Saiba como proteger com senha um arquivo PDF para ficar livre de preocupações com arquivos confidenciais de fontes comerciais ou pessoais.
Os hackers estão sempre encontrando maneiras de colocar empresas e indivíduos em armadilhas, obtendo acesso a seus dados confidenciais e explorando-os para obter ganhos monetários.
De acordo com Statista, houve 15 milhões de violações de dados em todo o mundo no 3º trimestre de 2022. É um aumento acentuado de 167% em comparação com o 2º trimestre do mesmo ano.
Uma parte considerável dessas enormes violações de dados vem de documentos PDF. Uma razão vital é que empresas e indivíduos relutam em proteger PDFs com senha ou não sabem como fazê-lo.
Se você está preocupado com a confidencialidade de seus dados comerciais ou pessoais em arquivos PDF e está procurando uma solução, você veio ao lugar certo! Continue lendo para aprender possíveis vulnerabilidades de documentos PDF, casos de uso de proteção por senha de PDF e ferramentas para ajudá-lo a proteger PDFs com senha.
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Vulnerabilidades de Documentos Comerciais Privados
Pare de circular documentos PDF profissionais entre clientes, clientes e funcionários se você usar PDFs desprotegidos para uso comercial. Quando o arquivo PDF da sua empresa é aberto, qualquer pessoa pode acessar seu conteúdo e usá-lo de uma forma vantajosa que você pode não aprovar.
Além disso, os hackers nem sempre obtêm acesso aos seus dados comerciais confidenciais diretamente de sua empresa. É possível que terceiros com quem você compartilhou seus PDFs comerciais possam se tornar vítimas de um ataque de hackers e, posteriormente, sua organização.
Os PDFs comerciais revelam informações confidenciais e úteis que os hackers podem usar para acessar os servidores da sua organização.
Por exemplo, você está distribuindo um PDF desprotegido entre clientes/clientes/fornecedores. Os hackers teriam como alvo e obteriam acesso a e-mails ou armazenamento em nuvem de indivíduos que armazenaram o documento da sua empresa em PDF.
Por meio do acesso aberto, o malfeitor saberá como você formata seus arquivos comerciais. Eles criarão um falso, adicionarão um arquivo executável malicioso (.exe) no PDF e o enviarão de volta para sua empresa, imitando uma resposta de um cliente.
Seu funcionário, se não for treinado extensivamente em segurança cibernética, pode não duvidar do documento e abri-lo junto com o arquivo executável. Isso pode instalar ransomware no servidor da sua organização, colocando seus dados de negócios nas mãos do hacker.
Como a proteção por senha de PDF ajuda?
#1. Impedir a cópia não autorizada
Quem não souber a senha para abrir um PDF não poderá acessar o documento. Ele ajuda você a proteger informações confidenciais de copiar e colar indesejados.
Ao compartilhar o arquivo PDF protegido por senha com um cliente/fornecedor/funcionário, você sabe que pode confiar neles. Se eles não seguirem as políticas de privacidade, você saberá que é de um grupo específico de pessoas com quem você compartilhou o PDF.
#2. Interrompa o acesso ilegal a dados confidenciais
Se você armazenar PDFs sem senha no servidor da sua empresa e um funcionário sem visualizar o arquivo conseguir acessá-lo, você poderá estar em apuros. Como alternativa, alguns clientes podem encaminhar acidentalmente seu arquivo PDF para terceiros não autorizados por você.
Nesses cenários, se você protegeu seus PDFs com senha, talvez não seja uma vítima de violação de dados.
#3. Proteção de Impressão
Graças à sua capacidade de reter a integridade e a formatação dos dados, a maioria das pessoas prefere imprimir a partir de arquivos PDF sempre que precisar de uma cópia impressa de um documento. Esse recurso também aumenta sua chance de ser distribuído publicamente após ser impresso sem a devida permissão.
Portanto, configurar a senha para um arquivo PDF não serve apenas para impedir que outras pessoas o copiem, mas também para impedir que imprimam o documento. Muitos aplicativos ainda oferecem opções para interromper o recurso de impressão de um arquivo PDF.
Se você deseja proteger seus documentos PDF contra acesso não autorizado, use-os para essa finalidade.
#4. Evite alterações de dados
Os arquivos PDF oferecem integridade de conteúdo inigualável, o que significa que os dados incluídos permanecem precisos e inalterados. No entanto, você precisa bloqueá-lo com uma senha forte para manter a consistência e a validade do documento. Torna-se particularmente importante quando você inclui comentários e assinaturas nesse documento.
