha-se conectado com seus colegas, clientes e pessoas importantes usando uma solução simples – Vá para. Este sistema telefônico baseado em nuvem é seguro e projetado para trabalho remoto e flexível.
Características principais:
- Um editor visual de arrastar e soltar para fácil configuração
- Cloud PBX e chamadas internacionais
- Roteamento de chamadas, videoconferência em HD, atendedor automático, diretório de árvore telefônica, etc.
- Portando números atuais ou adicionando um número gratuito
- Planos de discagem personalizáveis e roteamento de chamadas
- Fluxo de trabalho simplificado do contact center
- 99,999% de tempo de atividade, arquitetura de nuvem distribuída e baixo uso de largura de banda
O GoTo é compatível com todos os dispositivos e é fácil alternar entre seus aplicativos de desktop, telefone de mesa ou aplicativo móvel.
Conclusão: Por que o UCaaS é vital para o futuro?
Investir na plataforma UCaaS certa oferecerá melhores comunicações em sua organização – entre seus funcionários e clientes. Ele também oferecerá melhor escalabilidade, confiabilidade, flexibilidade e ROI.
De acordo com um Relatório de 2012 da IDC, o mercado de UCaaS atingiu US$ 47,2 bilhões em 2020. Olhando para seu crescimento e aumento de uso ao longo dos anos, espera-se que permaneça por muitos anos. Então, escolha a melhor plataforma UCaaS e aproveite seus benefícios para o seu negócio.