O Airtable destacou-se como uma ferramenta de produtividade multifacetada, oferecendo uma vasta gama de funcionalidades. A capacidade de conectar e integrar uma grande quantidade de dados e informações é uma das suas características mais notáveis.
Uma funcionalidade chave do Airtable que torna isto possível é a opção de anexar arquivos diretamente aos seus registros. Vamos explorar o campo Anexo no Airtable e como pode adicioná-lo à sua base de dados.
O que é o campo de anexo no Airtable?
O campo Anexo no Airtable permite associar qualquer tipo de arquivo diretamente aos seus registros de base. Isto possibilita adicionar informações complementares, como imagens, documentos, apresentações ou folhas de cálculo diretamente aos seus dados, facilitando a gestão dos seus projetos com o Airtable.
O campo Anexo suporta várias fontes para os seus arquivos, incluindo o armazenamento local do seu computador e serviços de nuvem populares como o Google Drive, OneDrive e Dropbox. É importante notar que os arquivos enviados devem ter um tamanho inferior a cinco gigabytes.
Arquivos comuns, como imagens PNG e JPG, documentos do Word, arquivos do Photoshop e PDFs, entre outros, apresentam miniaturas na sua tabela. Ao clicar nessas miniaturas, o arquivo é exibido em tela cheia. Formatos menos comuns não exibirão uma miniatura, mas ainda será possível interagir com eles no Airtable.
Como adicionar o campo de anexo à sua base no Airtable?
Existem duas formas simples de adicionar o campo Anexo à sua base no Airtable. Pode adicionar o campo a partir das visualizações do Airtable, como a visualização em grelha, ou diretamente a partir de um registro.
1. Adicionando campos de anexo usando a visualização em grelha
Na visualização em grelha do Airtable, clique no sinal de mais (+) no final da linha superior dos cabeçalhos da sua tabela. Pode ser necessário rolar para a direita, dependendo do tamanho do ecrã e do número de campos que já tem.
Um menu pop-up será aberto, mostrando todos os campos disponíveis. Selecione Anexo nessa lista para adicionar o campo. Se pretender, pode inserir um nome para o campo, que será exibido entre os cabeçalhos. Após configurar o seu campo, clique em “Criar campo” para o adicionar à sua base.
2. Adicionando campos de anexo dentro de um registro
Dentro de um registro da sua base, clique em “Adicionar novo campo a esta tabela” na parte inferior do registro. Clique no menu suspenso “Texto de linha única” e selecione “Anexo” na lista. Insira um título se desejar e clique em “Salvar”.
No pop-up do campo “Editar”, poderá também ver uma opção para “Mostrar anexos na ordem inversa”, especialmente se estiver a usar um modelo. Esta opção adiciona novos anexos ao início da lista, em vez de ao fim. Esta configuração foi descontinuada em abril de 2020 e, em vez disso, pode arrastar e soltar anexos no campo para os reorganizar manualmente.
Anexando um arquivo usando o campo de anexo
Depois de adicionar o campo Anexo, pode interagir com ele na visualização em Grelha ou em registros individuais.
Na visualização em grelha, clique no campo Anexo na linha de um registro para aceder às opções para adicionar um novo arquivo (através do botão de sinal de mais) ou arraste e solte um arquivo diretamente na célula.
Dentro de um registro, o campo Anexo aparece como uma caixa grande onde se lê “Arraste arquivos aqui ou navegue”. Pode arrastar e soltar arquivos na caixa ou clicar no link “procurar arquivos” para abrir um pop-up de seleção de arquivos com mais opções.
Ao clicar no botão de sinal de adição na visualização em grelha ou no link “procurar arquivos” num registro, abre-se uma janela pop-up onde pode selecionar arquivos de várias fontes. Pode arrastar e soltar arquivos do armazenamento local para os adicionar como anexos.
Em alternativa, pode selecionar uma das outras opções na barra lateral para encontrar um arquivo para anexar. Pode vincular um arquivo a partir de um URL ou pesquisa na web, tirar uma foto da sua webcam ou adicionar arquivos de serviços de armazenamento online como o Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box, assim como fotos do Facebook.
Tenha em atenção que terá de conectar as suas contas destes serviços ao Airtable antes de adicionar arquivos à sua base. Pode conectar as suas contas externas seguindo as instruções fornecidas após clicar num serviço.
Conecte o seu fluxo de trabalho sem esforço com o Airtable
Com tantas peças para acompanhar nos fluxos de trabalho digitais atuais, manter o seu trabalho organizado e conectado às informações relevantes pode ser um desafio.
O campo Anexo no Airtable ajuda-o a gerir isto, conectando os seus arquivos diretamente às informações necessárias dentro do seu robusto ecossistema de base de dados. Isto ajuda a mantê-lo mais organizado e produtivo, garantindo que tudo o que precisa está ao seu alcance.