Além disso, distribuir arquivos PDF que contêm formulários incorporados de campos preenchíveis sem proteção por senha é um grande problema. Adicionar proteção de edição a esses documentos impedirá que os usuários façam alterações acidentalmente ou voluntariamente enquanto trabalham neles.
#5. Forneça acesso baseado em função
Muitas empresas permitem que seus funcionários naveguem pelo armazenamento interno de arquivos baseado em nuvem para encontrar o que precisam para os negócios. No entanto, alguns documentos internos confidenciais podem sempre ser armazenados em um arquivo comum. As empresas precisam proteger esses arquivos de pessoas não autorizadas, mesmo que façam parte da organização.
Quando se trata de acesso ao PDF, não é o único motivo para usar senhas. Sua rede interna pode receber alguns invasores que desejam roubar os documentos. Durante violações de dados, as senhas funcionam como uma medida de controle de acesso eficaz para proteger seus dados críticos.
#6. Impedir visualizações de documentos privados
Além disso, os arquivos PDF protegidos por senha impedem que as pessoas visualizem seu conteúdo. Você pode achar que esse não é um motivo crucial para habilitar a senha, mas, em determinadas situações, uma visualização pode causar danos pessoais e comerciais.
Por exemplo, você tem alguns arquivos PDF com dados de missão crítica no computador compartilhado ou na plataforma de nuvem da sua organização. Se um colega, que não tem autorização para ver os dados, puder visualizar o conteúdo do arquivo, poderá haver problemas imprevistos.
#7. Garantir a Conformidade da Indústria
A maioria das indústrias que lidam com dados do usuário precisam cumprir várias regras e regulamentos. Regulamentações governamentais, leis e padrões do setor estão em vigor para garantir a privacidade e a segurança de documentos confidenciais contra acesso público e/ou não autorizado.
Para a indústria médica, a HIPAA regulamenta o controle de como as organizações médicas devem lidar com os registros médicos dos pacientes. A indústria jurídica é outra que precisa proteger a confidencialidade dos clientes.
Além disso, as empresas que fazem negócios na Europa devem cumprir as regras do GDPR. Usando a proteção por senha, as organizações podem garantir a conformidade máxima com todos os regulamentos do setor.
#8. Parar compartilhamento indesejado
Embora os arquivos PDF sejam populares por sua capacidade de compartilhamento, o mesmo recurso pode ser prejudicial para você se você não quiser que seu arquivo PDF seja compartilhado com todas as outras pessoas. Compartilhar um arquivo PDF com alguém significa que essa pessoa pode compartilhá-lo com mais pessoas. Mas isso pode ser evitado protegendo o arquivo com senha.
Muitos aplicativos e plataformas permitem impedir o compartilhamento de um arquivo PDF, limitando o número de dispositivos onde o usuário pode abrir o arquivo. Há também uma facilidade para adicionar uma data de validade. Depois disso, as pessoas não podem abrir ou compartilhar um arquivo.
#9. Impedir o cache da Web
Além dos pontos acima, outro motivo para proteger um arquivo PDF com senha é desativar o cache local. Quando alguém visualiza ou altera um arquivo PDF usando um navegador da Web, pode salvar acidentalmente uma cópia desse documento em seu dispositivo.
Na maioria das vezes, as páginas da Web são armazenadas em cache no disco rígido do usuário para serem usadas posteriormente para acesso off-line e recuperação de arquivos. A proteção por senha de um arquivo PDF evitará essa situação e manterá seu documento protegido.
#10. Evite a pirataria e proteja a propriedade intelectual
Os arquivos PDF são um formato de arquivo de plataforma cruzada excelente e incomparável para distribuição de publicações eletrônicas para assinantes. Por esse motivo, é preciso tomar as medidas necessárias para impedir a produção não autorizada de arquivos da cópia distribuída.
Quando se trata de proteger publicações informais ou de baixo volume contra a pirataria, a proteção por senha é altamente benéfica. Se você pertence a uma empresa que distribui white papers, relatórios do setor ou estudos de caso por meio de documentos PDF, uma senha pode proteger seus dados intelectuais contra plágio.
Sem mencionar que as empresas criativas, como a indústria editorial e cinematográfica, precisam proteger seus manuscritos e roteiros não publicados para evitar pirataria e vazamento.
Como proteger com senha um arquivo PDF
A maneira mais conveniente e acessível de proteger com senha PDFs comerciais ou de uso pessoal é o aplicativo Adobe Acrobat Reader. Siga estas etapas em seu Adobe Acrobat Reader:
- Abra o documento PDF que deseja proteger com senha no Adobe Acrobat Reader.
