É comum que apresentações do Microsoft PowerPoint contenham diversos elementos como imagens, GIFs, vídeos embutidos, tabelas e gráficos, resultando em arquivos de tamanho considerável. Felizmente, existem estratégias para diminuir o tamanho desses arquivos.
Arquivos grandes podem ser inconvenientes, ocupando espaço valioso no disco, comprometendo a performance da apresentação e até mesmo impedindo o envio por e-mail devido a limites de tamanho. Ao reduzir o tamanho do seu arquivo, você evita todos esses problemas.
Imagens são um dos principais fatores que contribuem para o aumento do tamanho de um arquivo. Para isso, você pode compactar as imagens diretamente na apresentação. Caso suspeite que as imagens são a causa principal do tamanho excessivo do seu arquivo, recomendamos a leitura de um artigo específico sobre a redução do tamanho de documentos do Office contendo imagens.
Se, mesmo após a aplicação dessas dicas, você ainda precisar diminuir o tamanho do arquivo, temos algumas sugestões adicionais.
Transforme sua Apresentação para o Formato PPTX
O formato PPTX foi introduzido pela Microsoft no Office 2007. Apesar disso, ainda encontramos arquivos PPT com frequência. Qual a diferença entre PPT e PPTX? O formato PPTX compacta todos os elementos da apresentação. Converter um arquivo PPT para PPTX resulta em uma diminuição notável do tamanho.
A conversão é simples: abra o arquivo PPT, vá em “Arquivo” e clique em “Converter”.
O Explorador de Arquivos do Windows será aberto. O tipo “Salvar como” estará definido como “Apresentação do PowerPoint”, que é o formato PPTX. Clique em “Salvar”.
O arquivo PPT será transformado em PPTX e o tamanho do arquivo será reduzido.
“Apresentação HTG 2” é nosso arquivo PPT original, enquanto “Apresentação HTG 3” é o arquivo PPTX resultante. A conversão reduziu o tamanho em 335 KB neste caso.
Embora esta redução não seja tão drástica quanto a redução de um documento Word de 6.001 KB para 721 KB, o resultado varia dependendo do conteúdo do arquivo. Em muitos casos, esta pode ser a única ação necessária. Se não for o suficiente, continue lendo.
Utilize a Função “Inserir” para Adicionar Imagens, Não Copiar e Colar
É tentador copiar e colar imagens no PowerPoint, mas é melhor usar a função “Inserir”. Copiar e colar pode converter sua imagem para os formatos BMP ou PNG, que são maiores do que JPG, o que aumenta o tamanho desnecessariamente.
Como você pode ver, o arquivo PNG tem 153 KB, enquanto o JPG da mesma imagem tem 120 KB. A cada vez que você copia e cola um JPG no PowerPoint e ele é convertido para PNG, você adiciona um tamanho de arquivo desnecessário à apresentação. Ao usar a função “Inserir”, você garante que as imagens serão adicionadas como planejado.
Edite Imagens em um Editor de Imagens, Não no PowerPoint
Ao inserir uma imagem no PowerPoint, certifique-se de que ela não precise ser editada. Caso precise, utilize um editor de imagens para isso. Quando você edita uma imagem no PowerPoint, ele armazena todas essas edições, incluindo a versão original da imagem, aumentando o tamanho do arquivo. Por exemplo, ao converter uma imagem para preto e branco, o PowerPoint também salva a versão colorida.
Se você não tem um editor de imagens ou precisa usar o PowerPoint, descarte os dados em excesso salvos nas edições para economizar algum espaço. Não será tão eficaz quanto usar um editor dedicado, mas ajudará.
Compacte as Imagens da Apresentação
Você pode compactar as imagens do PowerPoint individualmente ou em lote. Para compactar todas de uma vez, siga os passos:
Abra sua apresentação, vá até a guia “Arquivo” e selecione “Salvar como”.
Em seguida, escolha “Mais opções”, na área onde você escolhe o nome e o tipo do arquivo.
A janela “Salvar como” aparecerá. Ao lado do botão “Salvar”, clique em “Ferramentas”.
No menu suspenso, selecione “Compactar imagens”.
A janela “Compactar imagens” será exibida. Escolha o tipo de resolução desejada. A opção “Aplicar somente a esta imagem” não estará disponível ao acessar a ferramenta desta forma.
Observação: Para compactar uma única imagem, selecione-a e vá para Ferramentas de Imagem Formatar> Compactar Imagens.
Após fazer suas escolhas, clique em “OK”.
Salve sua apresentação.
Evite Usar Fontes Incorporadas
Entendemos a necessidade de incorporar fontes para garantir que todos visualizem a apresentação como desejado, mas isso aumenta o tamanho do arquivo. A menos que seja crucial utilizar uma fonte específica, desative a incorporação de fontes.
