Ao fechar o MS Word, por vezes, surge uma janela perguntando se deseja manter os dados copiados na área de transferência. Optar por manter esses dados pode prolongar o tempo necessário para salvar e sair do programa. Essa mesma situação ocorre ao encerrar qualquer aplicativo do MS Office após ter copiado e colado texto ou imagens em um arquivo. O motivo é que o MS Office armazena um histórico dos dados que você copia para a área de transferência e o sincroniza entre todos os seus aplicativos. Isso permite, por exemplo, inserir trechos da área de transferência que foram colados em um documento do MS Word em uma apresentação do MS PowerPoint, sem a necessidade de copiá-los novamente do documento original. Além disso, se precisar inserir o mesmo trecho outra vez, não precisa recopiá-lo, basta consultar o histórico da área de transferência no MS Office e inseri-lo a partir dali.
Todos os aplicativos do MS Office mantêm um registro dos últimos 24 itens copiados. Uma funcionalidade importante é que, ao ter um aplicativo do MS Office aberto, qualquer texto ou imagem que você copiar para a área de transferência será automaticamente guardado nesse histórico.
Acessando o Histórico da Área de Transferência no Microsoft Office
Abra qualquer aplicativo do MS Office. Localize o botão “Colar”, normalmente encontrado na aba “Início”. No canto inferior direito do botão “Colar”, você verá uma pequena seta ao lado da palavra “Área de transferência”. Clique nessa seta.
Uma janela será aberta, mostrando os últimos 24 itens que você copiou para a área de transferência. Alguns itens, como links, podem apresentar um ícone indicativo do tipo de conteúdo. Ao clicar na pequena seta em qualquer aplicativo do MS Office, você verá os mesmos itens no histórico da área de transferência.
Cada vez que você copia algo para a área de transferência, o item é automaticamente salvo no histórico do MS Office. Não é necessário colar o item imediatamente em uma apresentação ou documento, nem mesmo abrir outro aplicativo do Office. Você receberá uma notificação na parte inferior da tela informando que um item foi copiado, e é só isso.
A Limitação da Área de Transferência do Windows
A área de transferência do Windows tradicionalmente armazena apenas o último item copiado. Cada novo item que é copiado substitui o anterior, sem possibilidade de recuperar itens mais antigos. Isso geralmente torna a área de transferência do sistema insuficiente para muitos usuários, que recorrem a gerenciadores de área de transferência de terceiros para manter um histórico. Se você se identifica com essa situação e utiliza o MS Office, pode optar por deixar um aplicativo do MS Office aberto, e ele armazenará até 24 itens no histórico da área de transferência, oferecendo uma alternativa prática.