- Na barra lateral Todas as ferramentas, selecione Exibir todas as ferramentas.
- Ele abrirá um menu em tela cheia com as ferramentas disponíveis. Escolha Proteger um PDF. Atualmente, esse recurso está disponível apenas para uma versão licenciada do Adobe Acrobat Reader.
- Dentro do menu Proteger um PDF, selecione Proteger usando senha.
- Agora, digite uma nova senha e verifique-a digitando novamente.
- Clique em Ok para proteger o PDF com senha.
Você também pode configurar uma senha de permissão para habilitar o acesso baseado em função a documentos PDF. Por exemplo, um funcionário com acesso apenas à senha para abrir um PDF não pode copiar, editar, modificar ou excluir o PDF.
Ao contrário, se você compartilhou a senha de permissão com o funcionário, ele poderá fazer várias alterações no arquivo PDF.
Alguns aplicativos de edição de PDF, como o Foxit, adicionam um suplemento do MS Word. Este suplemento também permite criar PDFs a partir do aplicativo Word. Além disso, o add-in permite que você use o recurso de proteção por senha do aplicativo editor para criptografar PDFs para segurança adicional.
Recurso “Criptografar com senha” do MS Office
O Microsoft Word 2013 e a versão posterior deste aplicativo permitem que você proteja com senha um arquivo PDF ao criá-lo a partir de um arquivo do Word.
O processo é bastante direto e mencionado em etapas fáceis:
- Enquanto o arquivo do Word estiver aberto, pressione Alt+F e Alt+E.
- A tela Criar um documento PDF/XPS será aberta.
- Clique em Criar PDF/XPS.
- Selecione Opções acima do botão Publicar.
- No menu de contexto a seguir, escolha Criptografar com uma senha.
- Digite uma senha e verifique-a.
- Clique em Publicar para obter um arquivo PDF protegido por senha de um arquivo do Word.
Em um Mac usando o aplicativo de visualização
O aplicativo Preview no macOS é o PDF padrão e o visualizador de imagens para computadores Mac. Ele também permite que usuários de Mac editem PDF e arquivos de imagem. Além disso, você pode usar o editor de PDF padrão dele para adicionar proteção por senha ao arquivo do documento. Você encontrará a opção no menu Exportar do aplicativo.
Proteger com senha um PDF usando o Adobe Acrobat
Proteger com senha um PDF é uma ferramenta online da Adobe que ajuda a criptografar um PDF com uma senha forte online. Você só precisa visitar o aplicativo da web acima e selecionar um arquivo do seu computador para restringir o acesso aos PDFs usando senhas.
Você verá uma interface visual para inserir e confirmar uma senha assim que carregar um arquivo PDF desprotegido. Clicar em Salvar senha criptografará o documento com uma senha. Depois de concluído, você verá um botão Download para obter o PDF em seu laptop ou desktop.
PDF 2 Go.com: Proteger PDF
Proteger PDF de PDF 2 Go.com oferece uma interface avançada para proteger PDFs com senha e atribuir acesso baseado em funções. Além disso, você pode importar PDFs de armazenamento em nuvem como Dropbox e Google Drive.
Depois de importar um arquivo, digite uma senha para abrir o documento e confirme. Em seguida, escolha as restrições que deseja adicionar, como Impedir impressão, Impedir cópia e Impedir modificação. Se você escolher restrições, deverá adicionar uma senha separada para controle de permissão.
pdfFiller por airSlate
O pdfFiller da airSlate oferece um recurso de proteção por senha de PDF para uma conta registrada. Você precisa se inscrever com um e-mail para acessar o aplicativo da web pdfFiller. Você pode fazer upload de PDFs e selecionar a opção Proteger clicando no ícone do menu kebab em cada arquivo e definindo uma senha.
Você também pode criar uma pasta PDF protegida por senha ativando a pasta de documento criptografada no pdfFiller.
Palavras Finais
Atualmente, a maioria das empresas e indivíduos preocupados protegem os PDFs com senha para manter os hackers longe de suas informações pessoais. Quer você compartilhe um currículo em PDF com um empregador ou envie um escopo de documento de trabalho em PDF para um cliente, você deve proteger esses arquivos com senha.
A maioria dos editores de PDF possui ferramentas de criptografia rigorosas para proteger com senha seus arquivos PDF diretamente de seu laptop, PC ou smartphone. Além disso, também existem aplicativos em nuvem. Você pode usar as ferramentas mencionadas acima para proteger seus PDFs de olhares indiscretos.
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