Vá até a guia “Arquivo” e selecione “Opções” no canto inferior esquerdo.
Na aba “Salvar”, desmarque a caixa “Incorporar fontes no arquivo” e clique em “OK”.
Salvando uma cópia da apresentação com fontes incorporadas, sem fontes incorporadas e com apenas as fontes usadas, podemos observar a diferença nos tamanhos dos arquivos:
Convencido?
Use Links em vez de Incorporar Arquivos
Pense no tamanho do arquivo ao incorporar um vídeo do YouTube, em vez de usar um link. Incorporar vídeos aumenta significativamente o tamanho da apresentação. Embora haja benefícios em incorporar arquivos, como a possibilidade de visualização offline, não faça isso se o tamanho do arquivo for um problema.
Desative a Minatura da Apresentação
No passado, o Office permitia salvar miniaturas de apresentações para visualização no Explorador de Arquivos. Hoje, o Windows faz isso sem a necessidade de auxílio dos aplicativos do Office. No entanto, a opção ainda está disponível.
Realizamos um teste para ver a diferença no tamanho do arquivo com e sem essa opção ativada. Os resultados foram:
Com a miniatura ativada, o tamanho era 2.660 KB. Sem a opção, o tamanho foi reduzido para 2.662 KB, economizando 7 KB. Embora a economia seja pequena neste caso, em um documento Word, a diferença foi maior, passando de 3.247 KB para 721 KB.
Apesar da discrepância entre os aplicativos, desativar essa função pode ser útil. Para isso, abra a apresentação, vá até “Arquivo”, “Propriedades”, “Propriedades Avançadas”.
Na guia “Resumo”, desmarque “Salvar imagem de visualização” e clique em “OK”.
Remova Informações Pessoais e Ocultas
O Microsoft Office armazena informações pessoais e propriedades ocultas na apresentação. Removê-las pode ajudar a reduzir o tamanho do arquivo.
Abra sua apresentação, vá até “Arquivo”, selecione “Verificar problemas” e clique em “Inspecionar documento”.
Na janela “Inspetor de Documento”, marque “Propriedades do documento e informações pessoais” e clique em “Inspecionar”.
Na próxima janela, selecione “Remover tudo”. As informações serão removidas, economizando alguns KB.
Desative a Recuperação Automática
Não recomendamos essa ação como primeira opção. A recuperação automática é essencial no Office, e desativá-la pode resultar na perda de trabalho caso o arquivo não seja salvo. Cada vez que o Office usa a recuperação automática, o tamanho do arquivo aumenta.
Para desligar a recuperação automática, vá em “Arquivo” e selecione “Opções”.
Na guia “Salvar”, desmarque a opção “Salvar informações de AutoRecuperação a cada xx minutos”.
Ao salvar e sair imediatamente, a diferença não será notada. No entanto, ao longo do tempo, a recuperação automática adicionará alguns KB ao arquivo.
Copie Tudo para uma Nova Apresentação
Enquanto você trabalha na apresentação, o PowerPoint salva várias informações em segundo plano para ajudá-lo. Desativar recursos, excluir dados salvos e assim por diante ajudam a diminuir o tamanho, mas algumas informações desnecessárias podem persistir. Copiar o conteúdo para uma nova apresentação pode ser uma solução.
Isso pode ser um pouco trabalhoso, já que será necessário copiar cada slide (e slides mestre). No entanto, a nova apresentação não terá os salvamentos anteriores, informações de recuperação automática ou versões antigas do arquivo, resultando em uma mudança no tamanho.
O quanto isso irá reduzir o tamanho do arquivo é variável, mas vale a pena tentar.
Uma Alternativa: Descompacte e Compacte a Apresentação
Como mencionado anteriormente, um arquivo PPTX é um arquivo compactado. Portanto, é possível abri-lo com ferramentas como 7-Zip ou WinRar, extrair todos os arquivos, adicioná-los a um novo arquivo compactado e renomear a extensão para PPTX.
Entretanto, tivemos alguns problemas ao testar esse método.
Nos testes de Rob com um documento Word, houve uma redução de 721 KB para 72 KB, mas o arquivo foi corrompido. Em outros testes, com um arquivo de 2.614 KB, houve uma redução para 2.594 KB (20 KB), sem corrupção. Não temos certeza de quais fatores influenciam, portanto, faça um backup antes de tentar este método.
Essas são as dicas que temos para reduzir o tamanho de arquivos do PowerPoint. Se você tiver outras sugestões, deixe-nos saber nos comentários! Teremos prazer em testá-las.